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チームの知識を蓄積する

会社でわからないことがあった場合、みなさんだったらどうしますか?終身雇用が主流だった時代、わからないことがあればなんでも社歴の長い先輩に聞けばわかったかもしれません。 しかしながら、非正規雇用が増加を続け「一生同じ会社で働くこと」が必ずしも普通ではなくなりつつある現代、会社の常識は変わりつつあります。必ずしも社歴が長い人が近くにいるとは限らず、また仕事によっては、社員のみにとどまらず外部の協力会社やパートナー企業であったり、すでに会社を去ってしまった契約社員が重要な役割を担っていることもあります。 こうした変化の中で、会社の共有財産であるチームの知識をしっかり残すためにはどうしたらよいのでしょうか? ルールを作成する まず「どの情報をどこに保存するか」というルールを作成して、チーム全体で徹底するようにしましょう。この際、複雑なルールを作成するのではなく、できるだけシンプルで誰にでも分かりやすくすることが重要です。 Evernote には書類、写真、音声ファイルなど、あらゆる形式の情報を保存しておくことができるほか、必要に応じてパソコンでもスマホでもタブレットでも欲しい情報を簡単に見つけ出すことができますので、コンピュータに不慣れな方でも簡単に使い始めることができます。また、Google ドライブや Slack との連携もできますので、あちこちに保存された情報も一元的に管理できるようになります。 チーム内で共有する せっかく保存された様々な記録、知識も、誰にも見られなければ宝の持ち腐れです。必要な情報を、それを必要とする人たちと共有しましょう。 Evernote Business なら、特定の人への共有、会社全体の共有など、コンテンツによって権限を変えることも簡単です。ノートリンクや目次を活用して、分かりやすい情報として共有しましょう。プロジェクトの担当者が退職してアカウントを消去したとしても、Evernote Business に保存した情報は消えません。たとえあなたが会社を去ったとしても、あなたが残した知識が構成まで会社に残り続けます。 知見を深める 共有された情報が社内で知られるようになると、それに対してのコメントやフィードバックをもらうことができるようになります。「見られている」「フィードバックがもらえる」ということがさらに情報を共有しようというモチベーションとなり、さらに社内の情報共有が進むようになります。 Evernote Business をお使いのお客様からも、報告書やノートを他の誰かが読んでくれている、コメントがもらえる、ということから、その質が向上したという声を聞きます。以下の導入事例もぜひご覧ください。 株式会社クシタニ 株式会社金澤兼六製菓 Evernote Business について詳しく »

ワークライフバランスを実現する 2 つの考え方

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business みなさんは仕事と生活を両立したハタラキカタをしていますか? 2014 年 5 月にヴイエムウェアが発表したアンケート調査によると、仕事で最も重要視することとして、2 番めの「給与」の 16.9% を大きく超えて、半数近くの 43.4% が「ワークライフバランス」を 1 番にあげています。仕事と生活を両立させる働きやすい環境をつくることが、これからの企業にとって必要なことだと言えるでしょう。 出典:モバイルワークと仕事・働き方に関する実態・意識調査 ワークライフバランスを実現するには、オフィスを離れても仕事ができるようにすることが、まず第一に考えられます。そして、オフィスを離れて仕事するためには、仕事に必要な様々な情報を扱いやすくし、どう共有するかが重要になってきます。 今回は、ワークライフバランスを Evernote Business で実現するための方法を、この 2 つの考え方から説明します。 ワークライフバランスを実現する 2 つの考え方 時間と場所からの解放 情報の整理と共有 1. 時間と場所からの解放 ワークライフバランスを実現するのは、基本的には時間と場所の問題です。いつでもどこでも仕事ができる環境になれば、働く人のストレス軽減、モチベーションの向上にもつながります。一方、企業として情報事故の防止は経営維持のために必要不可欠です。トラブルにより業務に支障が出ることを未然に防ぐため、多くの企業がパソコンの持ち出し禁止や、BYOD の禁止をしています。 セキュリティの課題をクリアしつつ、いつでもどこでも仕事が出来る環境を提供するのが、Evernote のビジネス版、Evernote Business です。3 つのポイントから Evernote Business でできることをご説明します。 Evernote Business で、時間と場所から仕事を開放するための 3 つのポイント マルチデバイス コミュニケーション セキュリティ マルチデバイス対応 場所を選ばず仕事ができるよう、Windows、Mac、Android、iOS、そしてWeb ブラウザに対応しています。オフィスにいるときも、自宅で仕事をするときも、ひとつのワークスペースとして Evernote Business を活用可能です。 コミュニケーション ワークチャットにより、リアルタイムおよびタイムシフトのコミュニケーションが可能です。ノートの共有をワークチャットで行うことにより、メールの作成にかけている無駄な時間を節約することにもつながります。 セキュリティ Evernote Business には個人向けの Evernote プラスや Evernote プレミアムと違い、管理コンソールがあります。情報事故を未然に防ぐため、会社の情報へのアクセスを遮断することも可能です。 Evernote Business の世界初のリセラーであるNTTドコモでは、端末のセキュリティを保つために最適なツールをビジネスプラスで提供しています。Evernote

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企画がうまく進まない!を解決する 3 つの方法

この記事はNTTドコモ様による寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business  上司に企画を頼まれてしまった!そんなときは一人で考え込まずに、Evernote Business を使うことをおすすめします。 Evernote Business は、自分で蓄積した知識を引き出せるだけではなく、他の人の知識も生かせるところが特徴なので、企画を考えるにはうってつけ。他の人を巻き込み、ブレストして、最後はまとまった形にするまで、Evernote Business を活用した 3 つの方法をご紹介します。 社内にいる「詳しい人」を探せ! まず最初に、Evernote Business の Know Who(ノウ・フー)機能を利用して、企画内容について詳しい人を検索します。 検索ボックスにキーワードを入力すると、関連するノートが表示されるほかに、そのキーワードについて詳しい可能性がある Evernote ユーザーが表示されます。(表示されない場合は、詳しい人を残念ながら見つけられませんでした!ということです)名前と役職、連絡先が表示されるので、まずはその人に打診。複数名表示される場合は、キックオフミーティングを設けてもよいでしょう。いずれにせよ、詳しい人をメンバーに加えることで、企画の質とスピードが上がることは間違いありません。 ※このような使い方を実現するには、普段から Evernote をメモ代わりに活用するよう、社内の Evernote ユーザーに浸透させておく必要があります。いつでも利用できるよう、パソコンとモバイル両方での利用をおすすめします。 「企画ワークスペース」を作成せよ! 次に、メンバーで共有するノートブックを作成します。このノートブックが企画のワークスペースとなり、ブレストの場となります。ブレストのためにミーティングを行う必要はありません。 共有したノートブックに、メンバーそれぞれがアイデアのメモ、Web クリップなどを入れて情報を集めていきましょう。新聞記事の重要なポイントには、Skitch を利用して強調。Microsoft Office のファイルはそのままノートに入れても大丈夫。(Evernote Business なら PDF はもちろん Office ファイルの内容も検索可能です)必要な情報を集めつつ、企画のブレストをしていきましょう。他のメンバーがどのようなアイデアを考えているかも把握できるので、お互いに刺激を受けて発想は膨らみます。メンバーを増やしたいのなら、ノートブックを社内公開にすることで容易に参加してもらうことが可能です。(Evernote Business の機能) 「目次ノート」でアイデアを企画書にする! ブレストが終わったら、まとめのノートを作成します。その前に、これまでに作った重要なノートにはタグをつけて整理します。(最初からタグを付ければ?と思われるかもしれませんが、そのためにはあらかじめ共通のルールが必要。ある程度情報が集まってからタグを決めるほうが容易です) タグを付けると、重要なノートだけ一覧表示できるようになります。それらを全て選択し、目次ノートの機能を使って複数のノートをインデックス化したノートを作成します。これが目次ノートです。 目次ノートを作ることで、各アイデアの関連性がわかりやすくなります。このノートで最終的なアイデアのまとめをすれば、企画書の完成です。他の人へ説明する場合も、そのままプレゼンテーションモードで。あらためて資料を作成する必要はありません。 以上のように Evernote Business を活用すれば、短期間でアイデアをまとめ、実行にすばやく移行することができます。特に、慣れない企画だと、アイデア段階で時間がかかりすぎて、最終的に準備不足で失敗することがよくあります。そうならないためにも、社内に Evernote Business を導入して、普段から知識を蓄積する習慣をつけましょう! NTTドコモ様が提供するビジネスプラス Evernote Business について、もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。