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Evernote Business による働き方改革セミナーを開催中

3 月 13 日、「経営に効く! Evernote Business による働き方改革」と題したビジネスセミナーを株式会社ニックス様と共同で開催しました。Evernote からはシニアアカウントマネージャー・増田良平が登壇し、Evernote Business を活用した働き方改革について講演を行いました。当日の模様をレポートします。 ニックス・中島様による Evernote Business の効果と活用方法 最初に登壇されたのは、Evernote Business の導入をご支援いただいている株式会社ニックスの中島恵梨子様です。 中島様は Evernote について「ネット上で利用できる電子ノート」と解説。個人版とビジネス版の違いや、Evernote Business が今、ビジネスで注目されている理由などについてご説明されました。 中島様ご自身の具体的な使い方もご紹介いただき、たとえば出張の情報管理の方法や、目次ノートを活用した業務マニュアルの管理術、会社で文書を郵送する際や営業日報の共有といった具体的なシチュエーションにおける Evernote の活用テクニックをお話いただきました。 また、Evernote Business を導入した際、社内で定着させるためのポイントとして、「使う目的をはっきりさせる」ことや、「操作方法をスタッフにしっかり伝える」などの方法論をご紹介いただき、実際にニックス様が導入を支援されたとある企業での事例も公開されました。 Evernote シニアアカウントマネージャー・増田によるデモンストレーション ニックスの中島様に続いて、Evernote からシニアアカウントマネージャーの増田良平が登壇しました。 入社以前から Evernote のヘビーユーザーだったという増田は、今では「効率的に働くために Evernote が欠かせなくなった」といいます。 では具体的にどれだけ効率化が図れるのか。増田自身は、Evernote を仕事に使うことで生産性が 2 割は向上したと実感しているとのことで、ここからは実際に増田自身による Evernote Business 活用のデモンストレーションを行いました。 たとえば、この日のような講演を聞く場合でも、Evernote を活用することで情報の整理がはかどり、後からまとめ直す手間が省けます。 Evernote には情報をまとめるための様々な機能があり、それらを一つのノートで一元管理することができます。増田のデモンストレーションでは、カメラや画像処理、音声録音などを活用した情報整理術が紹介されました。 Evernote Business の具体的な導入効果をご紹介 Evernote Business による働き方改革セミナーでは、この他、Evernote Business を導入されている企業様の具体的な活用法をご紹介しています。こちらは、ぜひ実際のセミナーでお確かめください。 皆様のご参加をお待ちしております。 セミナーの開催場所・日時はこちら »

仕事をより速く、よりスマートに

介護や子育てとの両立、あるいはワークライフバランスの改善のために、在宅勤務やテレワーク・モバイルワークといった柔軟な働き方が広がってきています。こうした働き方の実現に欠かせないのが、コミュニケーションツールやクラウドサービスといった IT ツール。デバイス問わず、いつでもどこでも情報を引き出すことができる Evernote もその一つです。 今回は、私自身の体験をもとに「Evernote がなかった時と比べて、働き方がこう変わった」という点を、ご紹介したいと思います。 会社のパソコンの前でしか作業ができない!ということがなくなった。 私にとってこれが一番大きな変化でした。これまでは、すべての情報は会社にあり、何か作業をしたければ会社に行く(残る)というのが当たり前。それが、仕事で Evernote を使うようになったことで、より効率的に働けるようになりました。少し具体例を挙げてみましょう。 Evernote はパソコン(Windows・Mac)や、スマートフォン・タブレット(Android・iPhone・iPad)など、主要なプラットフォームでお使いいただけますので、たとえば会社の Windows パソコンで入力した情報を、電車の中で iPhone を使って確認・編集するということが可能です。このおかげで、「移動中にスマホでレポートの下書きを作成し、会社のパソコンで清書する」といったことや、「毎朝、やることリストを電車の中で作成する」といったことができるようになりました。 また、「いつまでに何をする」という期限付きのタスクを含むノートには、リマインダーを設定しておきます。設定の方法は簡単で、ノート内の目覚まし時計のマークをクリックして、任意の日時を入力するだけ。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも設定できます。 「細かいタスクは Evernote が覚えていてくれる」という安心感があり、日々の仕事により専念できるようになりました。 そして、業務の中で意外と時間がかかるリサーチ作業。ネットで調べられるものは、外出先や移動中のちょっとした空き時間をうまく使います。「これは使えるな」と思ったものは、その場で Evernote に保存しておくと、あとで役立ちます。パソコンをお使いの際は Web クリッパーを使って。スマートフォンでもクリップできます。 ペーパーレス化で、情報を探すための時間が激減した。 訪問先でもらう資料や名刺、契約書、ミーティングのメモなど、オフィスには紙の情報が溢れています。「いつか使うかもしれない」と思うと捨てられないものも多く、机の引き出しやオフィスのキャビネットのスペースはいつも空きがありませんでした。また、どんなに見やすいファイルを心がけていても、情報を探すのにはそれなりの時間がかかっていました。 そんな私も、Evernote を使い始めたのをきっかけに、「紙はスキャンして Evernote に保存」するのが習慣に。ほとんどの資料はスキャンしたら破棄するので、デスクまわりが綺麗になりました。 そして一番のメリットは、「ここを見れば必ず見つかる」という場所ができたこと。Evernote で検索すると、テキスト、画像に含まれた文字、手書き文字のほか、Office ファイル内の文字(Evernote プレミアムの機能)まで検索で引っかかるので、探している情報がすぐ見つかります。 このほか、Evernote が便利なのは、一つのノートに形式の異なる情報をまとめておけるところ。イベントやテーマに紐づいて情報を整理しておけるので、情報を探し回る必要がなくなりました。 社内外の人とのコラボレーションが楽にできるようになった。 Evernote を使うようになるまで、社内外の人との情報共有の手段でもっとも多かったのが電子メール。たとえば会議の議事録を共有したい場合、Word などで文書を作成→上司からのフィードバック→文書を修正→メールを作成→メールに文書を添付→関係者に送信、というのが一連の流れでした。 それが、Evernote を使うようになって、次のように変わりました。 議事録やレポートなどは、Evernote のノートに記録 「共有」機能で、作ったノートをワンクリックで上司に共有 上司も自分も、ノートに直接書き込むことで内容を修正 「共有」機能で、完成したノートをワンクリックで関係者に共有 上記の作業はすべて Evernote 上で行えるため、アプリを切り替える手間はありません。また、ノートを共有したい相手がもし Evernote を使っていなくても、「公開リンク」を取得してそのリンクを教えるだけで、相手は Evernote のノートを見ることができます。これがかなり便利で、社外の方との情報共有によく使っています。 ノートの「共有」機能の詳しい使い方についてはこちらをご覧ください。 また、Evernote 社内では Evernote Business を使っていますが、これを使うと「誰がどんな仕事をしているか」をリアルタイムで見ることができます。具体的には、次のとおりです。 誰かが閲覧中のノートの右上に、顔マークのアイコンが表示されます。これによって、「上司は自分が確認を依頼したノートを見てくれているのか」「同僚はいまどのノートを見ているのか」が視覚的に分かります。 新規で作成・更新されたノートがノートリストの上位にくるので、「いま同僚がどんな仕事をしているのか」「頼んだ仕事をきちんと進めてくれているか」を、本人に聞かなくても確認することができます。 Evernote を使って、「チーム全体の仕事効率を上げたい」「同僚とのコミュニケーションを円滑にしたい」という場合は、Evernote Business が効果を発揮するかもしれません。さらに詳しい機能やセキュリティについて知りたい方は、こちらのブログ記事もご覧になってみてください。