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夏休みの間、仕事に追われないために

8 月に入りましたが、今年の夏休みはすでにとりましたか?お盆の時期に会社全体で休みをとるというケースもあると思いますが、そうでない場合は「自分が休んでいる間になにか問題が起きたらどうしよう?」という不安を持たれる方もいるでしょう。 しかし、それではリフレッシュのためにとった休暇が台無しです。そんな不安なく思いっきりバケーションを楽しむための方法をまとめてみました。 普段から共有して、引き継ぎの負担を軽減 夏休みや長期休暇は通常計画的にとるものですから、事前に準備したり、誰かに引き継ぎをする時間をとったりできます。一方、突然病気になったり怪我をして働けなくなることも、絶対に起こらないとは限りません。 このため、休みの前に慌てて作成するのではなく、普段から業務手順書のようなものを作っておくとよいでしょう。Evernote は文章のほか、他のノートや Web サイトへのハイパーリンクを追加したり、写真や画像、ファイルなどを一つのノートにまとめられますので、分かりやすい手順書作りに持ってこいです。詳しい方法は、こちらの記事をご覧ください。 また、どういった仕事を抱えているかや、その進捗状況をチームメンバーに共有しておくことをおすすめします。 特に小さい会社、部署では「この仕事をするのはあなたしかいない」ということが起こりがちです。根本的な解決として、誰か一人しか知らない、できない、といったことは日頃から減らしていくことが重要です。 引き継ぎはポイントを明瞭に あなたにとっては勝手知ったる単純作業かもしれませんが、休み中に肩代わりを頼まれる側にとっては、普段やり慣れない仕事をしなくてはならず大きな負担になるはずです。相手の立場に立って、引き継ぎ内容を考えましょう。 たくさんの情報を伝えたくなるのは山々ですが、「これだけやれば大丈夫」ということを、明瞭に伝えるようにしましょう。 「どこ」にあるファイルをアップデートするのか、「誰に」送るのか、「どんな」項目が必要なのか。そして、フォーマットは?ファイル名の命名ルールは?など、できるだけ具体的に説明することが大切です。テンプレートなどがある場合は、シェアしておきましょう。 絶対にやらなくてはいけないこと以外は、休暇前、あるいは休暇明けに自分で処理するようにしましょう。 「覚えていられるかな?」「メモをとり忘れていないか」といった不安を相手に抱かせないよう、口頭で依頼するだけでなく、後から確認できる文書として残しておきましょう。 実際の引き継ぎ内容については、過去にこんなブログ記事をご紹介しました。 産休前の引き継ぎ不安を解消!1 ヶ月で新人に業務を引き継ぐまで 休暇前、仕事の引き継ぎを Evernote で 休暇中どうしても助けが必要な場合は 「自分のデータはすべてパソコンに入っているので、休みの間に問題が起きたときのためにパソコンを旅行に持っていく」ーそんな方もいらっしゃるでしょう。Evernote をスマートフォンにインストールしてあれば、パソコンを旅先に持って行かなくても、いつでもどこでも仕事の情報にアクセス可能になります。緊急の用件で電話がかかって来た際でも、データさえ手元で見られれば、すぐに指示を出して実際の作業はオフィスにいる同僚に対応をお願いすることも可能です。 そのためには日頃から Evernote を使っておくと便利です。また、Evernote Business をご利用なら、会社の同僚、チームとの情報共有がより簡単になりますので、「あのデータを送ってください」といった依頼は格段に少なくなるはずです。 行動がチームを変える みなさんにも不明瞭な引き継ぎのため不安に陥った経験があるかもしれません。あなた自身が率先してより分かりやすい引き継ぎを行うことで、周りの人たちもきっとあなたに感謝し、次の引き継ぎ時の参考にしてくれるはずです。気持ち良く休暇をとるため、休暇中に余計な心配をしないためにも、普段から備えておくのが大切です。

産休前の引き継ぎ不安を解消!1 ヶ月で新人に業務を引き継ぐまで

この記事はシステムフォレストによる寄稿です。 システムフォレスト Evernote 認定コンサルタントの吉田 恵です。 昨年妊娠が分かり、今年の 4 月からいよいよ産休に入ります。産休を取るのも、また 1 年近く仕事を休むことも初めてなので、長期休み前に何から手を付けていいか、正直分かりませんでした。マイナビウーマンのとあるコラムでは「職場の女性が産休・育休を取る時、不安に感じること」の第 1 位に「仕事の引き継ぎがしっかりできているか?」とありましたが、真っ先に私もその不安を感じました。とくに営業を担う私にとっては、社内業務で行うことがたくさんあります。見積もりの作成や報告書の提出、注文書の作成、受注後のシステムへの入力、お客様情報の引き継ぎ・・・挙げればきりがありません。 お腹の子のためにもストレスを溜めないように、極力後任担当者へ時間をかけずに引き継ぎをスムーズに行えないかと考え、まず引き継ぐ業務の情報を Evernote にまとめました。 なぜ Evernote で引き継ぐ業務の情報をまとめたのか? Evernote がもし無かったら、引き継ぎは口頭での説明と Office ツール(Excel・Word 等)で資料を作成していたと思います。しかし、以前あるプロジェクトを後任者へ引き継いだ際に、十分にかつスムーズに伝わらなかった経験があります。口頭では自身が説明していたつもりでも相手が忘れてしまったり、Office ツールを使って資料を作るにも引き継ぎの期間内に作成する時間がありません。 以下は、以前 Excel で作成した業務プラン。作成に 1 週間ほどかかりましたが、文字ばかりでほとんど読んでもらえませんでした。 Excel でこのように資料を作るとなると、マス目の広さが気になって修正を繰り返すことになります。しかも Excel 自体を使いこなせていないので、機能を駆使して資料を作成するにも時間がかかります。また、文字だけの情報になってしまい、読むに耐えない資料になっていたかもしれません。 文字以外の情報が引き継ぎの際に重要! Evernote は文字だけの情報に終わらないので、より分かりやすく指示を伝えられます。引き継ぐ業務は以下のように簡単にまとめました。 作成は 10~15 分ほどで完了。Excel だったら 1 時間・・下手すると 1 日かかっていたかもしれません。 Excel と口頭だけではなかなか伝わりにくい「誰に・何を・どのように」という指示が、Evernote では画像や Office データを貼り付けて説明できるので、毎回口頭で説明せずに済みます。 また、スクリーンショットやすでにある資料を活用することで作る手間を削減でき、見る側にとってはより理解しやすいものになります。 お客様情報は顧客管理システムの担当を変えるだけ 会社では Evernote と連携できる顧客管理システム Salesforce を利用していたため、お客様との過去のやり取りは、この情報を見てもらうだけの指示で済みました。 Salesforce は Evernote と連携させることが可能で、Salesforce 上で Evernote のノートを見ることができるように設定できます。例えば Evernote に記載したお客様との打ち合わせ議事録や提示した資料などを Salesforce のお客様情報でつなげておくことができます。情報を閲覧するのにあちこち見て回る必要がなくなるわけです。 ワークチャットでの共有でさらに的確な指示を実現 引き継ぎの時間があまり取れない場合には、作成した資料をワークチャットで共有しておけば、時間が空いた時に確認してもらうことができます。 ワークチャットを使うと、ノートやノートブックを共有しながら会話できるので、非常に効率的です。

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休暇前、仕事の引き継ぎを Evernote で

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business みなさんは夏休みをとっていますか?日本の会社は休暇が取りにくい、と言われますが、引き継ぎがうまくいかないことにも原因があるのではないでしょうか。 厚生労働省の調査によると、年次有給休暇の取得率は平均 50% を下回り、他の先進国と比較してもかなり低い水準です。個人の意識調査では、有給休暇をとるのにためらいを感じているのが、全体の約 3 分の 2。半分以上の人が有給休暇をとりにくいと感じています。その理由の上位 2 項目が「みんなに迷惑がかかると感じるから(73.3%)」「後で多忙になるから(43.5%)」という、他の人への仕事の引き継ぎと自分の負担に関することでした。(平成 25 年調査) Evernote で普段から情報を蓄積しておくと、いざ休むときに引き継ぎがスムーズになります。休み前に自分の業務を整理し、引き継ぐ担当者に共有する手順を簡単にまとめてみました。 Evernote による仕事の引き継ぎ手順 普段からワークスペースとして Evernote を利用する 休み前にタスクを割り振る (タグ、チェックリスト、リマインダー) タスクを共有する(目次ノート、ワークチャット、権限設定) 1.普段からワークスペースとして Evernote を利用する 仕事に関するメモ、写真、音声、Web クリップ、PDF、Office ファイルなど、何でも保存できるのが Evernote 。そのため、他のファイル共有サービスと比較すると、アイデアから成果物まで、仕事の流れが見えるのが特徴です。普段から Evernote をワークスペースとして活用いただくことで、いざ引き継ぎをするときにも役立ちます。 2.休み前にタスクを割り振る (タグ、チェックリスト、リマインダー) 引き継ぐ担当者にタスクを割り振るには、主にタグを使います。関連するノートに引き継ぎたい担当者名のタグを追加しておくと、簡単にノートが一覧表示でき、業務の全貌が把握しやすくなります。 特にやっておいてほしいことについては、チェックリストでタスクを可視化し、さらにリマインダーを設定して忘れないようにしておくことも可能です。 3.タスクを共有する (目次ノート、ワークチャット、権限設定) 引き継ぎたい内容についてまとめるには、目次ノートが便利です。共有する前に、担当者名のタグでノートを一覧表示させ、そこから目次ノートを作成します。 引き継ぐ相手には、ワークチャットを使って目次ノートを送ります。そうしておけば、引き継がれた相手が、目次ノートから複数のノートを参照できるようになります。 また、共有する際に重要なのは、担当者の編集権限をつけて共有することです。不在中に起こったことなどをノートに追記してもらうことで、休み明けの対応もしやすくなります。 最後に、使う機能のまとめです。各機能の詳しい使い方はリンク先のナレッジベース記事を参照ください。 タグ チェックリスト リマインダー 目次ノート ワークチャット 権限設定 そして一番大事なことは、休暇中は仕事を忘れるということ。リフレッシュして、仕事の質を上げていきましょう! このように、Evernote を仕事でご利用する場合は、PDF 等の添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなどが使える Evernote プレミアムか、社内のメンバーで利用するための共有機能がより強化された Evernote Business がお勧めです。 ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンが新たに始まりました。この機会にぜひお試し下さい。Evernote Business

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