Tag プロジェクト

イベント準備から終了後の打ち上げまで、Evernote を使った仕事の進め方

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 他のクラウドストレージと比較されることの多い Evernote。仕事で使うと、どんなメリットがあるでしょうか? ファイルをフォルダで整理する通常のストレージと違い、一つのノートに複数のファイルを添付できたり、ノートリンクや目次ノートを作ることができる Evernote は、様々な情報を一ヶ所にまとめ、つながりを持たせることができます。例えばプロジェクトに関連する情報を Evernote でまとめれば、全体像がわかりやすくなり、ミーティングを少なくすることも可能です。どんな情報を Evernote に入れると良いか、一例として先日の Evernote セミナー準備に使ったノートブックの中身を、順を追ってご紹介いたします。 ノートブックを共有し、アイデアベースから始める 最初に、プロジェクトのノートブックを作ります。今回は Evernote のセミナーなので、ノートブックの名前は「Evernote セミナー東京 20160717」としておきました。そして、まずは簡単にアイデアベースからのノートを書き始め、ノートブックを主要メンバーへ共有します。ちなみに個人向けの Evernote でもノートブックの共有は可能ですが、タグを追加できるのはノートブックのオーナーだけなど、使い方に制限があります。Evernote Business のビジネスノートブックでは、編集権限のあるメンバーなら自由にタグも追加可能ですし、管理コンソールで権限設定できるので安心です。 プロジェクトに必要な情報を集める 共有したノートブックに、まずは必要な情報を集めます。例えば、会場を撮った写真に注釈機能で描き込みをしておくなど、他のメンバーが内容を見て理解できるようにノートを作成します。 ■作成したノート セミナー募集ページの Web クリップ 会場の地図 フロアの図面、会場を撮った写真 事前準備のタスクリストとコンテンツを作る 必要な情報が集まってきたら、やるべきことが見えてきますので、タスクリストを作成します。あわせてイベントでは重要なタイムテーブル、それからコンテンツの概要も作成します。すでにメンバーには共有していますので、自分では忘れていたタスクなどがあったら追記してもらいます。 ■作成したノート タスクリスト 当日の準備品 タイムテーブル コンテンツ(パネルディスカッションの案など) 当日のシナリオとフローなどを作成する イベント当日の動きがスムーズに進むように、できるかぎりシミュレーションをして、あらかじめ何をすべきかをノートに書き出しておきます。司会のスクリプトなども決めておきましょう。また、当日会場に貼りだしておくサインも入れておきます。 ■作成したノート 受付のフロー 司会のスクリプト 会場案内サイン ノートリンクを使ってメンバーの役割分担をする さて、ここまでノートができたら、役割分担をします。メンバーを役割ごとにチーム分けし、ノートリンクを使って、見てほしいノートをリンクしておきます。こうしておけば、誰が何をすべきなのかが理解できます。さらに余力があれば、セミナー後の打ち上げのお店を予約して、打ち上げ参加者リストを作っておくのもいいかもしれません。 ■作成したノート メンバーとタスク割り振り 打ち上げの場所とメンバー 目次ノートで情報を整理し、あとで使える情報に 最後に、すべてのノートをまとめた目次ノートを作成します。単純に並べるとわかりにくいので、小見出しをつけて分けておきます。目次ノートを作ることで、あとあと何が必要だったか、だれがどんな役割分担だったかがわかります。目次ノートを目立たせる工夫として、変更日を未来にしておくと一番上に来るので見やすくなります。 以上、いかがでしたでしょうか? このような情報をノートブックに入れて共有することで、今回のセミナーでは事前打合せを一回もせずに滞り無く進みました。普段の業務でも、他の人が見て理解できるようにメモをとり、必要なファイルや情報を Evernote にまとめることで、情報がわかりやすくなりミーティングが減らせると思います。ぜひお試しください。 ドコモは Evernote と共催でこのようなセミナーを定期的に実施しております。Evernote Business の良さを知りたい、という方にぜひおすすめです。まずはスモールスタートから始めたい、という方は、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスからお申し込み可能です。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能。ぜひ

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Evernote でプロジェクト管理

「プロジェクト」という言葉を聞くと、仕事を思い浮かべる方が多いかもしれません。一方で、「なんらかの目的・目標を達成するための一連の計画と実行プロセス」をプロジェクトと考えることもできます。試しに、期限内になんらかの目標を達成したいことはプロジェクトとしてとらえ、管理してみるのはいかがでしょう。「8 月までに体重を 5kg 減らす」「6 月中に部屋の模様替えをする」「今年中に小説を書く」といったプライベートなことも立派なプロジェクトです。 仕事はもちろん、プライベートでも、Evernote はプロジェクトの立ち上げから終結まで、すべての段階で便利に活用できるワークスペースです。 ノートブックにまとめる プロジェクトごとのノートブックを作成し、特定のトピックに関するすべてをまとめる場所を作りましょう。一つの場所にプロジェクトの部品をすべて集めておくことで、欲しい情報を探し回る必要がなくなります。 目標と期限を設定 プロジェクトには目標と期限の設定が必須です。いつまでに、どんな目標を達成するのか、具体的に設定しましょう。 Evernote のリマインダー機能を使って、プロジェクトのノートブックの一番上に常に目標と期限が表示されるようにして、この目標と期限を意識するとよいでしょう。 メンバーに共有 プロジェクトに関わる人が複数いる場合は、プロジェクトのノートブックを共有しましょう。メンバーがすべて同じ情報にアクセスすることができるようになり、全員が常に最新の情報を持っている状態になります。 また、ワークチャットを使うと、同じノートやノートブックを見ながらチャットできるので、仲間からの意見、フィードバックをもらうのが簡単になります。 仕事に限らず、友達と旅したり、家族と一緒に家の模様替えをするなど、自分以外の人と協力してなにかをするときは、情報をシェアするとプロジェクトをさらに充実させることができます。 すべてを記録し、追いかける プロジェクトの進捗を管理するには、プロジェクトに関係する様々な情報のすべてを記録して、追跡していくことが重要です。 例えば、 仕事の場合: 提案書 見積書 その他の資料 ミーティングの議事録 ToDo リスト など 「ダイエットプロジェクト」の場合: 食べたものすべての情報 低カロリーレシピ など 「小説プロジェクト」の場合: ストーリーのアイデア 登場人物の設定 小説の舞台となる場所のイメージ・ロケハン写真 など Evernote は、テキストの情報はもちろん、写真や音声、その他のファイルを一つのノートにまとめられますので、複数のアプリケーションを起動せずにすべての情報が Evernote 上で一覧できます。スマートフォン用の Evernote アプリを使えば、アイデアが浮かんだらいつでもどこでもメモを残せますし、サッと写真を撮ることもできます。 すべての情報を集めておけば、最初から最後までの流れを確認したり、次回の計画も簡単です。ぜひ次の「プロジェクト」に Evernote を活用してみてください。

学生向け活用法: Evernote で論文を書く

この記事は学生アンバサダー 佐藤 大地さんによる寄稿です。   はじめに ぼくは学部生時代と院生(修士)時代に二回論文を書きましたが、二回とも Evernote を使っています。もはや Evernote がなくては論文を書くことはできませんでした。 今回はぼくが論文を作る中で、どのように Evernote が使ったのかをできるだけ詳細に書きたいと思います。Evernote の使い方だけではなくて、論文一つを構想から完成させるまでどんな山あり谷ありがあって、どうクリアしたのかも参考になれば幸いです。 論文を書く上で大切なことは、論文という「木」を作り出す上で、どのように「幹」を作り、「枝」を作るのか。そして Evernote の中にそれら「幹」「枝」をどう形としてつくるかを考え、実行することでした。 論文の全体像は「木」 ぼくが論文の全体像として考えているのは、木の姿です。自分なりに「言いたいこと」が「幹」として中心としてあり、まずははっきりしなくても、これを頭の中から出すことが必要です。これがオリジナリティになります。 その言いたいことという幹の部分を助けるために「枝」があります。ここには、自分の主張が正しいことを示すために、具体例や統計データ、自分と同じ立場の意見、それから比較するために反対意見を持ってきたりします。この枝がどこにあるのかを探すために先生に相談したり議論し、書籍で読んだりウェブで調べて、さらにこの枝をどんどん幹にくっつけていきます。 これがぼくの論文イメージです。この木を完成させるために、これから多くのことを振り返っていきます。 論文プロジェクトノートブックを作る 春、論文というプロジェクトが始まりました。論文を始めようと思ったら、論文プロジェクトノートブックを作ります。なぜか。「論文に関するものがそこにある」と分かる状態がベストだからです。春に授業が始まったらノートを買うのと同じ。 Evernote を使っていると困ってくるのが、いろんなノートがたまりすぎて、お目当のノートに到達するのに時間がかかるということです。最初はこれも「検索すればいいじゃん」と思って検索して探し当てていたんですが、だんだんと、この探し当てる作業にも結構集中力を使っていたことに気づきました。探している最中に他のノートのことが気になっちゃって意識がそっちに向いて「あれ、結局自分なにしようと思っていたんだっけ?」と思ってしまうこともしばしば。 そこで、やっぱり欲しいノート、つまり幹になるノートはいつもトップに来て欲しいなと思うようになりました。 そして論文に関するノートは幹であろうが枝だろうが、「論文」ノートを開けばそこにあると状態にすることも大事です。そしてもっと大事なのは、そこには論文以外に関するもの、たとえば趣味の料理やカフェのノートは出てこないことです。これは、一度プロジェクト化して、そこに意識を集中すべきことに関しては、意識をあっちこっちいかせないために大事なことです。 ぼくは Evernote を整理することが得意ではなかったので、論文序盤はとにかくデフォルトのノートブックにぼんぼん入れて、カフェやら読んだニュースやら他のノートと一緒に入れていたのですが、そうすると、だんだんと論文を書き始めることが難しくなってきました。「よし、今は書くぞ」「他のことはしない、気にしない」というモードになれなくなってしまったんです。この「モードを作り出す」ということが、論文に取り組む際に集中を持続させるために大事だったように思います。 ですから、自分が本腰で何かを取り組もうと思った時は、まずはプロジェクトノートブックを作ります。そしてそのノートブックを開いているときは、そのプロジェクトをする自分モードを自動的に作り出せるようにします。 そして論文の場合は論文プロジェクトのノートブックです。ノートブックは、今では PC からでもアプリからでもつくることができますので、まずは宣言がてら、論文ノートブックをつくります。 まず書くかしゃべる ある程度のテーマが固まってはいるものの、具体的に何から手をつければいいのかわからない。学部 2 年生から論文を書く経験させてもらったぼく。まずは、先生と話すことから始めました。 そもそも、論文のゴールは「?」を出して、それに解決策を出すこと。ですから、まずは自分の中にある、「?」をしっかりと見つけ出す必要があります。そのためには、周りの人に興味のあるニュースやテーマをなんとなく話します。 話さねば始まりません。話せばはっきりしてくるので何となく前に進みます。とにかく話すことです。 ぼくが学部生の頃もそうだったのですが、最初は「戦争のない平和な世界を作る」だったのですが、話しているうちに「民主主義のシステムを見直す」というところにたどり着きました。話してみないと逆に何もわからない可能性があります。 ぼくの場合は尊敬する教授がいて、学部 2 年の頃に論文っぽいものを書くゼミに入ったのでこの機会が自然と訪れました。なければ、好きな先生にアポを取って話にいきます。意外と多くの先生が親切に対応してくれます。 自分の頭を整理して、「?」を出せばいいので必ずしも教授である必要はありません。友達でも良いと思います。ただ、この後の「参考にすべき情報やヒントを教えてもらう」ことを考えれば結局のところ先生にも行ったほうが良いと思います。 教授と話しヒントを得る 1 時間ほど、今頭の中にあるキーワードについて考えが出したら、それを Evernote 内にノートをつくってまとめます。「あるテーマに対して、自分はこんなことを考えている。それはこんな体験や話を聞いたからだ」 そうしたら、知恵を借りに行くために、お世話になっている教員に連絡をとって、知恵を借りましょう。そのテーマの先を行く人に話を聞いてもらうことで、必ず見ておくべき主張や、その反対の意見や、注目すべき意見、自分に似た意見をもらうことができます。ちょうど、何か映画は見たいけど、何を見れば良いか分からないときに、映画に詳しい友人や店員さんに「こういう感じのオススメの作品ある?」と聞くのと似ています。自分で探すのは、それだけで時間がかかってしまいます。 ぼくの思うところを先生に話したところ、先生は「佐藤さんはこの人の意見を読んでもらいたいですね」とオススメの論者を紹介してくれ、さらには、そのときにはダウンロードできなくなっていた論文を読ませてくれました。このときに紹介していただいた論者の意見や書籍が、修士論文の中でも重要な位置を占めることになります。 話した内容を紙に書いたなら、Evernote 内のカメラで撮影します。Evernote 内のカメラはスキャン効果があり、標準カメラで撮影するよりも綺麗ですし、何よりも紙のサイズを認識するのでとても便利です。そして最近だとスキャナブルというアプリもリリースしています。これはつまるところ、Evernote 内のスキャン効果を持つカメラの機能だけを取り出したようなアプリで、これもまた便利です。 『Scannable(スキャナブル)』↓ https://evernote.com/intl/jp/products/scannable/ そして 1 分ほどで話した後、忘れないうちに自分の考えたことを文章の形で書き出すことはとても意味がありました。こうやって文章というかたちにすることで、ふんわりと頭の中にあることが形として残るからです。ふんわりしたままだと、そのまま消えてなくなり、また同じことを考えたりして時間が無駄になってしまいます。紹介していただいた学者や書籍はその場でメモをして、Evernote に入れます。そうすることで次で紹介するように、図書館での検索がスムーズになります。 数年勉強した自分だけの力では、まだまだ見渡せる範囲は広すぎて、時間が足りません。大学には、偉大な先輩がすでに何百時間をその研究や議論に費やしているので、その知恵という巨大なデータベースを使わない手はありません。 幹ノートを作る そうやって書き出したり話した内容を Evernote 内に記録します。これが序盤戦で最も大事です。箇条書きでも構いません。まずはキーワードからガシガシ書いていく。自分なりの考えた事が出てきたら書いておきます。そしてタグは「幹」「枝」とふります。あとで何が幹で枝なのかをわかりやすくするためです。 さらにリマインダーを付けます。明日の昼休みに。これは論文について忘れないで継続して取り組み続けるためにとても大事なことです。 リマインダーがなったらサラッとでもいいので、ノートに目を通します。そうすると、今日は今日で気になったことが出てくるのでそのときにはノートに一言書き込んでおきます。「これってどうなってるんだろう? あとで調べておく」とか独り言でも立派な気づきだと思います。まずは記録し、それを見返すこと。この小さな始まりと継続こそが、やっていない人に比べて後々に大きな前進になります。

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