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Evernote Business で、先生、生徒、保護者をつないで生産性を高める

業種・職種を問わず導入が進んでいる Evernote Business。実は学校でもご活用いただいています。沖縄尚学高校・付属中学校で教鞭をとる上野浩司先生は、ご自身だけでなく生徒さんとも Evernote Business を活用して生産性を高めているのだとか。学校という場で Evernote Business がどのように役立っているのか、お話を伺いました。 Evernote を使い始めたのは、シリコンバレーで知り合った人が皆使っていたから ——学校で Evernote Business を使っていただいているとのことですが、上野先生ご自身はそれ以前から Evernote ユーザでしたか? 上野:ええ、かなり前から個人で Evernote を使っていました。それを職場でも使いたいと考えて、1 年ほど前から Evernote Business に切り替えたのです。 ——Evernote を知ったきっかけは? 上野:Evernote を使い始めたきっかけは、生徒を引率してシリコンバレーに行ったとき、向こうで知り合った人たちが皆使っていたからなんです。 ——それは修学旅行か何かで? 上野:いえ、アイアーン沖尚(iEARN Okisho)という部活動の一環です。アイアーンは世界最大の教育ネットワークで、国際協働学習を支援するプログラムを提供しています。本来は授業の中でやりたいのですが、教育課程は厳しく決まっており、日本ではなかなか授業に組み込むことができません。それで、部活動として、国際交流とともに被災地支援活動などを行っているのです。過去にアイアーンの生徒たちとは 30 ヶ国ほどまわり、アイアーンの世界大会に参加するなど、様々な体験的な活動をしてきました。シリコンバレーツアーもその活動の一つです。 ——なるほど。そしてシリコンバレーで Evernote に出会われたのですね。 上野:Evernote 自体は知っていましたが、それまでは登録だけしてほとんど使っていなかったのです。使ってみるととても便利で、どんどんはまってしまい、Evernote のイベントやユーザ会を回ったり、たくさん本を読んで学んだりしました。 忘れがちな「生徒の良かった探し」を Evernote Business で共有したい ——そして Evernote を職場にも導入していただいたわけですが、どんな使い方を想定されていたのでしょうか。 上野:学校には先生同士で共有したいデータがたくさんあります。たとえば「教育ネタ」や「生徒の良かった探し」ですね。 ——生徒さんの良かった探し? 上野:そう、学級担任は通知表や三者面談で、生徒のいい情報を保護者に伝えたいと考えています。でも、担任が自分のクラスの生徒を全部見ることはできません。「英語の苦手な生徒が、理科の時間にはこんなにがんばっている」ということは、理科の先生しか知らない。そういう情報を担任に伝えることがとても大事です。たとえば「○○さんが今日、すごくいいアイデアを出した」とか「○○さんが廊下でこんな風に友だちを手伝っていた」とかですね。しかし、こういう話は口頭で伝える程度で終わることがほとんど。担任も全て覚えているわけではない。そこでクラスごとにノートブックを作って共有しておき、そこに生徒の良かったことを気づいた先生がどんどん入れておくわけです。学期末にここを開けば、生徒のちょっといい話がある。その情報が、通知票や三者面談などにも反映できると思います。 ——なるほど、生徒さん一人ひとりの情報を頭で覚えておくのは大変ですよね。 上野:それから保護者との共有も提案していきたいと思っています。たとえば学校からのプリントを担任がスマホで撮影して、保護者との共有ノートに入れておくといった使い方です。一応、PDF で保存したものを学校の専用サイトにアップしてはいるのですが、保護者がそれを見るにはいちいち ID とパスワードが必要ですし、スマートフォンにもまだ対応していないんです。それは手間なので、Evernote を使っていただけるといいなと。 ——学校は保護者あてのプリント類が多いですからね。 上野:そうですね。たとえば給食のメニューなどは便利だと思います。保護者の方は、給食のメニューを見てから夕飯の買い物をされることが多いんです。Evernote なら、スーパーにいても手軽に確認できますからね。 時間割や届け出の書類、答案用紙……入れるものは様々 ——Evernote Business について、先生方の反響はいかがでしょう。 上野:積極的な共有まではまだ行っていなくて、今は個人レベルで使ってもらっている状態です。これから講習などを通して、共有することの良さを一緒に学んでもらおうと思っています。 ——上野先生個人としてはどんな使い方を? 上野:助かっているのは時間割の確認ですね。時間割には A と B の 2

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片付けのコツは「本当に好きなものだけを残す」こと——小西紗代さんに聞く主婦のための収納術

収納サロン『神戸のちいさな収納教室』を主宰するなど、整理アドバイザーとして活躍する小西紗代さん。プライベートでは主婦であり、二児の母でもある小西さんの提案する片付け術には、Evernote が大きな役割を果たしているのだとか。Evernote 整理収納アンバサダーでもある小西さんに、片付けられない人向けの整理法を伺いました。 氏名:小西紗代(こにし さよ) サイト:ちいさいおうち ~神戸のちいさな収納教室~ Facebook: @chiisaiouchi.sayo 本当に好きなものだけを残せば、いらないものが見えてくる ——小西さんは神戸で収納教室を開催されていますが、片付けに悩んでいる主婦の方は多いのでしょうか。 小西「大勢いらっしゃいますよ。物が捨てられない、片付けられないという主婦は多いです。なぜかというと、主婦って”持っていたい”んですよ。お子さんが学校から持ち帰るプリントも、旅行で買った思い出の品も、新聞や雑誌から切り抜いたページをまとめたファイルも、全部を持っておきたいと考えるんです。物が捨てられないというのは、持っていると安心できるからというのが理由として大きいんですね」 ——なるほど。家族がいると物も増えますしね。 小西「そうなんです。主婦の場合、自分一人だけの問題ではなくなるんですね。たとえばお子さんが3人いると、それぞれ学校行事の日が違っていたりして、プリントの管理だけで一苦労です。さらに自分でも仕事をしていたりすると、もう頭の中がぐちゃぐちゃになって整理できなくなってしまいます」 ——そうならないためには、どうすればいいのでしょう。 小西「やはりまずは物を捨てることからです。私は講座でよく、本当に好きなものだけを残せばいらないものが見えてくる、と話しています。自分の好きなものだけ残して、家を自分の好きなものだけのお城にするんです。一番好きなものなら長く使いますし、それ以外はなかなか買わなくなりますよね。必然的にものが増えにくくなります」 過去の思い出と未来の不安は気にしない ——とはいえ、「今度使えるかも」と思うと捨て難いものも出てきます。 小西「過去の思い出と未来の不安は気にしないことがコツですね。たとえば思い出にしても、別に現物で持っていなくてもいいのです。写真を撮ってデータ化すれば物は捨ててしまえます。私は子育て18年目になるのですが、どこかで捨てないといけない時ってくるものなんですよ。私は”捨てる”ではなく”お別れする”と呼んでいます」 ——思い出の品だけでなく、学校のプリントなども写真を撮って捨てるのでしょうか? 小西「そうですね。撮った写真の保存には Evernote を使います。先ほど主婦は”持っていたい”んだと言いましたが、Evernote ならすべての情報をつねに持ち歩けます。学校のプリントはもちろん、保険証の番号やカード番号、明細、使っている化粧品の品番、買う予定のもの……すべて Evernote に入れてあります」 ——小西さんが Evernote を使うようになったきっかけは何だったのでしょう。 小西「私が開催している収納教室で、3年くらい前に生徒さんからお薦めしていただいたのがきっかけです。ただ、最初はノートが増えすぎて、整理もしていなかったことから挫折してしまい、1年ほど使っていなかった時期がありました」 ——挫折経験があるのですね。 小西「それで、どうして挫折したのかを考えた結果、タグとノートブックを使わずにノートを増やしすぎたのが原因だったと気づいたんです。以来、タグとノートブックできちんと整理するようにしています」 ——タグとノートブックはどのように使い分けているのでしょうか。 小西「タグはパッと思いついた言葉でつけています。ノートを探すとき、検索も使いますが、タグをバーッと見ていって探せるようにもしているんです。逆引きみたいなものですね。ノートブックは分類分け。ノートブックをさらにまとめてスタックにできるのでとても便利です」 ——かなり細かく分類されていますね。 小西「はい。細分化するのがコツですね。先日、東京で開催した講座で Evernote を紹介したのですが、生徒さんにはとにかく細分化するよう言っています」 Evernote が主婦にとって理想的なのは、いくらでもデータが入れられること ——なぜ Evernote が整理ツールとして便利だと思われたのでしょう。 小西「なんといっても保存容量が無制限にあるところです。無料プランだと毎月のアップロード容量は60MBに制限されますが、それだって上手に使っていけば Evernote 自体には無限に入れていくことができます。多くのクラウドストレージの場合、全体容量に限界があるため、増えた分はどこかで減らして調整しないといけません。何度も言うように主婦はすべてを持っておきたいので、いくらでもデータが入る Evernote は主婦向け整理ツールにぴったりなのです」 ——なるほど。 小西「個人的にはリマインダー機能と、メール内容を Evernote に転送して保存できる機能が気に入っています。リマインダーは子どもの学校行事関係のノートに設定しておくと ToDo 的に使えますし、メール転送機能だと日付や相手などメールのヘッダやフッタ情報、やりとりの履歴なども一緒に入るのが便利です」 ——ちなみに、生徒さんにはまず Evernote で何をするよう教えているのでしょうか。 小西「まずは私の講座で使っているレジュメを入れるところからですね。その後は生徒さん自身の使い方で Evernote を使われているようですが、やはり学校関係の書類を入れる方が多いです。とにかく書類を手にとったらすぐに Evernote のドキュメントカメラで撮影して入れること。一旦どこかに置いてしまったらダメです。すぐに撮影して入れて、現物は捨てるのです」 ——そうするとノート数はかなりの数になりそうですが、小西さんのノート数は400くらいと、それほど多くはありませんよね。後からノートを消しているのですか? 小西「そうですね。これは人によっても違うと思いますが、私は”記録”と”情報”を分けて考えています。”記録”は残しておかないといけないもので、情報は使い終わったら捨てる、つまり削除するものです。たとえば新聞広告に載っていた新商品の爪切りを主人のために買ってあげようと思って、その部分を撮影して入れておいたのですが、これは買い終わったら捨ててしまいます。一方で、ギフトというノートブックに何をいつ誰に贈ったかという贈答の記録をつけているのですが、これは後から見返したときに役立つので、そのまま残しています。残すものと捨てるものを分類しておくと、いたずらにノートが増えないので整理が楽になります」 ——ノートを拝見していると、写真が入っていることが多いですね。たとえば化粧品にしても、品番をテキストでメモしているのではなく、写真を撮って入れていらっしゃる。 小西「写真の方がわかりやすいですからね。書き写すと間違うこともありますし、化粧品などは写真を撮って見た目で探す方が早く見つかることも多いんです。Evernote のドキュメントカメラは本当に優秀で、スキャナを買わなくてもこれだけでOKなんです。本当はScanSnapなどを買うといいのでしょうけど、主婦的には高い買い物なんですよね(笑)。その点、Evenote は iPhone だけで完結できるから楽です。ただ、生徒さんの中にはそもそも iPhone

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