Tag 準備

イベント準備から終了後の打ち上げまで、Evernote を使った仕事の進め方

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 他のクラウドストレージと比較されることの多い Evernote。仕事で使うと、どんなメリットがあるでしょうか? ファイルをフォルダで整理する通常のストレージと違い、一つのノートに複数のファイルを添付できたり、ノートリンクや目次ノートを作ることができる Evernote は、様々な情報を一ヶ所にまとめ、つながりを持たせることができます。例えばプロジェクトに関連する情報を Evernote でまとめれば、全体像がわかりやすくなり、ミーティングを少なくすることも可能です。どんな情報を Evernote に入れると良いか、一例として先日の Evernote セミナー準備に使ったノートブックの中身を、順を追ってご紹介いたします。 ノートブックを共有し、アイデアベースから始める 最初に、プロジェクトのノートブックを作ります。今回は Evernote のセミナーなので、ノートブックの名前は「Evernote セミナー東京 20160717」としておきました。そして、まずは簡単にアイデアベースからのノートを書き始め、ノートブックを主要メンバーへ共有します。ちなみに個人向けの Evernote でもノートブックの共有は可能ですが、タグを追加できるのはノートブックのオーナーだけなど、使い方に制限があります。Evernote Business のビジネスノートブックでは、編集権限のあるメンバーなら自由にタグも追加可能ですし、管理コンソールで権限設定できるので安心です。 プロジェクトに必要な情報を集める 共有したノートブックに、まずは必要な情報を集めます。例えば、会場を撮った写真に注釈機能で描き込みをしておくなど、他のメンバーが内容を見て理解できるようにノートを作成します。 ■作成したノート セミナー募集ページの Web クリップ 会場の地図 フロアの図面、会場を撮った写真 事前準備のタスクリストとコンテンツを作る 必要な情報が集まってきたら、やるべきことが見えてきますので、タスクリストを作成します。あわせてイベントでは重要なタイムテーブル、それからコンテンツの概要も作成します。すでにメンバーには共有していますので、自分では忘れていたタスクなどがあったら追記してもらいます。 ■作成したノート タスクリスト 当日の準備品 タイムテーブル コンテンツ(パネルディスカッションの案など) 当日のシナリオとフローなどを作成する イベント当日の動きがスムーズに進むように、できるかぎりシミュレーションをして、あらかじめ何をすべきかをノートに書き出しておきます。司会のスクリプトなども決めておきましょう。また、当日会場に貼りだしておくサインも入れておきます。 ■作成したノート 受付のフロー 司会のスクリプト 会場案内サイン ノートリンクを使ってメンバーの役割分担をする さて、ここまでノートができたら、役割分担をします。メンバーを役割ごとにチーム分けし、ノートリンクを使って、見てほしいノートをリンクしておきます。こうしておけば、誰が何をすべきなのかが理解できます。さらに余力があれば、セミナー後の打ち上げのお店を予約して、打ち上げ参加者リストを作っておくのもいいかもしれません。 ■作成したノート メンバーとタスク割り振り 打ち上げの場所とメンバー 目次ノートで情報を整理し、あとで使える情報に 最後に、すべてのノートをまとめた目次ノートを作成します。単純に並べるとわかりにくいので、小見出しをつけて分けておきます。目次ノートを作ることで、あとあと何が必要だったか、だれがどんな役割分担だったかがわかります。目次ノートを目立たせる工夫として、変更日を未来にしておくと一番上に来るので見やすくなります。 以上、いかがでしたでしょうか? このような情報をノートブックに入れて共有することで、今回のセミナーでは事前打合せを一回もせずに滞り無く進みました。普段の業務でも、他の人が見て理解できるようにメモをとり、必要なファイルや情報を Evernote にまとめることで、情報がわかりやすくなりミーティングが減らせると思います。ぜひお試しください。 ドコモは Evernote と共催でこのようなセミナーを定期的に実施しております。Evernote Business の良さを知りたい、という方にぜひおすすめです。まずはスモールスタートから始めたい、という方は、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスからお申し込み可能です。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能。ぜひ

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Evernote で災害に備える

地震大国の日本に暮らす私たちは、決して災害と無縁ではありません。今年 4 月に発生した熊本地震、2011 年の東日本大震災、2004 年の新潟県中越地震、その前には阪神・淡路大震災など、ここ約 20 年だけでも大規模な災害が発生しています。災害はいつでも「予想外」の事態なので、必要最低限の準備をしておくことは大切です。 災害の度合いによっては家にいられず避難を強いられる被災者も増え、情報が途絶えてしまうことも考えられます。被災した家族や友人に電話をかけても一向につながらなかった、という経験がある方も多いと思います。そのような状況で活躍するのがインターネットであり、特に Twitter や Facebook などのソーシャルメディアは安否確認やリアルタイムの情報収集にとても便利です。 また、災害時はあまり多くの手荷物を運ぶこともできないので、スマートフォンに集約できる情報は多いに越したことはありません。そんな時は「いつでも、どこでも」アクセス可能で、写真・文章・リンクなど何でも保存できる Evernote が必ず役に立つはずです。 Evernote に保管すべき情報は? 【備蓄品リスト】 物資が不足する場合に備えて、普段からある程度備蓄しておくと安心です。家には最低 1 週間分の飲料水やレトルト食品を用意しておきましょう。レトルト食品は Evernote でリスト化してから、パッケージの写真も一緒に保存したうえで、その消費期限にリマインダーを設定しておくと便利です。もちろん、防災グッズもいくつか買っておいて損はありません。 【非常時の持ち出しリスト】 自宅にいられなくなってしまった万が一の場合に備えて、非常時の必需品もある程度用意したうえで、リストを Evernote に作成しておきましょう。例えば、以下のようなイメージです。 *このノートはサンプルとしてこちらからダウンロードできます。Web ブラウザで開いた後に「Evernote に保存」をタップしてください。 【避難場所と避難経路】 地元の自治体が指定する安全な避難場所を調べておき、その地図のスクリーンショットを Evernote に保存。例えば「徒歩」「車」など説明を添えて、そこへたどり着くための経路も念のため 2 つ以上確保しておけば安心です。 【その他役立つ情報】 例えば NTT の災害用伝言ダイヤル (171) など、いざとなった時に役立つ情報を集めておきましょう。他にも自分が見つけた防災関連サイトの URL などを 1 つのノートにまとめて、リンク集を作成する方法もあります。 ヒント: ここまで整理した情報にはいつでもアクセスできることが前提にありますが、災害時には何が起こるかわかりません。もしもデータ通信でトラブルが発生した場合に備えて、指定のノートブックを端末上に直接ダウンロードできる「オフラインノートブック」もぜひご活用ください。(注: この機能は Evernote プラス・プレミアム限定です) Evernote に整理した情報を共有 普段から入念に準備している人もいれば、何も準備していない人もいます。被災時は助け合うことも大事なので、他の人に共有できる情報があればすぐに共有しましょう。Evernote では簡単な操作で、ノートを特定の個人に共有したり、相手が Evernote ユーザでない場合は公開リンク(Web ブラウザで閲覧)として共有したりできます。 各端末(プラットフォーム)での操作手順につきましては、こちらのヘルプ記事をご参照ください。 知識の備えは Evernote で こうして Evernote で準備できることを整理していくと、日頃の備えがいかに大事かがよく分かります。幸い今の時代はスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末があります。地震のみならず洪水、豪雨、台風、火山の噴火などあらゆる事態に備えるために、テクノロジーを気軽に活用してみましょう。 最後に、日本気象協会ホームページのメッセージをご紹介させていただきます。 (http://www.tenki.jp/docs/note/bousai/)。 いざ、自然災害が発生したとき、それからはじめて行動しても出来ることは限られています。万が一に備えて、「日頃からの備え」がいざというときの役に立たちます。備えること、それには、「物」だけではなく、「知識」や「意識」を備えることが大切です。 「知識の備え」にぜひ Evernote

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旅の予約と準備のヒント

旅行での Evernote 活用法と様々なヒントをご紹介するシリーズ。前回は、旅行先を決めるまでについてでしたが、今回は、実際の予約と直前の準備におけるヒントをまとめました。 旅の手配 旅行先が決まったら、次は実際の手配です。忙しい方はパッケージ旅行を選んだり、あるいは旅行会社に相談したりして手間を省くことも可能ですが、ここでは主に自分で手配する場合の使い方をご紹介します。 まずは交通手段。旅先への飛行機や列車や、現地でのレンタカー予約情報はすべてまとめておきましょう。予約確認画面は、Web クリッパーを使って保存。また、メールで送られてきた予約確認書や E チケット受領書、予約番号も、すべて転送してEvernote へ。(メール転送機能は有料会員向けの機能です。プランはこちらからご覧いただけます。) もちろん宿泊先の情報もすべて Evernote へ。ホテルの予約確認メールや、駅や空港からホテルまでの行き方、ホテル周辺の地図をすべて入れておきます。 現地情報をまとめる 旅行先の様々な情報は、計画段階からすでにたくさんためてあると思いますが、あらためて内容を確認しましょう。現地に着いてから調べるのもいいですが、必ずしもスマートフォンの電波がつながるとは限りません。また、旅行先が海外であれば、高いデータローミング料金が必要となる場合もあります。事前に調べておくと安心です。 Evernote の有料会員向け機能には、オフラインノートブック機能があります。これはスマートフォンの Evernote アプリで、電波がつながらないところでも、WiFi がないところでも、ノートを見ることができる便利な機能です。旅行用に作ったノートブックはオフラインノートブックに設定しておきましょう。以下のような情報を Evernote に集約しておきます。 宿泊先の名称・住所・連絡先。海外の場合、現地語での表記方法(タクシーで見せるときなどに便利) 駅や空港から、宿泊先までの移動方法。電車・バスなどの乗り継ぎ方法、時刻表 現地の地図・鉄道やバスの路線図 ガイドブックの中で、必要な部分のページを写真で撮影したもの パスポートのコピー(写真) その他の緊急連絡先(旅行代理店の連絡先、大使館・領事館の場所・連絡先、クレジットカード会社の緊急連絡先、海外旅行保険の連絡先、現地の友人の連絡先など) 持ち物リスト 旅行中に必要な物は、人によってそれぞれ。旅行の直前に持っていくものをじっくり考える時間があるとも限りません。後で慌てないためにも、自分だけの持ち物リストを早めから作っておきましょう。思いついたらどんどん追加して、出発日に向けて更新していきます。一度リストを作っておけば、次の旅行の際にも再利用できます。 以下は、持ち物リスト作りの参考に。 普段家で使っていて持ち歩いたりしない電源、充電器具、ケーブル類は忘れがちです。 予備バッテリーや予備のメモリカードなどもお忘れなく。 海外旅行の場合は、国によって変換プラグが必要です。 飛行機の乗り継ぎがあるときは、最悪預けた荷物が届かないこともあります。最低 1 日分の下着を手持ちの荷物に入れておくといざというとき助かります。 日数分プラスアルファの薬。常用薬はもちろん、気候の変化や、水や食事が合わないといった可能性も考慮して。海外の場合、現地で自分に合う薬を探すのが難しい場合もあります。 予備のコンタクトレンズとメガネ。現地で車を運転する場合は特に注意です。 クレジットカードはできれば 2 枚以上。できれば違う国際ブランドのカードを。 自分だけの旅程表・しおりを作る たくさんの情報が集まった、旅行ノートブックですが、情報を効率的に引き出すために、Evernote のノートリンク機能を使って、自分だけの旅のしおりを作ると便利です。また、目次機能も活用できます。 交通機関の時間は乗り遅れないためにも重要ですが、それ以外は偶然の出会いやハプニングも楽しみたいもの。「今日は◯◯と××に行こう」「今日はこれをしよう」くらいのざっくりとした予定にしておけば、時間に縛られないで思い出作りに集中できます。 その他、お土産を渡したい人リストも事前に作っておくと便利です。備えあれば憂いなし。安全で楽しい旅をお楽しみください。

Evernote で結婚式の準備をスムーズに

ジューンブライドという言葉がありますが、日本では6月よりも過ごしやすい春や秋に結婚する方が多いそうです。11月22日「いい夫婦の日」を前に、人生の節目となる結婚式の準備など、ブライダルに関する Evernote 活用アイデアをご紹介します。なおこの記事は、2013年2月に結婚式を挙げた、Evernote Japan スタッフの実体験を基に作成しました。 式場を決める 結婚式準備はできるだけ二人で話し合って決めたいもの。忙しいからと相手に任せきりにしていると、ギリギリになって「こんなはずじゃなかった」ということもあるかもしれません。そこでオススメなのが、Evernote の共有ノートブック機能。結婚式に関するノートブックをひとつ作って、関連する情報はすべて入れていきましょう。 Evernote なら紙のカタログやネットの情報を1ヶ所にまとめて管理できるので、式場を探す際にも役立ちます。海外で身内だけの式で済ますのか、レストランを借りきってカジュアルながら盛大に祝うのか、神社で日本風に行うのか。画像を見ながら進めれば、お互いの好みを確認したり意識を合わせるのも楽です。 式場の情報:カタログや口コミサイトなどで気になる式場を見つけたら、スキャンやWeb クリッパーを使ってどんどん Evernote に入れていきます。 資料請求をした式場のリスト:実際に資料請求した式場をリスト化しておくことで情報を整理します。 式場までの地図:見学する際には地図をクリップ。 感想やメモなど:式場の印象や感想を共有しておきましょう。 見積もりの書類:紙でもらうことが多い見積もりはスキャンして保存。 式の内容を決める 式場が決まったら、どんなお式にするのかについて担当者との打ち合わせが始まります。事前に決めておくことは山のようにありますが、めでたい場が面倒な作業になってしまわないように、下記のような点をまとめておくと便利です。 インタビューシート(二人の出会いや第一印象など、あらかじめ司会者に伝える情報を回答する用紙) 当日の進行 料理 かける音楽 披露宴で行う演出(キャンドルサービスやウェディングケーキ入刀、お色直し、手紙朗読 etc…) ブーケの種類 打ち合わせで書類をもらったら、すべてスキャンして Evernote に入れておきましょう。後から必要な書類が見つからないといったことがなくなります。 ウェディングドレスの情報も Evernote に入れておくことで、その後の打ち合わせがスムーズになります。文字だけではなかなかドレスのディテールが伝わらないので、ドレスの特徴的なところを写真に撮って入れたり、Skitch でメモを足しておくと良いでしょう。 式直前に確認する ついに結婚式が近づいてきました。忙しくてあまり顔を合わせられなくても、大切な情報を Evernote に入れておけばお互い空き時間にチェックできるので安心です。 結婚式に招待する人のリストや当日の席次表:Evernote に入れておき、後から更新していきましょう。更新されると上がってくるので修正したことがすぐにわかります。 招待状の文面:紙の場合はスキャンして、メールの場合はEvernote のメールアドレスに転送するだけで簡単に保存できます。 スピーチの原稿:自分たちのスピーチ内容や両親の挨拶など。 スケジュールや ToDo リスト:今後の予定を二人で確認し合うためのスケジュールや ToDo リスト。 他にも結婚の前後でまとめておきたい情報やアイデアがあると思います。プロポーズの言葉や結婚指輪のデザイン、新婚旅行で行きたいところを決めたり、婚姻届や住所変更、扶養や生命保険などの書類変更手続きから共同生活にあたって処分・買い換えるものを整理したり。 分散しがちな情報をスッキリまとめることで、パートナーとの意識のズレをなくし、煩雑な作業に振り回されずに素敵な結婚式、共同生活を迎えられますように!