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伝言メモの管理を効率化しよう!

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 長期休暇から戻ると、大量の伝言メモが机に貼られていた―こんな経験、一度はされたことがあるのではないでしょうか? お盆休み明けのこの時期は、溜まった仕事の整理でついつい時間がとられてしまうもの。伝言メモの整理もその一つです。 メモ整理の方法としておすすめしたいのが、Evernote を活用した伝言メモの管理方法。電話を受けた人が少し工夫をするだけで、業務を効率化し、仕事のスピードを各段に上げることができます。 職場で導入できる、Evernote を活用した伝言メモの管理方法をご紹介します。 伝言メモ × 写真で管理 シンプルかつオススメなのが、写真を併用した伝言メモの管理方法。あらかじめ共有用ノートブックを作っておけば、担当者への引継も瞬時に行えます。 また、タグ機能を活用すれば、メモごとにラベルを付けることも可能。休み明け早急に対応が必要な問い合わせがあった場合でも、「緊急!期限○日」といったタグをつけておけば、タスクの重要性を瞬時に担当者に伝えることが出来ますよね。 ポスト・イット® ノートの活用 さらにポスト・イット® ノートを活用すれば、自動的にタグやノートの振り分けを実施することも可能に。 Evernote のポスト・イット® ノートカメラを活用すれば、事前設定さえしておけば伝言メモを撮るだけで指定のノートブックへの保存が完了します。 色ごとに、そして自由に振り分け設定ができるので、たとえば、タスクの優先順位別に色のルールを設定する、社内/社外からの問い合わせによって色を使いわける……などなど、それぞれの働き方に合わせた活用をすることが出来ます。 いかがでしたでしょうか? 「業務効率化」と聞くとついつい難しく考えてしまいがちですが、日々のプロセスに少し Evernote を取り入れていただくだけで仕事のスピードを各段にあげることができるはずです。 特に、今回ご紹介した 2 つの事例は、手書きメモの気軽さは残しつつ、Evernote の利便性を活かせるので、今までクラウドサービスを使ったことがなかった人でも気兼ねなく始められるはずです。 プライベートでもビジネスでも、日々の情報をその場で保存できる Evernote Business のお申込みはこちらから。

Evernote とポスト・イット® ノートで変わる、社内の伝言メモ

この記事は NTTドコモ様による寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business スマートフォンの Evernote アプリには様々なカメラ機能がありますが、中でも面白いのはポスト・イット® ノートカメラではないでしょうか。ポスト・イット® ノートの 4 色それぞれに、自動でノートブックへの振り分けやタグ付けが可能なので、アプリで設定さえしておけば、カメラでメモを撮るだけで指定ノートブックへの保存が完了します。 社内で Evernote を活用している場合、このポスト・イット® ノートの自動振り分けが大変役に立つ場面があります。それは、電話を受けたあとの伝言メモです。 例えば不在時によく電話がかかってくる人、上位 4 名をポスト・イット® ノートの 4 色に設定しておくと、スマートフォンの Evernote アプリでメモを撮影するだけで、電話やメールをしなくても、リアルタイムに伝言をすることが可能になり、記録として残ります。 ポスト・イット® ノートカメラの詳しい設定についてはこちらの使い方ガイドを参考にしていただければと思いますが、例えば以下のように設定すると良いでしょう。 タグ:「伝言メモ」「電話メモ」など ノートブック:伝言相手が見られる共有ノートブックを指定 リマインダー:忘れられないよう「ON」に Evernote のノートにはデフォルトで「日時」と「作成者」あるいは「編集者」が情報として残りますので、いつ誰が電話を受けたか、というメモは必要ありません。書くことは以下の2点だけになります。 誰から 伝言内容 なお、メモを保存しただけでは伝言を受けた人への通知はされませんが、応用として以前ご紹介した Zapier を利用すると、伝言メモが保存された際にメールを送ることも可能になります。 このように、Evernote を仕事でご利用する場合は、PDF などの添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなどが使える Evernote プレミアムか、社内のメンバーで利用するための共有機能がより強化された Evernote Business がお勧めです。 ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンが新たに始まりました。この機会にぜひお試し下さい。Evernote Business の場合は 5 名以上の契約で、使い方にあわせた導入支援も行っております。 NTTドコモ様が提供するビジネスプラス Evernote Business について、もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。