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仕事の記録に。Evernote と IFTTT 連携でテンプレートノートを自動作成。

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business Evernote をワークスペースとして仕事をしていると、やはり使用頻度が高いのは日報や議事録ではないでしょうか。他のメンバーと共有しているノートブックに日報や議事録を保存しておけば、わざわざメールで報告をしなくても、自然と情報共有が可能になるのが Evernote の良いところ。 しかし、自分で作ったフォーマットを、他のメンバーにも浸透させるのは意外と難しいものです。ひな形になるノートを探して、内容をコピペして新しいノートを作成するという、ちょっと面倒な作業を毎回してもらわなくてはなりません。会社で Evernote を使ってもらい、業務をより効率化するためには、この面倒な作業を効率化し、初めて Evernote を使う人にも使いやすくする工夫が必要です。 今回は様々なクラウドサービスと連携する「IFTTT」を活用して、自動的に日報と議事録のフォーマットを作成する方法をご説明します。 IFTTT とは? 「IF This Then That」の略で、「イフト」と読みます。「○○が○○の時、○○で○○をする」という条件文(レシピ)により、作業を自動化できる優れもののサービスです(2015 年 11 月現在無料)。筆者はこれを使って、twitter や Instagram で気に入ったものを自動的に Evernote に保存するレシピを利用しています。 IFTTT の事前準備 1.IFTTT のサイトでサインアップします。登録に必要なのはメールとパスワードだけでOKです。 2.Channels のページの Evernote で「Connect」ボタンをクリックし、Evernote の承認画面で Evernote に IFTTT を承認させます。 3.Googleアカウントを持っている方は同様に、Google Calendar のページで「Connect」ボタンから承認をしてください。 以上で準備は完了です。 日報のテンプレートノートを自動作成 ご自分で設定をされても良いのですが、できるだけ簡単に試せるよう、例としてレシピを作成しておきました。 こちらのレシピを追加すれば、平日(月〜金)の朝 9:00 に日報のテンプレートノートが自動的に保存されます。テンプレートの中身はシンプルなテキストと簡単な HTML タグなので、用途に合わせて変更してください。(※ 1) 日報は、現状の業務を把握して、仕事の無駄を省き効率を上げるためのものなので、何をどれだけやってどんな成果が出たのか、報告者が簡単に書けて継続できるフォーマットが良いと思います。 議事録のテンプレートノートを自動作成 議事録についても、あらかじめレシピを作成しておきました。 こちらのレシピを追加すれば、連携させておいた Google カレンダーで、タイトルに「ミーティング」が入ったスケジュールがある場合、開始15分前に議事録のテンプレートノートが作成されます。Google カレンダーに入っている情報を自動的に入力することができるので、改めて記入する必要がなく、かなり手間を減らすことができます。こちらも必要に応じて内容を変更してください。(※ 1) ※ 1:ビジネスノートブックに追加したい場合は、IFTTTからいったん個人ノートブックにノートを作成いただき、その後手動でビジネスノートブックへ移動(あるいはコピー)していただく必要があります。 以上いかがでしたでしょうか? 自動的にテンプレートノートが作成されることで、毎日数分かかる作業をなくすことができるので、年間で考えるとかなりの効率化になるのではないでしょうか。また、同じテンプレートを他のメンバーにも展開しやすくなるので、情報の共通化がはかれます。ぜひお試しください。 このように作成した日報や議事録を、Evernote Business なら簡単に共有することができるので、チームで情報共有をすすめて業務改善をしたい企業様にはおすすめです。5

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Evernote の検索機能を使うポイントを紹介します。

新しいプロジェクトをはじめる際のアイデア出し、自由闊達なブレインストーミング、進行案件の振り返りなど、ビジネスにはさまざまなシーンがあります。どのタイミングであっても「データ」や「資料」を活用、共有しながら進めていくことが多いでしょう。 デジタルデータも、紙やホワイトボードといったアナログな資料も、Evernote に集約をするのが効率化への第一歩です。Evernote の売りのひとつでもある、強力な検索機能を活用すれば、欲しい情報にすぐ出合えて、仕事のスピードをアップできます。 データの集約は簡単です。 Web ページや YouTube 動画は『Evernote Web クリッパー』をインストールすれば、最短 2 クリックで保存できます。 紙資料や名刺はスマートフォンで撮影するか、ScanSnap Evernote Edition スキャナのようなドキュメントスキャナで読み込みましょう。Evernote では添付した画像内の文字も検索対象になりますので、とても便利です。 今回は「仕事で役立つ便利な検索術」と題して、Evernote の検索機能を使うポイントを紹介していきましょう。 1.Evernote、キホンの検索 ノートが集まってきたら、検索してみましょう。iPhone・iPad 版、Android 版の Evernote では、ホーム画面の上部メニューバーに表示される虫眼鏡アイコンをタップすると、検索窓が表示されます。Windows 版、Mac 版では常に右上に検索窓が表示されています。 見つけたい資料に関するキーワードを打ち込めば、Evernoteがデータの名前、内容、タグから、ヒットする資料を高速でリストにしてくれます。 また、最近の検索履歴を再度利用したり、特定の検索を保存することもできます。 2.知っていると捗る、便利な「検索構文」 Evernote の検索をさらに上手に使うコツがあります。その名も「検索構文」。 特定の文字列をまず検索窓に入力し、その後で検索したいキーワードを打ち込むと、検索する資料の対象を絞り込めたり、任意の資料を省いた上で検索ができたりします。たとえば、以下のように。 この場合の「intitle:」が検索構文にあたります。「ノートの題名に『プレゼン』を含むデータだけを検索する」という意味です。 多くの検索構文が Evernote には用意されています。ナレッジベースに一覧がありますが、代表的かつ、知っていると捗る検索構文をいくつかピックアップしてみました。 intitle: ノートの「題名」に絞り込んで検索する。 例)「intitle:プレゼン」と入力すると、題名に「プレゼン」を含むノートだけを検索できます。 notebook: 指定したノートブックに含まれるノートだけに絞り込んで検索する。 例)「notebook:コミュニケーション術」と入力すると、「コミュニケーション術」ノートブック内のノートだけを検索できます。 any: 検索ワードの「いずれか」に一致するノートだけを検索できます。 例)「any:議事録 進捗」と検索すると「議事録」か「進捗」のどちらかを含む、すべてのノートが表示されます(「any:」を書かない場合は、「議事録」と「進捗」の両方を含むノートのみが表示されます)。 resource: 特定の種類のメディア(音声、画像など)を含むノートだけを検索する。 例)「resource:image/jpeg」と入力すると、JPEG画像が含まれたノートだけが表示されます。 3.検索は、こんなときに使える! Evernote の検索機能は、あなたのビジネスやプロジェクトを前向きに、素早く進めてくれるだけでなく、時としてアイデアのひらめきを与えてくれることも。活用できるシーンはさまざまですが、こんな使い方はいかがでしょう。 ひとりブレインストーミング アイデアを求められる場で黙ってしまうのは、チームのためになりません。まずはミーティングに臨む前に、自分の考えをまとめる「ひとりブレインストーミング」をしてみましょう。 新しいプロジェクトの「ノート」を作り、考えたことや思いついたことを書き留めるだけでなく、裏付けとなる資料や先行事例を集めたデータから検索し、まとめていくのです。Web 版の Evernote ならブラウザのタブを 2 つ作り、どちらにも Evernote を表示(いわゆる「2 窓」)をして、片側にメモしていくといいでしょう。画像もコピー&ペーストできます。 会議を盛り上げる「使えるアイデアストック」 ミーティング中には、プロジェクターに PC をつなぐ、またはタブレットで Evernote

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使われない社内 SNS より Evernote Business がおすすめな理由

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business みなさんは仕事のコラボレーションにどのようなツールを使っていますか? 様々なツールが増えてきた現在、メッセンジャーや社内 SNS を導入している企業も増えつつありますが、Evernote Business もコラボレーションツールとして活用できるのをご存知でしょうか。 社内 SNS の成功率はわずか 10%? 社内 SNS の市場データを見ますと、2014 年の市場規模は 26 億円に達し、前年比 129% の伸びを見せています(シード・プランニング「社内 SNS サービスに関する市場調査」2014 年 11 月)。 一方で、導入後あまり使われていないというデータもあります。米ガートナー調査によると、70% の企業や組織で社内 SNS が導入されているが、そのうち利用が成功している割合はわずか 10% ということです(2013 年 4 月)。 なぜ社内 SNS は使われなくなってしまうのでしょうか?その原因としてあげられているのは、以下の 2 点です。 社内 SNS が使われなくなる原因 参加者の自発性にまかせている 動機付けや目的意識を企業が持っていない 使われなくなった SNS は、報告書代わりに投稿を義務化されたり、上司のコメントに「いいね!」をするだけのツールになってしまうのはよくあることではないでしょうか。しかし、それでは本来の目的であるコラボレーションツールの役目は果たしていません。そこで Evernote Business の出番です。 緩やかに繋がる Evernote Business 社内のコラボレーションになぜ Evernote?と思われるかもしれませんが、個人向けの Evernote と違い、ビジネス版の Evernote Business では「ビジネスホーム」という機能や「Know Who 検索」があり、緩やかに繋がるコラボレーションが可能です。 例えば、新たなイベントを企画する場合、まず社内の誰にノウハウがあるのか調べると思います。Evernote Business なら、検索窓にイベントの内容を入力するだけで、誰が詳しいか簡単に調べることができます。詳しい人として出てきた人のノートブックを見れば、どんな仕事をしているのか具体的に把握することも可能ですし、ノートの内容が Web

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休暇前、仕事の引き継ぎを Evernote で

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business みなさんは夏休みをとっていますか?日本の会社は休暇が取りにくい、と言われますが、引き継ぎがうまくいかないことにも原因があるのではないでしょうか。 厚生労働省の調査によると、年次有給休暇の取得率は平均 50% を下回り、他の先進国と比較してもかなり低い水準です。個人の意識調査では、有給休暇をとるのにためらいを感じているのが、全体の約 3 分の 2。半分以上の人が有給休暇をとりにくいと感じています。その理由の上位 2 項目が「みんなに迷惑がかかると感じるから(73.3%)」「後で多忙になるから(43.5%)」という、他の人への仕事の引き継ぎと自分の負担に関することでした。(平成 25 年調査) Evernote で普段から情報を蓄積しておくと、いざ休むときに引き継ぎがスムーズになります。休み前に自分の業務を整理し、引き継ぐ担当者に共有する手順を簡単にまとめてみました。 Evernote による仕事の引き継ぎ手順 普段からワークスペースとして Evernote を利用する 休み前にタスクを割り振る (タグ、チェックリスト、リマインダー) タスクを共有する(目次ノート、ワークチャット、権限設定) 1.普段からワークスペースとして Evernote を利用する 仕事に関するメモ、写真、音声、Web クリップ、PDF、Office ファイルなど、何でも保存できるのが Evernote 。そのため、他のファイル共有サービスと比較すると、アイデアから成果物まで、仕事の流れが見えるのが特徴です。普段から Evernote をワークスペースとして活用いただくことで、いざ引き継ぎをするときにも役立ちます。 2.休み前にタスクを割り振る (タグ、チェックリスト、リマインダー) 引き継ぐ担当者にタスクを割り振るには、主にタグを使います。関連するノートに引き継ぎたい担当者名のタグを追加しておくと、簡単にノートが一覧表示でき、業務の全貌が把握しやすくなります。 特にやっておいてほしいことについては、チェックリストでタスクを可視化し、さらにリマインダーを設定して忘れないようにしておくことも可能です。 3.タスクを共有する (目次ノート、ワークチャット、権限設定) 引き継ぎたい内容についてまとめるには、目次ノートが便利です。共有する前に、担当者名のタグでノートを一覧表示させ、そこから目次ノートを作成します。 引き継ぐ相手には、ワークチャットを使って目次ノートを送ります。そうしておけば、引き継がれた相手が、目次ノートから複数のノートを参照できるようになります。 また、共有する際に重要なのは、担当者の編集権限をつけて共有することです。不在中に起こったことなどをノートに追記してもらうことで、休み明けの対応もしやすくなります。 最後に、使う機能のまとめです。各機能の詳しい使い方はリンク先のナレッジベース記事を参照ください。 タグ チェックリスト リマインダー 目次ノート ワークチャット 権限設定 そして一番大事なことは、休暇中は仕事を忘れるということ。リフレッシュして、仕事の質を上げていきましょう! このように、Evernote を仕事でご利用する場合は、PDF 等の添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなどが使える Evernote プレミアムか、社内のメンバーで利用するための共有機能がより強化された Evernote Business がお勧めです。 ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンが新たに始まりました。この機会にぜひお試し下さい。Evernote Business

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Evernote + Chromebook は仕事に使える?

この記事は NTTドコモ様による寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business Chromebook は、クラウドサービスに接続することを前提とした新しいタイプのパソコンで、Google の Chrome OS を搭載し、素早い起動や、バッテリー駆動時間が長いなどの特徴があることはご存知のことかと思います。そんな Chromebook で Evernote を数ヶ月間利用した経験から、仕事で使う場合のメリットをまとめました。 Chromebook で使える Evernote は? Chromebook で使える Evernote のサービスは以下の 3 つです。 アプリ版(=Android アプリの移植で、ほぼ同じ機能) Web 版 Web クリッパー (Chrome 拡張機能) アプリ版を使えばオフラインでも Chromebook はネットワークがないと使えない印象がありますが、実はオフラインでも使うことができます。アプリ版はネットワークがなくても新規ノートを作ることができますので、書き込んだあと、ネットワークのあるところでアプリを同期させれば OK です。 次に、仕事でどのように活用できるか、代表的な利用シーンを 3 つご紹介します。 1. Web のブラウジングだけなら Chromebook で十分。 気になった記事を Web クリッパーで Evernote に保存できるのは、PC や Mac と同じです。 2. 会議やセミナーでの議事録に。 スマホやタブレットでは文字入力が大変、という方には、物理キーボードがある Chromebook なら快適に議事録を取ることが可能です。さらにアプリ版では録音しながらの入力や、オフラインでの書き込みも可能です。 3. ワークチャットには Web 版を利用。 物理キーボードでメッセージ入力もスムーズです。 まとめ 以上のように、実際に仕事で数ヶ月間利用してみた結果、十分使える、と感じました。その反面、不得意とするのはプレゼンテーションモードなどですが、今後のアプリ版のバージョンアップに期待したいと思います。 なお今回ご紹介した Chromebook にご興味がありましたら、ドコモから法人様向けにお取り扱いしておりますので、お気軽に営業担当者へお問い合わせください。

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仕事を自動化してみませんか?Evernote と連携する Web サービス、IFTTT と Zapier

この記事は NTTドコモ様による寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business Evernote を仕事で使っていると、同じ操作を繰り返すことはありませんか? 例えば議事録。会議の時には必ず Evernote を立ち上げ、新規ノートを作成し、タイトルをつけて日時を記入して…と、同じ操作をすると思います。 Evernote と連携する外部サービスの IFTTT や Zapier を使うと、Google と連携し、スケジュール登録をトリガーに Evernote で議事録用の新規ノートを作成する、といったことも可能になります。どちらもまだ日本語対応はしていませんが、使い方次第で様々な可能性があるサービスなので、設定方法を簡単にご紹介します。 ※ IFTTT と Zapier とは? どちらも Web サービス同士を連携させるサービスで、100 以上のサービスに対応し、様々な自動化を助けてくれます。対応サービスの内容から、IFTTT はコンシューマ向け、Zapier はビジネス向けと言えるでしょう。 IFTTT で Google カレンダーと Evernote の連携 自動化の設定手順(IFTTT では「Recipe(レシピ)」と読んでいます) IFTTT の Web サイトにて、ユーザー登録をします 「My Recipes」メニューから「Create a Recipe」ボタンをクリック if this then that の「this」をクリックすると、トリガーとなるアプリ一覧が表示されるので、Google Calender をクリック 初めて使う場合は「Activate」ボタンをクリックし、Google アカウントの IFTTT での利用を認証させ、連携させたいカレンダーを選びます 連携が完了したら、「Continue to the next step」をクリック Choose a Trigger の項目で、「Event from search starts」をクリック

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「仕事は人生のほんの一部」――トリンプ元社長・吉越浩一郎氏が「Evernote Work Day」で講演

11 月 10 日、渋谷ヒカリエにて Evernote 主催のイベント「Evernote Work Day」を開催しました。本イベントは「Evernote と実現する新しいはたらき方」をテーマにしており、記者会見、ビジネスセミナー、ユーザーミートアップの 3 部構成で進行。新たな取り組みについての発表や、ゲストの方をお招きしての講演の他、パネルディスカッションなども行いました。 本記事では、第 2 部「ビジネスセミナー」の模様をレポートします。 Evernote Business で働き方を変革する 第 2 部のビジネスセミナーでは、Evernote Business を担当している積田が登壇。これまでに Evernote Business を導入いただいた企業の事例を挙げながら、具体的に業務の何が改善したのかをデモを交えて紹介しました。 通所介護・居宅事業を行う株式会社航和では、Evernote Business 導入前、社内のファイルサーバでファイルを共有しており、利用者の家族と情報の共有がやりにくい環境にありました。そこで Evernote Business を導入した結果、利用者のリハビリの改善の記録などを Evernote に記録し、家族や利用者と共有できるようになったといいます。 防災システムを手がける能美防災株式会社では、特許部門で Evernote Business を導入いただいています。導入後には、これまでバラバラになっていた特許に関わるデータを一元管理できるようになり、横断的に検索・活用が可能になったのだとか。 さらに、担当者がノートを見たかどうかを判断するワークフローをタグを使って構築している点もユニークです。やり方は、ノートに見てほしい担当者の名前を入れるだけ。この内容をドラッグ&ドロップしてそのまま名前タグを生成し、閲覧した人は「既読」のサインとして自分の名前をタグを消していくというやり方です。 バイク用品の製造・小売の株式会社クシタニでは、全国に 40 店舗以上あるお店で効率よく情報共有ができるツールが欲しいということから、Evernote Business を導入いただきました。 これまでは店舗に商品をどう並べるかなどの指示を、毎回紙で印刷し、全国の店舗に送っていたというクシタニ。それが、Evernote Business 導入後には遠隔地であっても、Evernote と iPad を使って指示することができるようになり、業務の効率がグッと上がったそうです。 日本経済新聞との提携 事例の紹介後には、今回資本・業務提携を発表させていただいた日本経済新聞社のデジタル編成局 編成部 次長・重森泰平氏にご登壇いただきました。 重森氏は、日本経済新聞について「日経新聞電子版は、毎日新書 3 冊分の情報を出しています。しかし、その情報が必要な人に届いているのでしょうか」と問題提起。「日経新聞と Evernote の連携では、ユーザが作成するノートの内容に応じて、それに関連が深い日経電子版の記事が編集中のノートの下に表示されます」と、連携内容を説明しました。最新ニュースが次々に配信されるのとは違い、ユーザが作成中のノート、進行中の仕事に関わりが深い記事のみが表示されます。重森氏は「日経新聞と Evernote が連携することで、使っている人の文脈に応じて、最適なタイミングで必要な記事を届けられると思います」と述べました。 ※ 日経と Evernote の連携は、2015 年初頭に提供開始を予定しています。 吉越浩一郎氏「勝てる会社の方程式」 第 2 部の後半には、トリンプ・インターナショナル(以下 トリンプ社)の元社長・吉越浩一郎氏が登壇。「勝てる会社の方程式」と題した講演を行いました。

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写真で振り返る Evernote Days アンバサダーセッション

7 月 11・12 日の 2 日間にわたり東京で行われた「Evernote Days 2014」では、メインとなる未来館ホールや、イノベーションホールでのセッションの他に、Evernote ユーザの代表である Evernote アンバサダーのみなさんの多岐にわたるセッションも実施されました。 アンバサダーのみなさん自身がそれぞれまとめた記事へのリンクとともに写真を見ながらセッションを振り返ってみます。 「共働きを快適にする Evernote 活用術」 1 日目のテーマは「Work」。 Evernote 整理収納アンバサダー小西紗代さんと Evernote 家事効率化アンバサダー本間朝子さんのセッションでは、共働きだったりお仕事に追われて毎日忙しい暮らしをしていても快適に過ごせる家づくりのコツをご紹介いただきました。 夫婦円満の秘訣はEvernoteにあり!ノートを共有して家事の効率化を図ろう! | Softonic お子さんの学校でもらった書類やハガキなどだけでなく、押し入れやクロゼット、収納の様子を写真に撮って Evernote に保存することで探す時間や忘れ物を減らしたり、買い物リストや収集したレシピ、洗濯物の手順まで夫婦や家族で共有する例は、誰もが身近に感じたのではないでしょうか。 小西さんの記事: 記憶の未来@iPhone講座 「Evernoteを最強の営業ツールに」 Evernote スモールビジネスアンバサダー川添祐樹さん、Evernote 仕事効率化アンバサダー堀江賢司さんのセッションでは、Evernote を実際にお仕事に活用している営業マンのお二人が、実体験を交えてプレゼン。 Evernoteを最強の営業ツールにする方法をアンバサダーに聞いてきた | BITA 仕事に関するネタ帳としてのメモやクリッピングから FAX や名刺、年賀状の管理、店舗運営マニュアルや出張報告書まで、Evernote 以外のツールとの組み合わせや使い分けを交えて実際のノートを見せながらの説明には説得力があります。 川添さんの記事: 【レポート】「EVERNOTEを最強の営業ツールに」に登壇(Evernote Days 2014 TOKYO) 堀江さんの記事: Evernoteは最強の営業ツールになるのか? #EvernoteDays 2014で感じたこととこれから 「アンバサダーに聞こう〜仕事につかえる Evernote 術」 1 日目最後の枠では、Evernote のアプリが出た初期の頃から使っている Evernote ブログ・バッグアンバサダーのいしたにまさきさん、Evernote 知的生産アンバサダー倉下忠憲さん、Evernote ブログアンバサダーのコグレマサトさんが、三者三様の使い方をシェアして下さいました。 EvernoteDays 一日目 「アンバサダーに聞こう − 仕事につかえるEvernote術」のまとめ #EvernoteDaysアンバサダー質問 | togetterまとめ ライトな使い方をしているコグレさんは、ブログ記事を書き上げたらそのために作ったノートは削除してしまうので、ノートの合計数は 1,000

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