Tag 回覧

ペーパーレス化を支える Evernote のタグ機能

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business ペーパーレス化を実現するツールとして、プライベートでも仕事でも汎用性の高い Evernote。 ただ、「Evernoteを使っているけど、上手く活用できているか分からない」 ー このようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Evernote の機能の中でも特に活用頻度の高い「タグ機能」についておすすめの活用方法をご紹介します。 「ノートの既読管理システム」としての活用 ノートをすぐに共有できるのも、Evernoteのメリット。例えば Evernote で議事録を作成して、その場でノートをチームメンバーへ共有すれば事務作業を大幅に削減することができますよね。 そんなとき、共有した情報がチームメンバーにしっかり伝わっているか確認することが出来たら更に便利ですよね。実はタグを活用することで、Evernote でもノートの既読管理を実現することができるんです。 タグを活用した既読管理システムは、以下のように設定できます。 1. ノートを共有するメンバーの個人名タグを作成 2. 共有するノートに、メンバー全員の個人名タグを設定 3. ノートを共有されたメンバーは、ノートを確認後自分のタグを削除 「誰がどのノートを見ていないのか」「誰がどのノートを確認する必要があるのか」を、一目で把握することができるので確実な情報伝達が可能になります。 また、個人名タグを作成するときには、タグの作成方法も工夫するとその後の作業効率が大幅にアップ。 その方法が、「タグの最初の一文字を特定の記号で統一する」というもの。サジェスト機能によって、個人名タグを素早く見つけられるようになります。 例えば、チームの個人名タグの頭文字をすべて「_」で統一すると、実際にノートへタグ設定をする際に「_」と入力しただけで、サジェスト機能で過去に作成した個人名タグのみが表示されますので、簡単に選択できます。 漢字をタグの先頭に持ってきてしまうと変換する手間もかかってしまうため、覚えやすい記号を活用するのがおすすめです。 作業のステータスをタグで表示 個人での利用でおすすめなのが、こちらの活用方法。 たとえば、「処理前」・「処理済み」などのタグを事前に作成しておくと、「とりあえず Evernote に資料を入れたけど、時間がないから後でゆっくり確認したい」といったときに非常に便利です。 「処理前」のタグを設定し、一日の終わりに「処理前」タグが設定されているノートを確認する習慣をつければ、保存した情報を確実に確認することができます。 また、Web クリッパーを使って Web ページを Evernote へクリップする際は、あらかじめ作成しているタグのみ設定することができるので、必要なタグを事前に作っておきましょう。 このように、タグのアイデア次第で様々な使い方ができる Evernote。仕事でも使いたい場合は、添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなど、より高機能な Evernote プレミアムか、管理者によるタグの管理も可能な Evernote Business がお勧めです。Evernote Business のお申込みはこちらから

国立大学法人 三重大学医学部附属病院 皮膚科、回覧文書や診療ガイドラインなどを Evernote Business で一元管理

コラボレーションのために生まれた Evernote のビジネス版「Evernote Business」は、すでに世界で10,000社に導入いただいています。このたび、Evernote Business 導入事例のページをリニューアルしました。様々な業界・職種での活用例をぜひご覧ください。 今日はその中から、医療現場での導入事例をご紹介します。 三重県の中核医療機関として県民の健康を守る、国立大学法人 三重大学医学部附属病院。その皮膚科医局では Evernote Business による文書の電子化と一元管理を実現。効率的な情報共有や診療ガイドラインなどの検索・活用による、診療品質向上に向けた情報活用に取り組んでいます。 情報共有を効率化すべく Evernote Business に着目 国立大学法人 三重大学医学部附属病院 皮膚科(以下、三重大学病院 皮膚科)は三重県における中核医療機関として、主に皮膚がんなどの高度な治療を必要とする患者を対象に、約 20 名のスタッフが日々診療や研究に携わっています。 Evernote Business の導入以前、同科では長らく情報共有を医局内のホームページで行ってきました。同科は教授の IT に対する理解が深く、他の大学に先駆けて公式ホームページを立ち上げたり、Macintosh が医局スタッフに配布されるなど、情報化の点では十分恵まれた環境が整っていたそうです。 磯田「このホームページに、各スタッフのスケジュールや当直表、休暇表などをアップロードして情報共有を図ってきました。内容に変更や追加が生じるたびに私がアップデートしてきたのですが、毎日の診療や研究を行いながらの作業はかなりの負担になっていました」 また、医局内には膨大な量にのぼる紙のドキュメントが存在します。特に回覧書類などはスタッフ全員に確実に回覧することが難しく、この点でもペーパーレス化による情報共有の効率化が急務となっていました。こうした課題を Evernote Business によって一挙に解決できると考えたそうです。 磯田「かねてから個人で、自分の研究のための文献を PDF 化して Evernote で整理していました。また薬剤のパンフレットや診療ガイドラインといった重要資料もすべて Evernote に格納しており、これらを医局スタッフと共有する手段を模索していました。そうしたところに Evernote Business がリリースされて、これは良いと直感したのです」 スキャナとの相性の良さで紙文書を効率的に電子化 磯田先生がもっとも注目した機能の 1 つが、 スキャナとの相性の良さでした。特にイメージスキャナ「ScanSnap」を使うと、誰でもボタン 1 つでドキュメントや写真、名刺などをデータ化して Evernote Business に自動送信できるため、紙の文書を電子ファイル化する作業が大幅に効率化されます。 磯田「これ以外にも、Evernote Web クリッパーを利用して Web ページをそのまま取り込んだり、各メンバーの PC 上に置かれたファイルをダイレクトに送信できるなど、さまざまなアップロード方法を選べる点が Evernote Business の大きな特長だと思います」 しかし一般に医療の現場は患者などの重要な個人情報を扱うため、情報共有ツールの導入に慎重な姿勢を示すケースが少なくありません。 磯田「そこで導入前に医局内でアンケートをとったところ、Evernote のアカウントを個人で持っている人が約 3 割もいました。一方、活用度はそれほど高くなかったので、この機会に Evernote Business

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