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チームが最大限の力を発揮できる「スペース」

人類の長い歴史において、傑出した人物の多くがチームワークの美点について雄弁に語ってきました。独立独歩で有名なスティーブ・ジョブズですら、「偉大な事業は決して一人では成し得ない。チームによって成し遂げられるのだ」と言っています。 しかし、このような素晴らしい格言の数々にも関わらず、多くのチームは、メンバーの主体的な関与、コミュニケーション、目的意識の欠如に悩んでいます。 チームワークがそれほど素晴らしいものであるのなら、なぜチームで働くことがこれほど難しいのでしょうか? 現代のチームの弱点 ブルックスの法則: 遅れているソフトウェアプロジェクトへの人員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである ソフトウェアプロジェクト管理の古典と言われている The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering(邦題『人月の神話―狼人間を撃つ銀の弾はない』)の著者フレデリック・ブルックスは、チームに人員を追加すると、人員と責務をつなぐ線が増えるためにコミュニケーションと調整のコストが増すことを指摘しました。この指摘は明らかな事実であったため「ブルックスの法則: 遅れているソフトウェアプロジェクトへの人員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである」として有名になりました。 ブルックスが述べたのはソフトウェア開発についてでしたが、この法則は共通の目標を掲げるあらゆるチームに当てはまると言えます。チームの規模が大きくなれば、メンバー全員の足並みを揃えるのは難しくなります。メンバーがメールに気づかなかったり、通知を見逃してしまったりすることもあれば、全員が顔をあわせるミーティングを設定するのが物理的に不可能なこともあります。そのようにしてメンバー間で情報に偏りがでれば、真の意味でのイノベーションや協力の機会は失われてしまいます。 チームとして最大限に効率的な共同作業を行うことができなければ、生産性は落ち、収益機会を逃し、顧客満足度は下がってしまうでしょう。結果として会社全体が苦しむことになります。 しかし、チームとしてより効率的に知識や情報を共有し、共同作業を行う方法があるとしたらどうでしょう? Evernote Business の「スペース」へようこそ チームメンバー全員が仕事の全体像を把握し、さらに同じ情報を共有できるよう、Evernote Business では「スペース」という新機能を導入しました。スペースを使えば、ノートやノートブックの活用方法がこれまでよりさらに広がり、チームとして効率的に情報を共有、検索、活用できるので、全体としての生産性が高まります。 スペースでは、アイデアを具体的な作業に落とし込み、仕事を進めるために必要となる情報を、チーム全体で一元共有することができます。プロジェクト、チーム、あるいはトピック別にスペースを作成し、そこに関連するノート、ノートブック、PDF、画像、音声ファイルなどを保存しましょう。各スペースには同じ Evernote Business アカウントに属するユーザを招待することができ、招待されたユーザはスペース内のすべてのコンテンツを閲覧できます。つまり、スペースはチームのホームグラウンドとして機能し、すべての情報や作業進捗がここに集約されるので、メンバーは必要な情報をすぐに見つけたり、簡単に共同作業を行ったりできるのです。さらにモバイルデバイスからもアクセス可能です。 Evernote ではスペースの開発にあたり、多くのチームで悩みの種となっている以下の 5 つの課題を洗い出しました。スペースを活用することで、これら一つ一つを解消し、チーム全体の作業効率を高めて最大限の力が発揮できるはずです。 1. 情報の洪水に対処する 米国の発明家バックミンスター・フラーによれば、20 世紀に入るまでは人類の知識はおよそ 100 年ごとに 2 倍になるペースで増えてきたそうです。しかし 20 世紀に入ると情報の増加は急激に加速し、2025 年までには毎日 2 倍の量に増えていくと見込まれています。 フラーはこれを「知識倍加カーブ」と名付けました。 机上の理論としてではなく、現実に及ぼす影響を想像してみてください。IDC によれば、現代における平均的なナレッジワーカー(知識労働者)は 1 日あたり 2.5 時間もの時間を必要な情報を探すことに費やしているそうです。つまりこの時間は実際の仕事をしていない時間ということになります。 スペースでは、チームが仕事をするのに必要な情報を一ヶ所で一元管理できるので、情報の洪水による問題が軽減されます。リンク、文書、画像、PDF などすべてをスペースに保存しておけば、情報の保管場所がわからなくなることはありません。チームメンバー全員のパソコンや社内サーバ、クラウドなどをいちいちすべて検索する必要もなくなります。また Evernote の強力な検索機能を活用すれば、保存した情報の中から必要な情報をすぐに見つけ出すことができます。 2. 組織の知識を保持する 組織において、従業員は入れ替わっていくものです。特に転職が珍しくなくなった現代ではなおさらです。 従業員が組織を去る時、普通はその人の持つ知識も組織を去ります。欠員は新しい従業員が埋めるにしても、そうして人が入れ替わっていくうちに、数年前の仕事について覚えているメンバーが誰もいない、というときがやってきます。 しかし、以前の従業員の知識がスペースに保存されていれば心配することはありません。必要な情報は常に関係者全員に共有されており、過去の情報の損失も起こりません。 プロジェクトを完了したら、チームの気づきや反省点をまとめておきましょう。それをスペースに保存しておけば、後日同じミスが起きるのを防いだり、うまくいった方法を流用したりできます。また新しいメンバーが加わったときにも、スペースに招待するだけで過去の情報をすべて共有できます。 組織として従業員の入れ替わりは避けられません。しかし、個人が有している情報や暗黙知を Evernote Business で「見える化」して保存しておけば、組織として知識を保持していくことが可能です。 3. 重複作業を回避する 「早起きは三文の徳」と言いますが、仕事でも迅速なイノベーションを行い、他社に先んじて新製品を市場に投入することには大きな利益があります。しかし、チームが迅速に目標を達成しようとすれば、組織の形式や手順が追いついていかず、情報の透明性に問題がでてくることが多々あります。 「スピード重視」のデメリットとして、各チームがばらばらに行動することで同じ作業を重複して行ってしまう危険性があげられます。同じチーム内ですら、他のメンバーが取り組んでいることに気づかずに、同じプロジェクトに取り組んでしまう場合もあります。

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チームの知識を蓄積する

会社でわからないことがあった場合、みなさんだったらどうしますか?終身雇用が主流だった時代、わからないことがあればなんでも社歴の長い先輩に聞けばわかったかもしれません。 しかしながら、非正規雇用が増加を続け「一生同じ会社で働くこと」が必ずしも普通ではなくなりつつある現代、会社の常識は変わりつつあります。必ずしも社歴が長い人が近くにいるとは限らず、また仕事によっては、社員のみにとどまらず外部の協力会社やパートナー企業であったり、すでに会社を去ってしまった契約社員が重要な役割を担っていることもあります。 こうした変化の中で、会社の共有財産であるチームの知識をしっかり残すためにはどうしたらよいのでしょうか? ルールを作成する まず「どの情報をどこに保存するか」というルールを作成して、チーム全体で徹底するようにしましょう。この際、複雑なルールを作成するのではなく、できるだけシンプルで誰にでも分かりやすくすることが重要です。 Evernote には書類、写真、音声ファイルなど、あらゆる形式の情報を保存しておくことができるほか、必要に応じてパソコンでもスマホでもタブレットでも欲しい情報を簡単に見つけ出すことができますので、コンピュータに不慣れな方でも簡単に使い始めることができます。また、Google ドライブや Slack との連携もできますので、あちこちに保存された情報も一元的に管理できるようになります。 チーム内で共有する せっかく保存された様々な記録、知識も、誰にも見られなければ宝の持ち腐れです。必要な情報を、それを必要とする人たちと共有しましょう。 Evernote Business なら、特定の人への共有、会社全体の共有など、コンテンツによって権限を変えることも簡単です。ノートリンクや目次を活用して、分かりやすい情報として共有しましょう。プロジェクトの担当者が退職してアカウントを消去したとしても、Evernote Business に保存した情報は消えません。たとえあなたが会社を去ったとしても、あなたが残した知識が構成まで会社に残り続けます。 知見を深める 共有された情報が社内で知られるようになると、それに対してのコメントやフィードバックをもらうことができるようになります。「見られている」「フィードバックがもらえる」ということがさらに情報を共有しようというモチベーションとなり、さらに社内の情報共有が進むようになります。 Evernote Business をお使いのお客様からも、報告書やノートを他の誰かが読んでくれている、コメントがもらえる、ということから、その質が向上したという声を聞きます。以下の導入事例もぜひご覧ください。 株式会社クシタニ 株式会社金澤兼六製菓 Evernote Business について詳しく »

情報の海に飲み込まれないために

「必要な情報が見つからない」「必要な情報を探すのに時間をとられて、実際の仕事に専念できない」 ー そんな経験は誰にもあるはずです。 仕事に必要となる多様な情報は、書類、Web ページ、書籍・雑誌、動画、音声など形態も様々なら、パソコンの中からサーバー、書類キャビネットなど置き場所も様々。 また、パートナーや同僚とのやりとりは、メール、チャット、電話での会話、会議…と、様々な場所で行われています。それどころか保存すらされていない場合もあります。 そして、誰かにある情報について質問しようにも、その人が同じオフィスにいるとは限らず、海外支店とのやりとりとなればその回答はすぐには返ってきません。 これは私たち現代の会社員が抱える一番の問題といっても過言ではありません。情報の分散は、生産性を阻害します。 マッキンゼーの調査によると、私たちは仕事の 19% の時間を何かを探すために使っているといいます。つまり、1 週間の勤務 5 日間のうち、ほぼ丸一日を「探す」という行為に費やしてるということです。 また、何かを探すために仕事を一時的に中断した場合、また作業に戻って集中した状態に戻るまでには時間がかかるため、これも生産性を下げてしまう一因です。この調査では、もしこの「何かを探す時間」を省くことができれば、生産性は 30〜35% 上昇するとも言っています。 また、HubSpot による調査では、82% の調査対象者が、仕事で必要な様々なシステムにログインするために、1 日あたり 1 時間ほどの時間を費やしているといいます。多くの会社は 1 つ〜5 つほどのサービスを情報の保存や共有のために活用しているそうですが、一番極端な例では 88 個ものサービスを使っていたそうです。 こうしたサービス同士は必ずしも連携していませんので、すべての情報を一気に検索することは不可能です。情報を見つけるために時間がかかるのも、不思議なことではありません。 適材適所 88 ものサービスを使っているのは極端ですが、逆に 1 つのツールですべてを済ますのもまた無理があります。 例えば、家が火事になっているときに、消防署にメールで連絡する人はいません。一番緊急を要する件に関しては電話で、回答が欲しい件についてはメッセージングツールでといった適材適所があります。 よって、複数のサービスを上手に使い分けることが大切です。 重要なのはルール作り それでは、複数のサービスを、チームで使いこなすためにはどうしたらよいでしょうか?重要なのは、チーム全員がそれぞれのサービスをどのように使うかについて理解し、決めたルール通りに実行することです。 例えば、Everote Business をお使いのユーザ様の中には、こんなルールで運用されているお客様がいらっしゃいます。 タイトルの頭に日付を入れる ノートは日付・会社名・ご担当者様のお名前をカタカナでタイトルに入れる 議事録ノートに部署や年などをタグ付けする 名刺ノートはそれを保存した担当者のイニシャルをタグ付けする こうしたルールさえ決めて、すべてを Evernote Business に保存すると決めておけば、蓄積した情報の海から必要なデータをすぐに見つけ出すことができるようになります。また、新入社員トレーニング時にこのルールについて徹底すれば、新しいチームメンバーでも、すぐに過去の情報まで見つけられるようになるでしょう。 Evernote Business について詳しく »

Evernote × Slack 連携でアイデアを活用する 3 つの方法

Evernote を以前からお使いの方も、最近使い始めたばかりの方も、仕事に Evernote を利用することで自分(またはチーム)の生産性が高まることを実感していただいているはずです。 しかしチーム全体の生産性という観点では、まだ課題がたくさん残っています。皮肉なことに、本来ならユーザに自由を与えてくれるはずの様々なアプリを採用していくうちに、アイデアが色々な場所に混在して見つかりづらくなり、逆に生産性が下がってしまうのではないでしょうか? Evernote では、仕事効率化のコツはアプリを増やすことではなく、所有するアプリをうまく連携して使うことだと考えます。共有する価値のあるアイデアを思いつくのは、例えば同僚と雑談している時など、そのアイデア自体には関係ないタイミングかもしれません。だからこそ、本日は大人気のメッセージアプリ「Slack」との新しい連携機能を発表できることを大変嬉しく思います。すべてのアイデアを保管する場所が Evernote で、そのアイデアを他の人に共有するツールが Slack です。この 2 つのアプリがつながることで、情報を探す時間が減り、より多くの仕事を片付けられるはずです。 設定はこちら » まず始めに、Evernote と Slack を一緒に活用するうえで最も便利な 3 つの機能をご紹介します。 1. 自分用のメモを作成する Evernote は今までも、アイデアを思いついた瞬間に記録することにこだわってきました。素晴らしいアイデアが頭に浮かんだのに、紙とペンあるいは同類のデジタルツールが手元に無くて困った経験はありませんか?せっかくの会話を中断してメモを書くためのものを探したり、どこに書いたか忘れてしまうのはもったいない話です。 このようなことは、例えば同僚と Slack でメッセージを交換していた場合にも起こる可能性があります。会話内容に関係することでも(「来月の営業成績をレビューする必要あり」)、全く関係ないことでも(「帰宅途中にスーパーでお茶を買う」)、それを即座に記録しないとすっかり忘れてしまう可能性が高まるだけです。 「/note」コマンドを使って、会話を続けながらメモをとりましょう。Slack での会話から離れることなく、自分の考えやアイデアをとりあえず書き留めたり、ToDo リストやリマインダーを作成したりできる、デジタルのスクラップブックとしてご利用ください。新しいアイデアを思いついた場合は、いつでも同じノートにメモを追加して、後で必要な時に Evernote で確認できます。なお、このコマンドで作成されたノートは自分のみが閲覧でき、Slack の会話相手には表示されませんのでご安心ください。 2. 添付ファイルまたは会話全体をクリップ(そして後で中身を検索) Evernote ではチーム全員の知識を蓄積し、どこからでもアイデアを記録しながら、関連情報と一緒に保管できます。今回の新しい連携により、Slack で興味深い議論がされている時には、「/clip」コマンドを使用すればチームの会話を Evernote にノートとして保存できます。日付、重要度、または URL で範囲を指定可能です。 また、Slack の会話から画像、PDF、文書などの添付ファイルも一緒に Evernote に保存できるので、後で必要になった時に簡単に取り出せます。画像または文書が Slack チャンネルに投稿された時は、/clip コマンドでそのメッセージを新規ノートとして Evernote に保存し、いつでも参照できるようにしましょう。ホワイトボードの写真や共有ファイルを保存しておけば、Evernote ならその中に含まれた文字も検索可能になります。 3. 知識をチームに共有する 同僚: 去年度の営業成績をいただけますか? 自分: 少しお待ちください。どこかにあるので探します・・・ こんなやり取りから、ファイルを探し始めることはよくあるのではないでしょうか。 別のアプリを開いて、何階層もあるフォルダの中から必要な情報を自分で探し当てる時間がもったいないと思いませんか?「/find」コマンドを使用すると、必要なノートを Slack 内から検索し、他のメンバーにそのノートを共有することができます。検索キーワードを入力するだけで、Evernote が検索結果として上位 3 個のノートを表示します。この時点ではノートはまだ共有されておらず、Slack チャンネル上の投稿ボタンをクリックしない限りは自分のみが閲覧できる状態です。Slack で共有するには、検索結果の下に表示される「ここに投稿」ボタンをクリックすると、チャンネルに参加しているメンバー全員にも表示されるようになります。とても簡単な操作です。 ヒント: もう

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テレワーク・デイに向けて(後編)

7 月 24 日のテレワーク・デイまで 2 週間を切りましたが、みなさんの職場ではどのように準備を進めていますか?前回のブログ記事では、テレワーク・デイに私たち企業が参加する意義やその準備段階で考えておくことについてご説明しました。今回は、普段から Evernote Japan でどのようにテレワークを実践しているのかを簡単にご紹介します。 1. カレンダーを共有する 物理的に離れた場所から一緒に仕事をするためには、まずお互いのスケジュールを常に把握できることが大前提となります。Evernote では、各社員のカレンダーを社内で公開しています。ミーティングや休暇はもちろんですが、出張や家から働く日など、オフィスにいない場合はその旨も共有します。社員同士でいつでも予定を確認できるので、スケジュール調整もすぐに行うことができます。 2. Evernote Business に情報を集約&スピーディーに共有 どの端末からでもデータの閲覧、編集、共有が簡単にできることは、テレワークを実践するうえで欠かせない条件です。これにはもちろん、自社ツールでありデスクトップ(Mac・Windows・Web ブラウザ)とモバイル(iOS・Android)の両方に対応している Evernote Business を毎日使用しています。 メモを書き留めたり、ミーティングの議事録をとったり、参考資料やファイルの共有など、すべての業務のベースとなるのが Evernote のノートです。ノートは Evernote の共有機能を利用すれば、出張や在宅勤務などでオフィスにいないメンバーとも簡単に情報共有ができます。あるいは、プロジェクトごとにノートブックを作成してそのまま共有します。決められたノートブックに各自が資料を追加していくことで、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなるほか、人に聞かなくても自分から必要な情報を確認できるので便利です。 また、緊急時にはパソコンが手元に無くてもスマートフォンの Evernote アプリから対応できる点も安心です。 3. 業務連絡、その他コミュニケーション 社員同士のコミュニケーションには、状況に応じてツールを使い分けています。ここでも、前述のカレンダーやノートと同様に、パソコンとモバイル端末のどちらでも不自由なく使えることが重要になります。 チャット: 最も手軽な連絡手段として、チャットツールの Slack を利用しています。簡単な質問や、ファイル(ノート)の共有依頼など、メールのやり取りを繰り返すよりもチャットの方が効率的な場合が多くあります。また、違う場所にいる複数のメンバーに相談したいことがある時も、チャットなら簡単にグループを作って議論ができるので便利です。 メール: 記録に残す、という意味でメールは今でも欠かせないツールです。社内ルールとして、重要な知らせや依頼事項などは必ずメールに書くようにしています。チャットツールの場合、すべての会話が時系列に表示されるため、重要なトピックでも時間と共に流れていってしまうことがあるからです。 4. オンラインで打ち合わせ 遠隔地にいるメンバーとの会議には、Google Hangout や Highfive などの Web 会議システムを利用しています。会議は進行役がスクリーンを共有しながら、ノートに書かれたアジェンダに沿って進められます。同じノートに議事録をまとめて、会議が終了したらすぐに関係者全員に共有するのが通常の流れです。 自宅、出張先、あるいは海外オフィスにいる社員も参加できることが Web 会議システムの大きなメリットですが、特に Evernote の場合は米国本社と 16 時間以上の時差があるため、日本の午前 8:00 頃には既に米国は午後の定時まで数時間しかありません。朝に自宅からミーティングを行えるおかげで、米国本社にいる社員と連絡がとれるこの貴重な時間帯を有効活用できます。 テレワークを実践するメリットとは? 場所に縛られない働き方により「必要な時に、必要な仕事ができる」体制が整い、チーム全体の生産性が向上します。そして、家事と仕事の両立をサポートする柔軟な働き方をオプションとして提供することで、社員の満足度も高まるはずです。さらに、災害時など通勤困難な状況においても仕事が成り立つ仕組みがあれば、最低限の事業を継続することが可能になります。

チームで Evernote を使う前に、意識するべき 3 つのこと

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business Evernote Business を提案すると、お客様に「Evernote をどうやって組織で使ったらいいか」をよく聞かれます。個人では自分なりのルールを決めて便利に使っている方でも、自社やチームで使うとなると利用法に困ってしまうようです。 参考になる導入事例はいくつもあるけれども、組織に最適な使い方をどうやって決めたら良いでしょうか?ヒントは仕事の内容や組織にあると考えます。今回はその基準となる考え方を 3 つご紹介いたします。 ルーティンワークか、クリエイティブか ひとつ目は仕事内容の違いです。 ルーティンワークの多いチームでは、Evernote を使うルールを単純化するのが良いでしょう。 例えば、受注 FAX の保存先に利用する、外出先でタブレットで写真を撮ってもらい、社内と共有する、IFTTT との組み合わせで日報を毎日書いてもらう、紙の書式に手書きで書き、ScanSnap でスキャンするなどが考えられます。さらに、タグの工夫(担当者、未読、処理済み、重要度)をするとワークフローに沿った使い方が可能になります。この場合は利用するタグをつけたノートを 1 つ作っておくと、タグを付ける際に候補が出て便利です。 クリエイティブな仕事が多いチームでは、使い方のルールは枠組みだけにしましょう。 具体的には、プロジェクトごとのノートブックを作って、関連情報を各メンバーが自由に保存する、自分のノートブックを公開して、仕事関連の記事やメモを保存する、といった使い方です。その際、タグはあまり使わず、検索しやすいタイトルは入れておくぐらいは決めておきましょう。どんなノートを入れていくかは各々にまかせたほうが、あとからコンテキストで自分だけでは得られなかった気付きがあるかもしれません。 以上の使い方を逆にしてしまうと、利用が定着せず、あまり使われなくなってしまいます。自分のチームの仕事内容がどちらなのか、見極めが重要です。 ピラミッド型の組織か、フラットで自律的な組織か ふたつ目は組織構造の違いです。 ピラミッド型の組織の場合、既存のワークフローに沿った、作業効率を高める使い方を考えましょう。この組織の場合、ワークフローがスムーズに進むことで、組織の生産性を上げることが可能です。前述したようなルーティンワークのチームと同じく、できるだけ手間を減らせるようなルールを作りましょう。 フラットな組織の場合、あまりルールを決める必要はありません。そのかわり、各々の意見が出やすいような場を作ることが重要です。近年の Google の社内調査では「心理的安定性」があるチームの生産性が高いと言われているます。「心理的安定性」とは、たとえば失敗しても制裁を加えられないこと、自分の発言を受け入れられている安心感があるという状態です。このような組織をつくる補助として、Evernote には結果だけでなく、日々気づいた些細なメモ、Web の関連情報などを含めて、思考のプロセスをありのままに共有するのが良いのではないでしょうか。 仕事の情報を個人に依存するか、会社で管理するか 最後は、ノートブックのオーナーの違いです。 個人用の Evernote でもノートブックの共有は可能です。その場合、ノートブックのオーナーは個人になり、その他の人は見に行くという形になります。フリーランスの方であれば特に問題ありませんが、会社でこのように使うと、仮にノートブックのオーナーが退職した場合、情報はすべて個人のものなので、他の方からは見えなくなります。 会社で継続してノートブックの情報を維持したい場合、ノートブックのオーナーが会社となる Evernote Business をおすすめします。Evernote Business では個人のノートブックに加えて、ビジネスノートブックとして会社が管理できるノートブックが作成可能です。このビジネスノートブックに情報を保存しておけば、情報は会社に残ります。また、ビジネスノートブックのノートは管理者権限がなければ、間違って削除されることはありません。 会社で継続して利用するための Evernote Business のお申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラスから。ドコモでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。 フリーランスの方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。

Evernote Business で実感する 3 つのメリット

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business このブログをご覧いただいているみなさんはすでに Evertnote を使っていらっしゃると思いますが、Evernote Business について改めてご紹介します。 会社やチームで使う場合に、おすすめしたいのが Evernote Business です。業務を効率化させるツールとして、私も使い始めて数ヶ月経ちますが、ビジネスにどう役に立っているか、ユーザ目線でメリットを 3 つに絞り、ご紹介します。 チームで共有が簡単にできる Evernote Business には、個人ノートブックに加え、ビジネスノートブックという会社用のノートブックが存在します。ビジネスノートブックの共有方法には、Evernote プレミアムにはない機能として、チーム全員に公開する機能がありますので、共有先を個々に指定する必要がありません。 チームで情報共有するとき、メールを頻繁に使う方も多いでしょう。Evernote Business では、メールより簡単な、ワークチャットで共有することが多いです。自分で作成したノート(議事録、書き溜めたアイデア等)をチャットで共有。「これ見ておいてね!」と送るだけです。メールでは相手に送信してしまった後に訂正箇所が発覚、といった場合、面倒ですよね。そんな時も、修正した内容を相手が見る前に変更してしまうこともできます。 また同様に、ワークチャットで社外の Evernote ユーザとも共有が可能なので、メールチェックに割く時間が大幅に減りますし、なによりメールよりも相手のレスポンスが早いです。 共有する場合は、社内外どちらも、ノートやノートブックに権限設定ができますので、その点も安心ですね。 効率的に情報を蓄積する Evernote はネットに繋がる環境なら、場所やデバイスを選ばずアクセスが可能です。ありがたいかは別として、どこでも仕事ができるようになります。 それでも、限られた時間で企画書を作成する場合、ひとりで情報収集をするには、限界がありますよね。例えば、ひとつの企画を立ち上げる際、そのメンバーが同じノートブックに、必要な情報を蓄積していきます。集められた情報の中から、新しい企画を考えたり、資料を作成することで、企画書作成の時間が大幅に減り、残業も減ることでしょう。 また Evernote Business にあるコンテキスト機能には、ノートに関連した参考情報を、日経電子版の記事やビジネスノートブックから自動でピックアップしてくれるので、自分で情報を検索する時間が減り、更に作業の質や効率を高めてくれますよ。 情報が資産になる Evernote Business で一番ポイントになる部分が、会社に情報が残るというメリットです。 例えば仕事を辞めた方、異動する方が、Evernote Business から脱退しても、ビジネスノートブックに入っている情報は会社のデータとして残り続けます。実はユーザがノートを削除しようとしても、管理権限がないと削除できない、というのもいいところです。 Evernote は累積容量が無制限なので、情報は蓄積され続けます。それは時として有力な情報になったり、資料作成のネタにもなります。いってみれば、会社の資産ともいえますね。 異動や退職につきものの引き継ぎには、多くの時間は費やせないものです。そんな時、前任が残してくれた情報が生きた情報に変わります。誰に聞かずとも情報収集ができますので、とてもありがたいものです。 以上、3 つのメリットをご紹介した Evernote Business ですが、お申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラスからできます。ビジネスプラスでは、通常の請求書払いに対応してますので、会社で契約するのにクレジットカードなど必要ありません。 まずはプレミアムから試してみたいという方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続しておりますので、この機会にぜひお試し下さい。

Evernote Business 登場 ― チーム内の知識共有をはじめましょう。

成功する企業はみな、チームメンバー全員の多様なスキルや専門知識を基礎として築かれています。従業員はみんな、個人での作業中も複数メンバーで協業中も、新しい情報やノウハウ、知識を手にしているものです。 Evernote では数年にわたり、みなさんのプライベートおよびビジネスにおいて重要な情報すべてを収集し、記憶するお手伝いをしてきました。実は、Evernote のアクティブ・ユーザの3分の2が仕事での生産性を高めるために Evernote を活用しているのですが、これまでの Evernote は主に「個人」を手助けすることがメインでした。そこで本日お知らせするのは、個人だけでなく、会社組織全体の知識を蓄積できるツール、Evernote Business の登場です。 「ビジネスクラス」にアップグレード » Evernote Business の核となる部分はあくまでもこれまでの Evernote です。世界中で何千万人にも使われている Evernote サービスをさらにアップグレードしました。多くの強力な新機能を追加したことで、スモールビジネスや大きな組織内の小人数チームに最適な Evernote Business に進化したのです。 主な概念 Evernote Business は「知識の蓄積」と「知識の発見」という2つの主要な概念に基づいて設計されています。以下にご説明します。 知識の蓄積 日常生活の中で記録したい情報は多岐にわたります。打ち合わせのメモや表計算、ToDo リストや Web リサーチ、プレゼン、デザインモックアップなど。だからこそ Evernote はビジネス用途にぴったりです。何でも取り込んで、後で確実に見つけられる保管庫となります。容量の心配をしなくて済むよう、 Evernote Business に参加するとユーザのアカウントは Business プレミアムにアップグレードされ、個人のノートブックに毎月 2GB まで新コンテンツを作成できるようになります。さらに同僚と共有できるアップロード容量が、ビジネスユーザ 1名につき毎月 2GB分 企業のビジネスノートブックに追加されます。これらを合わせると、通常の Evernote プレミアムの 4倍の容量になりますので、心配をせずに大いに活用していただけます。 ビジネスノートブック ユーザが Evernote Business に参加すると、個人のノートブックだけでなく、ビジネスノートブックも作成できるようになります。ビジネスノートブックに保存された内容は、会社全体の共有知識となります。同僚とビジネスノートブックを共有するには、ビジネスライブラリ(詳細は下記)にビジネスノートブックを公開。するとノートブックが管理者にも共有・編集できるようになります。 個人ノートブック ユーザはもちろん、完全にプライベートで個人にしかアクセスできない、個人ノートブックも作成できます。もしも個人アカウントで Evernote Business に参加しても、それまでの個人ノートブックは全て個人のもののままです。Evernote Business では、ビジネスノートブックと個人ノートブックの間を、簡単に行き来できるようになります。 重要なポイントは、管理者は各ユーザのアカウント内にあるビジネスノートブックにはアクセスできますが、個人のノートブックを見たりアクセスしたりすることは一切できない点です。ユーザが組織を離れた際も、個人のノートブックはユーザのものなのでユーザと共に去りますが、ビジネスノートブックだけはそのまま残ります。 ビジネスライブラリ ビジネスノートブックは、より効率の良い職場を作り出すための第一ステップです。第二ステップは、これらのノートブック内の情報を利用し、チームメンバー全員の知性が向上すること。そこでビジネスライブラリが役立ちます。 ビジネスライブラリは、会社内の誰もが使える、ビジネスノートブックを一元に管理する場所です。例えば当社 Evernote 社内のビジネスライブラリには、重要な社内ルールの書類からデザイン素材、スキャンしたお客様の名刺、ホワイトボードの画像やメディアで取り上げられた記録などが保存されています。ビジネスライブラリには、従業員なら誰でもビジネスノートブックを公開できます。管理者はビジネスライブラリの管理権限を持ち、特にみんなに見てもらいたいノートブックをおすすめ設定し、目立たせることも可能です。 知識の発見 ビジネスノートブックとビジネスライブラリを使うと、チーム内で蓄積された知識に全員がアクセスできるようになります。そしてこれに加え、さらに知識発見の仕組みも取り入れました。以下に、ユーザがチームの知識を見つけるきっかけになる4つの方法をご紹介します。 ビジネスライブラリ閲覧 一番気軽に見つける方法は、ビジネスライブラリを開いてノートブックを閲覧する方法。気になったノートブックがあれば「参加」できます。ビジネスノートブックに参加すると、自分のノートブック一覧に表示されるようになります。Mac、Windows では、ビジネスノートブックはわかりやすくグレーで表示されます。Windows では、個人のノートブックの下にビジネスノートブックが表示されます。

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