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会議を減らす

仕事はすべて一人で進められるわけではありません。ミーティング、打ち合わせ、会議など、二人以上で時間を共有しなくてはいけない時間は少なくないのでは。今日は 1 日のうち何時間を会議に費やしましたか? 会議に時間をとられてしまうと、進めたい作業の時間が削られてしまい、結果的に残業しなくてはならない…そんな方も多いと思います。今回はいくつかのポイントに分けて、会議の時間を減らす方法を考えてみましょう。 まずは、あなたが会議を開催する側である場合、以下のポイントで考えてみましょう。 会議の目的をはっきりさせる 会議を行う目的は以下のようなものがあります。 参加メンバー間で情報を共有し、認識合わせをする場 何らかの決定を下す場 アイデアを持ち寄ったり、自由に議論する場 例えば、情報共有を目的とする会議の場合、情報を共有するために全員のメンバーが一堂に会する必要があるか?を考えましょう。例えばメールやチャットでの共有ではだめなのか?それぞれから提出された報告書に目を通すというやり方ではだめなのか?など。緊急事態で全員の認識レベルをただちに合わせる必要がない場合は、代替方法があるのではないでしょうか。 ミーティングにいるべき人を最適化する 何らかの決定を下す場であれば、当然その判断ができるメンバーが参加しなくてはなりません。一方、必ずしもそこにいる必要がない人を呼ぶことは、その人の仕事時間を奪うことであり、また人件費を無駄に使っていることに他なりません。「なんとなく」「一応」呼ぶのではなく、ミーティングの目的を達成するためにこの人が本当に必要か?を考えましょう。 議題を事前に共有し、必要に応じて準備してもらう 話したい題材、決めたい事柄など会議の目的、そして、それに関連する情報を前もってミーティングの参加者に共有しましょう。 また、むやみに 1 時間単位の会議を設定せず、議題にあわせてフレキシブルに時間を決めましょう。繰り返しになりますが、ミーティングには人件費がかかっていることを意識しなくてはなりません。 アクションアイテムをまとめ、議事録を共有 会議が終了したら、そこで決まったこと、やることなどを参加者や関係者と共有します。誰が、何を、いつまでにやる、といったアクションアイテムも明確にしておきましょう。Evernote の議事録テンプレートもぜひご活用ください。 また、あなたが会議に参加する立場である場合、以下のポイントを考えてみましょう。 本当に参加する必要があるかを主催者に確認 会議に出席しても自分は何も発言せずに終わったという経験はありませんか?あなたにとって参考になる情報が得られたかもしれませんが、その報告書・議事録だけを読めばよかったのかもしれません。定期的に開催されるミーティングだった場合は、主催者に今後このミーティング参加する必要があるか?なぜ自分が呼ばれたのか?を質問してみるのもよいかもしれません。

生産性向上のヒント

Evernote はみなさんの生産性を高めるツールとして認識いただいていますが、「生産性」とはそもそもなんでしょう?そして「生産性向上」という言葉をどのようにお使いでしょうか。定義で言えば、より少ない資源からより多くの生産物を作る、より少ないインプットからより多いアウトプットを産み出す、といった意味ですが、会社で上司から「生産性を上げろ」と言われたときには、「今まで以上に結果を出せ」という意味で使われているのではないでしょうか。 ではそれをどのように実現すればよいでしょうか?まず考えられるのは、無駄を極力排除するということです。休憩時間を可能な限り少なくするといったことはすぐに思いつきそうです。 残業をして仕事量をもっと増やす、ということを考える人もいるかもしれません。でも、これは結果を出すことにはつながるかもしれないですが、よりあなたの資源を投入することになるので、真の意味で生産性が向上したとは言えなくなってしまいます。 (もちろん、上司は「アウトプットを増やせ」という意味で言っていると思われるので、実際には「もっと働け」と言っているのかもしれません。その場合は別の問題が生まれそうです。必要であれば人事に相談する必要があるかもしれません…。) こうした方法では、どんどん仕事がきつくなり、社員一人ひとりのやる気が失われ、疲弊が進み、生産性はむしろ下がってしまう可能性があります。 つまり、これまでのやり方を変えないまま生産性を上げるのには、限界があります。考え方、やり方を変える必要があるのです。一方、何かを変えたら劇的に生産性が向上する、といった魔法は存在しません。一つ一つの積み重ねが結果を生みだします。 やるべきことをクリアにする タスクを見渡し、優先順位をつける 毎朝会社に着いたら、今日やるべきタスクを洗い出します。紙に書き出す、Evernote でリストを作るなど、その方法は自分が一番よいと思うものでよいでしょう。タスクによっては、別のタスクや他の人のタスクが終わらないと始められないものもあります。どういう順番で済ませていくかをシミュレーションしましょう。どこから手をつけたらいいか分からない、という状況を脱却しましょう。 できないことは相談する 上記と関連しますが、やらなくてはいけないことなのに、どうしてもその日のタスクとして終わりそうもない場合には、事前にその旨を上司や関係者に相談しましょう。場合によっては他の仕事を後回しにしてもそのタスクを終わらせてほしいと上司からのプライオリティ変更指示があるかもしれません。また、自分にできると思っていたタスクが自分の能力や知識では完了できない、ということもあるかもしれません。悩んでいても仕方ないので、すぐに他の人に相談することが大切です。 ミーティングをもっと生産的に ミーティングを減らす Evernote 社内ではアジェンダが用意されていないミーティングには参加しなくていい、という決まりがあります。会議で何を話すのか?そこで解決しようとすることは何なのか?を事前に共有することが重要です。準備をした上でミーティングに望まない限り、時間の無駄になってしまう可能性があるからです。たくさんの人数が参加するミーティングは、その人たちの人件費がいくらかかっているかを想像する必要があります。無駄なミーティングは極力減らして、ミーティングをする以外の方法で解決できないか?を考えるクセをつけましょう。 必要のないミーティングには参加しない 会議に出席しても自分は何も発言せずに終わった、という経験はありませんか?本当にあなたがそのミーティングに参加する必要があったのでしょうか?呼ばれたから出たという場合もあるでしょうが、その場合には参加を呼びかけてくれた人になぜ私が呼ばれたのか?そして、今後もこのミーティングに参加する必要があるか?を確認すべきです。発言をしなくても多くの情報を得られるミーティングであれば、後で Evernote などで共有された議事録を読むという方法もあります。 何かを変える 環境を変える 普段と違うことをするだけで脳が刺激され、面白い発想が浮かんでくるものです。時には働く場所を変えてみるのもよいでしょう。デスクから離れてソファで仕事してみる、ミーティングルームにこもってみる、また、オフィスから外にでてカフェなどで仕事するとはかどるという人もいます。さらには、散歩をして外の空気を吸う、短い昼寝をとってみるのはいかがでしょう。また、普段夜型の人は早起きしてまだ誰も出社していないオフィスで 1 日をスタートするのもよし。それが無理という方は、机を整理してみる、照明を変えてみる、文房具を変えてみる、といった小さな変化から始めてみませんか。例えば机の上に散らかった書類をスキャンして Evernote に保存してしまうのはいかがでしょう。 常識を疑う 今までのやり方を続けることは、より楽で心地いいものです。また、社会経験を積めば積むほど、自らの経験をもとに様々なことを予測することができるようになるものです。しかしながら、変化が加速する世界の中で、必ずしも人々の行動や考え方が昔と同じとは限りません。昔の常識が現在の非常識になっていることも多数あります。以前に結果がでたやり方を続けることに疑念を持ちましょう。「〜〜であるはず」という経験則も、ときに疑ってみましょう。 とにかく始めてみる 自分にコントロールできないことは心配しない、そしてとにかくやる 私たちは様々なことを心配しがちです。XXだったらどうしよう、OOのケースはどうだろう、といったシミュレーションは大事ではあるものの、自分たちにはどうすることもできない問題もあるものです。やらないでクヨクヨしているならば、まずやってみてから、本当にできないのか、できないところはどこなのかを見つけ、後から修正していくほうが建設的です。完璧を目指したい気持ちはわかるのですが、『千里の道も一歩から』です。 早速行動に移してみてください。考えすぎてなにもしないより、まずはできることから始めてみましょう。その際には、ぜひ Evernote をあなたの相棒として使ってみてください。

Evernote Business で簡単にペーパーレス会議

Evernote Business は多くの職場で、紙を使わない「ペーパーレス会議」を行うために活用されています。会議をペーパーレス化するメリットとは何でしょうか?よく言われるのは、以下のようなことです。 会議資料の印刷・コピーにかかるコストの削減 資料の作成・配布など事前準備にかかる時間の短縮 資料の保管に必要なスペースの削減 資料の事前配布や持ち帰りが無いことによるセキュリティ面の安心感 資料の差し替えや議事録の共有が簡単にできるなど、操作面の優位性 ペーパーレス会議を実現するためのツールは Evernote 以外にもたくさん存在しており、ほとんどのツールではこれらのメリットをすべて享受できるはずです。それでは、懸念されるデメリットとはどんなことでしょうか? 会議専用システムの導入やタブレットの支給で逆にコストが上がる 紙のノートやホワイトボードが使えないと、生産性が下がる 新しいツールの使い方を教育するのが難しい Evernote Business を利用した運用の場合、冒頭に挙げたメリットがあるのはもちろん、これらの懸念点もすべて解消することができます。 「会議専用システムの導入やタブレットの支給で逆にコストが上がる」 既に Evernote Business をお使いであれば、あくまでその一部の機能を会議に使うだけなので、追加費用はかかりません。また、会議中は全員がモニターの大画面を見ながらプレゼンを聞き、議論に集中することを前提に設計されており、タブレット端末を 1 人 1 台持っていなくても問題無く運用ができます。 「紙のノートやホワイトボードが使えないと、生産性が下がる」 アナログとデジタルの情報が共存できるのは、Evernote の大きな強みです。慣れ親しんだツールをそのまま使用できます。紙のノートに書いた方が覚えられるという人は、今まで通り手書きでメモをとってください。会議中にホワイトボードに書き出して議論した方が効率良ければ、今まで通りホワイトボードを使用してください。後でそれらの写真を Evernote に取り込めば、手書き文字も検索可能なデータとして保存されます。 「新しいツールの使い方を教育するのが難しい」 これは最も重要なポイントではないでしょうか。ペーパーレス化すること自体が目的になってしまうと、会議の効率化はどうしても難しくなります。本来の目的を達成するには、すぐに簡単に使い始められるツールであることが必須条件です。 Evernote Business ユーザの場合、ノートをワンクリックで大画面に投影できる「プレゼンテーションモード」という機能があります。発表者はプレゼン資料を作り込んだりする手間が省けるので、とても効率的です。 操作は簡単で、例えば議事録のノートをデスクトップ版の Evernote で開き、画面の右上にあるアイコンをクリックするだけです。 Evernote for Mac の場合: Evernote for Windows の場合: (注: 右端のアイコンをクリックして「カスタマイズ」を選択し、プレゼンテーションモードのアイコンを上へドラッグすると固定表示できます。) プレゼンテーションモード アイコンをクリックすると、ノートが全画面表示の見やすいプレゼンテーションに変換されます。画像や PDF、PowerPoint などの添付ファイルも表示できるので、あとはこの画面を参加者に共有して会議を進めてください。 下へスクロールするかスペースキーを押すと、次のセクションへ移動します。 必要に応じて、レーザーポインター、背景の反転、分割セクションの調整などの機能も使ってみましょう。(詳しくはこちら) なお、このプレゼンテーションを別のモニター画面で表示している場合は、元のパソコンでノートを編集することが可能になります。つまりプレゼンテーションを共有すると同時に、ミーティングの議事録をとれるのでとても便利です。決定事項や次回への宿題などをノートに追加していくと、ほぼリアルタイムで変更内容がプレゼンテーションにも反映されます。 会議が終わったら、参加者に議事録ノートを共有しましょう。議事録を共有されたメンバーは、各自のパソコンやスマートフォン、タブレット端末からノートをいつでも確認することができます。Evernote Business の共有ノートブックを議事録の保管場所にしておけば、社内のメンバーが簡単にアクセスできるうえに、過去の議事録やその他関連情報も一緒に参照しやすくなります。

業務が大幅に効率化、ペーパーレス化も実現 – 株式会社ブラボーグループ

フィットネスクラブで使用するプログラムや音源などを海外から輸入し、日本語化して販売する−−そんなフィットネス向けの事業を展開し、来年で設立 20 年を迎えるブラボーグループ。同社にとってここ数年の課題は、社内におけるファイル共有の効率化だったといいます。様々なサービスを検討する中で同社が選択したのは Evernote Business でした。導入のきっかけと成果を、代表取締役 ジョン B ボードマン氏と、事業企画部 プランニングマネージャー 角田恭輔氏に伺いました。 いろいろなグループウェアを検討し、Evernote Business を選択 −−Evernote Business を導入した経緯を教えていただけますか。 角田:もともと社内やチームの情報共有をメールで行っており、ファイルは社内サーバを使って共有していました。もっと効率化するためにグループウェアの導入を検討して、実際にいろいろと使ってみたのですが、どれも使いづらく社員になかなか浸透しないという状況が何年も続いていたのです。 そんなとき、たまたま私が個人的に使っていた Evernote を社長のボードマンに紹介したところ、すっかり気に入ってしまって、「これを皆で使おう!」と言い出したのです(笑)。 ボードマン:Evernote を使ったのはそのときが初めてだったので、最初の数日は少し戸惑うこともありました。でもすぐに良さがわかりましたね。もうビジネスでもプライベートでも欠かせないツールになっていますよ。 −−社員の皆さんの反応はいかがでしたか? 角田:初めて使う人も多かったので、全員が慣れるまでには半年くらいかかりましたね。ただ、「今日から会社公認のツールとして Evernote を使う」ということを社長命令として明言したことで、社員にも受け入れてもらえました。 ボードマン:社員向けに Evernote の説明会も開催しました。他のクラウドサービスとの違いなども説明しましたね。 自社、部署、パートナーでノートブックを共有 −−どのようにお使いいただいているか、教えてください。 角田:自社と、業務委託先のトレーナー、それから弊社のウェブサイトの制作をお願いしている制作会社と一緒に使っています。 自社の全員で共有するノートブックには、プロモーションの資料、会社規則、週報、会議の議事録、業界の気になったニュースのウェブクリップ、名刺、年間の目標などをまとめています。特に週報は全員が見られる状態になったことで、誰が何の仕事をしているのかがわかりやすくなりました。 部署(事業企画部、フィットネスミュージック事業部、フィットネスシステム事業部)単位でもノートブックを共有していますが、戦略ミーティングや社内のシステム関係のノートなど機密性の高いものはマネージャークラスだけが見られるようになっています。他にもパートナーだけと共有しているノートブックなど、権限管理はしっかりと行っています。 展示会などに出展することも多いのですが、企画や招待者リスト、ブースデザイン、関係者のスケジュールや配布物などをすべてノートブックにまとめています。展示会は毎年出展するので、翌年も情報を再利用できるのです。それと、会社主催で開催するイベントでも、最新情報をまとめたノートを作って活用しています。 −−社内で決めている使い方のルールなどはありますか? 角田:自社のみで共有しているノートについては、他と混同しないよう [BG] を頭につけています。また、必ず部署名の後にハイフンをつけてからタイトルを書くことで見やすくしています。 一方でノートブックについては誰もが作れるわけではなく、私とシステム担当者のみが新規作成の権限を持っています。 −−タグなどは使われますか? 角田:議事録ノートには部署や年などをタグ付けしています。名刺ノートはそれを保存した担当者のイニシャルをタグでつけています。こうすることで、その名刺を登録したのが誰なのかがわかるというわけです。 検索の優秀さと自由度の高さが Evernote の良さ −−Evernote Business の良いところはどこでしょうか。 角田:検索の優秀さですね。文書を共有する仕組み自体は他のアプリにもありますが、溜め込んだ情報を検索ですぐ呼び出せるのは Evernote ならでは。 細かいところですが、ノートブック名を変更すると他の人のノートブック名も自動的に変更されるのは助かっています。 プレゼンテーションモードも重宝しています。以前はパワーポイントで資料を作っていたのですが、社内のミーティングではそこまでする必要はありませんから。ノート内にはノートリンクを張ってすぐに他のノートを呼び出せるようにしたり、ドキュメントを入れたりしています。 別のモニターに投影用のノートを表示しておき、手元ではそのノートを編集するといった使い方ができるのも便利ですね。 また、海外の製品を評価する機会も多いのですが、多いときは同時進行で 10 社くらいを見なくてはいけません。Evernote を使うと、評価に必要な画像・テキストといった形式の違うファイルを一つのノートにまとめることができるので、フォルダをクリックして探す手間がなくなりました。 それから、自由度が高いところが Evernote の良いところですね。フォーマットに制約がないため、箇条書きでどんどん書き込んでいけるのは楽です。 ボードマン:パソコンとスマートフォンなど複数のデバイスで使えるのは良いですね。電車の中や、会議に向かう途中、自宅でリラックスしているときなど、アイデアが思いついたときすぐにメモすることができるので助かっています。 Evernote Business を使うと、ビジネスとプライベートを一つのアプリで分けて管理できることも気に入っています。日記や ToDo 、領収書などをスキャンして入れているおかげで、個人での確定申告もスムーズにできるようになったんですよ。 仕事の効率が大幅に上がり、ペーパーレス化を実現 −−Evernote

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