Tag リモートワーク

11 月はテレワーク月間

テレワーク月間は、テレワーク推進フォーラムの主唱により行われるテレワーク普及推進施策の 1 つで、11 月を象徴月間として 2015 年から始まった運動です。今年からは 7 月にテレワーク・デイも設定され、Evernote でもそれに関連する記事をお届けしました。 テレワーク・デイに向けて(前編) テレワーク・デイに向けて(後編) リモートワークで重要なコミュニケーション 今回は、テレワークへの懸念について考えてみたいと思います。 テレワークでは気が散って作業効率が上がらないのではないか? オフィスのような大きいモニタがない、机や椅子が快適ではない、テレビなどがあって気をとられがち、などなど、心配事はつきません。しかし自宅のほうが集中できるという人もいます。これはオフィスにいると、人から声をかけられて他の急ぎの仕事を頼まれたり、電話に対応する必要があったりして、本来の仕事に集中できないためです。 そもそも、静かな環境で働くほうが効率が上がる人もいれば、ある程度環境音があるほうがいいという人、音楽を聞く方が気分が盛り上がってよいという人もいるでしょう。同じ人でも、仕事の種類によって、そして気分によって、環境を変えたいという人もいるでしょう。 よって、オフィスであれリモートであれ、本人が一番仕事しやすい環境を選べること、そういう「選択肢があること」が重要といえます。 オフィスにいないとだらけて、さぼるのではないか? この懸念を聞くと、「勉強しなさい」と親から言われるまでテレビゲームに熱中してしまった子供の頃を思い出します…。 これは「誰かが見ていないと人はさぼるものだ」という性悪説に立った考え方です。しかし、仕事となるとどうでしょう?本当に人に見られていないとさぼってしまうのでしょうか?さぼったら後で大変なのは自分だということは、社会人にもなるとさすがに気づいているのではないかと思うのですが…。 まず、チャットツールなどで、すぐにチャットに対応できる状況なのか、何かの仕事で集中しておりすぐに答えられないのか、離席しているのか、などをステータスとして常にチームメンバーにわかるようにしておくことが大切です。また、Evernote では、共有ノートを閲覧していると、他のどの人がノートを見ているかがすぐにわかるようにアイコンが表示されたりもします。 もし仕事をさぼることができるのだとすれば、その人に対して、その人の能力に合った仕事、仕事量が与えられていないことの証といえるでしょう。デスクに座っている時間の長さを元に評価するのではなく、実際の仕事内容や成果で評価するという、管理職の能力が求められます。 また、成果を元に評価することになると、目標の成果を上げるために際限なく長時間労働する人も出てくるかもしれません。問題は「さぼらせないか」ではなく、むしろ、いかに「残業させないか」になるのではないでしょうか。 テレワークできる仕事とできない仕事があって、不公平ではないか? 働く時間や場所の自由度が上がるテレワークをすることができる人と、オフィスに絶対に行かなくてはならないという人の間では、確かに不公平感が出るかもしれません。 しかしそもそも、オフィスでの仕事は部署によってまったく違う働き方をしており、客先に直行直帰ができる部署もあれば、どうしても職場にいなくてはならない工場でのシフト勤務が必須な部門もあります。 テレワークできないと思われる仕事でも、デスクワークをできるだけまとめて週に 1 日だけテレワークにしてみるなど、その可能性を探ってみてはいかがでしょう。 コミュニケーションが悪くなるのでは? 現実を考えてみましょう。オフィスにいるからといって必ずしも良いコミュニケーションができるとは限りません。ミーティングルームからミーティングルームを渡り歩く同僚に、伝えたいメッセージがなかなか伝えられない…、内線で連絡したけれど電話中でメッセージを残したのに、それに対しての返事がいつまでも返ってこない…、そんな経験がある人は少なくないはずです。 むしろ離れているからこそ、話せるときに、あるいは実際に会うときに重要なことを伝えたい、と思うようになります。より効率的なコミュニケーションができるように普段から心がけるようになります。 早速はじめてみましょう 悪い面を考えればキリがありません。しかし、テレワークの良い面を見てみればその恩恵は明らかです。実際に始めてみたら、懸念していた点はさほど大きな問題ではなかったと気づくかもしれません。どうやったらテレワークを取り入れられるか?を前向きに考えることこそ、仕事効率化、生産性向上に繋がります。

リモートワークで重要なコミュニケーション

7 月 24 日のテレワーク・デイに向けてその準備方法や、実際の Evernote Japan での実施方法についてご紹介してきました。 面と向かって話していれば、相手が理解できたかを表情から伺って説明方法を変えたり、また、分かりにくいところに関しては図表や文章を指し示して「この部分についてですが…」といった説明をすることも簡単ですが、リモートで働く同僚とのやりとりは細かいポイントが伝わりにくいこともあります。 今回はそうした問題を回避するために、どういったポイントに気をつけたらいいかについてまとめてみました。テレワークに限らず、普段のコミュニケーションでも使えるテクニックばかりです。 メールの基本 まずは分かりやすいメールにするためのコツです。 タイトルの重要性 タイトルにはどういうアクションが必要なのかを明記するのがよいでしょう。例えば回答が必要なメールのタイトル冒頭には【要回答】【○○までにご回答お願いします】を付ける、何かしらの期限を伝えるメールや、再度返答を促すメールタイトルには【リマインド】【再送】を付ける、など。 To と cc の使い分け 会社やチームによっても活用方法が違うと思いますが、多くの場合、To にはこのメールの内容をお願いしている相手を、cc には参考情報として知っておいてほしい相手を入れます。cc で来たメールを自動振り分けして後で読むフォルダにいれる人もいますから、文面で cc の人へのお願い事項を入れたとしても処理を後回しにされてしまう可能性もあります。 メールの書き方 長いメールは、開いた瞬間に相手を身構えさせてしまいます。忙しい時に長文メールを受け取り、「あとでじっくり読もう」と閉じてしまったが最後、結局処理するのが後回しになってしまった…、そんな経験はないでしょうか。 目的をまず書く まずは何を目的としたメールかをはっきりさせるとよいでしょう。回答が必要なのか?その場合期限はいつなのか? メールの内容 文章を書くときには、相手の立場や考え方を念頭においた上で「どんな書き方をすると一番伝わるか?」を考えて書きましょう。これはメールに限ったことではありませんね。 相手はこの件について、どれくらい知っているかを考えてみましょう。経緯や前提まで説明する必要があるか? 相手の部署や会社で、この言葉が通じるのか?社内でしか使われていない略語などは、毎日使っていると外部の人が理解できるかを忘れがちです。 長いメールになる場合は、箇条書きにしたり、番号を振って伝えたい事柄を見た目にもはっきりさせるといいでしょう。 そして、送信前にはメールを通しで一読することをおすすめします。誤字脱字、コピー&ペーストをした後に不要な部分を削除するのを忘れてしまう、といったことはやってしまいがちです。 チャットの場合 チャットでは長い文章を推敲せずとも、短いメッセージを続けて送信できるのがよいところです。相手がチャットできる環境であれば、すぐに質問も受けられますし、普通に会話するのと同様のコミュニケーションが可能です。 一方、相手からの回答がすぐに来ない場合もあります。メッセージを見逃しているだけの場合もあるでしょうが、お客様の対応をしていたり、他の仕事で手が話せない状況であることも考えられます。よって、回答がないからといって、何度もメッセージを送るのは迷惑になってしまう可能性があります。急ぎで返信が必要な場合には電話をかけるのも一考でしょう。 画像やスクリーンショットを活用 百聞は一見にしかず。視覚に訴える説明は、より直接的に伝わります。さらに、単純に画像やスクリーンショットを添付するよりは、そこに分かりやすい指示も描き込めば、さらに分かりやすくなります。Evernote では、ノートに添付した画像に矢印や図形、文字を使って説明を描き込むことができます。 Evernote プレミアム、Evernote Business では、PDF ファイルへの描き込みも可能です。しかも、描きこんだポイントを「注釈サマリー」として追加することもできます。 以下で、Evernote で画像に描きこみを行いたい場合の編集画面呼び出し方法をご説明します。 Windows の場合 1. ノートを開き、注釈を入れたい画像上にポインタを合わせると、以下のアイコンが表示されます。 2. 左側の「注釈」ボタンをクリックします。 Mac の場合 1. ノートを開き、右上に表示される「注釈」ボタンをクリックします。 2. ノート内に含まれる画像の一覧が表示されますので、注釈を入れたい画像をクリックします。 3. 1.の代わりに、注釈したい画像上で右クリック(Control + クリック)し、「この画像に描き込み…」を選択することも可能です。 iPhone・iPad の場合 1. ノートを開き、注釈を入れたい画像をタップします。 2. 画面下に表示される「注釈」ボタンをタップします。 Android の場合

Continue reading…

テレワーク・デイに向けて(後編)

7 月 24 日のテレワーク・デイまで 2 週間を切りましたが、みなさんの職場ではどのように準備を進めていますか?前回のブログ記事では、テレワーク・デイに私たち企業が参加する意義やその準備段階で考えておくことについてご説明しました。今回は、普段から Evernote Japan でどのようにテレワークを実践しているのかを簡単にご紹介します。 1. カレンダーを共有する 物理的に離れた場所から一緒に仕事をするためには、まずお互いのスケジュールを常に把握できることが大前提となります。Evernote では、各社員のカレンダーを社内で公開しています。ミーティングや休暇はもちろんですが、出張や家から働く日など、オフィスにいない場合はその旨も共有します。社員同士でいつでも予定を確認できるので、スケジュール調整もすぐに行うことができます。 2. Evernote Business に情報を集約&スピーディーに共有 どの端末からでもデータの閲覧、編集、共有が簡単にできることは、テレワークを実践するうえで欠かせない条件です。これにはもちろん、自社ツールでありデスクトップ(Mac・Windows・Web ブラウザ)とモバイル(iOS・Android)の両方に対応している Evernote Business を毎日使用しています。 メモを書き留めたり、ミーティングの議事録をとったり、参考資料やファイルの共有など、すべての業務のベースとなるのが Evernote のノートです。ノートは Evernote の共有機能を利用すれば、出張や在宅勤務などでオフィスにいないメンバーとも簡単に情報共有ができます。あるいは、プロジェクトごとにノートブックを作成してそのまま共有します。決められたノートブックに各自が資料を追加していくことで、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなるほか、人に聞かなくても自分から必要な情報を確認できるので便利です。 また、緊急時にはパソコンが手元に無くてもスマートフォンの Evernote アプリから対応できる点も安心です。 3. 業務連絡、その他コミュニケーション 社員同士のコミュニケーションには、状況に応じてツールを使い分けています。ここでも、前述のカレンダーやノートと同様に、パソコンとモバイル端末のどちらでも不自由なく使えることが重要になります。 チャット: 最も手軽な連絡手段として、チャットツールの Slack を利用しています。簡単な質問や、ファイル(ノート)の共有依頼など、メールのやり取りを繰り返すよりもチャットの方が効率的な場合が多くあります。また、違う場所にいる複数のメンバーに相談したいことがある時も、チャットなら簡単にグループを作って議論ができるので便利です。 メール: 記録に残す、という意味でメールは今でも欠かせないツールです。社内ルールとして、重要な知らせや依頼事項などは必ずメールに書くようにしています。チャットツールの場合、すべての会話が時系列に表示されるため、重要なトピックでも時間と共に流れていってしまうことがあるからです。 4. オンラインで打ち合わせ 遠隔地にいるメンバーとの会議には、Google Hangout や Highfive などの Web 会議システムを利用しています。会議は進行役がスクリーンを共有しながら、ノートに書かれたアジェンダに沿って進められます。同じノートに議事録をまとめて、会議が終了したらすぐに関係者全員に共有するのが通常の流れです。 自宅、出張先、あるいは海外オフィスにいる社員も参加できることが Web 会議システムの大きなメリットですが、特に Evernote の場合は米国本社と 16 時間以上の時差があるため、日本の午前 8:00 頃には既に米国は午後の定時まで数時間しかありません。朝に自宅からミーティングを行えるおかげで、米国本社にいる社員と連絡がとれるこの貴重な時間帯を有効活用できます。 テレワークを実践するメリットとは? 場所に縛られない働き方により「必要な時に、必要な仕事ができる」体制が整い、チーム全体の生産性が向上します。そして、家事と仕事の両立をサポートする柔軟な働き方をオプションとして提供することで、社員の満足度も高まるはずです。さらに、災害時など通勤困難な状況においても仕事が成り立つ仕組みがあれば、最低限の事業を継続することが可能になります。

テレワーク・デイに向けて(前編)

2020 年東京オリンピック・パラリンピック競技大会があと 3 年と少し先まで迫ってきました。国内外から多くのアスリート、報道陣、そして観光客などが集まる一大スポーツイベントは、楽しみであると同時に不安材料もあります。その一つが、交通の混雑です。 2012 年に開催されたロンドン・パラリンピック競技大会では、交通混雑でロンドン市内での通勤に支障が生じるとの予測から、市交通局がテレワークなどの活用を呼びかけ、これに企業や市民が賛同し、多くの企業がテレワークを導入したそうです。これにより混雑を回避することができたのですが、面白いことに、テレワークを導入した企業で、生産性の向上、従業員満足度の向上、ワークライフバランスの改善などの成果が得られる、といった副次的な効果もありました。 この例にならい、今年から 2020 年までの毎年、2020 年東京オリンピックの開会式が行われる 7 月 24 日を「テレワーク・デイ」と位置づけ、テレワーク一斉実施の予行演習が実施されることになりました。 Evernote Japan のメンバーは、日々こうした働き方を実践しています。集中したい作業があるときは家で 1 日作業を行ったり、海外の渡航先からリモートワークを行ったり。ミーティングも Web 会議ツールなどを活用しており、Evernote Business をはじめとしたクラウドサービス、そしてメールやチャットなど、様々なツールを柔軟に使い分けています。 ただし、こうした働き方は一朝一夕で実施できるものではありません。チーム・会社全員の認識を合わせて、適切な準備が必要です。今回は、テレワーク・デイに向けて、まず何を始めたらよいかについてまとめました。 まずは参加する下地を作る インターネットさえあればどこでも働けるという環境自体は整いつつありますが、PC 上のデータだけでなく紙の情報を扱う必要のある仕事であったり、プライバシー情報を扱う部門など、社外で働くことが難しい仕事をされている方もいます。また、就業規則によってオフィスにいる時間が決められている会社もあるでしょう。 まずは上司、そしてチームメンバーと、テレワークについての可否について相談しましょう。現段階でできないという場合は、どうやったら可能になるのか?について考えてみましょう。すべてのメンバーがいきなりテレワークができるとは限りません。可能な部門、可能な仕事、可能な人から始めることも選択肢です。そして、あなたがもし経営者なら、ぜひ会社全体にこの運動への参加を呼びかけましょう! どんなツールを使うのか 回線速度や VPN 利用なども含めたネットワーク環境は、社内と同じ環境で仕事ができるかの鍵となります。自宅であれば家のネット回線の速さが普段からわかっているかもしれませんが、外出先や出張中のホテルなどでは十分な速度がでない場合も。不安な場合は WiFi ルーターなどの準備も必要です。 メール、チャット、情報・ファイル共有、Web 会議システムなどのコミュニケーションツールは、普段から使っていますか?Web 会議システムなどでは事前にソフトをインストールしておく必要があるものもあります。その日になって慌ててインストールするのではなく、事前に準備しておきましょう。 また、どのツールをどんなコミュニケーションに使うかは、常日頃から意識合わせをしておくとよいでしょう。緊急時は電話、急ぎの件はチャット、その他の内容はメールで、など。使用するツールはチーム全員がいつでも使えるツールであることが重要です。 合意とトレーニング テレワークを行う人はもちろんですが、行わない人も含めた全ての人が、この取り組みを理解することが重要です。会社での対面コミュニケーションから、ツールを介したコミュニケーションに変化するという意味では、オフィス内で働く人にとっても働き方の変化があるからです。 この機会に新しいツールを採用するのであれば、社員全員が使い方を習得しなくてはいけません。必要に応じてトレーニングを行ってください。 トライアル&エラー いきなり 1 週間継続してのテレワークを始めることは不可能です。まずは、試験導入を行ってみましょう。テレワーク・デイはそのよいきっかけになるはずです。試験の後には、良かったこと、改善すべきことを洗い出し、次のトライアルに備えましょう。 後編では、実際に Evernote Japan で普段どのようにテレワーク、リモートワークを行なっているかについてご紹介したいと思います。