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幅広い広報業務を効率化する方法 – スタディスト広報・朝倉さんの活用術

株式会社スタディストの広報として、コーポレート PR や マニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」の PR などを一手に引き受ける朝倉慶子さん。幅広い業務とタスクをこなすために欠かせないツールが Evernote です。なぜ Evernote だったのでしょうか。朝倉さんがどのように Evernote を活用されているのか、お話を伺いました。 入社前に Evernote と出会い衝撃を受けた ――本日はよろしくお願いいたします。朝倉さんはいつ頃から Evernote をお使いなのでしょうか。 朝倉:2015 年の 4 月からですね。ちょうど今の会社に入社した頃です。入社の前の月に Apple Store でイベントがあり、そこでスタディストの代表と Evernote の社員の方が登壇されていたんです。そこで使い方を知って、「こんな便利なものあったんだ!」と。実はその前から Evernote の存在は知っていて、アカウントも持っていたのですが、前職がそういったクラウドツールに厳しい職場だったこともあり使っていませんでした。 ――入社したスタディストが、クラウドツールの使用を認めていたということですね。 朝倉:というよりも、全員が Evernote ユーザーだったんですよ! ――えっ、それは嬉しいですね! ぜひ朝倉さんの使い方を教えてください。 スマホと Mac を連携させてレポートをリアルタイム作成 朝倉:基本はメモですね。私はメモ魔で、何でもメモしておきたいのです。広報としてサービスを誰にどんな風に届けるかを常に考えているので、頭を整理するためにも「目的・現状・案・露出イメージ」などのアイデアをメモしています。 ――書き方で決めているルールなどはありますか? 朝倉:まず、タイトルに必ず日付を入れることですね。こうすると後から見るときにわかりやすいんです。また、Evernote はテキストの装飾ができるので、大事なところは太字にしたり下線をつけたり、あとは★を付けて目立たせたりしています。それから、Evernote がすごいなと感じるのは勉強会のときなんです。 ――といいますと。 朝倉:勉強会ではメモを取るのですが、同時に記録用に写真も撮る必要があります。まず、Mac で Evernote を立ち上げて、メモはリアルタイムでノートに書き込んでいきます。同時にスマートフォンでも Evernote を立ち上げておき、写真はそちらのカメラで撮るんです。Evernote は同期が速いので、スマホで撮った写真がすぐ Mac にも反映されます。このやり方ですと、勉強会が終わる頃には写真つきの議事録が完成しているんです。 ――なるほど。写真が撮れるスマホとタイピングしやすい Mac、まさに良いところどりの方法ですね! 朝倉:そうやって作成したレポートは共有リンクを使って、社内 SNS でシェアすることもあります。会社の費用で行った勉強会のレポートの場合はなるべく社内で共有するようにしていますね。私のやり方を見て、社内でも同じ使い方をし始める人も出てきているんです。 ――私も真似したいと思いました。後から編集する手間がなく、その場でレポートが完成してしまうというのはかなりの効率化ですよね。 テンプレートの保存やタスクリストで業務を効率化 朝倉:他には、よく使うフォーマットを Evernote に入れています。たとえばプレスリリースを出す場合、毎回サービスの紹介文や会社概要を添えますよね。同じことをいちいち書くのは非効率なので、Evernote にテンプレート化した文章を入れておき、必要なときにコピペして使っています。 また、展示会に出展するときなどは、指定の文字数でサービス説明を求められるときもあるので、文字数ごとに複数パターンを用意していて、 80 字パターンや 200 字パターンなど、いくつかのテンプレートを Evernote

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Evernote 日本法人 マーケティング・広報担当、間島ゆかりの活用法

これまで Evernote 日本語版ブログでは、たくさんのユーザの方に Evernote の活用方法を伺ってきました。では、そんな Evernote 日本法人で働く社員自身は、どんな風に Evernote を使っているのでしょうか。今回はマーケティング・広報担当、間島ゆかりの活用法をご紹介します。 一つのノートで日々の ToDo を管理 ――マーケティング・広報という業務は、とても幅の広いお仕事ですよね。 間島:はい。こういったインタビュー記事の企画・進行や、SNS 投稿の企画、メディアの取材対応、イベントの運営・レポート、雑誌やネットメディアで出た記事の分析など業務は多岐にわたります。 ――その中で Evernote をどのようにお使いなのでしょうか。 間島:主な使い方の一つが ToDo 管理です。別の専用アプリをいろいろと試してみたのですが、どれもしっくりこなくて、それなら普段から使っている Evernote のチェックリストでやってみようと思いました。使ってみると、自分には Evernote が合っていました。 ToDo で使うノートは一つだけです。これをショートカットに設定して、すぐに見られるようにしています。 前日の夜、または朝の通勤中に「今日やるべきタスク」をチェックボックスと一緒にメモしておき、終わったらチェックをつけておきます。チェックをつけたタスクは、その日の仕事終わりか、帰りの電車で消してしまいます。 そして翌日はまた、やるべき仕事を書き込んで、終わったらチェックをつけて移動して……の繰り返しです。 締切はまだ先だけど近い将来やらないといけないことは、同じノートの下の方にリスト化しておき、締切が近づいたら「今日やるべきタスク」に移動して同じように消化していきます。 特に重要なタスクはボールドや赤字にして目立たせるなどの工夫もしています。 ――過去の ToDo を残さずに同じノートに上書きしていくというのが面白いですね。 間島:ノートがやたらと増えてしまうのが嫌だったのです。ToDo を後から見返すことはしませんし、いかに効率よくいろいろなことを面倒なく管理できるかを考えて今のやり方にたどり着きました。 取材での広報素材のやりとりは公開リンクを活用 ――ToDo 管理以外ではどんな使い方をされていますか。 間島:広報素材の管理にも使っています。メディアから問い合わせを受けた際、会社情報やロゴなどを先方に送ることがあるので、最新のものを Evernote に入れて管理しています。 Evernote でしたらファイルの形式関係なく入れられますし、「この画像は何なのか」という簡単な説明を加えておくこともできます。最新の会社概要、代表の略歴、写真、ロゴ画像、使用規定などを「広報素材」のノートブックにまとめておくと便利です。 たとえばロゴの場合は、このノートの公開リンクを先方に送るだけなので、とても楽ですよ。 これがメールですと、重い写真はクラウドストレージで、テキストは添付して……と素材ごとに送り方を変えなければならず、かなり面倒です。 それに Evernote の公開リンクでしたら、途中で素材が更新されても問題ありません。メールの場合は相手がダウンロードしたものは更新できないので、もう一度送る手間がかかりますよね。 ――過去の素材は残してあるのでしょうか? 間島:Archives というノートブックがあり、もう使わなくなった素材などはすべてそちらで保管しています。 こうしたノートブックには社員全員が参加しているので、仮に私以外の者が素材を必要としたときでも、私を通さずにすぐ対応できるのです。 ――雑誌などでは記事の確認や校正で何度も相手とやりとりしますよね。 間島:PDF で送られてきた記事をチェックするのですが、修正は Evernote の機能を使って直接 PDF に書き込んでしまいます。文章で指定するよりも、ページに直接書き込んだ方がわかりやすいのです。 そして、そのまま Evernote の公開リンクをメールに張って先方に送ります。もしロゴなどの素材が必要でしたら、それも一緒に入れて返しています。 “連絡”と”それに伴う作業”の両方を一つのアプリで完結できる ――ブログのインタビュー記事の進行管理ではどのように Evernote を使っているのでしょう。 間島:インタビューでは先にヒアリングをして大まかな回答をいただくのですが、それをノートにまとめておき、ライターさんなどの関係者とノートを共有しています。インタビュー本番では、同じノートに受け答えなどを記録しながら、音声の録音も行います。こうすれば、後日改めてライターさんと取材メモを共有する必要もありません。 ――雑誌やネットメディアで出た記事の分析にも Evernote

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