Evernote Business 登場 ― チーム内の知識共有をはじめましょう。

成功する企業はみな、チームメンバー全員の多様なスキルや専門知識を基礎として築かれています。従業員はみんな、個人での作業中も複数メンバーで協業中も、新しい情報やノウハウ、知識を手にしているものです。 Evernote では数年にわたり、みなさんのプライベートおよびビジネスにおいて重要な情報すべてを収集し、記憶するお手伝いをしてきました。実は、Evernote のアクティブ・ユーザの3分の2が仕事での生産性を高めるために Evernote を活用しているのですが、これまでの Evernote は主に「個人」を手助けすることがメインでした。そこで本日お知らせするのは、個人だけでなく、会社組織全体の知識を蓄積できるツール、Evernote Business の登場です。 「ビジネスクラス」にアップグレード » Evernote Business の核となる部分はあくまでもこれまでの Evernote です。世界中で何千万人にも使われている Evernote サービスをさらにアップグレードしました。多くの強力な新機能を追加したことで、スモールビジネスや大きな組織内の小人数チームに最適な Evernote Business に進化したのです。 主な概念 Evernote Business は「知識の蓄積」と「知識の発見」という2つの主要な概念に基づいて設計されています。以下にご説明します。 知識の蓄積 日常生活の中で記録したい情報は多岐にわたります。打ち合わせのメモや表計算、ToDo リストや Web リサーチ、プレゼン、デザインモックアップなど。だからこそ Evernote はビジネス用途にぴったりです。何でも取り込んで、後で確実に見つけられる保管庫となります。容量の心配をしなくて済むよう、 Evernote Business に参加するとユーザのアカウントは Business プレミアムにアップグレードされ、個人のノートブックに毎月 2GB まで新コンテンツを作成できるようになります。さらに同僚と共有できるアップロード容量が、ビジネスユーザ 1名につき毎月 2GB分 企業のビジネスノートブックに追加されます。これらを合わせると、通常の Evernote プレミアムの 4倍の容量になりますので、心配をせずに大いに活用していただけます。 ビジネスノートブック ユーザが Evernote Business に参加すると、個人のノートブックだけでなく、ビジネスノートブックも作成できるようになります。ビジネスノートブックに保存された内容は、会社全体の共有知識となります。同僚とビジネスノートブックを共有するには、ビジネスライブラリ(詳細は下記)にビジネスノートブックを公開。するとノートブックが管理者にも共有・編集できるようになります。 個人ノートブック ユーザはもちろん、完全にプライベートで個人にしかアクセスできない、個人ノートブックも作成できます。もしも個人アカウントで Evernote Business に参加しても、それまでの個人ノートブックは全て個人のもののままです。Evernote Business では、ビジネスノートブックと個人ノートブックの間を、簡単に行き来できるようになります。 重要なポイントは、管理者は各ユーザのアカウント内にあるビジネスノートブックにはアクセスできますが、個人のノートブックを見たりアクセスしたりすることは一切できない点です。ユーザが組織を離れた際も、個人のノートブックはユーザのものなのでユーザと共に去りますが、ビジネスノートブックだけはそのまま残ります。 ビジネスライブラリ ビジネスノートブックは、より効率の良い職場を作り出すための第一ステップです。第二ステップは、これらのノートブック内の情報を利用し、チームメンバー全員の知性が向上すること。そこでビジネスライブラリが役立ちます。 ビジネスライブラリは、会社内の誰もが使える、ビジネスノートブックを一元に管理する場所です。例えば当社 Evernote 社内のビジネスライブラリには、重要な社内ルールの書類からデザイン素材、スキャンしたお客様の名刺、ホワイトボードの画像やメディアで取り上げられた記録などが保存されています。ビジネスライブラリには、従業員なら誰でもビジネスノートブックを公開できます。管理者はビジネスライブラリの管理権限を持ち、特にみんなに見てもらいたいノートブックをおすすめ設定し、目立たせることも可能です。 知識の発見 ビジネスノートブックとビジネスライブラリを使うと、チーム内で蓄積された知識に全員がアクセスできるようになります。そしてこれに加え、さらに知識発見の仕組みも取り入れました。以下に、ユーザがチームの知識を見つけるきっかけになる4つの方法をご紹介します。 ビジネスライブラリ閲覧 一番気軽に見つける方法は、ビジネスライブラリを開いてノートブックを閲覧する方法。気になったノートブックがあれば「参加」できます。ビジネスノートブックに参加すると、自分のノートブック一覧に表示されるようになります。Mac、Windows では、ビジネスノートブックはわかりやすくグレーで表示されます。Windows では、個人のノートブックの下にビジネスノートブックが表示されます。

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