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Evernote Business が工務店にもたらした 3 つの革新

住宅の建築やリフォームなど、生活に欠かせない「衣食住」の一つを担う建築業界。これまでは、どちらかといえば IT とは縁遠い業界だったといいますが、人手不足に悩まされていることもあり、IT 化による業務の効率化が急速に進みつつあります。 長野県南部を中心に地元密着型で事業を展開する井坪工務店も、IT 化を推進する企業の一つ。特に Evernote Business の導入により、それまでの様々な課題が一気に解決できたのだとか。どんな活用方法をされているのか、なぜ Evernote Business だったのか。同社の代表取締役である井坪寿晴さんにお話を伺いました。 井坪工務店が抱えていた 3 つの課題 ――本日はよろしくお願いいたします。まずは Evernote Business を導入するきっかけを教えてください。 井坪:Evernote Business を導入するまで、弊社はいくつかの課題を抱えていました。まず営業資料の保存方法がルール化されていないことによる営業機会の損失です。誰かが資料を作って保存しても、それが個人の PC だと他の人は活用できません。紙で印刷して保管しても、一部の人しか場所を知らないため、もう一度同じような資料を作ってしまうこともありました。 また、業務内容を報告する際、担当者と上長の間で認識にズレができることがありました。たとえば担当者はお客様への初回提案時の内容を上長に報告するのですが、口頭ですと言い方の問題でうまく伝わらなかったりすることもあるのです。 三つ目は業務効率が悪いと感じていたことです。現場からの連絡に対応する際、状況がわからず、確認や対応にどうしても時間がかかっていました。現場にある資材も把握できないため、二重発注や不良在庫の発生に悩まされていました。 これらの課題を解決するためには、情報共有をサポートしてくれるツールが必須だと考えたのです。 シンプルなインターフェースが職人にも好評 ――なぜ Evernote Business だったのでしょうか。他のツールは検討されたのでしょうか。 井坪:私自身が以前から Evernote を個人的に使っていたのです。Evernote は画面が見やすく、インターフェースも優れているので、職人さんも使いやすいのではないかと考えました。他のツールや SNS も検討しましたが、あまりしっくりきませんでした。 ――導入に対して、職人さんからの反応はいかがでしたか。 井坪:もっと拒否反応があるかなと思っていたのですが、情報共有の重要性を皆わかっていたこともあり、反応はよかったですね。Evernote のメリットを理解してもらえたのだと思います。最初はシンプルに日報を書くところから始めてもらったのですが、それにコメントを返していたら私自身も何だか嬉しくなって(笑)。そこから少しずつ浸透していった感じです。 情報の保存場所が”個人の引き出し”から”会社の引き出し”に ――先ほど挙げていただいた「営業機会の損失」「業務内容の報告」「業務効率の改善」という 3 つの課題を、 Evernote Business でどう解決されていったのでしょうか。 井坪:「営業機会の損失」については、それまで個人の PC に保存していた資料を Evernote Business で共有するようルール化しました。「Evernote Business に入っているものが公式の情報である」と決めたわけです。この認識が広まったことで、個人の引き出しではなく、Evernote という”会社の引き出し”に情報が一元化できました。その結果、資料やノウハウを全員が使えるようになったのです。 もう一つの効果として、ペーパーレス化が進んだこともあります。社内会議などで配るレジュメは紙である必要はありませんから、事前に Evernote に入れておいて、会議で開いて見れば済みます。実際、営業や設計、工事など社内の部署ごとに会議があるのですが、そこでの資料配布がなくなったことで、20 % ほどの紙の削減につながったと実感しています。それに、紙を印刷する時間もコストですからね。 実は、以前は別のソフトを使って同じ試みを行っていたのですが、そのソフトはフォルダでファイルを管理するタイプだったため、検索性が悪く、Evernote のように一覧でノートをプレビューすることができませんでした。会議では次々に資料を開いていくことも多いので、ノートの内容の視認性がよく、検索で目的の情報へすばやくアクセスできる Evernote がベストだと感じています。 コミュニケーションが可視化され会議も効率化 ――「業務内容の報告」のついてはいかがでしょうか。 井坪:日報などの報告内容をマニュアル化して、Evernote Business

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業務が大幅に効率化、ペーパーレス化も実現 – 株式会社ブラボーグループ

フィットネスクラブで使用するプログラムや音源などを海外から輸入し、日本語化して販売する−−そんなフィットネス向けの事業を展開し、来年で設立 20 年を迎えるブラボーグループ。同社にとってここ数年の課題は、社内におけるファイル共有の効率化だったといいます。様々なサービスを検討する中で同社が選択したのは Evernote Business でした。導入のきっかけと成果を、代表取締役 ジョン B ボードマン氏と、事業企画部 プランニングマネージャー 角田恭輔氏に伺いました。 いろいろなグループウェアを検討し、Evernote Business を選択 −−Evernote Business を導入した経緯を教えていただけますか。 角田:もともと社内やチームの情報共有をメールで行っており、ファイルは社内サーバを使って共有していました。もっと効率化するためにグループウェアの導入を検討して、実際にいろいろと使ってみたのですが、どれも使いづらく社員になかなか浸透しないという状況が何年も続いていたのです。 そんなとき、たまたま私が個人的に使っていた Evernote を社長のボードマンに紹介したところ、すっかり気に入ってしまって、「これを皆で使おう!」と言い出したのです(笑)。 ボードマン:Evernote を使ったのはそのときが初めてだったので、最初の数日は少し戸惑うこともありました。でもすぐに良さがわかりましたね。もうビジネスでもプライベートでも欠かせないツールになっていますよ。 −−社員の皆さんの反応はいかがでしたか? 角田:初めて使う人も多かったので、全員が慣れるまでには半年くらいかかりましたね。ただ、「今日から会社公認のツールとして Evernote を使う」ということを社長命令として明言したことで、社員にも受け入れてもらえました。 ボードマン:社員向けに Evernote の説明会も開催しました。他のクラウドサービスとの違いなども説明しましたね。 自社、部署、パートナーでノートブックを共有 −−どのようにお使いいただいているか、教えてください。 角田:自社と、業務委託先のトレーナー、それから弊社のウェブサイトの制作をお願いしている制作会社と一緒に使っています。 自社の全員で共有するノートブックには、プロモーションの資料、会社規則、週報、会議の議事録、業界の気になったニュースのウェブクリップ、名刺、年間の目標などをまとめています。特に週報は全員が見られる状態になったことで、誰が何の仕事をしているのかがわかりやすくなりました。 部署(事業企画部、フィットネスミュージック事業部、フィットネスシステム事業部)単位でもノートブックを共有していますが、戦略ミーティングや社内のシステム関係のノートなど機密性の高いものはマネージャークラスだけが見られるようになっています。他にもパートナーだけと共有しているノートブックなど、権限管理はしっかりと行っています。 展示会などに出展することも多いのですが、企画や招待者リスト、ブースデザイン、関係者のスケジュールや配布物などをすべてノートブックにまとめています。展示会は毎年出展するので、翌年も情報を再利用できるのです。それと、会社主催で開催するイベントでも、最新情報をまとめたノートを作って活用しています。 −−社内で決めている使い方のルールなどはありますか? 角田:自社のみで共有しているノートについては、他と混同しないよう [BG] を頭につけています。また、必ず部署名の後にハイフンをつけてからタイトルを書くことで見やすくしています。 一方でノートブックについては誰もが作れるわけではなく、私とシステム担当者のみが新規作成の権限を持っています。 −−タグなどは使われますか? 角田:議事録ノートには部署や年などをタグ付けしています。名刺ノートはそれを保存した担当者のイニシャルをタグでつけています。こうすることで、その名刺を登録したのが誰なのかがわかるというわけです。 検索の優秀さと自由度の高さが Evernote の良さ −−Evernote Business の良いところはどこでしょうか。 角田:検索の優秀さですね。文書を共有する仕組み自体は他のアプリにもありますが、溜め込んだ情報を検索ですぐ呼び出せるのは Evernote ならでは。 細かいところですが、ノートブック名を変更すると他の人のノートブック名も自動的に変更されるのは助かっています。 プレゼンテーションモードも重宝しています。以前はパワーポイントで資料を作っていたのですが、社内のミーティングではそこまでする必要はありませんから。ノート内にはノートリンクを張ってすぐに他のノートを呼び出せるようにしたり、ドキュメントを入れたりしています。 別のモニターに投影用のノートを表示しておき、手元ではそのノートを編集するといった使い方ができるのも便利ですね。 また、海外の製品を評価する機会も多いのですが、多いときは同時進行で 10 社くらいを見なくてはいけません。Evernote を使うと、評価に必要な画像・テキストといった形式の違うファイルを一つのノートにまとめることができるので、フォルダをクリックして探す手間がなくなりました。 それから、自由度が高いところが Evernote の良いところですね。フォーマットに制約がないため、箇条書きでどんどん書き込んでいけるのは楽です。 ボードマン:パソコンとスマートフォンなど複数のデバイスで使えるのは良いですね。電車の中や、会議に向かう途中、自宅でリラックスしているときなど、アイデアが思いついたときすぐにメモすることができるので助かっています。 Evernote Business を使うと、ビジネスとプライベートを一つのアプリで分けて管理できることも気に入っています。日記や ToDo 、領収書などをスキャンして入れているおかげで、個人での確定申告もスムーズにできるようになったんですよ。 仕事の効率が大幅に上がり、ペーパーレス化を実現 −−Evernote

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クラウドサービスを組み合わせて業務効率を最適化する―― 弁護士・藤井総さんの仕事術

IT 企業に特化した法律サービスを提供する弁護士の藤井総さん。顧問契約を結んでいる企業のうち、90% 以上が IT 企業・IT 関連機関だそうです。ご自身も様々な IT サービスを業務に取り入れているという藤井さんに、Evernote をどのように活用されているのか伺いました。 氏名:藤井 総(ふじい そう) サイト:弁護士法人ファースト法律事務所 IT弁護士.com Facebook ページ チャットワーク、Google Apps、Evernote。仕事に欠かせない3つのクラウドサービス ――藤井さんは弁護士業務にも IT を積極的に取り入れているとか。どういったサービスをお使いなのでしょうか。 藤井:まず、私が公認エヴァンジェリスト(普及担当)も務めているクラウド型ビジネスチャットツール「チャットワーク」。それから Google の各種サービスをビジネス用途で利用できる企業向けサービスの「Google Apps」。そして「Evernote」です。この 3 つは業務に欠かせないサービスであり、どれが欠けても困りますね。これらのサービスのおかげで、現在はデバイスに依存することなく、すべてクラウドベースで仕事をすることができています。 ――それぞれの使い方を教えていただけますか。 藤井:チャットワークは、主にクライアントとのやりとりに使います。単発のやりとりならメールを使うこともありますが、継続して仕事をするクライアントにはチャットワークを導入していただくようお願いしています。質問などもチャットワークでしてもらい、回答もチャットワークで行います。クライアントには IT 企業が多いので、質問が似てくるんですよ。たとえば「ユーザーから利用規約への同意を取得するための手続きはどうすればいいですか」といった質問ですね。そうするとほぼ同じ回答を返すことになるのですが、そういうときのためにテンプレートを作成しておいて、Evernote に保存しているのです。質問が来たら、Evernote から適切な回答のテンプレートを検索で探し、必要な部分を書き換えてコピー。あとはチャットワークに貼り付けるだけ。スピーディーにやりとりができます。 ――Evernoteにテンプレートを保存しておくことには、どんな利点があるのでしょうか。例えばお使いの Google Apps の中のストレージサービス(Google ドライブ)に保存しておくこともできますよね。 藤井:たしかに Google ドライブは、ファイルをまとめて保存しておくには便利なサービスです。ですが先ほどの例のような、ちょっとした質問に対する回答のテンプレを一つ一つファイルにして名前をつけて保存しておいて、質問が来るたびに検索するのって、すごく面倒なんですね。Google ドライブには一応プレビュー機能はあるのですが、そのファイルをダブルクリックしないと表示されませんし、若干のタイムラグがあります。しかも一度に開けるプレビューは、一つのファイルだけです。そのためタイトルで判断して、一つ一つプレビューを開かないといけません。Evernote ならファイルを選択した時点でタイムラグなくプレビューが表示されるので、必要なファイルをスムーズに検索し、テンプレを引用することができます。他にも例えば、新しく契約書を作成するにあたって、以前に別件で作成した契約書を参考にできる場合でも、Google ドライブには仕掛りのもの、バージョン違いのものが全て入っている状態です。一応、最終更新のファイルから順番に並ぶのですが、必ずしも新しいものがベストだとは限らないんですね。そこから検索してベストなものを探し出すのはけっこう大変です。そこで、自分が「これがベスト」と判断したもののみ、Evernote に入れておくことにしたのです。何でも入れる HDD 代わりの Google ドライブと、厳選したテンプレートだけを入れて検索しやすくした Evernote。サービスの特性に応じて使い分けています。 ――なるほど。Evernote に何でも入れるのではなく、必要なものだけを入れているのですね。 藤井:何でも入れてしまうと、検索のときノイズになりますからね。基本的に Evernote に入れているものは確実に後から使うものです。使わないものは入れません。書類もすぐに iPhone のドキュメントカメラで撮影して入れてしまいますね。 Evernote は僕にとってのパラリーガル ――スタックとノートブックで整理されているようですが、どういったやり方で整理されているのでしょうか。 藤井:スタックとノートブックで分類しますが、あまりノートブックは増やさないようにしています。分類で頭を悩ませたくないからです。厳密にノートブックを分けるのではなく、おおまかに分けて絞り込めるようにしたら、後は Evernote の検索機能に頼るというやり方です。たとえば「参考」というノートブックには、あまり何を入れるということは決めずに参考資料をすべて入れています。 ――タグづけはされていないようですね。 藤井:私にとってタグ付けは意味がありませんでした。スタックとノートブックで十分ですね。検索といえば、関連ノートが表示されるのは便利ですね。そうそう、これがあった! という意外な発見があります。 ――徹底してクラウドサービスを使われていますが、それはなぜでしょう。 藤井:ローカルにしかデータがなかったり、ドキュメント(紙)で保管していると、デバイスやドキュメントが手元に無かったり、壊れたり無くした場合に困るからです。クラウドサービスを活用すれば、いつでもどこでも仕事ができます。例えば、出先で PC がなくても iPhone

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