特許に付随するさまざまな情報を Evernote Business で管理

自動火災報知設備や消火設備をはじめ各種防災システムのトップ メーカーとして、長い歴史と実績を誇る能美防災株式会社。同社では 2014 年 8 月、自社の特許管理業務に Evernote Business を導入しました。すでに、製品の開発段階から特許の申請準備にいたるワークフローまでを刷新し、将来的には特許事務所など外部との業務連携までを一元管理するべく着々と準備を進めています。 (左から)能美防災株式会社 技術本部 特許法務部長 高橋 敬一さん・技術本部 特許法務部 松田 直大さん 特許データ管理を効率化するため新しいツールの導入を決意 1924 年の創業以来、企画から開発、製造、設計、施工、メンテナンスまでを一貫して手がける総合防災設備メーカーとして、「防災のパイオニア」を謳う能美防災株式会社(以下、能美防災)。同社にとって、特許管理業務は自社の技術優位性とビジネスの利益を守る上でもっとも重要な業務の 1 つです。このため早くから特許業務のシステム化を進めてきましたが、近年はデータ管理の面で課題を抱えていたと、技術本部 特許法務部 松田 直大氏は振り返ります。 松田「これまでも、特許業務に関する情報を専用のシステムや NAS(ネットワーク・アタッチト・ストレージ)、Microsoft SharePoint などで管理していましたが、社内の複数の箇所にデータが散在しており、情報の横断的な検索や OCR(光学文字認識)が利用できないといった不便さがありました。そこで、これらのソリューションが更新を迎えるタイミングで、課題解決に向けて新たなツールを導入しようと考えたのです」 さっそく具体的なソリューションの検討に取りかかった松田氏に、Evernote Business を勧めたのが、技術本部 特許法務部長 高橋 敬一氏でした。かねてから個人アカウントで Evernote を利用していた高橋氏は、松田氏からの相談をもとにみずからもツールを検討した結果、Evernote Business に行き着いたと語ります。 高橋「機能面で条件を満たしていたことに加え、トータルコストという面でも適格だと考えました。現在の特許業務体制では、従来のようなサーバー・ソリューションを導入するには、初期費用も日常の運用でも負担が大きすぎるのです」 現在の体制ならば社員同士の意思疎通も対面で行えるため、その身軽さを活かせる低コストでフットワークの良いサービスを選ぶべきだと考えたと高橋氏は明かします。またこの他にも、将来的なスマートフォンやタブレットでの利用を見すえたモバイルプラットフォームへの対応も、Evernote Business に対する評価の 1 つでした。 強力な検索機能とセキュリティが特許管理業務には最適と評価 高橋氏からの示唆を受けて、他社製品も含めた比較検討を重ねた結果、松田氏も Evernote Business が今回のシステム刷新の目的に適っていると確信します。 松田「OCR 機能や全文検索など、特許管理業務に必要な条件を十分に備えていると判断しました。特許管理業務では、数年前の情報を探して参照することもしばしばあるのですが、この点でも、Evernote Business の強力な検索機能は魅力的でした」 さらに、特許関連のデータにきわめて高い情報セキュリティが要求されるのはいうまでもありませんが、この面でも Evernote Business は要求レベルを満たしていました。 松田「社内には、すでに Web メールのシステムが導入されていたため、外部サービスを業務に利用すること自体は理解が得られていたと考えられますが、問題はそのデータを預かるサービス事業者側のポリシーです。 Evernote Business は基本的なセキュリティ機能に加え、データはユーザーのものである旨をはっきりと謳っている点が決め手になりました」 実はクラウドストレージ型のサービスの中には、ユーザーが預けたデータの利用や所有の権利が事業者側にあるようなものも少なくありません。Evernote Business は、データの所有権および利用権はすべてユーザーに帰属することをサービス利用規約として明文化している点が、特許関連情報を扱う上で高く評価されたのです。 最終的に同社が構築した新しいシステムは、特許情報管理の専用システムと Evernote

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