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わち人事労務事務所は Evernote Business 導入でどう変わったか

社会保険労務士とは、社会保険や労働保険などの行政手続きの代理代行、給与計算のアウトソーシング、就業規則などの就業ルールの策定や改定、人事労務にまつわるトラブルの対処といった様々な業務を専門に取り扱う人事のプロフェッショナルです。 そして今回、横浜市にオフィスを構える社会保険労務士事務所である、わち人事労務事務所を訪れました。こちらでは業務に Evernote Business を取り入れており、効率化を進めているといいます。どんな使い方をされて、具体的にどんな効果があったのかについて、同所社会保険労務士の和智英人さんに伺いました。 打ち合わせの記録を共有できるツールを探していた ――本日はよろしくお願いいたします。まず、Evernote Business を導入された理由を教えてください。 和智:昔から個人的に Evernote をずっと使っていたので、使い方などはもともと知っていました。そんな折、Evernote Business の販売代理店であるビーアイピー株式会社の齊藤社長から Evernote Business の話を聞いて興味を持ちました。 社会保険労務士事務所は各担当者が一匹狼になりがちで、お客さんの課題を事務所の他のスタッフと共有するという文化が根付いていません。そのため、どこでどんなことがあって、どんな打ち合わせをしてきたのかという進捗状況が見えにくかったのです。 スタッフ自身も、一日に何本も打ち合わせすると内容を忘れたり、見たいときにノートが手元になかったり、打ち合わせに行ったときの記録が残らないなどの課題がありました。 この課題を解決するために、送信したメールや手続き情報の控え、打ち合わせに必要な情報などをすぐに確認できるツールがほしいと思っていたんです。 ――クライアントの情報をスタッフ間で共有し、またスタッフ自身も情報をいつでもどこでも取り出せるソフトが必要だったというわけですね。 和智:はい。これが解決できれば、業務効率化だけでなく、サービス向上にもつながると考えました。 ――他のソフトは検討されたのでしょうか。 和智:より高価な顧客管理システムなども検討しましたが、費用対効果が見えなかったのです。宝の持ち腐れになる可能性も考えると、初めてのスタッフでもわかりやすく使えて、コスト的にも導入しやすい Evernote Business だろうと考えたのです。 ――コスト以外に導入の決め手はありましたか? 和智:Evernote Business なら、ためておいた情報を共有することで新しいスタッフにも過去のやりとりが見えますし、それが引き継ぎのガイドにもなります。 それから、写真やファイルをアップロードしなくていいという仕様も気に入りました。もちろん、実際にはアップロードしているわけですが、ドラッグ&ドロップでノートにひょいっと入れられるじゃないですか。アップロードしている感覚を感じさせないインターフェースがよかったですね。 書類をスキャンしたデータやメールを保存したことで引き継ぎがスムーズに ――具体的な使い方を教えてください。 和智:まずは打ち合わせです。アシスタントが「今日は◯◯を確認してきてください」とノートに入れておいてくれるので、それを元に打ち合わせを進めます。打ち合わせでは、写真や音声録音も活用して、細かくなくてもいいので現場で内容を記録します。報告についてはテンプレートを活用することで、さらにスピード感を高めています。 打ち合わせの最後には、必ずクライアントの課題が見えてきます。それに対する指示もノートに書き込んですばやく共有するようにしています。最終的にそれがそのまま議事録として保存されていくというわけです。 ――他にはどんなデータを入れていますか? 和智:お客さんごとにノートブックを分け、ScanSnap でスキャンしたデータ、メールなどを入れています。FAX や各種届出、手続書類の控えなどはすべて電子化し、必要なものだけ紙でとっておくようにしています。 業界的にとにかく紙が多くて、月に数千枚くらいにはなります。紙の電子化自体は 10 年ほど前からやっているのですが、今はそれを Evernote Business に入れるようにしているということです。 ――クライアントを引き継ぐときにも便利ということでしたね。 和智:はい。クライアントの担当を引き継いだら、そのクライアントのノートブックを見ます。そこにすべてのデータ、議事録、やりとりが入っているので、だいたいことがわかるのです。 また、ノートは日付・会社名・ご担当者様のお名前をカタカナでタイトルに入れることをルール化しています。 名前をカタカナにするのは、「斉藤」「渡辺」など表記に揺れがある名前を検索しやすくするためです。何回も変換して検索を繰り返すのは時間がかかりますからね。 スタッフ間での齟齬がなくなり仕事がしやすくなった ――Evernote Business 導入の効果をどう感じていますか? 和智:クライアントとの打ち合わせの記録を共有できるようになったので、スタッフ間での齟齬がなくなりました。スタッフも仕事がしやすくなったのではないでしょうか。また、今まで 1 人あたり 30 社担当していたのですが、現在は 3 人で 90 社担当するという形に変えました。これなら、誰かが休んでも他の人がカバーできますよね。これも Evernote Business でクライアントの情報を共有するようになったことが大きいです。 ――ちなみに、和智さん個人としてはどのようにお使いなのでしょうか。 和智:月一でメルマガを発行しているのですが、そのネタ探しをつねにやっていまして、思いついたら Evernote Business

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オフィスの整理整頓に、複合機で Evernote に自動保存

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 2016 年も残り約 1 ヶ月になりました。働くみなさんにとって、年末に向けてやる事の一つといえば、オフィスの整理整頓ではないでしょうか。身の回りの整理をして、気持ち良く新たな年を迎えたいですね。 今回は会社にある複合機を使い、デスクに溜め込んでしまった資料や、保管場所に悩む全ての書類を、Evernote へ簡単に保存する方法をご紹介します。 大量の資料をスキャンするには、スキャナーを使用すると良いでしょう。ご存知のとおり、日常的にスマートフォンや ScanSnap を使い、名刺や配布された資料を Evernote へ保存するのはとても便利です。しかし、大量に溜まった書類を一度にスキャンする場合には、少し時間がかかってしまいます。そこでスキャナーの出番ですが、会社にある複合機を利用した場合の手順をご説明します。 やり方は 2 通りです。まずは、複合機にメール送信機能が有るか無いかをご確認ください。 複合機にメール送信機能がある場合 お使いの複合機に、スキャンしたデータをメールで送信する機能がある場合、Evernote のメール転送機能を使って保存するのが最も簡単です。会社のパソコンが Windows でも Mac でもご利用可能です。 1. Evernote 転送用メールアドレスを確認しましょう。 Evernote 転送用メールアドレスは、Evernote にメールを転送して保存するためのアドレスです。アドレスは、☓☓☓☓☓☓@m.evernote.com のような形式で、各ユーザに専用のものが割り当てられます。自分のアドレスは、アカウント設定から確認ができます。 2. 複合機に転送用アドレスを登録しましょう。 複合機のアドレス帳にスキャンデータの宛先を登録します。登録方法は、ご使用の複合機ごとに異なりますので、お調べ頂き、設定してください。 3. 複合機でスキャンするとメールが送信され、自動的に Evernote に保存されます。 なお、メールの件名を変更することができれば、指定したノートブックに保存することも可能です。メール送信については「実は仕事で使えるメール機能。どこからでも投稿、追記、リマインダー」も参考になります。 複合機にメール送信機能がない場合 お使いの複合機がメール送信できず、フォルダへの保存のみの場合は、Evernote Windows 版にあるインポートフォルダ機能を使うのが便利です。(Windows のみ対応) 1. 複合機の保存先をネットワークドライブに割り当てましょう。 複合機でスキャンしたデータの保存先がファイルサーバのフォルダの場合、そのフォルダを Windows の「ネットワークドライブの割り当て」で任意のドライブ名に指定します。 2. Evernote でインポートフォルダを指定しましょう。 Evernote Windows 版で、インポートフォルダを 1. で割り当てたドライブ名に指定します。 Evernote for Windows でインポートフォルダを作成する方法 3. 複合機で保存先を指定してスキャンすると、Windows PC を経由し、自動的に Evetnote に保存されます。

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