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展示会、イベント準備の作業効率をアップする Evernote 活用法

毎年春と秋は、展示会が多く開催される季節。特に、企業向けに製品・サービスを提供している B to B の企業にとっては、この時期に集中してリソースを割くというところも多いのではないでしょうか。特に、展示会を取り仕切る部門の方々は、山のような ToDo をこなしつつ突発的な作業にも対応しなければならず、忙しさはピークに。 1 つ 1 つの作業をミスなくこなし、展示会を成功に導くために、できるだけ作業の手間は減らしたいもの。そこで今回は、Evernote Business を使って効率よく展示会の準備を行う方法をご紹介したいと思います。 書類も議事録も、必要な情報は Evernote Business に集約 展示会への出展が決まったら、まずはチームメンバーで共有する共通のノートブックを作成します。ここに、展示会への出展に関するさまざまな情報を集約していきますので、チームメンバーとも意識合わせをしておきましょう。 ノートブックを共有する方法についてはこちら まずは、ミーティングの議事録。展示会の準備を進めるにあたって、社内外の人と何度もミーティングをすると思います。Evernote ならミーティングをしながら議事録が書け、終わったらそのノートを簡単に共有。まとめ直して、書類をメールに添付して…という作業はいりません。しかも、社外の人など相手が Evernote Business のアカウントを持っていない場合でも、ノートに固有の「共有リンク」を教えることで、相手はいつでもノートの最新版が閲覧できます。 ノートを共有するさまざまな方法についてはこちら 次に、さまざまな書類。展示会への出展申込書からレンタル品・電気供給・インターネット回線の申請書など、提出しなくてはいけない書類はたくさんあると思います。原本は取っておくとしても、いざという時サッと確認するためには、やはりデジタル化しておきたいもの。そこで、スマートフォンの Evernote で書類を撮影。画像内の文字も検索できるので、必要なときは検索ですぐに見つけることができます。 制作物のチェックは PDF に直接描き込むことで素早く、正確に 来場者に配布するパンフレットやチラシ、ブースに掲示するパネルなど、展示会に欠かせないのは制作物。多くの場合、社外のデザイン会社、広告代理店などとのやり取りを重ねて、作り上げていくと思います。この制作物のチェック、みなさんはどうやっているでしょうか?もし、「メールの文章だけで伝えている」「プリントアウトしたものに赤入れし、スキャンしたものをメールで送っている」という方は、Evernote を使うことで、もっと正確に、手間なく伝えることができます。 「この部分とこの部分を入れ替えて」「このイラストをもう少し大きく」といったことを、PDF や図形に直接描き込み。テキストだけでなく、矢印や直線、図形なども使って視覚的に伝えられるので、作業の手戻りが少なくなるはず。修正後は、相手にそのままノートを共有すれば、指示出し完了です。 また、展示会では会社のロゴ入りのノベルティを配るというところも多いでしょう。Web サイトやカタログなどをざっと見て、良さそうなものはノートブックにどんどん溜めていくのがおすすめ。ウェブページは Web クリッパーを使うと、ワンクリックで保存できます。このウェブクリッパーは、展示会後の打ち上げのお店候補を探すのにも便利な機能です。 「ここを見れば安心」というノートで事前準備を万全に 準備が終盤に差し掛かると、「ブースデザインの最終版はどれだっけ?」「打ち上げのお店はどこだっけ?」など、社内から質問を受けることも多くなると思います。また、自分自身もどこに何の情報があるのかが一目で分かった方が、作業効率が上がるはず。そこで、大切な情報がまとまった「ここを見れば安心」というノートを作ることをおすすめします。 Evernote のノートには、このようにテキスト、リンク、Office ファイル、画像などを一つのノートに見やすくまとめておくことが可能。 また、ノート間がつながるノートリンクを使えば、一瞬で別のノートに移動できます。この機能を利用することで、このようにまとめノートをスッキリと見せることができます。 上記 2 つのノートは同じまとめノートですが、ノートリンクを使うか、使わないかでレイアウトが大きく異なってきます。お好みに応じて使い分けてみてください。このまとめノートを関係者と共有しておくと、「最新情報はここを見ればいい」という場所ができ、安心してそれぞれの作業を進めることができます。 展示会、イベント準備で大切なのは、コンテンツ作りや集客などの部分。この部分にリソースを投入できるよう、情報の保存・検索・共有には Evernote Business をうまく活用してみてください。

旅行を 120%楽しむ方法 – プレミアム機能で旅がより便利に

知らない景色を見て、知らないものに触れ、知らない人と話す――。日常を一時、非日常に変えてくれるのが旅の魅力です。その一方で、海外など知らない場所に行く場合は何かと大変なことも。特に電波の関係でスマートフォンが使えなかったり、回線速度が遅かったりすると、ネットでサッと調べ物というわけにもいきません。 そうした旅に役立つツールが Evernote です。実際に Evernote を活用してスムーズに旅行を楽しんでいるという株式会社 NTT ドコモの母里彩花さんとその友人の加登亜希子さんにお話を伺いました。 2 年前から旅行に Evernote を活用 ――さっそくですが、Evernote を旅に使おうと思ったきっかけを教えていただけますか。 母里:docomo × Evernote プレミアムキャンペーンで、無料でプレミアム機能が使えることを知り、5 年ほど前から気になるニュースや Web サイトの保存に Evernote を使っていました。旅行で使い始めたのは、2 年前の旅行準備の際に、加登さんに気になる Web サイトを Evernote 経由で共有したのが最初のきっかけです。 加登:「ウェブサイトを保存できる良いツールがあるよ」と聞いて使い始めました。 母里:それまでは旅行で使えそうなウェブサイトの情報をメールで共有していました。ただ、読み返そうと思ったときに見つからないことがよくあったんです。それで、Evernote で管理できたら便利だと思いました。 加登:母里さんとは学生時代からの付き合いで、昔からよく一緒に旅行をしています。旅行前は、二人で予定を合わせて休暇を取るので、すごく忙しくなるんです。なので、空き時間にお互い少しずつ Evernote を使って準備できるのは助かります。 持ち物リストと行きたい場所をチェックリストで管理 ――なるほど。Evernote にはどんな情報を入れてらっしゃるのでしょう。 母里:まず、持っていくもののリスト。免税の手続き方法、空港案内図、観光地の情報、現地の時刻表、ESTA、ツアーに関する書類なども入れています。ツアーに関する書類は一応、紙でも持っていくのですが、ホテルに置き忘れることもあるので、入れておくと安心です。 加登:e チケットの控えなど重要な書類は、Evernote に保管して 2 人でアクセスできるようにすると、紛失した時など万が一の時の保険にもなるんです。他にも、ガイドブックなど大量のページがあるもの、大切な情報やよく見る情報は、何度も開いて見る手間を省けるので、写真に撮って保存しています。 宿泊先のホテルの情報や現地の WiFi 事情、レンタカーのバウチャー、目的地までの車での行き方、電源プラグ情報など保存するものは沢山あります。 ――旅で必要になりそうなものばかりですね。そうした情報はオフラインノートを使われるのですか? 母里:そうです。現地では通信環境がなかったり、回線速度が遅くなったりする地域もあるので、念のためオフラインノートにしておき、いつでも見られるようにしています。 ――オフラインノートは Evernote プレミアムの機能ですね。 母里:はい。旅行前となると短期間でたくさんの情報を入れるので、Evernote プレミアムだとアップロード容量の面でも安心です。 ――持ち物リストの確認はどのようにされているのでしょうか。 加登:意外と忘れがちなのが、たとえば機内用の枕やサングラス、機内持ち込み用の化粧水などです。持ち物リストには Evernote のチェックリスト機能を使って、一つひとつ確認したらチェックをつけています。リスト化することで忘れ物が防げます。 母里:過去の旅行のリストを参照できるのも便利です。持っていくものはそんなに大きくは変わらないので、毎回同じノートを使い回しています。 加登:ノートを共有していることで、お互いのチェック状況を見て、私も早くやらなきゃ!って焦る効果もあります(笑)。 ――共有の副次的な効果でしょうか(笑)。 母里:チェックリストといえば、旅先でやりたいことややり残したこともチェックリスト化してノートに入れています。 加登:現地に行く前にある程度は調べますが、どうしても行けなかったところも出てきますし、逆に現地に着いてから行きたくなる場所も出てきますよね。そういうときは前日、ホテルなど Wi-Fi が使えるときに調べて、翌日の行動をチェックリストにしておきます。 母里:翌日、観光しながら行ったところにはチェックを付け、さらに翌日の計画を立てるという流れです。 加登:行き逃しは嫌なので、お互いに行きたいところはとにかくノートに入れておきます。それを旅行中に確認して、行きたい場所リストをアップデートしています。 母里:会話だけで何となく決めると、いつどこに行くのか整理がつかないときがありますが、お互いがノートに書いておくことで一日の過ごし方を整理しやすくなります。リストを見ながら行動することで、予定よりも遅れているなどの把握もできるので、「ここは省いてここに行こう」みたいに行動を素早く決められるんです。 Evernote は自分専用の観光本 ――すごいですね。そうなると観光のガイドブックなどは?

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大学教員がおすすめする、大量の論文を管理するための Evernote 活用術

成蹊大学・理工学部で教員として勤務し、「材料工学」分野を専門に研究を続ける酒井孝さん。自らの研究はもちろん、学生とのやりとりにも Evernote をご活用いただいているのだとか。どんな使い方をされているのか、詳しくお話を伺いました。 氏名:酒井 孝(さかい たかし) 研究室サイト: 成蹊大学・理工学部・システムデザイン学科・材料力学研究室 研究室 Facebook: 成蹊大学・理工学部・システムデザイン学科・材料力学研究室 Twitter: @sakai_zairiki 「個人用と研究室用、2 つのアカウントを切り替えながら使っています」 ――酒井さんは、学生さんとのやりとりにも積極的に Evernote を活用されているそうですね。どのような使い方をされているのでしょうか。 酒井:私は個人用と研究室用に2つのアカウントを持っています。両方ともプレミアムで契約していまして、それぞれを切り替えながら使っています。自分のアカウントには論文や研究資料などを入れ、研究室用のアカウントには学会誌などを入れています。 学会誌は1ヶ月に4〜5冊ほど届くのですが、これをイメージスキャナで PDF 化して、Evernote に入れてしまいます。私自身は普段、MacBook を使っているのですが、個人用と研究室用のアカウントは簡単に切り替えができるので、特に面倒だと感じたことはありません。この試みは 5 年以上前から行っていて、当時から今までの学会誌がすべて入っている状態です。 ――Evernote に取り込むことでどんなメリットが生まれましたか? 酒井:物理的にかさばらないのはもちろん、いつでもどこでも研究室アカウントから参照できるのは大きいですね。何よりもすばらしいのは、キーワード検索できること。もし、Evernote を使えないとなると、まず学会のウェブサイトから学会誌の目次を確認して、いつ頃の学会誌に求める内容が載っているのか見当をつけ、それから書架に並ぶ学会誌の現物を開くことになります。Evernote に学会誌を入れてキーワード検索を使えば、この手間を一気に省くことができますから。研究室の学生も Evernote を使っていますが、その便利さを実感するのは卒論や修論など論文を書くときでしょうか。 ――研究室での利用を機に、学生さんが個人的に Evernote を使いはじめるということはありましたか? 酒井:そういうこともあるみたいですよ。もともと、うちの研究室はクラウドを推奨していて、学生にはローカルな HDD にデータを入れるなと教えています。ローカルでは PC を落としたり、忘れたりする危険性がありますからね。データをアップするのは Dropbox。連絡には Facebook を使っています。 ――メールは使わないのでしょうか。 酒井:メールは便利なのですが、1:1 の閉じたやりとりになることが多いのです。クローズドではなく、オープンな形でやりとりすることを心がけています。何かお知らせを出すときもメールではなく、Facebook に配信していますね。Evernote のノートの共有リンクを Facebook に貼り付けて使うことも多いですよ。 「Evernote は、いわば研究室の書架がつねに目の前にあるようなもの」 ――酒井さんご自身のアカウントの使い方についても教えていただけますか。 酒井:まずは自分で執筆した論文の管理ですね。執筆した論文のすべてを PDF 形式にして Evernote に保存しています。論文集に掲載された論文は、通常は紙で 50 部のコピーが届きます。本来は打ち合わせなどで相手に渡して説明したりするのに使うのですが、これがとにかくかさばるんですよ(笑)。だったら PDF で送った方が早いですし、Evernote ノートのリンクを共有する方がいいですよね。 ――なるほど。論文は紙ですと、かなりの量になってしまいますよね。 酒井:そうなんです。全部を持ち歩くわけにはいかないですからね。自分の論文だけでなく、他の研究者が執筆した論文も同様に PDF で Evernote に入れてテーマごとに管理しています。これらのファイルを同期した

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「Evernote を使うと家事を大幅に効率化できます」――本間朝子さんの活用術

自身が仕事と家事の両立に苦しんだ経験から、働く女性に向けて「知的家事」を考案し提唱する知的家事プロデューサーの本間朝子さん。雑誌取材やテレビ出演など多忙な日々を過ごされる本間さんが、知的家事の重要なツールとして使われているのが Evernote です。 具体的にどのように Evernote を家事に取り入れているのか、本間さんにお話をうかがいました。 氏名:本間朝子(ほんま あさこ) オフィシャルサイト:働く女性の知的家事ノウハウ     「Evernote でマイレシピ集を作っています」 ――さっそくですが、本間さんは Evernote をどのように使われているのでしょうか。 本間「メインとしている使い方は”マイレシピ集”を作ることですね。献立を考えるのにクックパッドのようなレシピサイトや料理本を参考にする際、集めたレシピをどこに保存するかというのは良くある悩みだと思います」 ――なるほど。紙の本はスキャンして入れるのですか? 本間「スキャンではなく、ページの写真を撮って入れています。Evernote はスマートフォンとタブレットとPCに入れているのですが、実際はPCで使うことはほとんどありません。クリップや保存はスマートフォンでしています。保存したい画面のキャプチャをスマホで撮って、それを Evernote のノートに貼付けるだけです。思い立ったときにすぐできるのがいいですよね」     ――どこで見つけたレシピでも気にせずに一元管理しているのですね。 本間「ええ。保存したレシピにはタイトルをつけて、使っている食材の名前や、料理の種類、その料理を好きな家族の名前などの情報を入力しています。『副菜』とか『おつまみ』『パーティー』『自信作』(笑)といった感じです。こうすると、今ある食材で検索したり、用途から検索したりと、横断していろいろな探し方ができて便利です」 ――気分にぴったりのレシピが見つかりそうです。 本間「集めていくうちに自分が好きなレシピだけが貯まっていくので、自分好みのマイレシピ集ができあがります。私はもう Evernote を2年使っているので、かなり自分に合わせたレシピが集まっています」 ――完成した料理の写真は入れていますか? 本間「私は入れていません。手間なことをしようとすると続かなくなってしまうので。面倒でない方は入れるといいでしょうね。自分の苦にならない程度に使うのが一番だと思います」   「Evernote はフォーマットが決まっていなくて、自由度が高いところが魅力です」 ――Evernote 以前はどんな方法を提案されていたのですか? 本間「冷蔵庫に磁石で貼って、紙を差し込んで出し入れできるレシピファイルというものがあるんですよ。キッチンでレシピを見ながら作れるのはメリットですが、今はタブレットがありますから、たとえばスタンドに立てて画面スリープをオフにしておけば同じことができます。やっぱり紙だと増えてきたときに管理しづらいですし、大きさがバラバラで整理しにくかったり、ふせんを貼っていたのに剥がれてしまったり。それに結局、頻繁に使うレシピは一部だけだったりもします。デジタルにすればあまり使わないレシピを入れておいても場所もとりませんし、探すのも Evernote で検索した方が圧倒的に早いんです」 ――まさに本間さんが提唱する”知的家事”ですね。Evernote を2年間使い続けてこられて、どこが一番の魅力だと感じていますか? 本間「自由度の高さですね。フォーマットが決まっているわけではないので、気が楽なんです。”ここにこういうことを書け”みたいに決まっていると、たぶん使わなくなって紙に戻っていたと思います(笑)」 ――共有機能などは使われていますか? 本間「夫と共有して使っています。お互いに買い物を頼みたいときに、何を買うか詳細を入れておくんです。たとえば洗剤を買ってきてほしいとして、その洗剤の商品名を正確に伝えるのって意外と難しいですよね。同じ名前の製品でも違うバリエーションのものがいくつかあったり。その間違いをなくすために、買うものはパッケージの写真を撮って共有しているんですよ。これなら誤解もないし、いちいち詳細を確認しなくてもよくなります」 ――これもまた小さなイライラをなくす一つのテクニックですね。 「困ったときの Evernote」 本間「あとは、先日引っ越しをしたのですが、そのときに『快適な住まい』というノートブックを作って夫と共有しました 。計測した部屋のサイズや近隣の行ってみたいお店、自宅の住所、ポストの番号、自転車置き場の場所、引っ越し会社の連絡先など、引っ越しに関する情報をすべて入れておきました。これはとても助かりましたね。何か引っ越しについて疑問があっても、ここを見ればすべてわかるようになっていましたから」 ――サッと見つかれば、情報を探す時間も短縮できて”時短家事”につながりそうです。 本間「他にもプライベートでは、仕事のネタや原稿のアイデア、それに悩み事なんかも書いています。書くことですっきりするというのもあるし、何より Evernote を見ると、実は過去に同じようなことで悩んでいたりすることがわかって、ああ何とかなるんだって安心できるんですよ。メモも Evernote にスマートフォンから直接書くようになったし、家電の説明書も入れてます。とにかく紙類は圧倒的に減りました」 ――お話を伺って、Evernote は知的家事にもかなり役立つツールだとわかりました。 本間「そうなんです。困ったときの Evernote ですので、家事に悩んでいる人にぜひ使ってみてほしいですね」