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夏休みの間、仕事に追われないために

8 月に入りましたが、今年の夏休みはすでにとりましたか?お盆の時期に会社全体で休みをとるというケースもあると思いますが、そうでない場合は「自分が休んでいる間になにか問題が起きたらどうしよう?」という不安を持たれる方もいるでしょう。 しかし、それではリフレッシュのためにとった休暇が台無しです。そんな不安なく思いっきりバケーションを楽しむための方法をまとめてみました。 普段から共有して、引き継ぎの負担を軽減 夏休みや長期休暇は通常計画的にとるものですから、事前に準備したり、誰かに引き継ぎをする時間をとったりできます。一方、突然病気になったり怪我をして働けなくなることも、絶対に起こらないとは限りません。 このため、休みの前に慌てて作成するのではなく、普段から業務手順書のようなものを作っておくとよいでしょう。Evernote は文章のほか、他のノートや Web サイトへのハイパーリンクを追加したり、写真や画像、ファイルなどを一つのノートにまとめられますので、分かりやすい手順書作りに持ってこいです。詳しい方法は、こちらの記事をご覧ください。 また、どういった仕事を抱えているかや、その進捗状況をチームメンバーに共有しておくことをおすすめします。 特に小さい会社、部署では「この仕事をするのはあなたしかいない」ということが起こりがちです。根本的な解決として、誰か一人しか知らない、できない、といったことは日頃から減らしていくことが重要です。 引き継ぎはポイントを明瞭に あなたにとっては勝手知ったる単純作業かもしれませんが、休み中に肩代わりを頼まれる側にとっては、普段やり慣れない仕事をしなくてはならず大きな負担になるはずです。相手の立場に立って、引き継ぎ内容を考えましょう。 たくさんの情報を伝えたくなるのは山々ですが、「これだけやれば大丈夫」ということを、明瞭に伝えるようにしましょう。 「どこ」にあるファイルをアップデートするのか、「誰に」送るのか、「どんな」項目が必要なのか。そして、フォーマットは?ファイル名の命名ルールは?など、できるだけ具体的に説明することが大切です。テンプレートなどがある場合は、シェアしておきましょう。 絶対にやらなくてはいけないこと以外は、休暇前、あるいは休暇明けに自分で処理するようにしましょう。 「覚えていられるかな?」「メモをとり忘れていないか」といった不安を相手に抱かせないよう、口頭で依頼するだけでなく、後から確認できる文書として残しておきましょう。 実際の引き継ぎ内容については、過去にこんなブログ記事をご紹介しました。 産休前の引き継ぎ不安を解消!1 ヶ月で新人に業務を引き継ぐまで 休暇前、仕事の引き継ぎを Evernote で 休暇中どうしても助けが必要な場合は 「自分のデータはすべてパソコンに入っているので、休みの間に問題が起きたときのためにパソコンを旅行に持っていく」ーそんな方もいらっしゃるでしょう。Evernote をスマートフォンにインストールしてあれば、パソコンを旅先に持って行かなくても、いつでもどこでも仕事の情報にアクセス可能になります。緊急の用件で電話がかかって来た際でも、データさえ手元で見られれば、すぐに指示を出して実際の作業はオフィスにいる同僚に対応をお願いすることも可能です。 そのためには日頃から Evernote を使っておくと便利です。また、Evernote Business をご利用なら、会社の同僚、チームとの情報共有がより簡単になりますので、「あのデータを送ってください」といった依頼は格段に少なくなるはずです。 行動がチームを変える みなさんにも不明瞭な引き継ぎのため不安に陥った経験があるかもしれません。あなた自身が率先してより分かりやすい引き継ぎを行うことで、周りの人たちもきっとあなたに感謝し、次の引き継ぎ時の参考にしてくれるはずです。気持ち良く休暇をとるため、休暇中に余計な心配をしないためにも、普段から備えておくのが大切です。

夏休みの自由研究

「ポートフォリオ」と聞くと、資産運用や、デザイナーの作品集を思い浮かべる方もいるかもしれませんが、教育の現場でポートフォリオが注目されています。 教育界での「ポートフォリオ」は、学習の過程で作成したレポートや作文、答案用紙のほか、活動の様子を収めた動画や写真などを保存する方法のことです。こうして残した記録により、後で振り返ることができ、そこから良い点、改善できる点を自ら発見する、客観的に自分を捉えることができるのが利点とされます。 Evernote Business を活用して eポートフォリオに取り組む学校もありますが、個人でもすぐに始められます。今年の夏の自由研究は、Evernote を活用してすべてを記録してみてはいかがでしょう。 観察日記に 例えば朝顔、カブトムシ、金魚などの観察日記を Evernote につけてみましょう。スマートフォンやタブレットで Evernote カメラを使って写真を撮るとともに、気づいた変化をメモしていきます。 植物・動物の生態を図鑑などで調べたり、仲間の品種について調べたり、関連情報もEvernote にどんどんまとめていきます。 音を記録することもできますから、虫の鳴き声などを残すことも可能。また、手書きノートもカメラで撮影すればすぐに取り込めますから、タイプをするのが苦手でも記録に残しやすいと思います。 資料を集めてまとめる 住んでいる地域の歴史を調べたり、博物館や美術館に行った報告をしたりするときは、たくさんの情報を元に作成することになると思います。 文字、写真・画像、音声、ファイルなど様々なデータをまとめられる Evernote を駆使していきましょう。 スマホ・タブレットなどのカメラを使うのはもちろんですが、大量の資料をデジタル化するには、Evernote と連携するスキャナを使うのもよいでしょう。 情報をクリップする スマートフォン・タブレットのブラウザで見た Web ページを Evernote に保存するのは簡単です。 iPhone・iPad の場合 ウェブページをクリップするには、ブラウザで共有アイコンをタップし、共有先として Evernote を選択します。メモを加えられるほか、保存するノートブックも選べますし、タグも追加できます。 まずは、共有アイコンをタップしてみてください。ブラウザによって表示される位置が違いますが、以下のようなアイコンが共有アイコンです。 共有アイコンをタップすると、以下のように表示されます。 アプリのアイコンが並んでいる部分をスクロールさせて、Evernote のアイコンを探してみてください。もし Evernote のアイコンが現れない場合は、以下のように設定してください。また、Evernote を頻繁に使う場合は、アイコンの並び順を変更することもできます。Evernote アイコンが表示される場合は、以下のクリップ方法にお進みください。 設定方法 1. 共有アイコンをタップして、並んだアプリのアイコンの一番右側までスワイプすると、「その他」のアイコンが表示されますので、それをタップします。 2. Evernote をオンにします。これにより、共有アイコンをタップしたときのアプリアイコンに Evernote を追加できます。並び順を変更できますので、Evernote を頻繁に使う場合は上のほうに移動させてください。 3. 右上の「完了」をタップします。ブラウザから、再度共有アイコンをタップして、Evernote のアイコンが表示されるか確認してみてください。 クリップ方法 クリップしたい Web ページがあったら、ブラウザの共有アイコンをタップし、Evernote を選択(タップ)してください。すると、メモを加えたり、ノートブックやタグを選択できる画面が表示されます。必要な変更を加え、保存してください。もちろん、なにもせず、そのまま「保存」をタップしてすぐにクリップすることもできます。あとはバックグランドで Evernote へ保存されます。 Android の場合 特別な設定は必要ありません。Chrome でウェブページをクリップするには、保存したいウェブページを開いた状態で、ブラウザのオプションメニューをタップし、ページの共有に表示された Evernote アイコンをタップするだけです。なお、ブラウザによって表記方法や共有方法が若干異なります。「ページを共有」をタップしてから「Evernote に追加」をタップする、といったブラウザもあります。 なお、Evernote に保存する際に、保存するノートブックを選択したい、タグを追加したいといった場合は、保存が完了する前に、象アイコンの丸い緑色ボタンをタップしてください。ここで、ノートブックやタグを選択できます。