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Evernote Business が工務店にもたらした 3 つの革新

住宅の建築やリフォームなど、生活に欠かせない「衣食住」の一つを担う建築業界。これまでは、どちらかといえば IT とは縁遠い業界だったといいますが、人手不足に悩まされていることもあり、IT 化による業務の効率化が急速に進みつつあります。 長野県南部を中心に地元密着型で事業を展開する井坪工務店も、IT 化を推進する企業の一つ。特に Evernote Business の導入により、それまでの様々な課題が一気に解決できたのだとか。どんな活用方法をされているのか、なぜ Evernote Business だったのか。同社の代表取締役である井坪寿晴さんにお話を伺いました。 井坪工務店が抱えていた 3 つの課題 ――本日はよろしくお願いいたします。まずは Evernote Business を導入するきっかけを教えてください。 井坪:Evernote Business を導入するまで、弊社はいくつかの課題を抱えていました。まず営業資料の保存方法がルール化されていないことによる営業機会の損失です。誰かが資料を作って保存しても、それが個人の PC だと他の人は活用できません。紙で印刷して保管しても、一部の人しか場所を知らないため、もう一度同じような資料を作ってしまうこともありました。 また、業務内容を報告する際、担当者と上長の間で認識にズレができることがありました。たとえば担当者はお客様への初回提案時の内容を上長に報告するのですが、口頭ですと言い方の問題でうまく伝わらなかったりすることもあるのです。 三つ目は業務効率が悪いと感じていたことです。現場からの連絡に対応する際、状況がわからず、確認や対応にどうしても時間がかかっていました。現場にある資材も把握できないため、二重発注や不良在庫の発生に悩まされていました。 これらの課題を解決するためには、情報共有をサポートしてくれるツールが必須だと考えたのです。 シンプルなインターフェースが職人にも好評 ――なぜ Evernote Business だったのでしょうか。他のツールは検討されたのでしょうか。 井坪:私自身が以前から Evernote を個人的に使っていたのです。Evernote は画面が見やすく、インターフェースも優れているので、職人さんも使いやすいのではないかと考えました。他のツールや SNS も検討しましたが、あまりしっくりきませんでした。 ――導入に対して、職人さんからの反応はいかがでしたか。 井坪:もっと拒否反応があるかなと思っていたのですが、情報共有の重要性を皆わかっていたこともあり、反応はよかったですね。Evernote のメリットを理解してもらえたのだと思います。最初はシンプルに日報を書くところから始めてもらったのですが、それにコメントを返していたら私自身も何だか嬉しくなって(笑)。そこから少しずつ浸透していった感じです。 情報の保存場所が”個人の引き出し”から”会社の引き出し”に ――先ほど挙げていただいた「営業機会の損失」「業務内容の報告」「業務効率の改善」という 3 つの課題を、 Evernote Business でどう解決されていったのでしょうか。 井坪:「営業機会の損失」については、それまで個人の PC に保存していた資料を Evernote Business で共有するようルール化しました。「Evernote Business に入っているものが公式の情報である」と決めたわけです。この認識が広まったことで、個人の引き出しではなく、Evernote という”会社の引き出し”に情報が一元化できました。その結果、資料やノウハウを全員が使えるようになったのです。 もう一つの効果として、ペーパーレス化が進んだこともあります。社内会議などで配るレジュメは紙である必要はありませんから、事前に Evernote に入れておいて、会議で開いて見れば済みます。実際、営業や設計、工事など社内の部署ごとに会議があるのですが、そこでの資料配布がなくなったことで、20 % ほどの紙の削減につながったと実感しています。それに、紙を印刷する時間もコストですからね。 実は、以前は別のソフトを使って同じ試みを行っていたのですが、そのソフトはフォルダでファイルを管理するタイプだったため、検索性が悪く、Evernote のように一覧でノートをプレビューすることができませんでした。会議では次々に資料を開いていくことも多いので、ノートの内容の視認性がよく、検索で目的の情報へすばやくアクセスできる Evernote がベストだと感じています。 コミュニケーションが可視化され会議も効率化 ――「業務内容の報告」のついてはいかがでしょうか。 井坪:日報などの報告内容をマニュアル化して、Evernote Business

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「Evernoteを使えば仕事で楽をできるんです」── 株式会社クシタニの活用例

レザースーツをはじめとするバイク用品の製造販売を手がけ、世界中のバイク乗りに愛されているブランド KUSHITANI を展開する株式会社クシタニ。全国のショップ展開やバイクイベントの活動を行うクシタニ社内では、Evernote が業務に欠かせないツールなのだとか。仕事の現場でどんな使われ方をしているのか、クシタニの広報担当 櫛谷さんにお話を伺いました。   氏名:櫛谷 信夫(くしたに のぶお) 所属:株式会社クシタニ ブログ:KUSHITANI PRO SHOP BLOG Twitter:@kushitani Facebook:Kushitani  YouTube:KUSHITANI PERFORMANCE CHANNEL      「全員が Evernote のアカウントを持っています」 ―― Evernote を導入されたのはいつ頃からでしょう? 櫛谷「2年半くらい前からだと思います。当時、社内のインフラ整備でグループウェアを使うことになったのですが、その責任者が私でした。何を使おうか模索した結果、最初は他のソフトウェアを使うことにしたんです。ところがそのソフトウェアは、スケジュールやスレッド管理は楽だったのですが、ファイルの管理が難しかった。添付できるのは画像だけで、Word や Excel ファイル、Zip ファイルも添付できませんでした。そんなとき、弊社の役員が見つけたのが Evernote でした。最初は2人でファイルのやりとりに使い始めて、それから本格的に導入することにしました」   ―― 具体的にどのように業務で使われているのでしょう? 櫛谷「たとえば、弊社はバイクウェアを作っているのですが、その中でもレザースーツなどはほとんどがオーダーでの注文なんです。お客さんが好きなように色やデザインを決めて作るのですが、その際に試着用のサンプルスーツを作ってフィッティングしてもらうんですね。その試着スーツが色もサイズもバラバラにあるので管理しにくい。そこで Evernote に『サンプルスーツ』という共有ノートブックを作って、全国の店舗の担当者と共有し、サイズや配色を記録するようにしました。何百着もあるのですが、お客さんの希望が Mサイズだったら M で検索して、出てきた中から色を選んで見た頂いたりすることもあります。スーツは全国に散らばっているんですが、店舗名も記録しているので、どの店舗にどのスーツがあるかはすぐわかるようになっているんですよ」 ―― 全国の店舗で使っていただいているのでしょうか? 櫛谷「今は全員がアカウントを持っていますね。各店舗から報告書が上がるのですが、それを Evernote に上げてもらっています。一つの店舗で起きた事例は他の店舗でも起こりうることですから、情報を共有しておくことは大切です」 ―― なるほど。多くの店舗を持つクシタニさんならではの使い方ですね。 櫛谷「他の使い方としては、走行会の業務連絡などを開催ごとにノートブックにして社員と共有していますね。日程や運営のスケジュール、参加不参加の情報などを Evernote に上げていくわけです。とりあえず Evernote を見れば最新の状態がわかるので、これはメールよりも圧倒的にやりやすいんです」 「Evernoteの導入を決めたときは、本を買って社員に渡しました」 ――「ミーティング」というノートブックがありますが、ここにはどんな情報を入れているのでしょう? 櫛谷「ミーティングは何でも入れるノートブックですね。今年の4月に新東名高速道路のNEOPASA清水内にショップ『KUSHITANI PERFORMANCE STORE』をオープンしたのですが、その時も道路情報や出店のやりとり、現場の写真やプレゼン資料などを全部入れて共有をしました。新しいショップに関する情報などもここに集約されているので、関係者で共有するときもやりやすいです」 ―― 社員の方にはどのように Evernote を勧められたのでしょう? 櫛谷「関東圏の店舗で導入を決めたときは、Evernote の解説本を買って社員に配布しました。出勤簿にも使っているし、ある程度の重要なデータもアップしているので、Evernote は使わないわけにはいかない状況です」 「プライベートでは自分の出勤表を妻と共有しています」 ――お仕事ではかなりヘビーに使われていますが、プライベートではいかがですか? 櫛谷「個人では使ってなくて、仕事だけですね。ただ、家のデスクトップでもログインできるようにしているのですが、妻が私の出勤表を見るのに使っています。今は出張が多く流動的なのでスケジュールはEvernoteの出勤表を見てもらっています。うちでは Evernote のことを象さんって呼んでます(笑)」

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