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資料探しの手間いらず。文字情報はすべて Evernote に

年度末が近づき、増えていく仕事量と書類。ビジネスパーソンにとって、ファイルの管理は生産性に直結します。 しかしながら、ファイルの保管場所を忘れてしまったり、目当ての資料のためにフォルダを行き来したりするのが億劫なこともあります。情報を瞬時に引き出すことができたら、間違いなく生産性が上がるでしょう。 その億劫さは、Evernote でファイルを収集するだけで、すっかり解決するはず。今回は Evernote の強力な検索機能を使った「文書管理術」を紹介します。 Evernote では、Web ページを保存したり、画像、PDF などを添付ファイルとして保存できるほか、Google ドライブとの連携もできます。特に、Evernote プレミアムになると、Office 書類や PDF ファイル内の文字検索も可能になり、より幅広いファイルの管理ができるでしょう。 「キーワードだけは覚えているが、ファイル名を思い出せない」というときも一安心です。そもそも Evernote の検索機能を使えば、ファイル名や保存場所を正確に覚えておく必要がありません。内容を詳細まで覚えていなくとも、類推したキーワードで検索すればファイルを見つけ出すことができます。 また、ファイルを保存するときファイル名に「20180208」と更新日時を入れたり、「Ver1」とバージョン名を入れたりしている方はいらっしゃいますか?このファイルにさらに変更を加えたいのに、どれが最新版かわからない、また、個人がローカルに持っているバージョンもあったりして困った…、そんな経験はないでしょうか。Evernote でテキストのまま保存しておけば、メンバーは常に最新の内容にアクセスできるので、そんな心配はありません。 Evernote は文字情報で検索する ビジネスにおいて、文字情報で保存できるものは多岐に渡ります。 Evernote の検索機能を使えば、添付された画像内の文字や手書き文字まで検索可能にします。JPG・GIF・PNG ファイルを添付した場合、画像内の文字も検索の対象になります。 Evernote プレミアムでは、ノートに添付した Office ファイルや PDF ファイルの中身も検索で発見できます。また、デスクトップ版で検索を行った場合、添付ファイルをインライン表示してあれば、添付された Office のファイルの中からキーワードをハイライト表示します。 また、ウェブ記事や SNS の投稿を資料として残すのに「Web クリッパー」は重宝します。Web クリッパーは、閲覧中の Web ページを Evernote にノートとして保存できる、ブラウザ拡張機能です。Gmail や Amazon の商品ページ、仕事にまつわるニュースを保存することもできます。 Evernote ユーザの必需品: Web クリッパーとは? 知っておくと便利な Evernote の検索方法 何度も使うファイルには、テンプレートを利用 文書で保存できるものは、メモに留まりません。議事録、請求書、経費精算書、カレンダー、ニュースなどもあります。今までは紙で保管することが多い書類だったとしても、 Evernote に切り替えていけばペーパーレスに管理できます。 繰り返し使う書類は、テンプレート化すれば何度も新しいファイルをつくる必要がなくなります。また、チームでテンプレートを共有すれば、誰でも同じようにファイルを転用することができます。 定例会議の議事録はその最たる例かもしれません。画像のなかの「【テンプレート】」に会議の名前と日付を上書きすれば、後で検索して見返しやすくなります。また、もし他人に議事録を共有する必要があれば、「共有」からメールやURL発行を通じて、ノートを参照してもらうこともできます。 Evernote では、業務日報、プロジェクト管理、議事録、チェックリストなど幅広いテンプレートを提供しています。用途別にカスタマイズして使うと、より広範囲な問題を解決できるでしょう。 プロジェクトごとにタグを使って管理 プロジェクトに必要な情報は、「タグ」を使って管理するのもひとつの手かもしれません。議事録や提案書類はもちろん、プロジェクトのスケジュール、取引先の名刺までを一元的に管理できるのは Evernote ならでは。 たとえば、タグに「プロジェクトの名前」を入れて保存してみましょう。あとでタグから検索をかければ、情報をワンタップで一覧可能に。いざ会議で必要になったときでも瞬時に取り出せます。また、「プロジェクトにまつわる情報はいつも Evernote にある」と、精神的にも安定した状態でいられそうです。 以下のテンプレートも有効に活用できるので、参考に。 テンプレートで業務を効率化

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特許に付随するさまざまな情報を Evernote Business で管理

自動火災報知設備や消火設備をはじめ各種防災システムのトップ メーカーとして、長い歴史と実績を誇る能美防災株式会社。同社では 2014 年 8 月、自社の特許管理業務に Evernote Business を導入しました。すでに、製品の開発段階から特許の申請準備にいたるワークフローまでを刷新し、将来的には特許事務所など外部との業務連携までを一元管理するべく着々と準備を進めています。 (左から)能美防災株式会社 技術本部 特許法務部長 高橋 敬一さん・技術本部 特許法務部 松田 直大さん 特許データ管理を効率化するため新しいツールの導入を決意 1924 年の創業以来、企画から開発、製造、設計、施工、メンテナンスまでを一貫して手がける総合防災設備メーカーとして、「防災のパイオニア」を謳う能美防災株式会社(以下、能美防災)。同社にとって、特許管理業務は自社の技術優位性とビジネスの利益を守る上でもっとも重要な業務の 1 つです。このため早くから特許業務のシステム化を進めてきましたが、近年はデータ管理の面で課題を抱えていたと、技術本部 特許法務部 松田 直大氏は振り返ります。 松田「これまでも、特許業務に関する情報を専用のシステムや NAS(ネットワーク・アタッチト・ストレージ)、Microsoft SharePoint などで管理していましたが、社内の複数の箇所にデータが散在しており、情報の横断的な検索や OCR(光学文字認識)が利用できないといった不便さがありました。そこで、これらのソリューションが更新を迎えるタイミングで、課題解決に向けて新たなツールを導入しようと考えたのです」 さっそく具体的なソリューションの検討に取りかかった松田氏に、Evernote Business を勧めたのが、技術本部 特許法務部長 高橋 敬一氏でした。かねてから個人アカウントで Evernote を利用していた高橋氏は、松田氏からの相談をもとにみずからもツールを検討した結果、Evernote Business に行き着いたと語ります。 高橋「機能面で条件を満たしていたことに加え、トータルコストという面でも適格だと考えました。現在の特許業務体制では、従来のようなサーバー・ソリューションを導入するには、初期費用も日常の運用でも負担が大きすぎるのです」 現在の体制ならば社員同士の意思疎通も対面で行えるため、その身軽さを活かせる低コストでフットワークの良いサービスを選ぶべきだと考えたと高橋氏は明かします。またこの他にも、将来的なスマートフォンやタブレットでの利用を見すえたモバイルプラットフォームへの対応も、Evernote Business に対する評価の 1 つでした。 強力な検索機能とセキュリティが特許管理業務には最適と評価 高橋氏からの示唆を受けて、他社製品も含めた比較検討を重ねた結果、松田氏も Evernote Business が今回のシステム刷新の目的に適っていると確信します。 松田「OCR 機能や全文検索など、特許管理業務に必要な条件を十分に備えていると判断しました。特許管理業務では、数年前の情報を探して参照することもしばしばあるのですが、この点でも、Evernote Business の強力な検索機能は魅力的でした」 さらに、特許関連のデータにきわめて高い情報セキュリティが要求されるのはいうまでもありませんが、この面でも Evernote Business は要求レベルを満たしていました。 松田「社内には、すでに Web メールのシステムが導入されていたため、外部サービスを業務に利用すること自体は理解が得られていたと考えられますが、問題はそのデータを預かるサービス事業者側のポリシーです。 Evernote Business は基本的なセキュリティ機能に加え、データはユーザーのものである旨をはっきりと謳っている点が決め手になりました」 実はクラウドストレージ型のサービスの中には、ユーザーが預けたデータの利用や所有の権利が事業者側にあるようなものも少なくありません。Evernote Business は、データの所有権および利用権はすべてユーザーに帰属することをサービス利用規約として明文化している点が、特許関連情報を扱う上で高く評価されたのです。 最終的に同社が構築した新しいシステムは、特許情報管理の専用システムと Evernote

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