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情報の海に飲み込まれないために

「必要な情報が見つからない」「必要な情報を探すのに時間をとられて、実際の仕事に専念できない」 ー そんな経験は誰にもあるはずです。 仕事に必要となる多様な情報は、書類、Web ページ、書籍・雑誌、動画、音声など形態も様々なら、パソコンの中からサーバー、書類キャビネットなど置き場所も様々。 また、パートナーや同僚とのやりとりは、メール、チャット、電話での会話、会議…と、様々な場所で行われています。それどころか保存すらされていない場合もあります。 そして、誰かにある情報について質問しようにも、その人が同じオフィスにいるとは限らず、海外支店とのやりとりとなればその回答はすぐには返ってきません。 これは私たち現代の会社員が抱える一番の問題といっても過言ではありません。情報の分散は、生産性を阻害します。 マッキンゼーの調査によると、私たちは仕事の 19% の時間を何かを探すために使っているといいます。つまり、1 週間の勤務 5 日間のうち、ほぼ丸一日を「探す」という行為に費やしてるということです。 また、何かを探すために仕事を一時的に中断した場合、また作業に戻って集中した状態に戻るまでには時間がかかるため、これも生産性を下げてしまう一因です。この調査では、もしこの「何かを探す時間」を省くことができれば、生産性は 30〜35% 上昇するとも言っています。 また、HubSpot による調査では、82% の調査対象者が、仕事で必要な様々なシステムにログインするために、1 日あたり 1 時間ほどの時間を費やしているといいます。多くの会社は 1 つ〜5 つほどのサービスを情報の保存や共有のために活用しているそうですが、一番極端な例では 88 個ものサービスを使っていたそうです。 こうしたサービス同士は必ずしも連携していませんので、すべての情報を一気に検索することは不可能です。情報を見つけるために時間がかかるのも、不思議なことではありません。 適材適所 88 ものサービスを使っているのは極端ですが、逆に 1 つのツールですべてを済ますのもまた無理があります。 例えば、家が火事になっているときに、消防署にメールで連絡する人はいません。一番緊急を要する件に関しては電話で、回答が欲しい件についてはメッセージングツールでといった適材適所があります。 よって、複数のサービスを上手に使い分けることが大切です。 重要なのはルール作り それでは、複数のサービスを、チームで使いこなすためにはどうしたらよいでしょうか?重要なのは、チーム全員がそれぞれのサービスをどのように使うかについて理解し、決めたルール通りに実行することです。 例えば、Everote Business をお使いのユーザ様の中には、こんなルールで運用されているお客様がいらっしゃいます。 タイトルの頭に日付を入れる ノートは日付・会社名・ご担当者様のお名前をカタカナでタイトルに入れる 議事録ノートに部署や年などをタグ付けする 名刺ノートはそれを保存した担当者のイニシャルをタグ付けする こうしたルールさえ決めて、すべてを Evernote Business に保存すると決めておけば、蓄積した情報の海から必要なデータをすぐに見つけ出すことができるようになります。また、新入社員トレーニング時にこのルールについて徹底すれば、新しいチームメンバーでも、すぐに過去の情報まで見つけられるようになるでしょう。 Evernote Business について詳しく »

Evernote Business が社内の情報革命を促進 – 日新産業株式会社

なかなか IT 化が進みにくい中小企業。「この情報や知識は社内のあの人しか知らない。なんとかみんなが同じ情報・知識を得ることはできないだろうか。」と考えている企業も少なくはありません。そんな悩みを Evernote Business で解決したのが、兵庫県で鉄板の切断・販売を行う日新産業株式会社。導入のきっかけや浸透するまでの経緯、Evernote Business によって何を実現できたのかを同社取締役 製造部長の橋崎牧人さんに伺いました。 情報をためるだけでなく、取り出して活用できることが魅力 ――本日はよろしくお願いいたします。まずは Evernote Business を導入された経緯から伺えますか。 橋崎:私は 3 年ほど前から、個人的に Evernote を利用しておりました。兵庫県中小企業家同友会という会に所属しているのですが、そこでお世話になった方が、個人の学びなどを Evernote に蓄積しているという話を聞いたのです。 ――なぜ使ってみようと思われたのでしょう。 橋崎:それまではクラウドメモという存在自体、知りませんでした。いつもは紙のノートにメモしていたのですが、後から見返すこともないし、情報をためても使うことがなかったのです。Evernote ならためた情報を「簡単に取り出して活用できる」。そして、「活用するから、情報をためたくなる」というところが魅力だと感じました。最初は紙のメモを写真に撮って Evernote に保存するところから始めましたね。 個人の頭のなかにあるノウハウや情報を集約する場として導入 ――個人で使われていた Evernote をなぜ会社にも導入されようと思ったのでしょうか。 橋崎:社内で 3S (整理・整頓・清掃)活動というものを実施しているのですが、昨年から「情報の整理・整頓もしよう」という話が出て、それを今年の経営計画にも入れました。そのためのツールを探していて、それこそ Evernote Business ではないかと思ったのです。 私たちの仕事は受発注の 95% が電話か FAX というアナログな業界です。また、製品は図面を元にカスタマイズするオーダーメイドなので変更が多いですし、最近新卒・中途ともに社員が急増して会社の在籍年数による知識の差が生まれていると感じていました。それなのに、ノウハウは個人の頭の中にしかなかったり、PC スキルがないと情報にアクセスできなかったりという課題がありました。3S 活動によって物の整理・整頓はできても、「情報をどこに置くのか。」という課題のほか、いつでも誰でもその情報を手にできる環境づくりができていないという状況があったのです。活用されない情報に価値はありません。 Evernote のビジネス版の存在は知っていましたが、個人としても使いこなせていないと思っていたので、まずは昨年 10 月、Evernote Business の販売代理店であるデータキット主催のセミナーに参加しました。そこで、「こんなに便利で簡単に使えるんだ」ということを知り、すぐに導入を決め、翌月には運用を開始しました。 ――他にも製品がある中で、Evernote Business の何が決め手になりましたか。 橋崎:すぐに始められる、とにかく簡単に使えるということです。フォーマットが決まっているので、業務システムにありがちな開発が不要です。また、感覚的な操作でどこでも誰でも使えますし、これならみんな使えるなと思ったからです。私たちはアナログな業界ですし、 IT に詳しくない人も多いので、簡単に使えることは不可欠でした。 ――社員の方の反響はいかがでしたか。 橋崎:人間だれでもそうですが、やったことのないこと、経験したことがないことには抵抗感があります。当然です。まったく経験や体験がないからです。それでも私は「絶対に便利で使えるから、とにかくまずやってみよう」と推進しました。まずは情報の保存先を Evernote Business に決めて、とにかくそこに情報をためることに注力しました。その結果、プライベートでも Evernote を使い始める社員が出てくるくらい浸透させることができました。今年の 10 月には社内で Evernote 委員会を発足させて、全社展開する予定です。 情報が行きわたることでお客様対応の質が向上 ――Evernote Business の具体的な使い方についても教えていただけますか。

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コンテキストとは?

コンテキストはあなたの仕事に深みを与える Evernote プレミアム機能です。 Evernote で文章を書いたり閲覧したりしているとき、そのノートの内容に基づいた「関連する情報」をノート下部に自動的に表示します。 関連する情報とは? まずは、自分が過去に作成・保存したノートで、内容が関連すると思われるものが表示されます。昔クリップした Web ページや、書きかけていたアイデアが見つかるかもしれません。 Evernote Business をお使いの場合は、同僚が作成した共有ノートも関連する情報として表示します。埋もれてしまった社内の知識を思いがけず発見するきっかけとなります。 また、ノートに名前が含まれている場合、その人物の LinkedIn プロフィールが表示されます。 さらに、関連すると思われる「日本経済新聞 電子版」の記事や、日経BP社のコンテンツ(「日経ビジネスオンライン」「ITpro」「日経テクノロジーオンライン」「日経アーキテクチュア」)を表示しますので、世の中の最新情報や関連するトピックの特集記事などを発見できるかもしれません。 私のデータは守られますか? Evernote はあなたのノート内容を自動的に分析しますが、ノート内容を覗いているわけではありません。関連記事の提供元に対してみなさんのユーザ情報やノートに含まれる情報を提供したりすることもありません。 コンテキストで表示される情報の参照元を選択していただきますし、この機能を無効にすることも可能です。参照元の選択は、Evernote for Web の設定から「コンテキストの参照元」を選び、参照元を選択してください。また機能の無効化は、お使いの端末の Evernote から、設定で「コンテキストを表示」をオフにしてください。 なお、Evernote ではみなさんのデータについて、すべての決定の根拠となる基準『Evernoteのデータ保護に関する 3 原則』を制定していますので、ぜひご一読ください。 パーソナルアシスタント コンテキストは、関連が深い情報をあなたに代わって集めてくる、いわばコンシェルジュ、パーソナルアシスタントのような機能です。この機能によって、今までなら気づかなかった過去のノートや最新ニュースなどをスマートに見つけることができるようになり、みなさんの仕事や思考により深みを与えることができます。 キャンペーン実施中 現在、日経ビジネス Digital の年間購読を申し込むと Evernote プレミアムが 12 ヶ月無料になるキャンペーンを実施中です。詳細はこちらからご覧ください。

Evernote で社内情報をナレッジ化する

Evernote の魅力は、自分では覚えきれない様々な情報を保管しておいて、必要な時に簡単に取り出せることです。 多くの方が趣味やプライベートに Evernote をお使いいただいている一方で、仕事の現場で生産性向上ツールとしても使われています。個人の能力を “n” 倍にしてくれる Evernote を “m” 人で使うとその効率は “n” X “m” 倍になるのではないでしょうか? ナレッジ化の課題 企業向け『Evernote Business』のメリットがいちばんわかりやすいのは、散在する社内情報を『知識』『ノウハウ』に昇華する「ナレッジマネジメントツール」として使った場合です。 社内情報というと、売上情報、顧客情報、商品情報、財務情報、社員情報など機密性の高いものから、議事録、市場調査報告書、企画書、日報、会議用資料、打ち合わせメモ、名刺、ウェブサイトなど多岐に渡ります。そして、その保管先も全社共有サーバー、部門の共有サーバー、イントラ、クラウドストレージなどの外部サービス、メールソフト、ブラウザのブックマーク、個人のパソコンなど社内外に広く散在しています。 このため、「必要な情報がすぐに見つからない」、「最新の情報を共有できない」といった問題が多くの企業で生じており、すでにある”情報”が、”ナレッジ”としてなかなか共有されていないのが現状です。 ナレッジ化の事例 Evernote Business を導入してすべての情報を保存し、「そこに行けば常に最新の情報や知見(=ナレッジ)があるという状態」をつくることで、生産性を高めた事例が多数あります。 金澤兼六製菓様では、営業担当者の日報をすべて Evernote Business に保管しています。これまでは上司と各営業担当者の間だけのやり取りが、担当者同士の情報共有やコミュニケーションへと広がり、互いに勉強になることが増えました。 「営業担当者同士、お互いの動向やお客様からのご要望がよく見えるようになりました。また、参考になるアイデアを見て自分でも試してみたり、大きな案件を獲得した人がいれば負けずに頑張るぞと発奮する者もおり、モチベーションの向上につながっています」 金澤兼六製菓の事例 また、クシタニ様ではイベント情報や商談など、案件が発生するとすぐに Evernote Business にノートを作成して、各地の店舗スタッフまでが閲覧できるように公開しています。社内情報も一部を除き、基本的には見ようと思えば社内のどんな情報でも見えるようになっているため、「誰が何をやっているのか」、「誰が何に興味があるのか」が分かるようになり、メンバー同士もお互いがやっていることに興味を持つようになりました。さらにスタッフが経営そのものに興味を持つようになるなど、情報共有だけでなく社員の意識向上にも役立っています。 クシタニの事例 まとめ 「ナレッジマネジメント」というと敷居が高そうに見えますが、「とにかく Evernote Business に保管する」という方針を決め、その方針の徹底した運用を行うことで、散在していた社内情報を会社の”ナレッジ”として活用できるようになります。また、ナレッジ化はそれ自身が目的ではなく、社員のモチベーションや生産性の向上につながってこそ初めて意味があるのです。

モバイルで見つけた情報は、Evernoteで「あとで読む」。デスクを離れた情報収集法

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business みなさんは休日をどのように過ごしていますか? ビデオリサーチの調査(2013 年)によると、休日の過ごし方で最も多いのは、「テレビを見て過ごす」で、実に 79.8%。テレビ離れと言われていますが、大多数の人にとってテレビは欠かせない情報源です。 一方、2009 年と 2013 年を比較して最も増えた過ごし方は、「携帯電話・PHS・スマートフォンでインターネット(メール除く)をする(16.3% → 36.7%)」。逆に減ったのは「雑誌を読む(25.4% → 18.8%)」「新聞を読む(42.7% → 34.4%)」という過ごし方です。 この変化を見ると、休日の情報収集に紙メディアを見る人が徐々に減り、モバイルで情報収集している人がかなり増えている、ということがわかります。まさにスマートフォンが普及してきた時期と重なりますね。 (調査結果:ビデオリサーチ『MCR(メディアコンタクトレポート)』2009 年、2013 年より) 今回は、モバイルで見つけた仕事に役立ちそうな情報を、すぐに Evernote に保存して「あとで読む」簡単な方法を、ツールごとにまとめてみました。休日だけではなく、ちょっとした移動時間や待ち時間などにも活用できます。 Web ブラウザ パソコンで Web を見て、あとで読みたい時に使うのは Web クリッパーですが、モバイルでも簡単に Evernote に保存できます。Android での手順になりますが、ブラウザのメニューから「共有」を選び、「Evernote に保存」をタップすることで保存されます。そのままだとデフォルトのノートブックに保存されますが、保存中に丸いアイコンをタップすることでノートブックを選んだり、タグを追加することが可能です。詳しい方法はこちらの記事をご覧ください。 アプリ(ニュース系) 普段の情報収集にグノシーやスマートニュースなどのアプリを利用する人も多いのではないでしょうか。これらのアプリでも共有機能を使えば、すぐに Evernote に保存可能です。Android アプリにて説明いたします。 グノシー 共有アイコンから Evernote を選択し、「今回のみ」もしくは「毎回」をタップすれば、Web クリッパーと同じように Evernote に保存されます。(ここで「毎回」にしておくと、次回からは共有アイコンをタップするだけで Evernote に保存されるので便利です)Web クリッパーと同じように、保存中に丸いアイコンが出るので、タップして保存先の選択、タグを追加可能です。 スマートニュース 共有アイコンから Evernote を選択すると、初回に Evernote の認証画面になります。ここでユーザ名とパスワードを入れて連携すると、次の画面でノートブックを選べるだけではなく、コメントも入力可能になります。 SNS(twitter, Instagram) アプリに共有アイコンがある twitter はそこから Evernote に保存することができますが、Instagram にはその機能がありません。しかし、クラウドサービス同士を連携させる IFTTT を使うと、共有よりももっと簡単に、いいね!をするだけで Evernote

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名刺を活用できる情報にする

新生活シーズンは受け取る名刺の数が増える時期でもあります。職場が移動した方、役職が変わった方、そして新しく社会人となった方などから、みなさんも新しい名刺を受け取る機会があったかもしれません。 名刺の束を、活用できる情報に変化させるのが、Evernote です。 Scannable で名刺を取り込み Scannable は、iPhone / iPod touch / iPad で紙を一瞬にしてデジタル化できるアプリです。名刺上の情報をデータ化するので、検索が簡単になります。 App Store から Scannable を無料ダウンロード » 1. Scannable を起動しデバイスを名刺の上にかざすと、名刺を自動認識し、撮影もシャッターボタンを押さずに自動的に行われます。複数枚ある場合は、次の名刺を置くと連続スキャンできます。 2. スキャン後にサムネイル画像またはチェックマークをタップすると、以下の画面が表示されます。 スキャン結果を確認したい場合は、名刺の画像をタップしてください。確認後は画面左上の「X」をタップすると、前の画面に戻れます。 確認画面では、抽出された情報を修正することも可能です。メールアドレスや電話番号など修正したい項目をタップすると編集可能になります。 また画面下の「連絡先を保存」ボタンをタップすると、そのまま名刺データを端末の連絡先に新規登録できます。 LinkedIn にサインインしておくと、相手の LinkedIn プロフィールの顔写真、現在の役職など本人が登録している最新情報が自動追加されます。 撮影しデジタル化された名刺の情報は、保存先・共有先が選択できます。ここでは 2 つのオプションをご紹介します。 「メール」を選択 名刺の画像ファイル (JPG) と vCard ファイル (.vcf) が添付された新規メールが作成されます。宛先を入力して転送してください。受信した vCard ファイルをダブルクリックすれば、Mac の連絡先や Microsoft Outlook のアドレス帳にデータが登録されます。 「Evernote」を選択 名刺 1 枚ごとに以下のような連絡先ノートが Evernote に自動作成されます。連絡先ノートは、モバイル端末 (Evernote for iOS・Android) で開くと、そこから電話をかける、メールを送る、住所を地図アプリで開くといった操作を直接実行できます。 Evernote で名刺を取り込み Evernote for iPhone・iPad、Evernote for Android の名刺カメラを利用して名刺を取り込むこともできます(名刺取り込みはEvernote プレミアムの機能です。アップグレードはこちらからどうぞ)。 Evernote for Android

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