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紙をデジタル化する利点とコツ〜ペーパーレスに向けて

みなさんの周りにはどんな紙がありますか?本、雑誌、新聞、クレジットカード会社から送られてくる明細、電話代や光熱費などの請求書、そして家電製品などの取扱説明書、旅先や美術館などで集めたパンフレットや資料、ちらし…、まだまだ他にもありそうです。 限られたスペースの中で物理的に紙を保存するのは悩みの種。紙がなくなったらどれだけ家がスッキリするか、ぜひ想像してみてください。 一方で、紙の良さはもちろんあります。例えば本を読むときにページを繰る感覚や、美しいノートブックに文字を書くときの感触は、電子書籍やスマホでは味わえないものです。 つまり、紙をなくすことそのものは、目的ではありません。Evernote でペーパーレス化を進めることの 3 大メリットについて理解し、紙とデジタルのいいとこどりを進めましょう。 なくさない・すぐに見つかる 紙に書いてある情報は、目で確かめないとどこにあるか見つかりません。それどころか、どこにいってしまったかを見つけるのも一苦労ですし、最悪のケースでは紙をなくしてしまったり、紙が劣化してしまっているかもしれません。細かく分類して見つけやすくファイリングしてあったとしても、該当の書類を見つけるためには最終的に人力が必要です。 Evernote では、タイプで入力したテキストを検索できるのはもちろんですが、ノートに添付した オフィス書類、PDF ファイルや写真の中の文字(手書き文字も!)まで検索できます。つまり、紙を撮影、あるいはスキャンして写真、または PDF ファイルなどでノートに保存しておけば、欲しい情報をすぐに見つけることができるようになります。 また、Evernote はファイル形式で保存しておくストレージサービスと違い、中身をすぐに目視で確認することができます。ファイルをダブルクリックしてみて「このファイルじゃなかった」とがっかりし、次のファイルをまたダブルクリック…の繰り返しを経験したことはありませんか?Evernote なら直接中身を見ながら探すことも可能です。 どこにでも持ち運べる 大量の紙を持ち歩くのは重いしかさばるし大変です。そもそも家にあるすべての紙を持ち歩くのは、不可能といっていいでしょう。 Evernote に保存した情報は、スマホ、パソコンから、いつでもどこからでも引き出すことができます。必要なときに、いつでも見られるように、Evernote に保存しておくと便利です。 人に見せるのも簡単 一旦デジタル化してしまえば、その情報を他の人と共有するのも一瞬で終わります。Evernote は相手が Evernote を使っていなくても簡単にノートを共有することができます。 次に、実際にデジタル化を進める際のヒントを 2つ。 大事なのは紙そのものですか?内容ですか? 紙そのものが必要なのか、あるいはそこに書かれた内容・情報が重要なのかを考えてみましょう。 例えば契約書はデジタル化したからといって原本を捨てるわけにはいきません。でも、デジタル化しておけば内容を外出先などから確認することはできます。 逆に、内容や情報が重要なケースの例は、マニュアルや様々なパンフレットなどです。Evernote に一旦保存してしまえばオリジナルの取扱説明書、ちらしなどは処分できます。最近は取扱説明書やパンフレットの PDF ファイルをダウンロードできる会社も増えています。こうしたファイルを入手して Evernote に保存すれば、さらに簡単です。 お子様の絵や工作で作った作品などを保存して、後でそれをなつかしむ、といった使い方もありますね。 カメラやスキャナを活用 Evernote カメラを利用して、身近な紙をデジタル化しましょう。Evernote カメラで書類などを撮影すると、書類の隅を自動的に検出し、画像を最適化して保存します。また、ポストイットノートなら、色毎にノートブックへの振り分けを行ったり、タグを付けたりすることも可能です。 さらに、大量の紙をデジタル化したいという方には、ドキュメントスキャナがおすすめです。その利点はとにかく速いこと。そして美しくデータ化することができます。 来週は、そのドキュメントスキャナの中でも Evernote との親和性が特に高い ScanSnap を開発・販売する PFU の社員インタビューをお届けします。

カメラを使って、メモや書類を持ち歩く

テキストも写真も音声もファイルも、様々な情報を保存・記憶しておけるのが Evernote の特長。 「便利そうだけれど、そんなに記憶しておきたい情報は、自分にはないなあ」とお思いの方もいらっしゃると思います。 いえいえ、そんなことはありません。 例えば、買い物リストはいかがですか?買い物にでかける前に買いたいもののリストを作ったのに、うっかり家に置いてきてしまったことはありませんか?あるいは、取扱説明書はどうでしょう。旅行先や出張先で、家にあるマニュアルを今すぐ見たい!そんな場面に遭遇したことはありませんか。 外出するときに持っているか必ず確認するものといえば、カギ、財布、スマホ。今やカギや財布の機能までスマホに統合される時代です。出かける際にスマホを忘れることはあまりないですよね。 Evernote の便利さはいつでもどこでもあなたのスマホで必要な情報を参照できることで実感していただけます。 スマホの Evernote には、便利なカメラ機能があります。早速紙のメモや書類を撮影してみてください。 撮影する対象を自動認識 Evernote のカメラは、自動的に書類の輪郭を検出し、撮影する対象の種類を判別します。例えば、書類や名刺などを判別し、名刺ならその内容をテキスト化して名刺用の特別なフォーマットでノートとして保存します。また、種類に適した画像処理を施しますので、例えば書類なら、台形補正されるほか、文字が読みやすくなるよう最適化されます。 撮影した画像内の文字が検索可能に Evernote のノートに添付した画像内の文字は検索可能ですが、Evernote カメラで撮影した画像内のテキストももちろん検索可能になります。 さらに便利な連携製品 ポスト・イット® ノートを撮影 ポスト・イット® ノートを撮影すると、自動的にポスト・イット® ノートと認識し、文字と背景の色がより読みやすく処理されます。また、カラー毎にノートブック分別やタグ付け、リマインダー設定などの自動処理方法を設定できます。 Evernote ノートブックを撮影 Evernote ノートブック by Moleskine には、スマートステッカーが同梱されています。Evernote for iPhone・iPad でスマートステッカーが貼られたページを撮影すると、保存するノートブック先や自動的にタグを割り当てる設定をしておくことができます。 さらにたくさんの書類をデジタル化して保存したいという方には、次回、スキャナを活用した書類のデジタル化についてご紹介します。