Tag 仕事

テンプレートで業務を効率化

仕事で Evernote を利用していると、特定の目的に合わせて同じようなノートを繰り返し作成することがあるはずです。例えば、月次ミーティングの議事録など定期的に必要になることがわかっているノートなら、簡単に複製できるテンプレートを用意しておくことで業務の効率化が可能です。忙しい時にノートを一から作る手間が省けるだけではなく、定型のフォーマットに記入するので、必要な情報を漏れなく記録できたり、後から同じ用途のノートを見つけやすくなったりする効果もあります。 今すぐ使えるテンプレートをとりあえず試してみたいという方は、以下の Evernote ヘルプセンターをご覧ください。いくつかの参考例として、議事録、日報・週報、報告書などのビジネス用テンプレートを公開しています。 Evernote ヘルプセンターからテンプレートを入手 >> ヒント: テンプレートには Evernote の表(テーブル)を多用していますが、表計算機能が欠かせない経費精算書などの場合は、ノートに Excel ファイルや Google スプレッドシートを直接貼り付ける方法がおすすめです。 テンプレートの作り方 ヘルプセンターで公開中のテンプレートは、いずれもデスクトップ版の Evernote アプリを使えば作成できるものです。簡単なテンプレートの作り方をご紹介します。 1) Evernote for Mac・Windows を開き、新規ノートを作成します。 2) 書式バーのボタンから表を挿入します。(列数や行数は後から変更可能です) 3) 作成された表に、項目を書き出します。 4) 表を編集します。 *セルが足りない場合は、マウスカーソルを表の外枠にかざすと「+」マークが表示されるので、クリックして列や行を追加できます。 *セルの幅を調整したい場合は、マウスカーソルを列の間に移動すると枠線が緑色に変わるので、クリックしたまま左右にドラッグしてください。 *複数のセルを結合したい場合は、command(Mac の場合)または Ctrl(Windows の場合)キーを押しながらセルを選択し、下記のメニューボタンをクリックして「セルを結合」を選択します。 5) テンプレートを見やすくしたい場合は、手順 4) と同じメニューからセルの背景色を変更します。

仕事の重複を避ける 3 つの方法

「どこかで見たことがあるデータを会議の資料で使いたい」「でもその資料がどこにあるかわからないし、誰が作ったかもわからない」 結局のところ、自分で似たようなものを一から作り直して発表に使った…、そんな経験はありませんか? 同じ資料を二人の人が作るーこんな無駄なことはありません。それどころか、将来同じ資料を使いたいと思う人はどちらの資料を使ったらいいかわからず、また新しい資料を作り直す羽目になるかもしれません。 また、こんなケースはどうでしょう。 素晴らしいアイデアが浮かんで企画書を作ってみたら、実は 3 年前に同じことが考えられていたのを後になって発見した、あるいは、すでに実行されており、しかも失敗していた…。 あなたが欲しい情報は一体どこにあるのでしょう?そして、社内の知識は会社に長く在籍した人に聞かないかぎり、わからないものなのでしょうか。 こうした仕事の重複を避けるためには、社内での情報取り扱いのルールを作る必要があります。情報を見つけやすくし、埋もれにくくする方法をご紹介します。 ステップ 1:すべてを 1 ヶ所にまとめる Office 書類を共有する場合、会社のサーバに保存するルールですか?一方、メールでやりとりする場合もあれば、バージョンによってはあなたのパソコンにしか存在しないものもあるかもしれません。さらに、Google ドライブも併用したりしていませんか?書類の保存場所が複数にまたがると、過去の情報を見つけ出すのがどんどん困難になっていきます。すべての情報を 1 ヶ所にまとめておけば、チームメンバーが検索するのはその 1 ヶ所で済みます。 Evernote Business のノートには Office 書類や PDF ファイルを添付できるほか、Google ドライブのファイルを追加したり、Slack での会話を保存したりすることができます。プロジェクトごとにノートブックを作成したり、あるいはタグを活用してノートブックを横断的にまとめることも可能です。 ステップ 2:仕事に取り掛かる前に、まず調べる 仕事に手をつける前には、他の人が同じような資料・データ・グラフなどを作成していないか?過去に似たような企画はなかったか?もしあったとしたらそこから何を学んだのか?といったことを確認する時間をとりましょう。同じデータがすでに作成されていれば、あなたの準備時間を大幅に節約することができます。また、同じようなプロジェクトが過去にあれば、以前のフレームワークを再利用することができるかもしれませんし、以前の失敗から学び今回はその問題を乗り越えることができるかもしれません。 Evernote Business にこうした情報が保存してあれば、それがどれだけ古いプロジェクトであろうと、担当者がすでに退職していようと、いつでも取り出すことができます。 ステップ 3:次の世代へつなげる プロジェクトが終了したら、次の世代に知見を引き継いでいきましょう。様々なヒント、失敗から学んだことなどをまとめ、他の人が見つけやすいようにしておくことも重要です。このため、タイトルやタグの付け方をルール化しておくとよいでしょう。 また、プロジェクトのノートブックには目次ノートをつけておくと、欲しい情報をより簡単に見つけられるようになります。きっと次世代のチームメンバーに感謝されることでしょう。 このサイクルを繰り返していくことで、より無駄のない、精度の高い仕事が可能になるはずです。 Evernote Business について詳しく »

情報の海に飲み込まれないために

「必要な情報が見つからない」「必要な情報を探すのに時間をとられて、実際の仕事に専念できない」 ー そんな経験は誰にもあるはずです。 仕事に必要となる多様な情報は、書類、Web ページ、書籍・雑誌、動画、音声など形態も様々なら、パソコンの中からサーバー、書類キャビネットなど置き場所も様々。 また、パートナーや同僚とのやりとりは、メール、チャット、電話での会話、会議…と、様々な場所で行われています。それどころか保存すらされていない場合もあります。 そして、誰かにある情報について質問しようにも、その人が同じオフィスにいるとは限らず、海外支店とのやりとりとなればその回答はすぐには返ってきません。 これは私たち現代の会社員が抱える一番の問題といっても過言ではありません。情報の分散は、生産性を阻害します。 マッキンゼーの調査によると、私たちは仕事の 19% の時間を何かを探すために使っているといいます。つまり、1 週間の勤務 5 日間のうち、ほぼ丸一日を「探す」という行為に費やしてるということです。 また、何かを探すために仕事を一時的に中断した場合、また作業に戻って集中した状態に戻るまでには時間がかかるため、これも生産性を下げてしまう一因です。この調査では、もしこの「何かを探す時間」を省くことができれば、生産性は 30〜35% 上昇するとも言っています。 また、HubSpot による調査では、82% の調査対象者が、仕事で必要な様々なシステムにログインするために、1 日あたり 1 時間ほどの時間を費やしているといいます。多くの会社は 1 つ〜5 つほどのサービスを情報の保存や共有のために活用しているそうですが、一番極端な例では 88 個ものサービスを使っていたそうです。 こうしたサービス同士は必ずしも連携していませんので、すべての情報を一気に検索することは不可能です。情報を見つけるために時間がかかるのも、不思議なことではありません。 適材適所 88 ものサービスを使っているのは極端ですが、逆に 1 つのツールですべてを済ますのもまた無理があります。 例えば、家が火事になっているときに、消防署にメールで連絡する人はいません。一番緊急を要する件に関しては電話で、回答が欲しい件についてはメッセージングツールでといった適材適所があります。 よって、複数のサービスを上手に使い分けることが大切です。 重要なのはルール作り それでは、複数のサービスを、チームで使いこなすためにはどうしたらよいでしょうか?重要なのは、チーム全員がそれぞれのサービスをどのように使うかについて理解し、決めたルール通りに実行することです。 例えば、Everote Business をお使いのユーザ様の中には、こんなルールで運用されているお客様がいらっしゃいます。 タイトルの頭に日付を入れる ノートは日付・会社名・ご担当者様のお名前をカタカナでタイトルに入れる 議事録ノートに部署や年などをタグ付けする 名刺ノートはそれを保存した担当者のイニシャルをタグ付けする こうしたルールさえ決めて、すべてを Evernote Business に保存すると決めておけば、蓄積した情報の海から必要なデータをすぐに見つけ出すことができるようになります。また、新入社員トレーニング時にこのルールについて徹底すれば、新しいチームメンバーでも、すぐに過去の情報まで見つけられるようになるでしょう。 Evernote Business について詳しく »

生産性向上のヒント

Evernote はみなさんの生産性を高めるツールとして認識いただいていますが、「生産性」とはそもそもなんでしょう?そして「生産性向上」という言葉をどのようにお使いでしょうか。定義で言えば、より少ない資源からより多くの生産物を作る、より少ないインプットからより多いアウトプットを産み出す、といった意味ですが、会社で上司から「生産性を上げろ」と言われたときには、「今まで以上に結果を出せ」という意味で使われているのではないでしょうか。 ではそれをどのように実現すればよいでしょうか?まず考えられるのは、無駄を極力排除するということです。休憩時間を可能な限り少なくするといったことはすぐに思いつきそうです。 残業をして仕事量をもっと増やす、ということを考える人もいるかもしれません。でも、これは結果を出すことにはつながるかもしれないですが、よりあなたの資源を投入することになるので、真の意味で生産性が向上したとは言えなくなってしまいます。 (もちろん、上司は「アウトプットを増やせ」という意味で言っていると思われるので、実際には「もっと働け」と言っているのかもしれません。その場合は別の問題が生まれそうです。必要であれば人事に相談する必要があるかもしれません…。) こうした方法では、どんどん仕事がきつくなり、社員一人ひとりのやる気が失われ、疲弊が進み、生産性はむしろ下がってしまう可能性があります。 つまり、これまでのやり方を変えないまま生産性を上げるのには、限界があります。考え方、やり方を変える必要があるのです。一方、何かを変えたら劇的に生産性が向上する、といった魔法は存在しません。一つ一つの積み重ねが結果を生みだします。 やるべきことをクリアにする タスクを見渡し、優先順位をつける 毎朝会社に着いたら、今日やるべきタスクを洗い出します。紙に書き出す、Evernote でリストを作るなど、その方法は自分が一番よいと思うものでよいでしょう。タスクによっては、別のタスクや他の人のタスクが終わらないと始められないものもあります。どういう順番で済ませていくかをシミュレーションしましょう。どこから手をつけたらいいか分からない、という状況を脱却しましょう。 できないことは相談する 上記と関連しますが、やらなくてはいけないことなのに、どうしてもその日のタスクとして終わりそうもない場合には、事前にその旨を上司や関係者に相談しましょう。場合によっては他の仕事を後回しにしてもそのタスクを終わらせてほしいと上司からのプライオリティ変更指示があるかもしれません。また、自分にできると思っていたタスクが自分の能力や知識では完了できない、ということもあるかもしれません。悩んでいても仕方ないので、すぐに他の人に相談することが大切です。 ミーティングをもっと生産的に ミーティングを減らす Evernote 社内ではアジェンダが用意されていないミーティングには参加しなくていい、という決まりがあります。会議で何を話すのか?そこで解決しようとすることは何なのか?を事前に共有することが重要です。準備をした上でミーティングに望まない限り、時間の無駄になってしまう可能性があるからです。たくさんの人数が参加するミーティングは、その人たちの人件費がいくらかかっているかを想像する必要があります。無駄なミーティングは極力減らして、ミーティングをする以外の方法で解決できないか?を考えるクセをつけましょう。 必要のないミーティングには参加しない 会議に出席しても自分は何も発言せずに終わった、という経験はありませんか?本当にあなたがそのミーティングに参加する必要があったのでしょうか?呼ばれたから出たという場合もあるでしょうが、その場合には参加を呼びかけてくれた人になぜ私が呼ばれたのか?そして、今後もこのミーティングに参加する必要があるか?を確認すべきです。発言をしなくても多くの情報を得られるミーティングであれば、後で Evernote などで共有された議事録を読むという方法もあります。 何かを変える 環境を変える 普段と違うことをするだけで脳が刺激され、面白い発想が浮かんでくるものです。時には働く場所を変えてみるのもよいでしょう。デスクから離れてソファで仕事してみる、ミーティングルームにこもってみる、また、オフィスから外にでてカフェなどで仕事するとはかどるという人もいます。さらには、散歩をして外の空気を吸う、短い昼寝をとってみるのはいかがでしょう。また、普段夜型の人は早起きしてまだ誰も出社していないオフィスで 1 日をスタートするのもよし。それが無理という方は、机を整理してみる、照明を変えてみる、文房具を変えてみる、といった小さな変化から始めてみませんか。例えば机の上に散らかった書類をスキャンして Evernote に保存してしまうのはいかがでしょう。 常識を疑う 今までのやり方を続けることは、より楽で心地いいものです。また、社会経験を積めば積むほど、自らの経験をもとに様々なことを予測することができるようになるものです。しかしながら、変化が加速する世界の中で、必ずしも人々の行動や考え方が昔と同じとは限りません。昔の常識が現在の非常識になっていることも多数あります。以前に結果がでたやり方を続けることに疑念を持ちましょう。「〜〜であるはず」という経験則も、ときに疑ってみましょう。 とにかく始めてみる 自分にコントロールできないことは心配しない、そしてとにかくやる 私たちは様々なことを心配しがちです。XXだったらどうしよう、OOのケースはどうだろう、といったシミュレーションは大事ではあるものの、自分たちにはどうすることもできない問題もあるものです。やらないでクヨクヨしているならば、まずやってみてから、本当にできないのか、できないところはどこなのかを見つけ、後から修正していくほうが建設的です。完璧を目指したい気持ちはわかるのですが、『千里の道も一歩から』です。 早速行動に移してみてください。考えすぎてなにもしないより、まずはできることから始めてみましょう。その際には、ぜひ Evernote をあなたの相棒として使ってみてください。

悩み別!仕事での Evernote の始め方

仕事の効率を上げたくて Evernote をインストールしてみたけど、何ができるの?何から手をつけたら良いの?とお困りの方も多いかもしれません。そこで今回は、仕事で抱えがちな悩み別で、初心者におすすめの 5 つの機能をご紹介します。どれもスマートフォンがあればできるものですので、ぜひ試してみてください! 1. やることが多すぎて何から始めたら良いか分からない。 自分の仕事をたくさん抱えているのに、急な仕事をいくつも頼まれてしまった。何から手をつけて良いか分からずパニック!という状況になったことはありませんか? そんな時は、一旦やることを書き出して、頭の中を整理することが大切。Evernote のチェックリストを使って ToDo リストを作りましょう。 タスクを可視化することで全体の仕事量や優先度などが把握できるので、漠然とした不安が軽減でき、効率的に作業を進めることができます。 出勤中の電車の中や就業前のオフィスなど、自分で決めたタイミングでタスクの整理を習慣化するのもおすすめです。 >>> Evernote での代表的なタスク管理の方法を見る。 2. あとで参考にしようと思っていた Web ページが見つからない。 「この Web ページ、参考になりそうだから後で見よう。」とブックマークに保存したら、そのページ自体が削除されてしまい、見ることができなかった。あるいは、ブックマークしたものが多すぎて、見たかったページが見つからない!と困った経験はありませんか? そんな時は、Web クリッパーを使って、そのページごと Evernote に保存しましょう。一度保存しておけば必要なとき検索ですぐに引き出せますし、そのページ自体がなくなってしまっても Evernote 上では見ることができます。 たとえば、こんなものを保存しておくと便利です。 自社や競合他社、業界トレンドなどに関する記事 Web 明細書やオフィス機器の Web の取扱説明書 歓送迎会に使えそうなお店のページ 出張時の宿泊先や訪問先までの地図 リニューアル前の自社の Web ページ 3. 名刺を探したり管理したりするのにすごく時間がかかる。 交換した名刺をどう管理すべきか悩んだ末、結局机の引き出しに入れっぱなしになっていたりしませんか?あるいは、もらったはずの名刺がすぐに見つからず、探すのに時間がかかっていたりしませんか? 名刺で重要なのは、名刺そのものではなくて、所属や連絡先などの中身。どうしても必要なもの、取っておきたいもの以外は、Evernote の名刺スキャンで保存しておきましょう。やり方は簡単!スマホの Evernote のカメラを名刺にかざすだけです。 Evernote の名刺スキャン機能で作成されたノートは、「連絡先ノート」という特別なレイアウトのノートとして保存されます。そのため、電話・メールのアイコンをタップすると、直接電話をかけたりメールを送信したりが可能。また、その人についてのメモも追加できます。 さらに、保存した名刺は必要なときすぐに検索で引き出せます。「会社名は分かるけど、名前が思い出せない!」とという場合でも、検索で見つかるので安心です。なお、Evernote の名刺スキャンはプレミアムの機能です。ベーシック・プラスでは 5 枚までお試しができます。 4. 大事なメールが埋もれてしまってすぐに見つからない。 メールボックスには、仕事のメールからメールマガジン、売り込みのメール、スパムメールなど、日々たくさんのメールが届きます。そんな中、予約した飛行機の e チケットや仕事の依頼に関する大切なメールなどが埋もれてしまって、すぐに見つからなかったという経験はないでしょうか? そんな時は、メール転送の機能(プラス・プレミアムの機能。ベーシックは 5 通までお試し可能)で、メールごと Evernote のノートに保存。1 アカウントごとに付与される「Evernote 転送用メールアドレス」宛にメールを送ると、その内容が Evernote のノートとして保存されます。 この機能は、定期的に届くメールマガジンを Evernote

Continue reading…

チームワークを成功させる

「チーム」という言葉を聞いて、どんなことを想像されるでしょう?複数人数で行うスポーツのチーム、あるいは、同じオフィスで働く部署の仲間、といったものでしょうか。 チームは「ある同じ目標に向かって共同で仕事をする人の集まり」です。 働き方が多様化する現代では、同じオフィスで働く仲間だけがチームとは限りません。拠点間を超えて同じ業務を行う同僚がいたり、あるいは社外のパートナーやフリーランスのメンバーも含めてチームとして働いていることも多いでしょう。 それでは、なぜ「チーム」が必要なのでしょうか?チームで働く利点は、個々がバラバラに働いて得られる成果よりも、チーム全体でより高い成果を得られることです。 しかし、チームとしてより高い成果を得るためには、いくつかの重要な要素があります。チームワークを成功させるためのコツを、スポーツのチームと会社を比較しながら考えてみましょう。 役割の違いを知る スポーツチームのメンバーはそれぞれの役割を果たしています。ピッチャーとキャッチャー、バックスとフォワード、アウトサイドとインサイドなどなど。 チームのメンバーは組織の中で全く同じ種類の仕事をしている人とは限りません。会社をチームとしてとらえれば営業と経理、マーケティングとサポートではまったく違った仕事をしています。しかし、企業理念を掲げ、利益を継続的に出していくという目的を共有しています。同じ部署の中だとしても、営業には外回りの営業もいれば、オフィスでお客様からのコールに対応したり、外回り営業のサポート業務を行うのが仕事という人もいらっしゃると思います。 チームは全体としてより大きな成果をあげるために分業をおこなっています。チームとしてうまく機能するためには、他のチームメンバーの役割を理解し、適切な情報をやりとりすることが重要です。私にとっては常識でも、相手にとっては全く知らないことかもしれません。相手が理解できる内容か?専門用語・部内用語を使いすぎていないか?などを常に意識してコミュニケーションする必要があります。 個人の違いを知る ヒットを重ねていくバッターとここぞの場面でホームランを打つバッターでは、どちらが優れているということはなく、それはそれぞれの個性です。プレイヤーの特性を理解し、どんな場面でどんなバッターを使うとより効果的なのか?を考えるのは監督の役割でしょう。 会社組織でも同じです。ベテランから新入社員まで、能力や経験の差もさまざまですし、もちろん性格も違います。どんな仕事を誰に頼むのか、どんな伝え方をすればいいのかはマネージャの腕のみせどころです。 もちろんチームメンバー同士も、相手の性格を考えた上で、どんな伝え方、どんな頼み方をするのがいいのか?を考えると、より仕事がうまく回るようになるでしょう。 情報を共有する 相手チームの弱点を分析すること、自分たちのチームの状況を把握することは、勝負の重要なカギとなります。そしてこの情報はチーム内の全員が見ることができる状態にしておく、そして全員がそれを理解することがとても大切です。 チームとして働くメンバーとは、できるだけオープンに情報を共有しましょう。意外と同じようなことをしていたり、過去に別部署で行なっていた施策が参考になることもあります。また、たまたま見かけた情報が新しいアイデアにつながることもあります。 Evernote Business を使えば、普段から共有を意識することなく、チームメンバーと情報をシェアできます。 例えば、ビジネスノートブックに自社や競合他社、業界のトレンドに関する Web をクリップしたり、新聞や雑誌記事の写真を撮影して入れたり、市場のトレンドを全員とシェアしたり(相手チームの弱点を分析)。各拠点にいるスタッフの日報をビジネスノートブックに入れておくことで、各地の最新状況や同僚の仕事が分かったり(自分たちのチームの状況を把握)。 また、Evernote のコンテキスト機能により、内容が関連する同僚のノートを表示してくれたり、関連するニュースが表示されたりします。自分では発見できない情報を気づかせてくれる可能性があります。 例えば、あるテーマのセミナーの企画書を書いていたら、過去に別の部署が行なった同テーマのセミナー企画書が表示されたり、客先への提案書のドラフトを書いていたら、その企業に関する重大なニュースが表示されたので、提案書に生かせる、といった使い方が考えられます。 ルールを守る 最後に、ルールを守ることはスポーツでも仕事でも基本中の基本です。一旦チームでルールを決めたら、きちんと守って気持ち良く仕事しましょう。 ただし、仕事のルールは、状況に応じて柔軟にアップデートすることも必要となります。変更したいルールの提案をチームメンバーで議論できるノートブックを作り、新しいルールを作っていくのもよいでしょう。

外出先からでもあなたの情報をすぐに共有

「今すぐプロジェクトの資料が欲しいのでメールで送ってくれない?」といった依頼を、外回りの出先や出張中に受けたことはありませんか?パソコンを持っていてもそれを開ける状況でない、あるいはすぐにネットに繋げられる状況でない、ということもありますよね。 普段から Evernote にすべての情報を入れておけば、パソコンを持ち歩かなくても、簡単にスマートフォンでノートやノートブックを共有することができます。 以前「ノート共有とノートブック共有の使い分け」の記事ではデスクトップでの共有方法をご紹介しましたが、今回はモバイル環境での共有方法をご紹介します。 簡単なノート共有方法 誰かにノートを見せたいとき、その相手が Evernote を使っているかを意識せず、簡単に公開する方法です。公開リンクをコピーし、メール・チャットアプリなどに貼り付けて、共有したい相手にお知らせください。 iPhone・iPad 版の場合 ノート上部右寄りの「共有」アイコンをタップします。 「リンクをコピー」をタップします。 Android 版の場合 ノート右上の「共有」アイコンをタップします。 「別の方法で共有」下に表示される「共有用リンクは無効です」をタップします。すると、共有用リンクが有効となり、共有用リンクをどのように使うかを選ぶ画面が表示されます。メールアプリやチャットアプリにそのまま送ることもできますし、「クリックボードにコピー」を選べば、お好きなところに貼り付けることができます。 より高度な共有方法 閲覧権限のほか、編集権限、あるいは、他の人をノート・ノートブックに招待できる権限を付与することも可能です。 iPhone・iPad 版の場合 上部のドロップダウンメニューから共有したいノートブックをタップして開き、ノートブック表示右上のオプション(点線)ボタンをタップします。 「ノートブックを共有」をタップします。 Android 版の場合 ノートの共有は、ノート右上の「共有」アイコンをタップします。 ノートブックの共有は、左側のメニューからノートブックを選択して、共有したいノートブックのオプション(点線)ボタンをタップします。 開いたダイアログで「共有」をタップします。 上記の操作により、共有したい相手の名前・メールアドレスを入力し、共有権限を選択するダイアログが表示されます。画面の指示に従って、操作してください。

夏休みの間、仕事に追われないために

8 月に入りましたが、今年の夏休みはすでにとりましたか?お盆の時期に会社全体で休みをとるというケースもあると思いますが、そうでない場合は「自分が休んでいる間になにか問題が起きたらどうしよう?」という不安を持たれる方もいるでしょう。 しかし、それではリフレッシュのためにとった休暇が台無しです。そんな不安なく思いっきりバケーションを楽しむための方法をまとめてみました。 普段から共有して、引き継ぎの負担を軽減 夏休みや長期休暇は通常計画的にとるものですから、事前に準備したり、誰かに引き継ぎをする時間をとったりできます。一方、突然病気になったり怪我をして働けなくなることも、絶対に起こらないとは限りません。 このため、休みの前に慌てて作成するのではなく、普段から業務手順書のようなものを作っておくとよいでしょう。Evernote は文章のほか、他のノートや Web サイトへのハイパーリンクを追加したり、写真や画像、ファイルなどを一つのノートにまとめられますので、分かりやすい手順書作りに持ってこいです。詳しい方法は、こちらの記事をご覧ください。 また、どういった仕事を抱えているかや、その進捗状況をチームメンバーに共有しておくことをおすすめします。 特に小さい会社、部署では「この仕事をするのはあなたしかいない」ということが起こりがちです。根本的な解決として、誰か一人しか知らない、できない、といったことは日頃から減らしていくことが重要です。 引き継ぎはポイントを明瞭に あなたにとっては勝手知ったる単純作業かもしれませんが、休み中に肩代わりを頼まれる側にとっては、普段やり慣れない仕事をしなくてはならず大きな負担になるはずです。相手の立場に立って、引き継ぎ内容を考えましょう。 たくさんの情報を伝えたくなるのは山々ですが、「これだけやれば大丈夫」ということを、明瞭に伝えるようにしましょう。 「どこ」にあるファイルをアップデートするのか、「誰に」送るのか、「どんな」項目が必要なのか。そして、フォーマットは?ファイル名の命名ルールは?など、できるだけ具体的に説明することが大切です。テンプレートなどがある場合は、シェアしておきましょう。 絶対にやらなくてはいけないこと以外は、休暇前、あるいは休暇明けに自分で処理するようにしましょう。 「覚えていられるかな?」「メモをとり忘れていないか」といった不安を相手に抱かせないよう、口頭で依頼するだけでなく、後から確認できる文書として残しておきましょう。 実際の引き継ぎ内容については、過去にこんなブログ記事をご紹介しました。 産休前の引き継ぎ不安を解消!1 ヶ月で新人に業務を引き継ぐまで 休暇前、仕事の引き継ぎを Evernote で 休暇中どうしても助けが必要な場合は 「自分のデータはすべてパソコンに入っているので、休みの間に問題が起きたときのためにパソコンを旅行に持っていく」ーそんな方もいらっしゃるでしょう。Evernote をスマートフォンにインストールしてあれば、パソコンを旅先に持って行かなくても、いつでもどこでも仕事の情報にアクセス可能になります。緊急の用件で電話がかかって来た際でも、データさえ手元で見られれば、すぐに指示を出して実際の作業はオフィスにいる同僚に対応をお願いすることも可能です。 そのためには日頃から Evernote を使っておくと便利です。また、Evernote Business をご利用なら、会社の同僚、チームとの情報共有がより簡単になりますので、「あのデータを送ってください」といった依頼は格段に少なくなるはずです。 行動がチームを変える みなさんにも不明瞭な引き継ぎのため不安に陥った経験があるかもしれません。あなた自身が率先してより分かりやすい引き継ぎを行うことで、周りの人たちもきっとあなたに感謝し、次の引き継ぎ時の参考にしてくれるはずです。気持ち良く休暇をとるため、休暇中に余計な心配をしないためにも、普段から備えておくのが大切です。

なぜスマホ仕事に Evernote?

みなさんは仕事にスマートフォンを活用していますか?外回りではパソコンを持たず、スマホだけですべてを済ませてしまうという人も増えています。 電話、メールやチャット・メッセンジャーなどのコミュニケーションツール、ToDo リストやカレンダーをはじめとしたスケジュール管理ツール、ブラウザ・ニュースアプリなどの情報収集ツール、外出・移動の際に必要な交通・地図ツール、顧客管理用アプリ等々、仕事で使うアプリは多岐に渡ります。 そんな中、メモはどうしていますか?仕事でも仕事以外でも、ちょっとしたメモを取りたい、大切な情報を保存しておきたい、という機会は少なくないはずです。 Evernote には Android 版、iPhone 版があり、あなたの大切な情報にスマートフォンから簡単にアクセスできます。 ノート・メモアプリで十分では? モバイルだけですべてを済ませてしまうという方なら「Evernote をわざわざ使わなくても、他のメモアプリで十分」を思われる方もいらっしゃるでしょう。 確かに、テキストだけでしたらメモ・ノートアプリで十分かもしれません。ですが、Evernote を使うと、こんなメリットがあるんです。 その 1 )Evernote なら、テキストのほか、写真・画像はもちろん、手書きスケッチ、音声、添付ファイルなど、様々な種類の情報をまとめて保存できます。 その 2 )写真・画像は、その中の文字まで検索対象になります。手書きのメモも写真に撮って保存しておけば、あとで簡単に見つけられます。さらにEvernote プレミアムなら、添付された PDF ファイルや Office 書類の中まで検索対象になります。 その 3 )クラウドサービスですから、データがなくなる心配がありません。間違ってアプリを消去してしまったり、端末を変更しても、データは常にクラウドに保存されています。 他のサービスと比べて、どこがいいの? すでにクラウドを活用されている方なら「なぜ Evernote がいいの?」と思われるでしょう。Evernote にはこんな特長があります。 その 1 )ファイル保存型のサービスの場合、ファイル名で検索します。ファイルの名前付けルールを徹底しない限り、欲しい情報にたどり着くのは至難の技。しかし、覚えているのはファイルの「中身」ではありませんか? Evernote はノート内のテキスト検索はもちろん、画像内の文字が検索でき、Evernote プレミアムなら添付ファイルの中まで検索できます。さらに、複合条件での検索も可能ですし、検索条件の保存も可能。タグを活用すればさらに便利に整理できます。 その 2 )Evernote では、1ヶ月の間にアップロードする容量によってプランが変わって来ます。よって、全体の保存容量は実質無制限。ある月*に大量のアップロードが発生してしまう場合、その月だけプランを変更することも可能です。(*アップロード容量はアカウントを作成した日付またはアップグレードした日付に毎月リセットされます。リセット日はユーザごとに異なりますのでご注意ください。) その 3 )Evernote と連携して利用できるアプリたくさんあります。たとえば、Google ドライブや Outlook。日本のビジネスマンに必須ともいえる日経電子版、スマートニュースやジョルテなどとも連携します。 では実際にはどう使えるのか? では、実際に Evernote をどう使うのかについて、いくつかの例をご紹介します。 その 1 )セミナーに参加したら、その帰りに忘れないうちにセミナーレポートを下書き。テキストとともに、セミナー中に撮影した写真(スライドの写真など)も追加できます。 その 2 )通勤途中や移動中の電車内で Web で調べ物。クリッパーでとりあえずどんどん保存しておき、後でゆっくり読む。逆に、家または会社を出る前に保存した Web クリップを電車で読む。 その 3 )思いついたアイデアをメモするだけでなく、ワークチャットですぐにチームメンバーなどに共有。わざわざメールする必要はありません。 その 4 )パソコンで書いた続きをスマートフォンで編集。

Continue reading…

イベント準備から終了後の打ち上げまで、Evernote を使った仕事の進め方

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 他のクラウドストレージと比較されることの多い Evernote。仕事で使うと、どんなメリットがあるでしょうか? ファイルをフォルダで整理する通常のストレージと違い、一つのノートに複数のファイルを添付できたり、ノートリンクや目次ノートを作ることができる Evernote は、様々な情報を一ヶ所にまとめ、つながりを持たせることができます。例えばプロジェクトに関連する情報を Evernote でまとめれば、全体像がわかりやすくなり、ミーティングを少なくすることも可能です。どんな情報を Evernote に入れると良いか、一例として先日の Evernote セミナー準備に使ったノートブックの中身を、順を追ってご紹介いたします。 ノートブックを共有し、アイデアベースから始める 最初に、プロジェクトのノートブックを作ります。今回は Evernote のセミナーなので、ノートブックの名前は「Evernote セミナー東京 20160717」としておきました。そして、まずは簡単にアイデアベースからのノートを書き始め、ノートブックを主要メンバーへ共有します。ちなみに個人向けの Evernote でもノートブックの共有は可能ですが、タグを追加できるのはノートブックのオーナーだけなど、使い方に制限があります。Evernote Business のビジネスノートブックでは、編集権限のあるメンバーなら自由にタグも追加可能ですし、管理コンソールで権限設定できるので安心です。 プロジェクトに必要な情報を集める 共有したノートブックに、まずは必要な情報を集めます。例えば、会場を撮った写真に注釈機能で描き込みをしておくなど、他のメンバーが内容を見て理解できるようにノートを作成します。 ■作成したノート セミナー募集ページの Web クリップ 会場の地図 フロアの図面、会場を撮った写真 事前準備のタスクリストとコンテンツを作る 必要な情報が集まってきたら、やるべきことが見えてきますので、タスクリストを作成します。あわせてイベントでは重要なタイムテーブル、それからコンテンツの概要も作成します。すでにメンバーには共有していますので、自分では忘れていたタスクなどがあったら追記してもらいます。 ■作成したノート タスクリスト 当日の準備品 タイムテーブル コンテンツ(パネルディスカッションの案など) 当日のシナリオとフローなどを作成する イベント当日の動きがスムーズに進むように、できるかぎりシミュレーションをして、あらかじめ何をすべきかをノートに書き出しておきます。司会のスクリプトなども決めておきましょう。また、当日会場に貼りだしておくサインも入れておきます。 ■作成したノート 受付のフロー 司会のスクリプト 会場案内サイン ノートリンクを使ってメンバーの役割分担をする さて、ここまでノートができたら、役割分担をします。メンバーを役割ごとにチーム分けし、ノートリンクを使って、見てほしいノートをリンクしておきます。こうしておけば、誰が何をすべきなのかが理解できます。さらに余力があれば、セミナー後の打ち上げのお店を予約して、打ち上げ参加者リストを作っておくのもいいかもしれません。 ■作成したノート メンバーとタスク割り振り 打ち上げの場所とメンバー 目次ノートで情報を整理し、あとで使える情報に 最後に、すべてのノートをまとめた目次ノートを作成します。単純に並べるとわかりにくいので、小見出しをつけて分けておきます。目次ノートを作ることで、あとあと何が必要だったか、だれがどんな役割分担だったかがわかります。目次ノートを目立たせる工夫として、変更日を未来にしておくと一番上に来るので見やすくなります。 以上、いかがでしたでしょうか? このような情報をノートブックに入れて共有することで、今回のセミナーでは事前打合せを一回もせずに滞り無く進みました。普段の業務でも、他の人が見て理解できるようにメモをとり、必要なファイルや情報を Evernote にまとめることで、情報がわかりやすくなりミーティングが減らせると思います。ぜひお試しください。 ドコモは Evernote と共催でこのようなセミナーを定期的に実施しております。Evernote Business の良さを知りたい、という方にぜひおすすめです。まずはスモールスタートから始めたい、という方は、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスからお申し込み可能です。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能。ぜひ

Continue reading…

  • 1 2