Tag スペース

チームの情報共有をもっとわかりやすくする

Evernote Business の「スペース」は、チームの中で何が起こっているのか、何が重要なのかを一目で確認できる作業場です。様々な使い方ができますが、今日はいくつかの例をご紹介します。 マニュアルに 新入社員や新しいチームメンバーに会社の規則や様々なプロセスを共有するとき、みなさんはどうしていますか? 「あのフォルダ見ておいて」と言われて見たものの、欲しい情報を見つけるまでにたくさんの書類を開く必要があった…そんな経験はありませんか? Evernote Business のスペースを使うと、テキスト・写真・様々な形式のファイルを使って、読みやすく分かりやすいマニュアルを作成できます。 ここがポイント ・共有したら相手の Evernote にすぐ表示:スペースを共有すると、共有相手の Evernote にすぐそのスペースが表示されるようになります。忙しい日々の業務の中で「招待メールを見逃して大切な情報を見逃してしまった」といったことがなくなります。 ・ノートを固定表示できる:Evernote Business のスペースでは、特定のノートを固定表示することができます。必ず見てほしい情報や、まずはじめに見るノートなどは、常に目につく固定表示エリアにピン留めしておきましょう。 様々なプロセス管理に Evernote はプロジェクト管理の専用ツールではありませんが、スペースを上手に活用すると簡易的な進捗管理ができます。 プロジェクトのスペースを用意し、進捗状況ごとにノートブックを用意します。ノートを状況ごとのノートブックを移動させていくことで、プロジェクトの全容が把握しやすくなります。 例えば、採用活動にスペースを活用する場合を考えてみましょう。「営業担当採用」というスペースを作成し、「書類選考」「電話面接」「対面面接」「採用」「不採用」といったノートブックを作ります。 人事の担当者は応募があったら履歴書などの書類をもとにノートを作成し、「書類選考」ノートブックに候補者を加えていきます。採用部署の責任者は「書類選考」ノートブックを確認し、次のステップに進めたい候補者を「電話面接」へ移動。人事担当者は、この情報を元に電話面接を設定します。 このようにメールをやりとりすることなく、ノートを移動することをきっかけとして、仕事を進めることも可能です。 この方法は様々なプロセスに使うことができます。ブログ記事を作るという仕事では「アイデア」「執筆中」「レビュー中」「完成」など。タスク管理では「未整理」「待機中」「作業中」「完了」など。 ここがポイント ・最新情報がわかりやすい:Evernote Business のスペースでは、新着情報が常に見やすい場所に表示されます。このことにより、新しい候補者が上がってきたり、ノートに変更が加えられたことを一目で知ることができます。 ・関係者がアクセスできる情報を常に最新に:これまでは進捗状況を知るためには各候補者の書類ややりとりのメールを追っていく必要がありました。関係者間で適切な情報を共有することで、すべてのメンバーが持つ情報を最新のもので統一することができます。 顧客管理に 多くの顧客を抱える会社では、お客様の情報を管理したいという希望があるでしょう。例えばSalesforce は CRM サービスとしては大変優れていますが、こんな場合はどうでしょう。 例えば、お客様の要望に応じてハンドメイドで商品を作っているという作家さんや職人さんのお仕事。あるいは注文建築で家を建てる工務店でのお仕事はどうでしょう?様々な写真や打ち合わせでのメモなど、非構造化データといわれるテンプレートで管理しにくい情報が山ほどあります。こうした情報にもってこいなのが Evernote です。 スペースを活用すると、複数部署にまたがる情報管理が簡単です。先ほど例にあげた注文建築で家を作る例でいえば、営業や経理、設計士、現場監督など複数部署にまたがる人と常に最新の情報を共有することができます。こうすることで、営業はお客様対応をより迅速にすることができますし、現場はよりスムーズに作業が進められるようになります。 お客様ごとにノートブックを作成し、スペースは地域別、あるいはカテゴリー別で作成するなど、自分のチームの働き方に合わせるとよいでしょう。また、大きなプロジェクトの場合はお客様ごとにスペースを作成することもできます。

情報過多の時代を生き抜くチームになるために

今では私たちの生活になくてはならない技術が、いかに「新しい」技術であるかを私たちは忘れがちです。例えば、iPhone の誕生から 11 年ほど。そして、ホームページを閲覧するためのブラウザが開発されて、25 年ほど。パーソナルコンピュータでさえ 1970 年代半ばから普及しているということは、そこから 40 年ほどしか経っていません。人類の歴史から見るとこれらの出来事はすべてほんの一瞬に起こったものです。 機械の性能が凄まじい速度で向上し、扱う情報量が飛躍的に増加しているのに比べると、人間の脳の処理能力は急激に進化できるはずもなく、とても追いつけるものではありません。 情報オーバーロードという問題 今日、私たちの周りにはたくさんの情報が溢れています。IoT 時代を迎え、ますます様々なデータが取得され、保存されていきます。一方、私たちはこうした過剰な情報を浴び続けているといっても過言ではありません。メールやウェブなどから得られる文字情報や様々な形式のファイル、写真や動画、音声といったデジタル情報はもちろん、様々な紙・書類、名刺などもあなどれません。 IDC の調査によれば、現代の知的労働者は、必要な情報を見つけ出すという作業に 1 日あたり平均 2.5 時間を費やしているそうです。この 2.5 時間は実際の仕事をできていない時間ということになります。 チームが抱える問題 一緒に働く人数が少ないうちは、すべての仕事についてメンバー間で共有しても、それらの情報をそれぞれの脳内で記憶しておくことが可能です。しかし、チームメンバーが増えるに従って、それではとても間に合わなくなります。会社としてはより多くのことが実行できてよいことですが、チームで全員が同じ情報を共有できないという問題が起きます。 また、情報をただ共有しただけでは、チームメンバーがみんな「同じ認識を持っている」とは言えません。人によってどの情報を重要だと考えるかの基準は違いますし、ただでさえ情報過多なのですから、チームで仕事するなら可能な限りノイズを減らしてこれまで以上に効率的に情報共有しなければなりません。 スペースが可能にする最高の仕事 Evernote Business のスペースは、チームが持つ情報を簡単に管理でき、さらに、重要な情報を分かりやすく伝えることができますので、チームが仕事を進める上での、情報ハブとして利用できます。 例えばある新製品のキャンペーンを行うとします。製品写真、お客様へのお知らせメール内容、タスクリスト、会議の議事録、様々なリサーチ結果など、このキャンペーンに関係するあらゆる情報を一つのスペースにまとめます。そして、マーケティング、営業、カスタマーサポート、経営陣など、Evernote Business アカウント内の関連するメンバーをこのスペースに招待しましょう。このスペースに招待されたメンバーはその瞬間から、スペース内のすべての情報にアクセスできるようになります。 まずは、「新着情報」をご覧ください。ここには、新たに作成されたノート、最近更新されたノートが表示されますので、スペース内の最新情報を確認することができます。 そして、「固定表示されたノート」では、ToDo リストやスケジュールなど、スペースのメンバーに必ず見てほしい重要なノートをピン留めしておくことができます。 スペースを活用すれば、チーム内で何が起こっているのか、チームメンバーに何を知っておいてほしいのかを効率的に知らせることができ、またチームメンバーも必要な情報を見つけるためにどこを見ればいいのかが分かるので、不安なく作業に打ち込むことができます。 早速 Evernote Business の無料トライアルにお申し込みいただき、スペースの便利さをあなたのチームでも体感してください。 Evernote Business 無料トライアルを始める »

チームが最大限の力を発揮できる「スペース」

人類の長い歴史において、傑出した人物の多くがチームワークの美点について雄弁に語ってきました。独立独歩で有名なスティーブ・ジョブズですら、「偉大な事業は決して一人では成し得ない。チームによって成し遂げられるのだ」と言っています。 しかし、このような素晴らしい格言の数々にも関わらず、多くのチームは、メンバーの主体的な関与、コミュニケーション、目的意識の欠如に悩んでいます。 チームワークがそれほど素晴らしいものであるのなら、なぜチームで働くことがこれほど難しいのでしょうか? 現代のチームの弱点 ブルックスの法則: 遅れているソフトウェアプロジェクトへの人員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである ソフトウェアプロジェクト管理の古典と言われている The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering(邦題『人月の神話―狼人間を撃つ銀の弾はない』)の著者フレデリック・ブルックスは、チームに人員を追加すると、人員と責務をつなぐ線が増えるためにコミュニケーションと調整のコストが増すことを指摘しました。この指摘は明らかな事実であったため「ブルックスの法則: 遅れているソフトウェアプロジェクトへの人員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである」として有名になりました。 ブルックスが述べたのはソフトウェア開発についてでしたが、この法則は共通の目標を掲げるあらゆるチームに当てはまると言えます。チームの規模が大きくなれば、メンバー全員の足並みを揃えるのは難しくなります。メンバーがメールに気づかなかったり、通知を見逃してしまったりすることもあれば、全員が顔をあわせるミーティングを設定するのが物理的に不可能なこともあります。そのようにしてメンバー間で情報に偏りがでれば、真の意味でのイノベーションや協力の機会は失われてしまいます。 チームとして最大限に効率的な共同作業を行うことができなければ、生産性は落ち、収益機会を逃し、顧客満足度は下がってしまうでしょう。結果として会社全体が苦しむことになります。 しかし、チームとしてより効率的に知識や情報を共有し、共同作業を行う方法があるとしたらどうでしょう? Evernote Business の「スペース」へようこそ チームメンバー全員が仕事の全体像を把握し、さらに同じ情報を共有できるよう、Evernote Business では「スペース」という新機能を導入しました。スペースを使えば、ノートやノートブックの活用方法がこれまでよりさらに広がり、チームとして効率的に情報を共有、検索、活用できるので、全体としての生産性が高まります。 スペースでは、アイデアを具体的な作業に落とし込み、仕事を進めるために必要となる情報を、チーム全体で一元共有することができます。プロジェクト、チーム、あるいはトピック別にスペースを作成し、そこに関連するノート、ノートブック、PDF、画像、音声ファイルなどを保存しましょう。各スペースには同じ Evernote Business アカウントに属するユーザを招待することができ、招待されたユーザはスペース内のすべてのコンテンツを閲覧できます。つまり、スペースはチームのホームグラウンドとして機能し、すべての情報や作業進捗がここに集約されるので、メンバーは必要な情報をすぐに見つけたり、簡単に共同作業を行ったりできるのです。さらにモバイルデバイスからもアクセス可能です。 Evernote ではスペースの開発にあたり、多くのチームで悩みの種となっている以下の 5 つの課題を洗い出しました。スペースを活用することで、これら一つ一つを解消し、チーム全体の作業効率を高めて最大限の力が発揮できるはずです。 1. 情報の洪水に対処する 米国の発明家バックミンスター・フラーによれば、20 世紀に入るまでは人類の知識はおよそ 100 年ごとに 2 倍になるペースで増えてきたそうです。しかし 20 世紀に入ると情報の増加は急激に加速し、2025 年までには毎日 2 倍の量に増えていくと見込まれています。 フラーはこれを「知識倍加カーブ」と名付けました。 机上の理論としてではなく、現実に及ぼす影響を想像してみてください。IDC によれば、現代における平均的なナレッジワーカー(知識労働者)は 1 日あたり 2.5 時間もの時間を必要な情報を探すことに費やしているそうです。つまりこの時間は実際の仕事をしていない時間ということになります。 スペースでは、チームが仕事をするのに必要な情報を一ヶ所で一元管理できるので、情報の洪水による問題が軽減されます。リンク、文書、画像、PDF などすべてをスペースに保存しておけば、情報の保管場所がわからなくなることはありません。チームメンバー全員のパソコンや社内サーバ、クラウドなどをいちいちすべて検索する必要もなくなります。また Evernote の強力な検索機能を活用すれば、保存した情報の中から必要な情報をすぐに見つけ出すことができます。 2. 組織の知識を保持する 組織において、従業員は入れ替わっていくものです。特に転職が珍しくなくなった現代ではなおさらです。 従業員が組織を去る時、普通はその人の持つ知識も組織を去ります。欠員は新しい従業員が埋めるにしても、そうして人が入れ替わっていくうちに、数年前の仕事について覚えているメンバーが誰もいない、というときがやってきます。 しかし、以前の従業員の知識がスペースに保存されていれば心配することはありません。必要な情報は常に関係者全員に共有されており、過去の情報の損失も起こりません。 プロジェクトを完了したら、チームの気づきや反省点をまとめておきましょう。それをスペースに保存しておけば、後日同じミスが起きるのを防いだり、うまくいった方法を流用したりできます。また新しいメンバーが加わったときにも、スペースに招待するだけで過去の情報をすべて共有できます。 組織として従業員の入れ替わりは避けられません。しかし、個人が有している情報や暗黙知を Evernote Business で「見える化」して保存しておけば、組織として知識を保持していくことが可能です。 3. 重複作業を回避する 「早起きは三文の徳」と言いますが、仕事でも迅速なイノベーションを行い、他社に先んじて新製品を市場に投入することには大きな利益があります。しかし、チームが迅速に目標を達成しようとすれば、組織の形式や手順が追いついていかず、情報の透明性に問題がでてくることが多々あります。 「スピード重視」のデメリットとして、各チームがばらばらに行動することで同じ作業を重複して行ってしまう危険性があげられます。同じチーム内ですら、他のメンバーが取り組んでいることに気づかずに、同じプロジェクトに取り組んでしまう場合もあります。

Continue reading…

新機能「スペース」をご紹介する Evernote Business セミナーレポート

チームの力を最大限に発揮するために登場した Evernote Business の新機能「スペース」について先日お知らせしました。このスペース機能をみなさんにご紹介する場として、現在セミナーを全国で開催中です。 今回は 3 月に東京・大阪・名古屋・福岡で開催したセミナーの内容を簡単にレポートします。 新機能スペースのご紹介 日本法人代表の積田より、現代人の抱える「情報過多」の問題についてお話しし、それを Evernote、Evernote Business がどう解決できるかについてお話したほか、いくつかのお客様事例と新機能スペースについてご紹介しました。スペースの良さは、チームでの共有がより簡単になったことのほか、最新情報や重要な情報が一目でわかるようになったところです。必要な情報をすぐに仕事に活かせるチームの「作業場」として活用していただけます。 スペースの詳細はこちら >> Evernote Business ユーザの活用事例 各会場で、地元で Evernote Business をお使いいただいているお客様にご登壇いただき、各社の使い方についてお話ししていただきました。 暁酵素産業株式会社 福岡では酵素関連製品の製造・開発・販売を手がける暁酵素産業 管理本部 経営企画室 室長の中村様にご登壇いただきました。長い間新卒採用をしていなかったため世代間ギャップがあり、人材育成のためにも会社の知識を次世代につなげていくコミュニケーションツールが必要だったといいます。現在はオフィス内の様々な機器の使い方や、会議で撮影したホワイトボードの内容を共有したり、Web クリッパーを活用して必要な記事を共有したりと、情報共有ツールとして活用中です。今後はスペースや Evernote for Salesforce を活用をしたいほか、展示会にも多数出展しており、イベントの準備、報告書などでの活用も期待されています。 名阪近鉄バス株式会社 名古屋では貸切り観光バスを中心とした様々なバスを運行する地域密着型企業、名阪近鉄バス 業務部CS推進課 課長 中村様にご登壇いただきました。個々のバスガイドが持つ知識や観光地の情報を集約してバスガイド同士で情報を共有するほか、保存した情報をバス車内でお客様へのレクリエーションにも使うなど、お客様へのより良いサービスの提供を目指していらっしゃいます。 また、オフィスに掲出された案内を共有することで、オフィスに行かなくても最新情報をどこでも見ることができる環境を構築されました。なお、名阪近鉄バス様の事例は、先日動画を公開いたしましたので、ぜひこちらもご覧ください。 株式会社レンタルバスターズ 東京ではオフィス家具レンタルサービス、レンタルバスターズ 取締役営業部部長の佐川様にご登壇いただきました。Evernote Business 導入前は、紙が多く仕事の整理ができず非効率的で、会議のための資料作りにも時間がかかっていたといいます。導入後は書類を削減しすべてを Evernote に保管することにより外出先でも業務が可能になったほか、会議資料をすべて Evernote Business に入れることで、会議資料の印刷・製本などにかかっていた作業時間が減り、保管場所も削減。無駄な作業が減ったことにより外回り営業にかけられる時間が増えたそうです。 株式会社オーシン 大阪では、東大阪で外食産業向けIH 対応加工製品やキッチン向けワークシューズを取り扱うオーシン 代表取締役 社長の藤田様にご登壇いただきました。Evernote Business 導入前は、社員教育や技術継承のために必要な情報が整理されておらず、社内の各所にバラバラに存在してたそうです。また記録を残すのに時間がかかりすぎるため、頻繁に使わない情報を残すために使う時間は無駄と考えられていました。Evernote Business は導入も簡単で、検索してすぐに欲しい情報が見つかること、そして写真などを活用して入力にも時間をとられないところが決め手だったそうです。 運用相談会も開催中 セミナーの最後には、Evernote Business をすでに導入済みのみなさまからの活用方法についてのご質問や、導入を検討中のみなさまがお持ちの課題をどう Evernote Business で解決できるか、といったお話を Evernote、およびパートナー様と直接お話できる運用相談会も実施し、積極的な質問を多数いただきました。 スペースをご紹介するセミナー仕事をもっと楽しく〜今日からできるチーム力を高める働き方は引き続き全国にて開催中です。ぜひ日程をご確認の上、お近くの会場まで足をお運びください。 開催日と開催都市は以下の通りです。 4 月 6 日

Continue reading…

新機能「スペース」をご紹介するセミナーを開催します

日本人が得意とされている「チームワーク」。しかしそれは本当でしょうか。真のチームワークを実現するために、そしてチームの力を最大限発揮するために、Evernote Business の新機能「スペース」が登場しました。 Evernote では Evernote Business をご紹介するセミナーを日頃からパートナー様と共催していますが、今回はこのスペース機能発表を記念して、「仕事をもっと楽しく〜今日からできるチーム力を高める働き方」と題するセミナーを全国で開催します。 スペースをはじめとする Evernote Business の機能をご説明するほか、Evernote Business を使ってチーム力を上げた実際のお客様にもご登壇いただき、Evernote 社員が参加する運用相談会も行います。 これから Evernote Business を使ってみたいという方のほか、現在 Evernote Business をお使いの方もぜひご参加ください。 開催日と開催都市は以下の通りですが、今後も開催地を追加していきます。 3 月 15 日 (木) 福岡 3 月 16 日 (金) 名古屋 3 月 20 日 (火) 東京 3 月 22 日 (木) 大阪 最新情報はセミナーページをご確認ください。