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チームが最大限の力を発揮できる「スペース」

人類の長い歴史において、傑出した人物の多くがチームワークの美点について雄弁に語ってきました。独立独歩で有名なスティーブ・ジョブズですら、「偉大な事業は決して一人では成し得ない。チームによって成し遂げられるのだ」と言っています。 しかし、このような素晴らしい格言の数々にも関わらず、多くのチームは、メンバーの主体的な関与、コミュニケーション、目的意識の欠如に悩んでいます。 チームワークがそれほど素晴らしいものであるのなら、なぜチームで働くことがこれほど難しいのでしょうか? 現代のチームの弱点 ブルックスの法則: 遅れているソフトウェアプロジェクトへの人員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである ソフトウェアプロジェクト管理の古典と言われている The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering(邦題『人月の神話―狼人間を撃つ銀の弾はない』)の著者フレデリック・ブルックスは、チームに人員を追加すると、人員と責務をつなぐ線が増えるためにコミュニケーションと調整のコストが増すことを指摘しました。この指摘は明らかな事実であったため「ブルックスの法則: 遅れているソフトウェアプロジェクトへの人員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである」として有名になりました。 ブルックスが述べたのはソフトウェア開発についてでしたが、この法則は共通の目標を掲げるあらゆるチームに当てはまると言えます。チームの規模が大きくなれば、メンバー全員の足並みを揃えるのは難しくなります。メンバーがメールに気づかなかったり、通知を見逃してしまったりすることもあれば、全員が顔をあわせるミーティングを設定するのが物理的に不可能なこともあります。そのようにしてメンバー間で情報に偏りがでれば、真の意味でのイノベーションや協力の機会は失われてしまいます。 チームとして最大限に効率的な共同作業を行うことができなければ、生産性は落ち、収益機会を逃し、顧客満足度は下がってしまうでしょう。結果として会社全体が苦しむことになります。 しかし、チームとしてより効率的に知識や情報を共有し、共同作業を行う方法があるとしたらどうでしょう? Evernote Business の「スペース」へようこそ チームメンバー全員が仕事の全体像を把握し、さらに同じ情報を共有できるよう、Evernote Business では「スペース」という新機能を導入しました。スペースを使えば、ノートやノートブックの活用方法がこれまでよりさらに広がり、チームとして効率的に情報を共有、検索、活用できるので、全体としての生産性が高まります。 スペースでは、アイデアを具体的な作業に落とし込み、仕事を進めるために必要となる情報を、チーム全体で一元共有することができます。プロジェクト、チーム、あるいはトピック別にスペースを作成し、そこに関連するノート、ノートブック、PDF、画像、音声ファイルなどを保存しましょう。各スペースには同じ Evernote Business アカウントに属するユーザを招待することができ、招待されたユーザはスペース内のすべてのコンテンツを閲覧できます。つまり、スペースはチームのホームグラウンドとして機能し、すべての情報や作業進捗がここに集約されるので、メンバーは必要な情報をすぐに見つけたり、簡単に共同作業を行ったりできるのです。さらにモバイルデバイスからもアクセス可能です。 Evernote ではスペースの開発にあたり、多くのチームで悩みの種となっている以下の 5 つの課題を洗い出しました。スペースを活用することで、これら一つ一つを解消し、チーム全体の作業効率を高めて最大限の力が発揮できるはずです。 1. 情報の洪水に対処する 米国の発明家バックミンスター・フラーによれば、20 世紀に入るまでは人類の知識はおよそ 100 年ごとに 2 倍になるペースで増えてきたそうです。しかし 20 世紀に入ると情報の増加は急激に加速し、2025 年までには毎日 2 倍の量に増えていくと見込まれています。 フラーはこれを「知識倍加カーブ」と名付けました。 机上の理論としてではなく、現実に及ぼす影響を想像してみてください。IDC によれば、現代における平均的なナレッジワーカー(知識労働者)は 1 日あたり 2.5 時間もの時間を必要な情報を探すことに費やしているそうです。つまりこの時間は実際の仕事をしていない時間ということになります。 スペースでは、チームが仕事をするのに必要な情報を一ヶ所で一元管理できるので、情報の洪水による問題が軽減されます。リンク、文書、画像、PDF などすべてをスペースに保存しておけば、情報の保管場所がわからなくなることはありません。チームメンバー全員のパソコンや社内サーバ、クラウドなどをいちいちすべて検索する必要もなくなります。また Evernote の強力な検索機能を活用すれば、保存した情報の中から必要な情報をすぐに見つけ出すことができます。 2. 組織の知識を保持する 組織において、従業員は入れ替わっていくものです。特に転職が珍しくなくなった現代ではなおさらです。 従業員が組織を去る時、普通はその人の持つ知識も組織を去ります。欠員は新しい従業員が埋めるにしても、そうして人が入れ替わっていくうちに、数年前の仕事について覚えているメンバーが誰もいない、というときがやってきます。 しかし、以前の従業員の知識がスペースに保存されていれば心配することはありません。必要な情報は常に関係者全員に共有されており、過去の情報の損失も起こりません。 プロジェクトを完了したら、チームの気づきや反省点をまとめておきましょう。それをスペースに保存しておけば、後日同じミスが起きるのを防いだり、うまくいった方法を流用したりできます。また新しいメンバーが加わったときにも、スペースに招待するだけで過去の情報をすべて共有できます。 組織として従業員の入れ替わりは避けられません。しかし、個人が有している情報や暗黙知を Evernote Business で「見える化」して保存しておけば、組織として知識を保持していくことが可能です。 3. 重複作業を回避する 「早起きは三文の徳」と言いますが、仕事でも迅速なイノベーションを行い、他社に先んじて新製品を市場に投入することには大きな利益があります。しかし、チームが迅速に目標を達成しようとすれば、組織の形式や手順が追いついていかず、情報の透明性に問題がでてくることが多々あります。 「スピード重視」のデメリットとして、各チームがばらばらに行動することで同じ作業を重複して行ってしまう危険性があげられます。同じチーム内ですら、他のメンバーが取り組んでいることに気づかずに、同じプロジェクトに取り組んでしまう場合もあります。

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新機能「スペース」をご紹介するセミナーを開催します

日本人が得意とされている「チームワーク」。しかしそれは本当でしょうか。真のチームワークを実現するために、そしてチームの力を最大限発揮するために、Evernote Business の新機能「スペース」が登場しました。 Evernote では Evernote Business をご紹介するセミナーを日頃からパートナー様と共催していますが、今回はこのスペース機能発表を記念して、「仕事をもっと楽しく〜今日からできるチーム力を高める働き方」と題するセミナーを全国で開催します。 スペースをはじめとする Evernote Business の機能をご説明するほか、Evernote Business を使ってチーム力を上げた実際のお客様にもご登壇いただき、Evernote 社員が参加する運用相談会も行います。 これから Evernote Business を使ってみたいという方のほか、現在 Evernote Business をお使いの方もぜひご参加ください。 開催日と開催都市は以下の通りですが、今後も開催地を追加していきます。 3 月 15 日 (木) 福岡 3 月 16 日 (金) 名古屋 3 月 20 日 (火) 東京 3 月 22 日 (木) 大阪 最新情報はセミナーページをご確認ください。

IT を活用して自社の働き方を変えてみませんか?

この記事はトップオフィスシステム株式会社による寄稿です。 こんにちは、トップオフィスシステム株式会社の池田栄司です。当社は関西地区を中心に Evernote Business 販売代理店として、IT を使って主に中小企業の「働き方を変える会社」として活動しています。 今回は、経営者のみなさんの頭を悩ませている「IT を活用して働き方を変える方法」をお話ししたいと思います。 働き方改革とは? 働き方改革という言葉をよく耳にします。これを弊社では「企業が、働く人の目線で働きやすい環境を作る必要がある」ことととらえています。 その一つの例は、残業時間をなくすことでしょう。しかしその一方で、現状の売上は保ちたいものです。となると、業務効率を上げざるを得ません。実際のところは、残業を減らしたいと思いつつ、作業量は減らないため現状維持…、特に人手が足りない中小企業ではそれが現実ではないでしょうか。 なぜ IT? 一方で IT を活用すれば働き方を大きく変える事ができます。なぜ IT なのかというと、IT を使うことで「効率」を上げることが出来るからです。 IT で業務改善 例えば、今まで手書きするしかなかった書類を Excel や Word を使って 誰もが作成することが出来るようになりました。今は当たり前ですが、私が就職した時(20 年ほど前ですが)は、見積書も受注表も全て手書きで、1 枚書き上げるのに 30 分ほど掛けていました。 ところが今はどうでしょうか?見積書を作成するのに 30 分も掛からないですよね?一方で Excel や Word で作成した書類を印刷して、必要に応じてコピーをする業務フローが当たり前になりました。 PC の普及と共に業務改善が大きく進んだのですが、紙の書類はむしろ増える一方です。業務フローも煩雑になって来た今、今度は情報の共有化が求められるようになりました。つまり Excel で作成した書類を印刷してコピーしていたのでは間に合わなくなってきました。 例えば、「モバイル環境があるにも関わらず、営業マンが日報を書くのに帰社しないといけない。作成した書類に手書き修正したのはいいけど、どれが最新版かわからない…。」このようなことでお悩みではないでしょうか?そしてみなさんの机の上には書類が山積みになっていないでしょうか? 情報を共有化して業務改善 企業によって共有する情報は異なります。また共有する手段も異なりますが、確実に言えることは「全社で同じ情報を共有することが必要だ」ということです。 販売会社を例に取ると、全社で共有すべきは間違いなく顧客情報です。自社の販売情報はもちろん、お客様との対応履歴やサポート内容、保守内容など多岐に渡ります。そしてこれらは日々更新され続ける情報です。つまり、どこからでも見られる情報にする必要があります。 そこで利用されるのが IT ツールです。ファイルの共有であれば Dropbox や Box などが最適ですし、データとしての共有であれば FileMaker や kintone など、あらゆる情報の共有であれば Evernote と、それぞれに特性があります。当社ではどの IT ツールがお客様に最適かを見極めて提案いたします。 Evernote は情報やファイルを共有できる便利なツールです。よくお話をするのですが、Evernote を活用すれば、ファイルを添付したメールのやりとりを無くすこともできます。また必要に応じてコメントも記入できるので、社内で常に最新の情報を共有するには最適なツールです。 IT を効果的に使って業務改善をすれば、煩雑な事務作業が軽減し、わざわざ帰社しないとできない作業を減らすことが期待できます。つまり、必然的に業務効率を上げることになり、かつ残業時間を減らすことができます。 また IT ツールを活用した場合、モバイル環境さえあればどこからでもアクセスできるので、時短勤務をされている方にも便利ですし、通勤圏外の遠方の方なども勤務していただけるようになります。テレワークを採用した先進的企業として認知されるという利点もあり、より優れた人財を採用できる可能性が広がります。 教育現場では、大学の卒論指導時にゼミの教授が生徒との情報共有手段として

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Evernote Business による働き方改革セミナーを開催中

3 月 13 日、「経営に効く! Evernote Business による働き方改革」と題したビジネスセミナーを株式会社ニックス様と共同で開催しました。Evernote からはシニアアカウントマネージャー・増田良平が登壇し、Evernote Business を活用した働き方改革について講演を行いました。当日の模様をレポートします。 ニックス・中島様による Evernote Business の効果と活用方法 最初に登壇されたのは、Evernote Business の導入をご支援いただいている株式会社ニックスの中島恵梨子様です。 中島様は Evernote について「ネット上で利用できる電子ノート」と解説。個人版とビジネス版の違いや、Evernote Business が今、ビジネスで注目されている理由などについてご説明されました。 中島様ご自身の具体的な使い方もご紹介いただき、たとえば出張の情報管理の方法や、目次ノートを活用した業務マニュアルの管理術、会社で文書を郵送する際や営業日報の共有といった具体的なシチュエーションにおける Evernote の活用テクニックをお話いただきました。 また、Evernote Business を導入した際、社内で定着させるためのポイントとして、「使う目的をはっきりさせる」ことや、「操作方法をスタッフにしっかり伝える」などの方法論をご紹介いただき、実際にニックス様が導入を支援されたとある企業での事例も公開されました。 Evernote シニアアカウントマネージャー・増田によるデモンストレーション ニックスの中島様に続いて、Evernote からシニアアカウントマネージャーの増田良平が登壇しました。 入社以前から Evernote のヘビーユーザーだったという増田は、今では「効率的に働くために Evernote が欠かせなくなった」といいます。 では具体的にどれだけ効率化が図れるのか。増田自身は、Evernote を仕事に使うことで生産性が 2 割は向上したと実感しているとのことで、ここからは実際に増田自身による Evernote Business 活用のデモンストレーションを行いました。 たとえば、この日のような講演を聞く場合でも、Evernote を活用することで情報の整理がはかどり、後からまとめ直す手間が省けます。 Evernote には情報をまとめるための様々な機能があり、それらを一つのノートで一元管理することができます。増田のデモンストレーションでは、カメラや画像処理、音声録音などを活用した情報整理術が紹介されました。 Evernote Business の具体的な導入効果をご紹介 Evernote Business による働き方改革セミナーでは、この他、Evernote Business を導入されている企業様の具体的な活用法をご紹介しています。こちらは、ぜひ実際のセミナーでお確かめください。 皆様のご参加をお待ちしております。 セミナーの開催場所・日時はこちら »

Evernote のエンジニアリング・ディレクターが語る、女性のキャリア

Evernote 社では多くの女性社員が活躍していますが、その中には技術部門の管理職という、一般的には男性のイメージが強い役職を務める女性社員もいます。今回は Evernote エンジニアリング・ディレクターの Kathryn Koehler(キャサリン・コーラー)にスポットライトを当て、彼女のキャリアと仕事をする上で大切にしている価値観について話してもらいました。 「今さら驚くことは、何もありません」 現在、あなたの下には何人の部下がいるの?と尋ねると、キャサリンは一瞬考え込みます。「直属の部下という意味では現在 18 人ですが、Web、モバイル、デスクトップなどの製品チームで合計すると 40 人くらいになります。」キャサリン本人は「Tech 業界で働く女性」ということに関して強い意識はありません。22 年間のキャリアで培ってきた経験から、「私の仕事は問題を解決することです。チームの一員として」と言います。 今に至るまでの道のりは険しいものでした。元々、レーシングドライバーになることが夢だった彼女は、大学で自動車の勉強ができる機械工学を専攻します。 「ミシガン州にある自動車メーカーでインターンシップに参加しました。でも結局、私に与えられた仕事はコーヒーを作ることと書類のコピーをとることでした」とキャサリンは当時を振り返ります。そして大学卒業後、スタッフエンジニアとして Snap-On Tools 社に就職します。 「ある日、『誰かプログラミングの経験がある人はいない?』と聞かれたのです。それをきっかけに、私のプログラマーとしてのキャリアが始まりました。」 対話を重視しながら、信頼関係を築く その 2 年半後、キャサリンは自動車業界から Tech 業界に移ります。「Tech 業界はすべてのスピードが速いですけど、自動車業界と同じ頭を使います。それに、万が一失敗しても誰かの命に関わるようなこともありません」と彼女は説明します。当時、キャサリンは世界でも少数派の、女性の Windows 開発者でした。「Windows プラットフォーム向けにコードを書くには、ある程度年齢のいった男性でなければいけない、という固定観念がありました。私は全くの対象外ですよね」と振り返ります。それでも、8 年間の歳月を経て主任ソフトウェアエンジニアまで昇りつめます。決して簡単なことではありませんでした。「『君は家にパソコンを持っているような女性には見えない』と言われたこともありましたね。今さら驚くことは、何もありません。私自身の経験や、他の女性の苦労も沢山目の前で見てきましたが、驚くことは特に無いですね。 女性でも対等に働ける職場を常に見つけてきたので。」 キャサリンは部下の管理方法もユニークで、そのやり方は彼女自身も成功の秘訣と考えているそうです。「私は 1 対 1 の関係を重視して、いつでも対話ができる環境を作ります」と彼女は言います。「自分の部下のことは常に守りたいですし、時には過保護と思われることもあるかもしれません。どうしてもエンジニアが集まる組織では、それぞれの社員の生活までは気にかけていられないという風潮があると思います。でも間違っていることがあれば、私はいつでもストレートに指摘します」とキャサリンは言います。「彼らがちゃんと消化できる形で、その場でフィードバックするのです。」 “怒れる女性ではなく、強い女性として。”—Kathryn Koehler ジェンダーの平等はいつ実現するのでしょうか?この質問にキャサリンは考え込みます。「成功するために、女性が男性のように振る舞うことを求められなくなった時でしょうか。同等の扱いを受けるようになった時です。私ははっきりと自分の意見を言います。怒れる女性ではなく、強い女性として。私の場合、まず一人のエンジニアであり、女性ということはその次です。もちろん、女性同士でもお互いサポートしあっていくことが何よりも大切で、相手を踏み台にしてまで出世を目指すべきではありません。このような固定観念は嫌いです。」 「あまり立ち止まって考え込まずに、自分から動けばいいのです」 今働いている若い女性は職場で性別による不平等さを我慢する必要は一切無い、と訴えるキャサリン。そのためには一種の教育が必要だと考えます。「女性として大切なのは、男性が偏見に基づいた振る舞いをしないように指導することではなくて、偏見のある言動に対してその場で指摘することだと思うのです。私は、そのための模範を示せるように努めています。」またキャサリンは、当事者の女性たちも自立していかなければならない、と自分の部下にいつも教えてきました。「普通に正しいことをしているのであれば、その職場に残って頑張るか、別へ行けば良いのです。しかし、不当な扱いを受けた場合は、我慢する必要は無いのです。私なら、それに振り回されないようにします。あまり立ち止まって考え込まずに、自分から動けばいいのです。」 キャサリンは、多くの才能ある女性が、仕事と家庭を両立させるための権利を勝ち取ろうとするかわりに、仕事を辞めてしまうことを嘆いています。「この古い発想が、才能と創造性に満ちた世代の約半分を、雇用市場から遠ざけてしまっています。しかし、企業は必要な人材がいなければ生き残ることができないのです。職場の柔軟性の欠如は誰にもメリットが無いと思います。」 メンタリングを通じて、固定観念を打ち破る キャサリンは最近、女性のキャリアを 6ヶ月間に渡って支援する Everwise 社の「Ascent プログラム」のメンター(相談役)に就任しました。そこでは、Tech 業界で自分と同じようなキャリアパスを望んでいる女性とペアを組みます。キャサリン自身、正式なメンターがいたことはなかったので、色々な人を参考にしていく必要がありました。ある意味、女性同士で助け合うこと自体が、既成概念を覆すものだったのかもしれません。「以前の職場で、女性で同じディレクター職の同僚がいたんです。他の人からは、私たちが両方女性であるというだけでお互いを嫌っていると思われていました。実際はその反対で、私たちはお互い助け合いながら、とても良い関係を築いていたのです。」 昨年、キャサリンはメンターとして、スタンフォード大学コンピュータサイエンス学科に属する 4 人の女性を指導しました。また、前職からの知り合いや前述の Everwise でも相談役として指導を続けています。実は現在、Evernote で働く女性管理職 7 名がこの Everwise プログラムのメンターから指導を受けていますが、20 年以上エンジニアとして働いてきたキャサリンの場合は、逆に自分がメンターとして指導する側に立っています。 「メンタリングとは、人々に無条件の支援を提供するもの」と彼女は訴えます。「彼らとは直接会ったり、電話を使ったりしますが、私は対面で話すのが好きです。彼らが直面している問題や考えている解決方法について話し合ったりして、私からもアドバイス、励まし、そして希望を与えられるように努力しています。私たちは現在、世代的にも転換期を迎えているのです。」 従業員が望むライフスタイルや、それをサポートしてくれる会社方針といったことに関わる人々の「選択」が、これからの時代の職場を変えていくことでしょう。  

仕事をより速く、よりスマートに

介護や子育てとの両立、あるいはワークライフバランスの改善のために、在宅勤務やテレワーク・モバイルワークといった柔軟な働き方が広がってきています。こうした働き方の実現に欠かせないのが、コミュニケーションツールやクラウドサービスといった IT ツール。デバイス問わず、いつでもどこでも情報を引き出すことができる Evernote もその一つです。 今回は、私自身の体験をもとに「Evernote がなかった時と比べて、働き方がこう変わった」という点を、ご紹介したいと思います。 会社のパソコンの前でしか作業ができない!ということがなくなった。 私にとってこれが一番大きな変化でした。これまでは、すべての情報は会社にあり、何か作業をしたければ会社に行く(残る)というのが当たり前。それが、仕事で Evernote を使うようになったことで、より効率的に働けるようになりました。少し具体例を挙げてみましょう。 Evernote はパソコン(Windows・Mac)や、スマートフォン・タブレット(Android・iPhone・iPad)など、主要なプラットフォームでお使いいただけますので、たとえば会社の Windows パソコンで入力した情報を、電車の中で iPhone を使って確認・編集するということが可能です。このおかげで、「移動中にスマホでレポートの下書きを作成し、会社のパソコンで清書する」といったことや、「毎朝、やることリストを電車の中で作成する」といったことができるようになりました。 また、「いつまでに何をする」という期限付きのタスクを含むノートには、リマインダーを設定しておきます。設定の方法は簡単で、ノート内の目覚まし時計のマークをクリックして、任意の日時を入力するだけ。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも設定できます。 「細かいタスクは Evernote が覚えていてくれる」という安心感があり、日々の仕事により専念できるようになりました。 そして、業務の中で意外と時間がかかるリサーチ作業。ネットで調べられるものは、外出先や移動中のちょっとした空き時間をうまく使います。「これは使えるな」と思ったものは、その場で Evernote に保存しておくと、あとで役立ちます。パソコンをお使いの際は Web クリッパーを使って。スマートフォンでもクリップできます。 ペーパーレス化で、情報を探すための時間が激減した。 訪問先でもらう資料や名刺、契約書、ミーティングのメモなど、オフィスには紙の情報が溢れています。「いつか使うかもしれない」と思うと捨てられないものも多く、机の引き出しやオフィスのキャビネットのスペースはいつも空きがありませんでした。また、どんなに見やすいファイルを心がけていても、情報を探すのにはそれなりの時間がかかっていました。 そんな私も、Evernote を使い始めたのをきっかけに、「紙はスキャンして Evernote に保存」するのが習慣に。ほとんどの資料はスキャンしたら破棄するので、デスクまわりが綺麗になりました。 そして一番のメリットは、「ここを見れば必ず見つかる」という場所ができたこと。Evernote で検索すると、テキスト、画像に含まれた文字、手書き文字のほか、Office ファイル内の文字(Evernote プレミアムの機能)まで検索で引っかかるので、探している情報がすぐ見つかります。 このほか、Evernote が便利なのは、一つのノートに形式の異なる情報をまとめておけるところ。イベントやテーマに紐づいて情報を整理しておけるので、情報を探し回る必要がなくなりました。 社内外の人とのコラボレーションが楽にできるようになった。 Evernote を使うようになるまで、社内外の人との情報共有の手段でもっとも多かったのが電子メール。たとえば会議の議事録を共有したい場合、Word などで文書を作成→上司からのフィードバック→文書を修正→メールを作成→メールに文書を添付→関係者に送信、というのが一連の流れでした。 それが、Evernote を使うようになって、次のように変わりました。 議事録やレポートなどは、Evernote のノートに記録 「共有」機能で、作ったノートをワンクリックで上司に共有 上司も自分も、ノートに直接書き込むことで内容を修正 「共有」機能で、完成したノートをワンクリックで関係者に共有 上記の作業はすべて Evernote 上で行えるため、アプリを切り替える手間はありません。また、ノートを共有したい相手がもし Evernote を使っていなくても、「公開リンク」を取得してそのリンクを教えるだけで、相手は Evernote のノートを見ることができます。これがかなり便利で、社外の方との情報共有によく使っています。 ノートの「共有」機能の詳しい使い方についてはこちらをご覧ください。 また、Evernote 社内では Evernote Business を使っていますが、これを使うと「誰がどんな仕事をしているか」をリアルタイムで見ることができます。具体的には、次のとおりです。 誰かが閲覧中のノートの右上に、顔マークのアイコンが表示されます。これによって、「上司は自分が確認を依頼したノートを見てくれているのか」「同僚はいまどのノートを見ているのか」が視覚的に分かります。 新規で作成・更新されたノートがノートリストの上位にくるので、「いま同僚がどんな仕事をしているのか」「頼んだ仕事をきちんと進めてくれているか」を、本人に聞かなくても確認することができます。 Evernote を使って、「チーム全体の仕事効率を上げたい」「同僚とのコミュニケーションを円滑にしたい」という場合は、Evernote Business が効果を発揮するかもしれません。さらに詳しい機能やセキュリティについて知りたい方は、こちらのブログ記事もご覧になってみてください。

「現代の働き方」にマッチした Evernote

「現代の働き方」といってもピンと来ない方も多いかもしれません。まずは、日々仕事で使っているテクノロジについて考えてみましょう。 メールのやりとり、ウェブを通じた情報収集の場としてのインターネットは、日々の仕事の必須インフラではないでしょうか。 20 年前のインターネットといえば、モデムでダイアルアップが主流。国内初のポータルサイト、Yahoo! JAPAN がサービスを開始したのが 1996 年でした。携帯電話を情報端末へと発展させた iモードの発表は 1999 年。 スマートフォンはどうでしょう。スマートフォンの定義にもよりますが、いわゆる今のようなスマートフォンは 10 年前には存在しませんでした。iPhone が発表されたのは 2007 年のことです。 変化は、ひとたび起こってしまうと、その変化前のことをすっかり忘れてしまうほど、劇的なものだったりします。 この変化により起こったことは、「仕事はオフィスに限らず、どこでもできるようになった」ということです。ネット接続のスピード、デバイスの性能向上により、通勤途中でも、出張先でも、空港でも、あるいはふと立ち寄ったカフェでも、ストレスを感じることなく、オフィスと同じような環境で仕事ができるようになってきました。モバイルワーク、ノマドといったワークスタイルも広がっています。 一方、この変化により情報に接する機会は格段に高まり、プライベートでも仕事でも大量の情報が常に流れこんでくることになりました。 そして、Evernote が登場したのは 2008 年。 あなたの周りにある膨大な量の情報を、簡単に、あなたの好きな方法で管理したい。そういう思いで作られたのが、Evernote です。 あなたの大切な情報はどこにしまってありますか あなたの情報を膨大な情報の海から見つけ出すのは意外と大変です。インターネットの検索エンジンを利用して世界中の様々な情報が瞬時に取り出せる現代ですが、「あなたの」情報はインターネットに置いてあるとは限りません。むしろ、個人的な情報は誰でもアクセスできてしまう場所に置くべきではありません。 紙のノートやメモ帳に書いて、大切に保管してある情報はありませんか?でも、それをどこに書いたのか、どこにしまったのかがわからなくなったりしたら大変です。 これをデジタル化して、いつでもどこからでも、あなたの大切な情報にアクセスできるようにするのが Evernote です。あたかもあなた専用の検索エンジンのようにお使いいただけます。 変化の速い仕事でも 情報量が飛躍的に増えたことで、仕事における変化もより速くなっています。書類の更新頻度も高まり、内容を更新するごとにバージョン名を変えたファイルが増えていく、そんな経験はないでしょうか。 情報をファイル形式で管理すると、どのファイルが最新か?といった判別がしにくくなります。Evernote にまとめておけば、常に最新の情報を閲覧することができるようになります。また、Evernote プレミアムや Evernote Business なら、過去履歴も確認できますので、変更を確認したいという方にも安心です。 コラボレーションを可能に 部署の垣根を超えた社内横断プロジェクト的な働き方もますます増えていると思います。こういう環境では、プロジェクトチームのメンバーが常に同じ情報を共有して、状況を把握することが大切です。 Evernote のノート・ノートブックは共有可能です。また、編集権限を与えることもできますので、ただ共有するだけでなく、コラボレーションして働く環境にも最適です。 検索して自分で見つける インターネットの検索エンジンを普段から使っている人は、誰かに「こんな情報はありますか?」と聞くより、自分で検索してしまうほうが速いと思うでしょう。 Evernote Business を会社で導入すれば、あなたの会社の同僚が作ったビジネスノートも検索できるようになります。 あなたのデータはあなた自身のもの 最後に、当たり前のように聞こえますが、Evernote にとって大切な原則です。私たちは、いわゆる「ビッグデータ」の会社ではなく、あなたが Evernote に保存する情報を利用して利益を得ようとすることはありません。つまり、第三者にあなたのコンテンツを提供または販売することは一切ありません。詳しくは「Evernote のデータ保護に関する 3 原則」もぜひご一読ください。

モバイルワーク成功の秘訣

みなさんは場所を選ばない働き方「モバイルワーク」を実践していますか? 一昔前はオフィスでの作業環境に比べて制限があったモバイルワークも、ノート PC、スマートフォン、タブレット端末といったハードウェア面の進化はもちろん、ネット接続環境の改良、クラウドの活用により、オフィスと遜色のない仕事ができる環境が着実に整ってきました。 一方、モバイルワークの導入によって個々人の働き方の自由度が高まったのに対し、チームとして仕事を進める部分については生産性が下がったという話もあります。しかし、それは本当でしょうか? オフィスにいるからといって、常に他のチームメンバーと話ができるというわけではありません。電話応対中のこともあるでしょうし、会議に出席のため席を外していることもあるでしょう。「席を外していた同僚のデスクにメモを残してきたのに、音沙汰なしで連絡がなかった」そんな経験をしたことがある方は少なくないはずです。 問題は、場所や時間にあるのではなく、同僚・仕事のパートナーとの意思疎通、コミュニケーション方法が明確化されておらず、またそれが実践されていないことです。 ルール作りとその徹底 モバイルワークでは「どのように連絡を取れるようにしておくか」がより重要になってきます。オフィスで仕事をするメンバーとも共通のルールを作っておきましょう。 以下はあくまで一例です。 手段を決める・ツールの使い分け 緊急の用件は電話で、それ以外はチャットやメールで。 緊急度は部署や担当者によっても変わってきます。日頃からお互いのプライオリティを確認し、社内の関連部署との理解を深めておくことが大切です。 個人的なやり取りはチャットで、複数の人が関わる件はメールで。あるいは、複数の人が入ったチャットルームやグループチャットを活用することもできます。 回答が必要な件はチャットで、報告の場合はメールで。 チャット チーム全員が同じツールを使うことが重要です。 お互いにステータスを常に確認できるようにしておきましょう。 「オンライン」のステータスなのに返事がないと、相手が困る場合もあります。 メール メールの書き方ルールも作っておくと良いでしょう。 To: や CC: の使い分けについて。CC: で送った人は、「参考情報」として送られていると認識します。返事が欲しい人は必ず To: に入れましょう。 BCC: の使い方には細心の注意を払いましょう。 件名のつけ方。長いメールのやり取りでは、件名と内容が全く違ったものになってしまっていることもあります。途中で件名を変更する必要がある場合もあります。 「お疲れ様です」などメール冒頭の挨拶や、返事として送る「ありがとうございました」だけのメールを撤廃する、など。毎日大量のメールをやり取りする会社では、こうしたルールによってメールを処理する時間を削減する効果があります。 重要事項を伝えたいときに、長いメールを書く時間、そしてそれを推敲する時間をとりすぎていませんか。クイックに対面でミーティングをしてしまった方が、より伝えたいことが伝わり、問題をその場で解決できることもあります。 重要なことは、チーム全員が同じルールに基づいて連絡を取ることです。「メールをしたのに返事がなかなか返ってこない」とイライラしたりすることもなくなるでしょう。 また、チャットやメールはお互い顔を合わせていないために、真意が伝わりにくい場合もあります。文章にすると必要以上にきつい内容になってしまうこともあります。「このメッセージを受け取ったら相手はどう受け取るか」について、常に注意するよう心がけましょう。 共有する どんな仕事も、チームで働く際にはすべてのチームメンバーが知っておくべき情報があると思います。こうした情報は一ヶ所にまとめておきましょう。Evernote なら共有ノートブックを使うことで、すべての情報を一つのノートブックに簡単にまとめておけます。 共有するノートブックができたら、このノートブックにどういう情報を集めていくのかをはっきりと決めておきましょう。 リマインダーを使うと、ノートブックの中で常に一番上の必要なノートを表示することができるようになります。ノートブックの説明や使い方、目次、重要事項などをまとめておくと便利です。 また、Evernote Business では、ビジネスノートブックを使って、会社・チームの全員と共有することもできます。会社・チーム内のユーザなら誰でも、共有されたノートブックにアクセスし、自分のノートブックリストに追加できます。

「クラウド導入で働き方が変わる」― イベントレポート

3 月 16 日、福岡にて Everote とシステムフォレストによる共催イベントを開催し、IT 政策やクラウドで実現する地方創生をテーマに講演やパネルディスカッションを実施しました。 5 部構成で行われた今回のイベント、まずは「これからの IT 政策について」と題して、衆議院議員であり自民党 IT 戦略特命委員長である平井たくや様にご講演いただきました。また、第 2 部では、「地方創生を支援するクラウトサービスとワークスタイルのイノベーション」と題して、株式会社セールスフォース・ドットコム 取締役社⻑兼 COO 川原均様にご登壇いただきました。 クラウドの導入で日本の生産性を引き上げる 第 3 部では Evernote 日本法人代表 井上健より、「日本の生産性を引き上げる」をテーマにした講演を行いました。 井上はまずクラウドワークスやランサーズなどを例に挙げながら、「働き方はすでに変わっている」ことを強調。特に米国では労働人口の 3 割をフリーランサーが占めていると述べ、「この流れは止められない」と主張しました。 そんな中で、個人利用が中心だったクラウドサービスを企業でも使ってもらうにはどうすればいいのか。実例として井上が提示するのは、品川女子学院での Evernote Business 導入事例です。 品川女子学院で Evernote Business を使っていただくにあたり、Evernote 社としては「シラバスを生徒や保護者に共有する」「添削物のスキャン、資料作成、教員間の連携」といった内容を想定していました。 ところが、実際に生徒にも自由に使っていただいた結果、「クラスの自由帳」や「部活・生徒会のノウハウ伝承」、「学祭・体育祭のプロジェクト管理」「授業ノートの自主的な共有・試験対策」「グループ課題の完全オンライン管理」など多彩な使いこなしを実践し、大人を驚かせたのです。 この事例から井上は「女子高生の IT 力は我々おじさんよりもはるかに上である」とコメントして笑いを誘うと共に、先進的な IT 導入で知られる千葉県袖ヶ浦高等学校の永野先生の言葉を紹介しました。 「学校から一歩出れば、何にでもアクセスできる。教師としては、規制するのではなく、これらにどのように向き合うべきかを指導したい。一生使うことができるサービスこそを、生徒に利用してほしい」 では一般の企業への IT・クラウドサービスの導入の現状は、どうなっているのでしょうか。 井上はまず世界各国の生産性グラフを提示し、「日本の生産性は先進国で最低である」と指摘。その理由として、「多くの日本企業は IT・情報システム投資の重要性を認識していない」ことを挙げます。「日本の IT 投資の中心は”コスト削減”か”セキュリティ”であり、生産性向上のための戦略的な IT 投資はまだまだ少ない」(井上) コスト削減やセキュリティだけでなく、職場を働きやすくし、ストレスを下げてやる気を引き出すことがクラウドサービスの役割であり、会社のパフォーマンスに直結すると語った井上。具体的な事例として、Evernote Business を導入いただいている数多くの企業・団体から、山形県飯豊町観光協会、能美防災株式会社、株式会社航和の事例を紹介しました。 Evernote Business を導入いただいている企業・組織からは、マルチデバイス対応による利便性や、スマホ・タブレットとの親和性、非構造化データを一元管理できることや検索性、「データ保護に関する三原則」をもとにした高度な情報セキュリティなどが評価されています。 最後に、Evernote から発表を行いました。今後の日本国内での販売強化のため、世界で 2 社目となる販売代理契約を、システムフォレスト様と締結しました。 地方から実現する新しいハタラキカタ 続いて、第 4 部では「地方から実現する新しいハタラキカタ」と題し、株式会社システムフォレスト 代表取締役 富山孝治様にご登壇いただきました。 システムフォレストは、クラウドサービスの提供や導入支援、定着化支援などを行っている企業。富山様はまず、現在の中小企業を取り巻く環境について「地方経済・商圏は縮小傾向にある」と述べ、特に人材問題が深刻化していると問題提起されました。 人材が不足するということは「一緒に働く社員の成長が求められる」ことだと富山様は言います。システムフォレスト自身、リーマン・ショックをきっかけにクラウドサービスを取り入れ、経営の可視化を実践。3

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