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常総生活協同組合、Evernote Businessの導入で顧客の拡大と情報収集の負荷を軽減

「食は生命(いのち)」をスローガンとして、茨城県西部および千葉県の一部のエリアに向けた食料品の共同購入事業を展開する常総生活協同組合。地場の農・畜産物生産者と組合員を結び、安心、安全な食品の提供を目指す同組合の Evernote Business 活用法について、副理事長の大石 光伸さん、専務理事の柿崎 洋さん、共同購入部 筒井 拓朗さんに伺いました。 (左から)副理事長 大石 光伸さん・専務理事 柿崎 洋さん・共同購入部 筒井 拓朗さん 常総生活協同組合 Web サイト:http://www.coop-joso.jp 情報収集を効率化 大石「いつどこでどんなことが起こるかわからないだけに、食糧を巡る世界の動きには注意を怠ることができません。メディアの報道も私たちにとっては貴重な情報源で、以前から新聞記事の切り抜きを続けてきたのですが、現在こうした情報はすべて Evernote Business に蓄積しています。これまでは複数の担当者が目についた記事を新聞から切り抜いてファイリングしていた作業が、Evernote Business を導入してからは画像で撮って保存するだけになり、大幅に効率化しました」 「効率化だけでありません。保存した情報を即座に全員で共有できるようになった点は大きなメリットです。誰かが一度保存しておけば、それを私や他の職員が参照したり、業務に役立つ内容ならば周囲の人間にも知らせてみんなで活用できます。また、Evernote Business は Web サイトをワンタッチで切り抜き保存できる Evernote Web クリッパーと連携しているため、インターネットの情報も手軽に収集できるようになりました」 情報共有のコストも大幅に削減 Evernote Business の導入は、いわゆる IT コストの点でも大きな改善効果をもたらしています。常総生協では長年にわたって情報共有に Lotus Notes を利用してきました。しかし、自前でサーバーを運用する負担が大きいうえ、カスタマイズを行っていたためアップデートのたびにバージョン管理や互換性のなさに苦労していました。 大石「その点、クラウド型サービスの Evernote Business は運用が容易で、常に最新の機能を利用することができます。しかも、グループウェア製品を自前で導入するのに比べて圧倒的に低コストです。運用負荷、コストの両面で Evernote Business を選んで正解だったと確信しています」 個人利用で Evernote の利便性を体感 常総生協が Evernote Business を導入したのは、2013年4月のこと。かねてから個人で Evernote の便利さを実感していた大石氏がビジネス向けサービスの登場を知り、さっそく組合にも導入しようと考えたのがきっかけでした。 大石「ついに出た、という印象でしたね。導入後、どう私たちの業務に活用するかを考えた最初の試みが、新聞記事のスクラップでした。また、実際に仕事で使ってみて便利だと実感したのは画像の中の文字を認識して検索できる機能です。これは名刺のファイリングなどで重宝しています」 論文などを執筆する機会も多い大石氏は、強力な検索機能が非常に役立つそうです。 大石「欲しい資料をすぐに見つけ出せるようになりました。正直なところ、Evernote Business がここまでファイルサーバー的な使い方ができるとは予想していませんでした。現在はビジネスプレミアムの契約なので、個人のノートブックの 2GB に加えてビジネスノートブックとして職員数 × 2GB の容量が確保され、当生協全体では毎月 60~80GBのアップロードが可能です。これだけあれば、さまざまな資料をまとめておく資料庫としても十分でしょう」 タブレット利用で営業情報を即座に共有 Evernote Business 導入で、資料の収集や共有以上に注目したい成果が、日常のビジネスそのものの飛躍的な効率アップです。現在、常総生協の配送員は、全員が食品の配送業務にタブレット端末を利用しています。このタブレットは営業や企画の担当者にも配布されており、お互いの情報共有に利用されてきました。ここに Evernote Business が加わったことで業務に大きな変化が起こったそうです。 筒井「配送員が出先で見つけた見込客の情報を、その場でタブレットを使い写真撮影して Evernote Business に送り、その情報ですぐ営業担当者が動き出すという連携が可能になりました」 タブレットと Evernote Business を導入する以前にも、配送員が新築の住宅などを発見すると日報で報告し、それをもとに営業が出向くといった仕組みはありました。しかし事務所に戻ってきてから報告書に記入し、さらに地図を添付してファイリングするため、時間も手間もかかります。また紙の日報ではなかなか全員がすぐに回覧するわけにもいかず、効率面での改善が望まれていたといいます。 筒井「新規の組合員を獲得するには、引越の最中に駆けつけるくらいのスピード感がないと間に合いません。現在は、建築中の住宅を見つけたらその場で写真を撮り、Evernote Business に送信するだけです。このデータには GPS の位置情報が含まれているので、別途地図を添付する必要もありません。このため、見込客の発見とほぼ同時に動き出せるようになりました」

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「移動中もスマホで情報を取り出せて就活生におすすめです」――伊澤諒太さんの活用法

今回、お話を伺ったのは Evernote キャリア教育アンバサダーの伊澤諒太さん。起業家であり、国際キャリアコンサルタントとして活躍されている伊澤さんは、モバイル会員10万人を超えるキャリア支援組織の役員として、スマートフォンを活用した就活を支援しています。伊澤さん自身の Evernote 活用法、そして就活生にオススメの活用法など幅広く教えていただきました。 氏名:伊澤 諒太(いざわ りょうた) 所属:株式会社ハタプロ、キャリアデザインハウス ブログ: みんなの就職活動日記 Twitter: SHUKATSU_witter   「アナログとデジタルの情報収集と整理が効率化できるツールです」 ――まずは伊澤さんが Evernote を知ったきっかけを教えていただけますか。 伊澤「2009年くらいの話なんですが、当時大学4年生で、ウェブサイトを立ち上げて起業しようとしていたんですね。それをいろんな人に言っていた際に、役立つツールがあるよと先輩に教えてもらったのが Evernote でした」 ――Evernote のどこが便利だと感じましたか? 伊澤「Evernote って、紙に書いた手書きの文字でも認識して検索できますよね。もちろんウェブクリップも簡単にできるし、自分でテキストを打ち込んでおくこともできる。つまり、アナログとデジタルの情報をまとめることができるから、情報収集と整理を効率化できるんです」 ――それが伊澤さんのお仕事にも役立っている? 伊澤「ええ。今やっているキャリアコンサルタントという仕事は、学生の支援だけでなく、採用担当者への企画提案や大学の就職課への指導なども行います。その際、海外の事例や学生の動向など、旬な情報を知っているということが大きなポイントになります。Evernote を使うと先ほど言ったように情報収集が効率化できるので、とても重宝しています」   ――具体的にはどんな情報をノートに入れているのでしょう。 伊澤「手書きで書いたアナログノートをスキャンして入れたり、ウェブから記事をクリップしたり、あとはアイデアメモなどを入れたりしています。他にはスタッフ管理や経営戦略、財務会計などについてのメモ、請求書、進行中の仕事の資料など、何でも入れていますね」 ――仕事の資料はどのように管理されていますか。 伊澤「プロジェクトごとにノートブックを作って管理しています。僕はあまりタグをつけないんですよ。基本的にはノートブックで管理して、必要なノートは検索で引き出すというやり方です。たとえば紙のノートを入れておく場合、スキャンする前にあらかじめ『キャリア』とか『経営戦略』とか、キーワードをノートの隅の方に書いておくのです。こうすることで Evernote での検索精度を上げることができます。自分のポートフォリオを入れておいて、お会いした方にiPadなどでサッと見せることで、仕事のお話に発展することもあります」 「国内外のスタッフとプロジェクトの資料などを共有しています」 ――共有機能も使われますか? 伊澤「財務会計はスタッフと共有しています。また、プロジェクトも担当スタッフと共有することがありますね。たとえば以前、日本と台湾でコラボした『TONARI GIRLS』というイベントをプロデュースしたのですが、そのときに台湾スタッフと情報をリアルタイムにシェアするために Evernote を共有して使いました。FacebookやLINEなどで連絡を取り合い、Evernote で情報を共有するという組み合わせです」   ――たしかにプロジェクトを円滑に進行するためには、離れていても簡単に情報を共有できる Evernote が役立ちそうですね。 伊澤「そうなんです。国外だけでなく、国内の学生との交流にも役立っています。たとえば全国の大学で講演させていただく機会があるのですが、一日だけの講演で関係を終わらせるのではなく、Facebookや Evernote を使うことで継続的にサポートすることができます。例えば「スマートフォン就活実用術」といった資料や情報は Evernote で共有して、共有したよというお知らせにFacebookやLINEを使っています」 「自主的にグループで共有ノートブックを作って、情報を交換している学生もいます。これは四ツ谷キャリアスクール発行の就活新聞『JOB STAR』というものなのですが、デジタルで作ったものをセブンイレブンのネットプリントで実際に印刷してもらうという配布方法をとっています。」 ――デジタルとアナログを自然に行き来しているのですね。 「就活生にとっては、デジタルとアナログの情報を一元化できるのが強み」 ――他に就活生にオススメの使い方はありますか? 伊澤「就活ノートとしての利用はオススメです。就活では一社だけ受けるということはありませんから、同じ業界でも何社も企業研究しなければいけません。その中で企業同士を比較するためには、情報を一つの場所に一元化しておく必要があります。また就活における情報収集は、情報源もアナログ・デジタル問わず様々です。説明会やOB・OG訪問などでは手帳に手書きしたメモになるでしょうし、ウェブから拾う場合はデジタルデータです。他にも新聞や雑誌の切り抜きなど、印刷物が情報源になることもあります。これらのデータを一元化して整理できるのは Evernote の大きな強みです。クラウドサービスなのでデバイスを問わずいつでも確認できますし、ノマドワーカーのように移動の多い就活生にはぴったりのツールだと思います」