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膨大な量の情報が整理され、紙の量が 10 分の 1 に減少 – 株式会社メタボリック

ダイエットや美容、健康に関する食品の研究開発・販売を行っている株式会社メタボリック。きっとみなさんもドラッグストアや薬局で同社の商品を見たことがあるのではないでしょうか。40 名という少数精鋭で業界の大手企業と渡り合うためにメタボリックが重要視しているのは情報の整理と共有。そのもっともコアな部分の役割を担っているのが Evernote Business なのです。 同社ではどのように Evernote Business を活用しているのか。代表取締役社長 薬剤師・西田 和弘さんと研究開発部 室長・林 智子さんに伺いました。 膨大な量の情報を適切に扱うために Evernote Business を導入 ――本日はよろしくお願いいたします。まずはメタボリックの事業内容から教えていただけますか。 西田:メタボリックはダイエットや美容など健康食品全般の研究開発および販売を行っている会社です。研究開発は自社ですが、製造は外部の工場に委託して行っています。 ――商品を開発するまでの流れはどのようなものでしょう。 林:弊社には私が所属する研究開発部の他にマーケティング部、営業部があり、この 3 つの部署が連携して製品を開発していきます。まず原料メーカーから原料を購入し、マーケティング部や営業部が調査して仕入れてきた情報をもとに、工場とのやり取りを経て、商品を開発していきます。 健康食品業界は毎年のように新しい成分が出てきますし、今ブームでも将来どうなっているかはわからないので、先のニーズを読みながら商品を開発していく必要があるのです。 ――なるほど。とにかく情報が大切なのですね。 西田:そうですね、膨大な量の情報を限られた人数で適切に扱わないといけません。そのために導入したのが Evernote Business なのです。 紙のせいで社内のスペースがとられたり、情報が属人化するという課題があった ――Evernote Business 導入前にどのような課題があったのでしょう。 西田:まず紙がとにかく多かったんですね。原料のパンフレットなどは増える一方で、キャビネットに収納していたのですが、どこに何があるのかわかりにくい状態でした。ファイリングした人間しか知らないということもあり、情報が属人化してしまっていたのです。 また、顧客情報も社内サーバに保管していましたが、共有はできていませんでした。林が言ったように製品の開発を行うには、研究開発部、マーケティング部、営業部の連携が必須です。部をまたいだ情報共有が必要だと感じていました。 林:そこで Evernote を使ってみようという話になったのです。もともと西田も私も Evernote ユーザーだったこともあり、Evernote Business が出たタイミングで導入しました。会社として公式に使えるツールとして認めたことで、少しずつ社内でも広まり、現在は 40 名の社員全員で使っています。 ――他のソフトは検討されましたか? 西田:他のストレージサービスも検討したのですが、アップロードできる上限が決まっているのがネックでした。Evernote でしたら月間の容量は決まっていますが、総容量は無制限なのがいいですね。 Evernote Business で紙の量が 10 分の 1 に ――Evernote Business をどのようにお使いでしょうか。 西田:まず紙類を電子化して入れました。パンフレットはスキャンして PDF で保存するようにしており、商談記録や議事録も Evernote Business を使うようになったので紙はグッと減りましたね。紙を置いていたスペースの分、社内が広くなりましたよ。 林:感覚としては 10 分の 1 くらいになりましたね。Evernote Business は

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営業担当・増田 良平は Evernote をどのように活用しているのか

これまで Evernote 日本語ブログでは、たくさんのユーザーの方に Evernote の活用方法を伺ってきました。では、そんな Evernote 日本法人で働く社員自身は、どんな風に Evernote を使っているのでしょうか。今回は Evernote Business 担当の増田 良平の活用法をご紹介します。 「お客様の情報をノートにまとめておけば Salesforce から見ることができて便利です」 ――Evernote Business を担当されている増田さんですが、やはりお仕事で Evernote を使われることが多いのでしょうか。 増田:そうですね。仕事で使うことが多いです。 ――ぜひ具体的な使い方を教えていただけますか。 増田:Evernote Business を担当するという仕事柄もありまして、導入を検討されているお客様とお話した内容などで気になることを Evernote に入れています。Evernote は Salesforce と連携できるので、お客様のウェブサイトや、会話内容で留意しなければいけないこと、気にされていること、競合製品の情報などをノートに集約しておき Salesforce 側から参照しています。お客様によっては、営業をかけても「一ヶ月後にまた連絡してほしい」と仰ることもあります。正直、一ヶ月たつとお客様に関する情報が薄れてしまっていることも多いですので、そういうときは Evernote に蓄積しているノートを見て記憶を取り戻すことにしています。 ――お客様との商談内容はその場でメモをとるのですか? 増田:そうですね。それ以外にも、お客様に OK していただければ、録音でも議事録を残すようにしています。また、業務を少人数で行っていますので、雑務なども発生します。それらは Evernote を使ってタスク処理しています。 今日の日付でノートにタイトルをつけ、やり残していたことややらないといけないことをチェックボックスをつけて入れておき、終わったらどんどんチェックボックスを埋めていきます。また、メールなどで頻繁に使う文章などはテンプレート化しておき、これも Evernote に保存して必要なときに取り出せるようにしています。 ――なるほど。ところで、意外にノート数は多くないのですね。 増田:連携機能を使うとどうしてもノート数がたまり、ノイズが増えてしまいます。これは Evernote Business ならではのやり方なのですが、私はお客様に紐付いているノートブックでノートが増えたものに関しては、参加を解除することにしています。見ようと思えば、Salesforce 上からは見られます。また、必要に応じて Evernote Business からも参加解除したノートを見ることはできます。 こうすることにより普段自分が見ている Evernote 上のデータは制限することができ、自分が参加していない情報でも必要に応じて確認することができます。 「お客様からいただいた言葉などを始業前に見て気持ちを高めています」 ――他に仕事関連でよく使うノートブックはありますか? 増田:自分なりのやり方ですと、「仕事をする前に」というノートブックを作っています。仕事でミスしたときやお客様からいただいたお言葉などをノートに書いて Evernote に入れておき、始業前に見て気持ちを高めるようにしています。ただ、叱責の言葉だけを見ていると気分が落ちるので、お褒めの言葉なども入れるようにしています。また、仕事以外でも人に言われて腹が立った言葉や鼓舞された言葉などは「鼓舞」というノートブックに入れておき、カンフル剤的に使っています。気持ちが引き締まりますよ。 ――営業ですとプレゼンをする機会も多いと思いますが、Evernote をどのように活用されていますか? 増田:Evernote のプレゼンテーションモードを使っています。その際、提案資料を Keynote で作成し、Evernote に入れておくのですが、Mac ですとプレゼンテーションモードからノートを PDF

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