ビジネス書類を廃棄する前に。Evernote に「今すぐ保存」のすすめ

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 新年度から仕事をスタートダッシュできるよう、紙の書類を整理するのはいかがでしょうか。ペーパーレス化に適した書類と、複合機とインポートフォルダ機能を組み合わせた方法をご紹介します。 保存期間がある書類はペーパーレスには適していない? オフィスの机の上、大量の紙であふれていませんか? 毎年増え続ける仕事関連の書類は、なかなか捨てられないものが多いと思います。特に会計、決済、監査、雇用など会社経営に関する書類は、種類に応じて 3 年から、長いもので 10 年の保存期間が法律によって定められています。これらの書類を保存するためには、専用の書庫と保存場所を記した台帳での管理が必要になり、その作業もたいへんなもの。しかし、逆に言えばこれらの管理されている書類は、すでにきちんと保存されているので、あえてペーパーレス化をする必要はない、という考え方もできます。では、このような保存期間の決まっている書類ではなく、ペーパーレスに適している書類とはどのようなものでしょうか? ペーパーレスに適した書類とは、1 年以内に廃棄してよいもの 机の上を占拠している書類は、普段の仕事で出てくる書類が多いのではないでしょうか。例えば企画書や提案書、それらを作るのに参考にした膨大な書類。こういったものは特に保存期間は決められておらず、慣習的に 1 年ぐらいで廃棄しているものです。もちろん会社によって規定があるので一概には言えませんが、例えば以下のようなものが 1 年以内に廃棄してよい書類に該当します。 企画書、提案書、参考書類 他団体から送られてきた資料、刊行物、社内報 使用済み Fax、集計済みアンケート用 年賀状、あいさつ状 事務用品の取扱説明書   このような保存期間が決まっていない書類をスキャンし、電子化して、原本を捨ててしまえば、ペーパーレス化をすすめることが可能になります。 「今すぐ保存」がチームの情報共有強化につながる メールは直近のものしか見ないのと同じく、古くなった書類もほとんど見られません。ある統計によると、オフィスワーカーが参照する書類の 90% は半年以内に作成されたもので、1 年以上経った書類を見ることはおよそ 1% といわれています。つまり、99% の書類は 1 年経ったら捨てても問題ないのです。ということは、書類をペーパーレス化するタイミングは、古くなる前に「今すぐ保存」するのが良いでしょう。また、ペーパーレス化したデータは、検索性の高いシステムに保存して、共有できるようにするのが最適です。そうしておけば、紙を減らせるだけではなく、チームの情報共有強化にもつながります。 このペーパーレスによる情報共有を強化するのが、画像文字認識と多彩な検索を可能にする Evernote とスキャナの組み合わせです。 スキャナだけではなく複合機でも取り込める Evernote に書類を取り込むには、スキャナが最適です。もちろんスマホのカメラでも可能ですが、確実性とスピードで言えばスキャナが上回ります。 Evernote 専用のスキャナ、PFU の ScanSnap Evernote Edition がもちろん便利ですが、モバイルに適した ScanSnap ix100 と ScanSnap Cloud の組み合わせもかなり便利で、WiFi 環境さえあればスキャナ単体で Evernote へ書類を取り込むことが可能です。 会社で新たにスキャナを導入することができない場合、既存の複合機を活用する方法もあります。この場合、Evernote Windows 版の「インポートフォルダ」機能と、Windows の「ネットワークドライブの割り当て」を組み合わせることで、複合機でスキャンしたら自動的に Evernote へ取り込める仕組みを作ることが可能です。 では設定方法です。複合機を設置している場合、ファイルサーバのフォルダがスキャナの保存先になっていることが多いと思います。そのフォルダを Windows の「ネットワークドライブの割り当て」で、たとえば

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