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情報過多の時代を生き抜くチームになるために

今では私たちの生活になくてはならない技術が、いかに「新しい」技術であるかを私たちは忘れがちです。例えば、iPhone の誕生から 11 年ほど。そして、ホームページを閲覧するためのブラウザが開発されて、25 年ほど。パーソナルコンピュータでさえ 1970 年代半ばから普及しているということは、そこから 40 年ほどしか経っていません。人類の歴史から見るとこれらの出来事はすべてほんの一瞬に起こったものです。 機械の性能が凄まじい速度で向上し、扱う情報量が飛躍的に増加しているのに比べると、人間の脳の処理能力は急激に進化できるはずもなく、とても追いつけるものではありません。 情報オーバーロードという問題 今日、私たちの周りにはたくさんの情報が溢れています。IoT 時代を迎え、ますます様々なデータが取得され、保存されていきます。一方、私たちはこうした過剰な情報を浴び続けているといっても過言ではありません。メールやウェブなどから得られる文字情報や様々な形式のファイル、写真や動画、音声といったデジタル情報はもちろん、様々な紙・書類、名刺などもあなどれません。 IDC の調査によれば、現代の知的労働者は、必要な情報を見つけ出すという作業に 1 日あたり平均 2.5 時間を費やしているそうです。この 2.5 時間は実際の仕事をできていない時間ということになります。 チームが抱える問題 一緒に働く人数が少ないうちは、すべての仕事についてメンバー間で共有しても、それらの情報をそれぞれの脳内で記憶しておくことが可能です。しかし、チームメンバーが増えるに従って、それではとても間に合わなくなります。会社としてはより多くのことが実行できてよいことですが、チームで全員が同じ情報を共有できないという問題が起きます。 また、情報をただ共有しただけでは、チームメンバーがみんな「同じ認識を持っている」とは言えません。人によってどの情報を重要だと考えるかの基準は違いますし、ただでさえ情報過多なのですから、チームで仕事するなら可能な限りノイズを減らしてこれまで以上に効率的に情報共有しなければなりません。 スペースが可能にする最高の仕事 Evernote Business のスペースは、チームが持つ情報を簡単に管理でき、さらに、重要な情報を分かりやすく伝えることができますので、チームが仕事を進める上での、情報ハブとして利用できます。 例えばある新製品のキャンペーンを行うとします。製品写真、お客様へのお知らせメール内容、タスクリスト、会議の議事録、様々なリサーチ結果など、このキャンペーンに関係するあらゆる情報を一つのスペースにまとめます。そして、マーケティング、営業、カスタマーサポート、経営陣など、Evernote Business アカウント内の関連するメンバーをこのスペースに招待しましょう。このスペースに招待されたメンバーはその瞬間から、スペース内のすべての情報にアクセスできるようになります。 まずは、「新着情報」をご覧ください。ここには、新たに作成されたノート、最近更新されたノートが表示されますので、スペース内の最新情報を確認することができます。 そして、「固定表示されたノート」では、ToDo リストやスケジュールなど、スペースのメンバーに必ず見てほしい重要なノートをピン留めしておくことができます。 スペースを活用すれば、チーム内で何が起こっているのか、チームメンバーに何を知っておいてほしいのかを効率的に知らせることができ、またチームメンバーも必要な情報を見つけるためにどこを見ればいいのかが分かるので、不安なく作業に打ち込むことができます。 早速 Evernote Business の無料トライアルにお申し込みいただき、スペースの便利さをあなたのチームでも体感してください。 Evernote Business 無料トライアルを始める »

IT を活用して自社の働き方を変えてみませんか?

この記事はトップオフィスシステム株式会社による寄稿です。 こんにちは、トップオフィスシステム株式会社の池田栄司です。当社は関西地区を中心に Evernote Business 販売代理店として、IT を使って主に中小企業の「働き方を変える会社」として活動しています。 今回は、経営者のみなさんの頭を悩ませている「IT を活用して働き方を変える方法」をお話ししたいと思います。 働き方改革とは? 働き方改革という言葉をよく耳にします。これを弊社では「企業が、働く人の目線で働きやすい環境を作る必要がある」ことととらえています。 その一つの例は、残業時間をなくすことでしょう。しかしその一方で、現状の売上は保ちたいものです。となると、業務効率を上げざるを得ません。実際のところは、残業を減らしたいと思いつつ、作業量は減らないため現状維持…、特に人手が足りない中小企業ではそれが現実ではないでしょうか。 なぜ IT? 一方で IT を活用すれば働き方を大きく変える事ができます。なぜ IT なのかというと、IT を使うことで「効率」を上げることが出来るからです。 IT で業務改善 例えば、今まで手書きするしかなかった書類を Excel や Word を使って 誰もが作成することが出来るようになりました。今は当たり前ですが、私が就職した時(20 年ほど前ですが)は、見積書も受注表も全て手書きで、1 枚書き上げるのに 30 分ほど掛けていました。 ところが今はどうでしょうか?見積書を作成するのに 30 分も掛からないですよね?一方で Excel や Word で作成した書類を印刷して、必要に応じてコピーをする業務フローが当たり前になりました。 PC の普及と共に業務改善が大きく進んだのですが、紙の書類はむしろ増える一方です。業務フローも煩雑になって来た今、今度は情報の共有化が求められるようになりました。つまり Excel で作成した書類を印刷してコピーしていたのでは間に合わなくなってきました。 例えば、「モバイル環境があるにも関わらず、営業マンが日報を書くのに帰社しないといけない。作成した書類に手書き修正したのはいいけど、どれが最新版かわからない…。」このようなことでお悩みではないでしょうか?そしてみなさんの机の上には書類が山積みになっていないでしょうか? 情報を共有化して業務改善 企業によって共有する情報は異なります。また共有する手段も異なりますが、確実に言えることは「全社で同じ情報を共有することが必要だ」ということです。 販売会社を例に取ると、全社で共有すべきは間違いなく顧客情報です。自社の販売情報はもちろん、お客様との対応履歴やサポート内容、保守内容など多岐に渡ります。そしてこれらは日々更新され続ける情報です。つまり、どこからでも見られる情報にする必要があります。 そこで利用されるのが IT ツールです。ファイルの共有であれば Dropbox や Box などが最適ですし、データとしての共有であれば FileMaker や kintone など、あらゆる情報の共有であれば Evernote と、それぞれに特性があります。当社ではどの IT ツールがお客様に最適かを見極めて提案いたします。 Evernote は情報やファイルを共有できる便利なツールです。よくお話をするのですが、Evernote を活用すれば、ファイルを添付したメールのやりとりを無くすこともできます。また必要に応じてコメントも記入できるので、社内で常に最新の情報を共有するには最適なツールです。 IT を効果的に使って業務改善をすれば、煩雑な事務作業が軽減し、わざわざ帰社しないとできない作業を減らすことが期待できます。つまり、必然的に業務効率を上げることになり、かつ残業時間を減らすことができます。 また IT ツールを活用した場合、モバイル環境さえあればどこからでもアクセスできるので、時短勤務をされている方にも便利ですし、通勤圏外の遠方の方なども勤務していただけるようになります。テレワークを採用した先進的企業として認知されるという利点もあり、より優れた人財を採用できる可能性が広がります。 教育現場では、大学の卒論指導時にゼミの教授が生徒との情報共有手段として

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もしウェディングプランナーが Evernote を使ったら?

人生の最も幸せな瞬間である結婚式。その舞台裏を支えるウェディングプランナーの仕事は、接客や企画、外部との調整、予算・進行管理など多岐に渡ります。特に、一人のプランナーが終始担当する場合は、同時進行で複数のお客さまの進行状況を把握して、作業を進めていかなくてはなりません。 そこでポイントになるのは、いかに効率的にかつミスなく進められるか、ということ。今回は、私自身が見聞きしたことをもとに、ウェディングプランナーの仕事で Evernote Business を役立てる方法をお伝えしたいと思います。特に、自由なスタイルの演出ができる、小・中規模の式場にお勤めの方におすすめなので、ぜひ参考にしてみてください! 議事録を共有し、作業ミスや対応の遅れを防止 まず、お客さまごとにノートブックを作りましょう。お客さまの個人情報を保管しているデータベースは別にあるかと思いますが、Evernote Business は定型化できない情報(紙、写真、イラストなど)を保存しておくのに最適なので、併用することをおすすめします。 お客さま別ノートブックには、打ち合わせの議事録を保存。結婚式の当日を迎えるまでに、一組のお客さまと何度も打ち合わせを重ねて、細かいことを決めていきますよね。いつ何を提案したか、どんな要望があったか、次回までの ToDo と作業進捗を一つのノートにまとめていきましょう。また、締め切りの ToDo を含むノートにはリマインダーを設定すると、忙しいときでも「うっかり忘れてた!」ということがありません。 自分が接客や外出をしているときに、お客さまから問い合わせの電話がある場合も多いと思います。そんなとき、別のスタッフが対応することになっても大丈夫。Evernote Business 内の議事録を見れば進行状況がすぐに分かるので、その場ですぐに回答することができ、ひいてはお客さまの満足度アップにもつながります。 ノートブックには、紙類をスキャンしたものも入れましょう。たとえば、お客さまからお預かりしたプロフィールシートや招待状・フォトアルバムの申込書などの各種提出物。さらに、引き出物やプチギフトが決まったら、ギフトカタログの商品掲載ページもカメラで撮って保存しておくといいでしょう。これで必要なとき必要な情報にすぐアクセスできるので、「あの資料、どこ行ったっけ?」と探し回ることがなく、作業の無駄がなくなります。 過去の知識・経験を活用し、オリジナルのプランを提案 演出の自由度が高ければ高いほど、お客さまが希望するテーマや雰囲気に合わせて、内容を細かく提案していくことが必要になります。「自分たちらしさを出したい、けど具体的な案が思い浮かばなくて…」というお客さまも多いと思いますが、そんな時こそ、プランナーの腕の見せどころです! そのために、過去に自分が担当したユニークな結婚式や、Web サイト、雑誌で見つけたさまざまな結婚式のイメージを、共有のビジネスノートブックに保存しておきましょう。この蓄積されたイメージと、事前にヒアリングしたお客さまの理想の結婚式のイメージを組み合わせることで、オリジナルの結婚式プランが提案できます。多くの業務を抱える中、リサーチや企画を毎回一から行うのはとても大変なので、過去の知識や経験をなるべく生かすようにするといいでしょう。 このほか、装花やメイク、司会、写真撮影などを委託している業者の情報も、共有ノートブックに保存。過去の仕事ぶりやお客さまからの評判はどうだったかなどを一緒に書き込み、定期的に見返すことで、サービスの質の維持・向上にも役立ちます。 無駄な作業を省いて、大事な作業に時間を費やす サービス業はどこも競争が激化しています。ブライダル業界でも、次々と新しいサービスが出ているだけでなく、結婚式場以外の場所で式を挙げたり、あるいは式を挙げないという方も増えています。そんな中、「選ばれる式場」になるために必要なのは、情報を保存・検索するための手間を省いて、「お客さまと向き合う」という大事な作業により多くの時間を費やすことではないでしょうか。 では最後に、モチベーションが上がる Evernote Business の活用法をご紹介したいと思います。Evernote Business は、基本的にはチームで使うものですが、自分だけしか閲覧できない「非公開ノートブック」を作ることができます。そこに、お客さまからの感謝の言葉や、もらった手紙・ハガキなどを保存しておきましょう。モチベーションが下がってしまったときにこっそり読むと、きっとパワーが湧いてくると思います!

情報共有で生産性を向上〜名刺の有効活用

企業において生産性の向上は大きな課題の一つです。 その一環として多くの職場でペーパーレス化が進められています。紙の情報をデジタル化することで検索性が高まり、いつでもどこでも必要な情報にアクセスでき、情報を探し回るコストを大幅に削減できるからです。そうしたペーパーレス化を進めていく中で、最後に残る「紙」が名刺と言われています。 名刺管理は大変 みなさんは名刺をどう管理されてますか?名刺フォルダーに綺麗に整理して定期的に見直して整理したり、あるいは引き出しの中に積まれているだけだったりというケースが多いのではないでしょうか。いずれにせよ、紙のまま保管しているために、急に必要になった時にあわてて探したり、外出中の場合は社内の誰かにお願いして机の上を探してもらったり、あるいは共有ができていないために、社内にすでにあるコンタクトを生かせず、「早く言ってよ〜」とついボヤいたりというのはよくある光景です。 Evernote で名刺管理を あらゆる情報を保管する Evernote は、もちろん名刺にもしっかり対応しています。写真のようにスマートフォンを名刺にかざすだけですぐに名刺を取り込みます。 Evernote が自動的に「これは名刺である」と認識して名刺情報をその場でテキスト化します。 よく見ると名前が漢字ではなく英語の方が認識されています。もちろん、ここで日本語に書き換えることもできますが、英語のまま保存します。 では次に検索してみましょう。「吉田」で検索すると先ほどの名刺がヒットしました。 名前が英語のままなのに漢字で検索してもちゃんとヒットしました。高度な文字認識技術により、画像の中の文字(ここでは漢字)を認識しているのです。細かい修正をしなくても必要な名刺をきちんと見つけることができます。このように名刺をサッと取り込み、パッと参照したい方には、Evernote の名刺取り込み機能は重宝いただけると思います。 名刺情報をビジネスに役立てる Evernote Business をお使いなら、このように取り込んだ名刺情報を共有ノートブックに蓄積して社員全員で重要なコンタクト情報を共有することができます。さらにセールスフォース・ドットコムをお使いの場合には、先日ご案内した新機能により、名刺を写真で取り込んだ時、またはすでに連絡先ノートとして保存されていた名刺情報を、簡単に「リード」や「取引先責任者」として取り込むことができます。 紙の情報を Evernote で管理し、生産性の向上につなげていきましょう。

仕事をより速く、よりスマートに

介護や子育てとの両立、あるいはワークライフバランスの改善のために、在宅勤務やテレワーク・モバイルワークといった柔軟な働き方が広がってきています。こうした働き方の実現に欠かせないのが、コミュニケーションツールやクラウドサービスといった IT ツール。デバイス問わず、いつでもどこでも情報を引き出すことができる Evernote もその一つです。 今回は、私自身の体験をもとに「Evernote がなかった時と比べて、働き方がこう変わった」という点を、ご紹介したいと思います。 会社のパソコンの前でしか作業ができない!ということがなくなった。 私にとってこれが一番大きな変化でした。これまでは、すべての情報は会社にあり、何か作業をしたければ会社に行く(残る)というのが当たり前。それが、仕事で Evernote を使うようになったことで、より効率的に働けるようになりました。少し具体例を挙げてみましょう。 Evernote はパソコン(Windows・Mac)や、スマートフォン・タブレット(Android・iPhone・iPad)など、主要なプラットフォームでお使いいただけますので、たとえば会社の Windows パソコンで入力した情報を、電車の中で iPhone を使って確認・編集するということが可能です。このおかげで、「移動中にスマホでレポートの下書きを作成し、会社のパソコンで清書する」といったことや、「毎朝、やることリストを電車の中で作成する」といったことができるようになりました。 また、「いつまでに何をする」という期限付きのタスクを含むノートには、リマインダーを設定しておきます。設定の方法は簡単で、ノート内の目覚まし時計のマークをクリックして、任意の日時を入力するだけ。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも設定できます。 「細かいタスクは Evernote が覚えていてくれる」という安心感があり、日々の仕事により専念できるようになりました。 そして、業務の中で意外と時間がかかるリサーチ作業。ネットで調べられるものは、外出先や移動中のちょっとした空き時間をうまく使います。「これは使えるな」と思ったものは、その場で Evernote に保存しておくと、あとで役立ちます。パソコンをお使いの際は Web クリッパーを使って。スマートフォンでもクリップできます。 ペーパーレス化で、情報を探すための時間が激減した。 訪問先でもらう資料や名刺、契約書、ミーティングのメモなど、オフィスには紙の情報が溢れています。「いつか使うかもしれない」と思うと捨てられないものも多く、机の引き出しやオフィスのキャビネットのスペースはいつも空きがありませんでした。また、どんなに見やすいファイルを心がけていても、情報を探すのにはそれなりの時間がかかっていました。 そんな私も、Evernote を使い始めたのをきっかけに、「紙はスキャンして Evernote に保存」するのが習慣に。ほとんどの資料はスキャンしたら破棄するので、デスクまわりが綺麗になりました。 そして一番のメリットは、「ここを見れば必ず見つかる」という場所ができたこと。Evernote で検索すると、テキスト、画像に含まれた文字、手書き文字のほか、Office ファイル内の文字(Evernote プレミアムの機能)まで検索で引っかかるので、探している情報がすぐ見つかります。 このほか、Evernote が便利なのは、一つのノートに形式の異なる情報をまとめておけるところ。イベントやテーマに紐づいて情報を整理しておけるので、情報を探し回る必要がなくなりました。 社内外の人とのコラボレーションが楽にできるようになった。 Evernote を使うようになるまで、社内外の人との情報共有の手段でもっとも多かったのが電子メール。たとえば会議の議事録を共有したい場合、Word などで文書を作成→上司からのフィードバック→文書を修正→メールを作成→メールに文書を添付→関係者に送信、というのが一連の流れでした。 それが、Evernote を使うようになって、次のように変わりました。 議事録やレポートなどは、Evernote のノートに記録 「共有」機能で、作ったノートをワンクリックで上司に共有 上司も自分も、ノートに直接書き込むことで内容を修正 「共有」機能で、完成したノートをワンクリックで関係者に共有 上記の作業はすべて Evernote 上で行えるため、アプリを切り替える手間はありません。また、ノートを共有したい相手がもし Evernote を使っていなくても、「公開リンク」を取得してそのリンクを教えるだけで、相手は Evernote のノートを見ることができます。これがかなり便利で、社外の方との情報共有によく使っています。 ノートの「共有」機能の詳しい使い方についてはこちらをご覧ください。 また、Evernote 社内では Evernote Business を使っていますが、これを使うと「誰がどんな仕事をしているか」をリアルタイムで見ることができます。具体的には、次のとおりです。 誰かが閲覧中のノートの右上に、顔マークのアイコンが表示されます。これによって、「上司は自分が確認を依頼したノートを見てくれているのか」「同僚はいまどのノートを見ているのか」が視覚的に分かります。 新規で作成・更新されたノートがノートリストの上位にくるので、「いま同僚がどんな仕事をしているのか」「頼んだ仕事をきちんと進めてくれているか」を、本人に聞かなくても確認することができます。 Evernote を使って、「チーム全体の仕事効率を上げたい」「同僚とのコミュニケーションを円滑にしたい」という場合は、Evernote Business が効果を発揮するかもしれません。さらに詳しい機能やセキュリティについて知りたい方は、こちらのブログ記事もご覧になってみてください。

Evernote Business に社内外の資料をすべて集約

ビデオ・オン・デマンド・サービスで、急速な成長を続ける株式会社 U-NEXT。2014 年 12 月には東証マザーズへの上場を果たし、今後のさらなる発展が期待されています。同社では、Evernote Business を軸にした社内外の情報集約と共有の仕組みを構築。これまでは個人やチームに埋もれていた情報を事業部全員で共有することで、業務のスピードアップと社内コミュニケーションの活性化を実現しました。 (左から)株式会社 U-NEXT NEXT 事業本部 マーケティング統括部 マネジャー 柿元 崇利さん・NEXT 事業本部 システム開発部 マネジャー 増沢 尚さん・NEXT 事業本部 システム開発部 松本 将司さん 情報共有への危機感から Evernote Business に注目 株式会社 U-NEXT(以下、U-NEXT)は、「喜びや感動をもっと自由に」をスローガンに 2010 年に設立。映画やドラマ、アニメなどのコンテンツを、対応テレビや PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイス に向けて配信する、日本最大級のビデオ・オン・デマンド・サービス「U-NEXT」を提供しています。 今回 Evernote Business を導入したのは、同社のコア事業である動画配信を行う事業部です。事業部内の社員全員にアカウントを配布し、検討開始からわずか 3 ヶ月 でユーザ数が 100 名を超える大規模な導入を成功させた背景には、同社の情報共有に対する危機感があったと、導入プロジェクトのリーダーであるマーケティング統括部 マネジャー 柿元 崇利氏は語ります。 柿元「当事業部は専門性の高い業務が多く、仕事が個人に集約される傾向があります。属人性が強いため、異動などがあった場合に他の人間にうまく引き継げないという問題がありました」 こうした問題意識は現場だけでなく、経営層の間でも議論されていました。そんなある日、ある執行役員が雑談中に、Evernote Business を話題に出したのです。 柿元「『このツールを使うと、自社の業務の見えない部分がいろいろ見えるようになるのではないか』という言葉に事業本部長が強い関心を示し、私が詳しく調査することになりました」 もともと、プレミアムユーザとして Evernote をプライベートで活用していた柿元氏は、強い共感をおぼえ、さっそく検討を始めました。 すべての情報を集約できてすぐに取り出せるのが魅力 最初の開発環境ミーティングが開かれたのは、2014 年 6 月でした。ここからは社内エンジニアチームも加わり、具体的な製品の選定や検証などが進められました。 この選定過程で、Evernote Business に魅力を感じた機能の 1 つに「文書内検索」 があったと語るのは、システム開発部 マネジャーの増沢 尚氏です。動画配信事業では取引先や協力会社が非常に多く、契約書もかなりの数に上ります。それらを後から細かい確認のために何度も探すのが、少なからず現場のストレスになっていました。 増沢「技術者がよく使う wiki などの場合、あらかじめ中身がわかるようにインデックスを付けて整理しておかなくてはなりません。Evernote

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さまざまな場所で活躍するスタッフの情報共有とコミュニケーションを Evernote Business がサポート

レザースーツなどのバイク用ウェアで知られる株式会社クシタニ。「KUSHITANI」ブランドの高い品質は、世界の GP(グランプリレース)ライダーから個人まで幅広い愛好家たちを魅了しています。同社では全員が Evernote のアカウントを持ち、Evernote Business を中心にあらゆる社内の情報共有を行うことで、業務の効率化と社内コミュニケーション促進を実現しています。 社員全員がアカウントを持ち全情報を Evernote で共有 株式会社クシタニ(以下、クシタニ)における Evernote 活用の特色は、社員全員がアカウントを持っていることです。同社では、特に社外秘とされる資料を除いたほとんどの情報を Evernote Business 上に公開。経営陣や管理職から全国の店舗スタッフまでが必要に応じて閲覧、共有できる仕組みを提供しています。現在は管理担当者を中心に 9 名が「Evernote Business アカウント」、営業担当者を中心に 10 名が閲覧・編集権限やファイル容量およびノートブック数が強化された「プレミアムアカウント」、そして残りの全社員、約 30 名が保存・閲覧のみ可能な「無料アカウント」を持っています。 同社が初めて Evernote を導入したのは 2010 年。それ以前にも他のグループウェア製品を導入したものの、スケジュール管理が主体で、業務で扱う各種ファイルが添付できないといった問題がありました。そこでより使いやすいツールを探していたところ、Evernote が目にとまったと、同社の広報部 櫛谷 信夫氏は語ります。 (左から)株式会社クシタニ 広報部 櫛谷 信夫さん・株式会社クシタニ 世田谷店スタッフ 藤野 亜弓さん 櫛谷「どんな形式のファイルでも簡単に保存・共有できるところが評価のポイントでした。今では、業務に必要なすべてのファイルが Evernote Business 上に置かれています」 出勤簿や各店舗の売上報告書などもすべて Evernote Business 上に保存しているため、社員は毎日使用するうちに自然と操作を覚え、IT ツールの導入時にありがちな利用頻度や習熟度のばらつきもなく全社的に定着することができたといいます。 社内外への情報発信ツールに Evernote Business を活用 Evernote Business 導入以前から約 3 年間、「プレミアムアカウント」と「無料アカウント」のみで業務を大きく効率化してきた同社が、さらに Evernote Business の導入を決めたのは 2013 年 7 月。カタログ制作のワークフロー改革がきっかけでした。 櫛谷「年 2 回のカタログ制作では、それまでも Evernote でライターやデザイナーとの素材の受け渡しや情報共有を行ってきましたが、アイテム数やページ数も徐々に多くなり、容量の問題や商品情報のセキュリティも考慮して Evernote Business

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