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チームの知識を蓄積する

会社でわからないことがあった場合、みなさんだったらどうしますか?終身雇用が主流だった時代、わからないことがあればなんでも社歴の長い先輩に聞けばわかったかもしれません。 しかしながら、非正規雇用が増加を続け「一生同じ会社で働くこと」が必ずしも普通ではなくなりつつある現代、会社の常識は変わりつつあります。必ずしも社歴が長い人が近くにいるとは限らず、また仕事によっては、社員のみにとどまらず外部の協力会社やパートナー企業であったり、すでに会社を去ってしまった契約社員が重要な役割を担っていることもあります。 こうした変化の中で、会社の共有財産であるチームの知識をしっかり残すためにはどうしたらよいのでしょうか? ルールを作成する まず「どの情報をどこに保存するか」というルールを作成して、チーム全体で徹底するようにしましょう。この際、複雑なルールを作成するのではなく、できるだけシンプルで誰にでも分かりやすくすることが重要です。 Evernote には書類、写真、音声ファイルなど、あらゆる形式の情報を保存しておくことができるほか、必要に応じてパソコンでもスマホでもタブレットでも欲しい情報を簡単に見つけ出すことができますので、コンピュータに不慣れな方でも簡単に使い始めることができます。また、Google ドライブや Slack との連携もできますので、あちこちに保存された情報も一元的に管理できるようになります。 チーム内で共有する せっかく保存された様々な記録、知識も、誰にも見られなければ宝の持ち腐れです。必要な情報を、それを必要とする人たちと共有しましょう。 Evernote Business なら、特定の人への共有、会社全体の共有など、コンテンツによって権限を変えることも簡単です。ノートリンクや目次を活用して、分かりやすい情報として共有しましょう。プロジェクトの担当者が退職してアカウントを消去したとしても、Evernote Business に保存した情報は消えません。たとえあなたが会社を去ったとしても、あなたが残した知識が構成まで会社に残り続けます。 知見を深める 共有された情報が社内で知られるようになると、それに対してのコメントやフィードバックをもらうことができるようになります。「見られている」「フィードバックがもらえる」ということがさらに情報を共有しようというモチベーションとなり、さらに社内の情報共有が進むようになります。 Evernote Business をお使いのお客様からも、報告書やノートを他の誰かが読んでくれている、コメントがもらえる、ということから、その質が向上したという声を聞きます。以下の導入事例もぜひご覧ください。 株式会社クシタニ 株式会社金澤兼六製菓 Evernote Business について詳しく »

Evernote Business が社内の情報革命を促進 – 日新産業株式会社

なかなか IT 化が進みにくい中小企業。「この情報や知識は社内のあの人しか知らない。なんとかみんなが同じ情報・知識を得ることはできないだろうか。」と考えている企業も少なくはありません。そんな悩みを Evernote Business で解決したのが、兵庫県で鉄板の切断・販売を行う日新産業株式会社。導入のきっかけや浸透するまでの経緯、Evernote Business によって何を実現できたのかを同社取締役 製造部長の橋崎牧人さんに伺いました。 情報をためるだけでなく、取り出して活用できることが魅力 ――本日はよろしくお願いいたします。まずは Evernote Business を導入された経緯から伺えますか。 橋崎:私は 3 年ほど前から、個人的に Evernote を利用しておりました。兵庫県中小企業家同友会という会に所属しているのですが、そこでお世話になった方が、個人の学びなどを Evernote に蓄積しているという話を聞いたのです。 ――なぜ使ってみようと思われたのでしょう。 橋崎:それまではクラウドメモという存在自体、知りませんでした。いつもは紙のノートにメモしていたのですが、後から見返すこともないし、情報をためても使うことがなかったのです。Evernote ならためた情報を「簡単に取り出して活用できる」。そして、「活用するから、情報をためたくなる」というところが魅力だと感じました。最初は紙のメモを写真に撮って Evernote に保存するところから始めましたね。 個人の頭のなかにあるノウハウや情報を集約する場として導入 ――個人で使われていた Evernote をなぜ会社にも導入されようと思ったのでしょうか。 橋崎:社内で 3S (整理・整頓・清掃)活動というものを実施しているのですが、昨年から「情報の整理・整頓もしよう」という話が出て、それを今年の経営計画にも入れました。そのためのツールを探していて、それこそ Evernote Business ではないかと思ったのです。 私たちの仕事は受発注の 95% が電話か FAX というアナログな業界です。また、製品は図面を元にカスタマイズするオーダーメイドなので変更が多いですし、最近新卒・中途ともに社員が急増して会社の在籍年数による知識の差が生まれていると感じていました。それなのに、ノウハウは個人の頭の中にしかなかったり、PC スキルがないと情報にアクセスできなかったりという課題がありました。3S 活動によって物の整理・整頓はできても、「情報をどこに置くのか。」という課題のほか、いつでも誰でもその情報を手にできる環境づくりができていないという状況があったのです。活用されない情報に価値はありません。 Evernote のビジネス版の存在は知っていましたが、個人としても使いこなせていないと思っていたので、まずは昨年 10 月、Evernote Business の販売代理店であるデータキット主催のセミナーに参加しました。そこで、「こんなに便利で簡単に使えるんだ」ということを知り、すぐに導入を決め、翌月には運用を開始しました。 ――他にも製品がある中で、Evernote Business の何が決め手になりましたか。 橋崎:すぐに始められる、とにかく簡単に使えるということです。フォーマットが決まっているので、業務システムにありがちな開発が不要です。また、感覚的な操作でどこでも誰でも使えますし、これならみんな使えるなと思ったからです。私たちはアナログな業界ですし、 IT に詳しくない人も多いので、簡単に使えることは不可欠でした。 ――社員の方の反響はいかがでしたか。 橋崎:人間だれでもそうですが、やったことのないこと、経験したことがないことには抵抗感があります。当然です。まったく経験や体験がないからです。それでも私は「絶対に便利で使えるから、とにかくまずやってみよう」と推進しました。まずは情報の保存先を Evernote Business に決めて、とにかくそこに情報をためることに注力しました。その結果、プライベートでも Evernote を使い始める社員が出てくるくらい浸透させることができました。今年の 10 月には社内で Evernote 委員会を発足させて、全社展開する予定です。 情報が行きわたることでお客様対応の質が向上 ――Evernote Business の具体的な使い方についても教えていただけますか。

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