幅広い広報業務を効率化する方法 – スタディスト広報・朝倉さんの活用術

株式会社スタディストの広報として、コーポレート PR や マニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」の PR などを一手に引き受ける朝倉慶子さん。幅広い業務とタスクをこなすために欠かせないツールが Evernote です。なぜ Evernote だったのでしょうか。朝倉さんがどのように Evernote を活用されているのか、お話を伺いました。 入社前に Evernote と出会い衝撃を受けた ――本日はよろしくお願いいたします。朝倉さんはいつ頃から Evernote をお使いなのでしょうか。 朝倉:2015 年の 4 月からですね。ちょうど今の会社に入社した頃です。入社の前の月に Apple Store でイベントがあり、そこでスタディストの代表と Evernote の社員の方が登壇されていたんです。そこで使い方を知って、「こんな便利なものあったんだ!」と。実はその前から Evernote の存在は知っていて、アカウントも持っていたのですが、前職がそういったクラウドツールに厳しい職場だったこともあり使っていませんでした。 ――入社したスタディストが、クラウドツールの使用を認めていたということですね。 朝倉:というよりも、全員が Evernote ユーザーだったんですよ! ――えっ、それは嬉しいですね! ぜひ朝倉さんの使い方を教えてください。 スマホと Mac を連携させてレポートをリアルタイム作成 朝倉:基本はメモですね。私はメモ魔で、何でもメモしておきたいのです。広報としてサービスを誰にどんな風に届けるかを常に考えているので、頭を整理するためにも「目的・現状・案・露出イメージ」などのアイデアをメモしています。 ――書き方で決めているルールなどはありますか? 朝倉:まず、タイトルに必ず日付を入れることですね。こうすると後から見るときにわかりやすいんです。また、Evernote はテキストの装飾ができるので、大事なところは太字にしたり下線をつけたり、あとは★を付けて目立たせたりしています。それから、Evernote がすごいなと感じるのは勉強会のときなんです。 ――といいますと。 朝倉:勉強会ではメモを取るのですが、同時に記録用に写真も撮る必要があります。まず、Mac で Evernote を立ち上げて、メモはリアルタイムでノートに書き込んでいきます。同時にスマートフォンでも Evernote を立ち上げておき、写真はそちらのカメラで撮るんです。Evernote は同期が速いので、スマホで撮った写真がすぐ Mac にも反映されます。このやり方ですと、勉強会が終わる頃には写真つきの議事録が完成しているんです。 ――なるほど。写真が撮れるスマホとタイピングしやすい Mac、まさに良いところどりの方法ですね! 朝倉:そうやって作成したレポートは共有リンクを使って、社内 SNS でシェアすることもあります。会社の費用で行った勉強会のレポートの場合はなるべく社内で共有するようにしていますね。私のやり方を見て、社内でも同じ使い方をし始める人も出てきているんです。 ――私も真似したいと思いました。後から編集する手間がなく、その場でレポートが完成してしまうというのはかなりの効率化ですよね。 テンプレートの保存やタスクリストで業務を効率化 朝倉:他には、よく使うフォーマットを Evernote に入れています。たとえばプレスリリースを出す場合、毎回サービスの紹介文や会社概要を添えますよね。同じことをいちいち書くのは非効率なので、Evernote にテンプレート化した文章を入れておき、必要なときにコピペして使っています。 また、展示会に出展するときなどは、指定の文字数でサービス説明を求められるときもあるので、文字数ごとに複数パターンを用意していて、 80 字パターンや 200 字パターンなど、いくつかのテンプレートを Evernote

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