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文具王・高畑正幸さんに聞く、Evernote を活用したデジタル整理術

Evernote はよくノートやメモという言葉で表現されます。その意味で Evernote は“デジタルの文房具”といえるのかもしれません。そんな文房具を極めた達人といえば、通称「文具王」の高畑正幸さん。TVや雑誌でもよくお見かけするので、ご存知の方も多いでしょう。 誰よりも文具に詳しい高畑さんですが、実はデジタルにおいても例外ではありません。高畑さんは古くからの Evernote ユーザーであり、さらに ScanSnap のアンバサダーとしても活躍されているのです。 今回は、文具王・高畑さんの Evernote を活用したデジタル整理術に迫ります。 デジタルとアナログ、両方の良いところを活用 ――こちらが高畑さんがお仕事をされているデスクですね。たくさんの文房具やガジェットがありますが、とてもきれいに整頓されていますね。さすがです! 高畑:実は二段ベッドを改造して作ったデスクなんですよ。 ――そうなんですね! ScanSnap も複数台使われているんですね。 高畑:ええ。文房具のパッケージ、メーカーのリリース、カタログ、チラシなどをスキャンして電子化するのに ScanSnap は欠かせません。カタログをスキャンするとき、立体物などをスキャンするときといった具合に用途に応じて様々な ScanSnap を使い分けています。 ――そうした電子化したデータを保存しておくツールとして Evernote をお使いいただいているということでしょうか。 高畑:そうです。というよりも、一旦は何でも Evernote に放り込むようにしています。たとえば原稿を書くときは、ポメラでドラフトを書いたらその原稿の QR コードを表示し、それを取り込むことで Evernote に保存しています。逆に編集部から校正が返ってきたときは、一旦紙に出力してから赤字で修正し Evernote に保存しておきます。 ――デジタルで送られてきたものをあえて紙で出力し、またデジタルに戻すのですね。 高畑:ええ。人にもよると思いますが、雑誌記事の校正作業なんかは紙の方がやりやすいんですよ。 ――送った校正を Evernote に残しておく理由は何でしょう。 高畑:仕事柄、同じ文房具について記事を書くことも多いんですね。そういうとき、過去に書いたものを参照しながら書きたいので、校正はすべて Evernote に残すことにしています。「今書いている原稿」と「過去に書いた原稿」の両方が Evernote に入っていると、何かと便利なんですよ。 領収書ノートブックを共有してリスト化を外注 ――参考になります。書類も電子化されているとか。 高畑:領収書や請求書、レシートなどはすべてスキャンして、経費未処理ノートブックに入れています。実はこのノートブック、経費の入力代行をお願いしている方と共有しているんです。ここに領収書を入れると、その方がリスト化してくれるんですね。こうすると経理処理が非常に楽になるんですよ。 ――なるほど。 高畑:他にはウェブクリッパーでウェブページをクリップしたり、日経電子版でおもしろいと思った記事を保存したりしています。ウェブクリッパーの場合、簡易モードを使うと広告などの余計なものが自動的に削られて保存できるので便利です。それから、複数ページに渡っていても、1 ページにまとめてくれますよね。保存したページは紙に印刷して書き込みをしながら読むこともあるのですが、Evernote にクリップすることで必要なところがまとまり、いらないところが削られるのでとても見やすくなります。 また、メールなどでよく聞かれる内容や毎回説明しないといけないことなどについては、テンプレートを用意して Evernote に入れています。たとえばサンプルを貸し出すときや、仕事の依頼を受けた際の依頼書などです。 ――依頼書といいますと? 高畑:仕事の内容や会社名、担当者名、TV なら放送日、雑誌なら発売日といった内容を書き込んでもらうためのテンプレートです。取材依頼を受けたらまずこのテンプレートを相手に送って、書き込んだものが返ってきたら、それをまた Evernote に入れておくのです。こうすると日にちがたってからでも取材の詳細がすぐに確認できます。依頼メールを探すのは大変ですからね。 ――ちなみに文房具の整理などはどのようにされているのでしょうか。 高畑:所持している文房具は数が多すぎるので、Excel での管理などはしていません。パッケージやマニュアルは Evernote に入れてありますし、新しいものなら情報はだいたいネット上にありますから、必要に応じて検索し、クリップしておけばそれでいいのです。 黄色の紙を使うことでサムネイルの視認性を向上 ――デジタルとアナログについてはどのように使い分けているのでしょう。 高畑:先ほどの校正もそうですが、紙や手書きの方が向いていることもまだまだ多いです。たとえばイラストや図を使ってアイデアを書き出すときは、紙に手書きするほうが早い。そういうときはまず手書きで紙に書いてから、それをスキャンするのです。このとき、ポイントは白ではない色の紙を使うことです。私は黄色い紙を主に使っています。 ――なぜ色付きなのですか? 高畑:Evernote に取り込んだ際、紙の色がサムネイルになって、手書きしたノートとそうでないノートがパッと見でよくわかるからです。Macでノートの一覧を見てみるとよくわかります。

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紙をデジタル化する利点とコツ〜ペーパーレスに向けて

みなさんの周りにはどんな紙がありますか?本、雑誌、新聞、クレジットカード会社から送られてくる明細、電話代や光熱費などの請求書、そして家電製品などの取扱説明書、旅先や美術館などで集めたパンフレットや資料、ちらし…、まだまだ他にもありそうです。 限られたスペースの中で物理的に紙を保存するのは悩みの種。紙がなくなったらどれだけ家がスッキリするか、ぜひ想像してみてください。 一方で、紙の良さはもちろんあります。例えば本を読むときにページを繰る感覚や、美しいノートブックに文字を書くときの感触は、電子書籍やスマホでは味わえないものです。 つまり、紙をなくすことそのものは、目的ではありません。Evernote でペーパーレス化を進めることの 3 大メリットについて理解し、紙とデジタルのいいとこどりを進めましょう。 なくさない・すぐに見つかる 紙に書いてある情報は、目で確かめないとどこにあるか見つかりません。それどころか、どこにいってしまったかを見つけるのも一苦労ですし、最悪のケースでは紙をなくしてしまったり、紙が劣化してしまっているかもしれません。細かく分類して見つけやすくファイリングしてあったとしても、該当の書類を見つけるためには最終的に人力が必要です。 Evernote では、タイプで入力したテキストを検索できるのはもちろんですが、ノートに添付した オフィス書類、PDF ファイルや写真の中の文字(手書き文字も!)まで検索できます。つまり、紙を撮影、あるいはスキャンして写真、または PDF ファイルなどでノートに保存しておけば、欲しい情報をすぐに見つけることができるようになります。 また、Evernote はファイル形式で保存しておくストレージサービスと違い、中身をすぐに目視で確認することができます。ファイルをダブルクリックしてみて「このファイルじゃなかった」とがっかりし、次のファイルをまたダブルクリック…の繰り返しを経験したことはありませんか?Evernote なら直接中身を見ながら探すことも可能です。 どこにでも持ち運べる 大量の紙を持ち歩くのは重いしかさばるし大変です。そもそも家にあるすべての紙を持ち歩くのは、不可能といっていいでしょう。 Evernote に保存した情報は、スマホ、パソコンから、いつでもどこからでも引き出すことができます。必要なときに、いつでも見られるように、Evernote に保存しておくと便利です。 人に見せるのも簡単 一旦デジタル化してしまえば、その情報を他の人と共有するのも一瞬で終わります。Evernote は相手が Evernote を使っていなくても簡単にノートを共有することができます。 次に、実際にデジタル化を進める際のヒントを 2つ。 大事なのは紙そのものですか?内容ですか? 紙そのものが必要なのか、あるいはそこに書かれた内容・情報が重要なのかを考えてみましょう。 例えば契約書はデジタル化したからといって原本を捨てるわけにはいきません。でも、デジタル化しておけば内容を外出先などから確認することはできます。 逆に、内容や情報が重要なケースの例は、マニュアルや様々なパンフレットなどです。Evernote に一旦保存してしまえばオリジナルの取扱説明書、ちらしなどは処分できます。最近は取扱説明書やパンフレットの PDF ファイルをダウンロードできる会社も増えています。こうしたファイルを入手して Evernote に保存すれば、さらに簡単です。 お子様の絵や工作で作った作品などを保存して、後でそれをなつかしむ、といった使い方もありますね。 カメラやスキャナを活用 Evernote カメラを利用して、身近な紙をデジタル化しましょう。Evernote カメラで書類などを撮影すると、書類の隅を自動的に検出し、画像を最適化して保存します。また、ポストイットノートなら、色毎にノートブックへの振り分けを行ったり、タグを付けたりすることも可能です。 さらに、大量の紙をデジタル化したいという方には、ドキュメントスキャナがおすすめです。その利点はとにかく速いこと。そして美しくデータ化することができます。 来週は、そのドキュメントスキャナの中でも Evernote との親和性が特に高い ScanSnap を開発・販売する PFU の社員インタビューをお届けします。

今年も年末の大掃除

今年も年末掃除の季節がやってきました! Evernote ブログで紹介した記事を参考にこれまでも掃除をしてきた、という方もいらっしゃると思いますので、過去のポイントをおさらいしつつ、新しいヒントもご紹介します。 アナログの掃除 日々溜まっていく机の上の紙類、そしてキャビネットにあふれる書類。書斎にしろ、オフィスにしろ、空間は有限です。 また、単純にスペースが足りなくなるのはもちろんですが、「あの領収書、どこに行ってしまったのだろう?」と書類の山をかきわけて探すといったことも往々にして発生します。 まずは分類する まず考えるのは、当然ですが、必要か、必要でないか。ここは線引きが難しいところもありますので、「必須・必要かも・全くいらない」でよいと思います。 『必須なもの』は、様々な契約書、請求書、領収書や、現在進行中の仕事に関係する書類など。家庭でいえば製品保証書などもこれにあたるでしょう。『必要かも』は、古いプロジェクトの資料や展示会・勉強会などの資料など。家庭でいえば製品取り扱い説明書・マニュアルの類い。『全くいらない』は興味のない分野のダイレクトメールなど。 次に考えるのは、必要なのは、書類そのものか、その中にある情報・内容か?ということ。 前者にあたるのは、契約書・領収書などどうしても物理的に保管せざるを得ない書類。後者にあたるモノは、プロジェクトの資料や取説・マニュアルなど。 この 2 つの軸を中心に、捨てる・捨てない、デジタル化する・しないを決めていきましょう。 デジタル化して、カンタンに見つける また、紙を最終的に処分するにしろ、しないにしろ、Evernote に入れておけば、あとで見つけるのがカンタンになります。Evernote は添付した写真の中にある文字まで検索が可能だからです。「必須」「必要かも」の書類に関しては、すべてデジタル化しておくことがおすすめ。 数が多い場合は、ドキュメントスキャナなどを使えば大量にスキャンできますし、もっと手軽にデジタル化したいという方はスマートフォンで Evernote カメラを活用しましょう。 デジタルの大掃除 物理的な場所をとるわけではないとはいえ、膨大な量の情報があちらこちらに保存されていると探すのも一苦労。読まなくなったメールマガジンは解除したりすることで入ってくる無駄な情報の量を減らし、保管場所を決めてすぐに取り出せる仕組みを作りましょう。 メールを整理 仕事でのやりとりの間に、大量のメールマガジンが混じって、邪魔だなと思うことはありませんか?フィルタやルールを活用して、メルマガ専用のフォルダを作成するのはいかがでしょう。また、この機に、読んでいないメールマガジンを整理するのもいいかもしれません。 また、メールを Evernote に簡単に保存する方法をご存知ですか?Evernote プラス・プレミアムのユーザは、メールを転送するだけでノートとして保存する Evernote アドレスをご利用いただけます。必要なメルマガの受信メールアドレスを Evernote アドレスにしておけば、自動的に Evernote に保存されていきます。 また、大切なメールは、日頃から Evernote に転送して、保存しておきましょう。また、ブラウザで Gmail をお使いの方は、Web クリッパーで保存するのも簡単です。 ブックマークを整理 プロジェクトが終了したり業務範囲が変わったりしたために見なくなったウェブサイト、閉鎖された、あるいは更新頻度が落ちたためあまり見なくなってしまったブログのブックマークがそのまま残っていたりしませんか?ブックマークを編集して、すっきりさせましょう。 また、ブックマークは便利ですが、「後でもう一度読もうと思っていた記事がなくなっていた」という経験はありませんか?役に立つと思った記事は、記事そのものを Web クリッパーで保存する習慣をつけておけば、前述のような後悔もなくなります。 Evernote を整理 必要な情報を保存しておく Evernote も、さらに使いやすくするための整理をしてみては。 メモのような小さいノートを結合(マージ)して、一つのノートにしてはいかがでしょう。 ノートブックを整理して、自分の並べたい順に表示されるようにしましょう。ノートブック名の頭に数字を使う、”_”のような記号を使う、といった方法もあります。また、ノートやノートブックをショートカットに追加して、自分にとって見やすいサイドバーを作るのもよいですね。

アナログ手書き派、デジタル手書き派、タイピング派にそれぞれピッタリな活用術

Evernote はデジタルなメモの作成、保管、活用ができるツールです。Evernote にメモを保存するとたくさんのメリットがあります。 どこからでもアクセスできる 簡単に共有できる メモをなくさなくなる 書いた文字が検索できる 一方、メモの取り方は TPO やこだわりによって千差万別。周りを見渡してみると、メモの取り方には大きく 3 種類に分けられると思います。 紙や手帳に手書き デジタルなデバイスに手書き デジタルなデバイスにタイプで入力 それでは 3 つの使い方で具体的にどのように Evernote を活用すればいいのか見ていきましょう。 アナログ手書き派の Evernote 活用術 用意するもの いつも使っている筆記用具 スマートフォン スマートフォン用の Evernote(iPhone・iPad | Android) 下ごしらえ スマートフォンに Evernote アプリをインストールし、あなたのアカウントでログイン。初めての方はアプリ起動画面からアカウント作成できます。 紙の手帳でも、ノートでも、メモパッド、ホワイトボード、裏紙、紙ナプキンなど、何でも構いません。いつもと同じように思いついたことや覚えておきたいことを書き留めましょう。 書き終えたら、Evernote アプリからカメラを起動します。左右にスワイプするとモードが選べるので、「ドキュメント」に合わせて撮影。自動的に角度や色味を読みやすく調整してくれます。 Evernote ノートブック by Moleskine を使えば、便利な専用機能も活用いただけます。 iPhone / iPad / iPod touch Android これだけでもうおしまい。パソコンやタブレットをお持ちなら、それぞれの端末の Evernote でも今撮ったメモを見ることができます。 デジタル手書き派の Evernote 活用術 「持ち物は普段からできるだけ少なくしたい。でもメモは手で書きたい」という方には、iPad 用アプリ Penultimate(ペンアルティメット)と、Jot Script Evernote Edition スタイラスペンがおすすめ! 用意するもの iPad または iPad mini Penultimate Jot Script

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