「『意識させない』のが一番のコツです」Evernote Business 認定コンサルタントが教える、職場に Evernote を導入する秘訣

この記事はNTTドコモ様による寄稿です。 プライベートだけでなく仕事の現場でも注目されつつある Evernote。統計によると「仕事でも使っている」Evernote ユーザーはじつに全体の 3 分の 2。Evernote の便利さを会社にも広め、使い始めるにはどうしたらいい?日本ではまだ 2 名しかいない Evernote Business 認定コンサルタント(EBCC)の高木卓也さんにそのコツを伺いました。 氏名:高木卓也(NTTドコモ) リンク:NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business ※ Evernote Business 認定コンサルタント (EBCC) とは、Evernote Business に関する総合研修を修了した Evernote を知り尽くす公認のエキスパートです。2014 年 8 月 15 日現在、全世界で 23 名の認定コンサルタントがいます。 —— 個人で Evernote を使いこなしていくうちに、会社でも使えたらと思うことがありますよね。会社に Evernote 導入を勧める上で、どんな方法でその良さ、メリットを伝えていったらいいか、教えてください。 会社の場合、スマートフォンを使ったことがない方や、そもそもパソコンがあまり得意ではない方がいることもあり、Evernote を仕事で使うように浸透させるのは、なかなか難しいと思います。「Evernote というクラウドサービスを使い、社内情報を共有しましょう」と言ったところで、使ったことがない人には何が便利なのか、わからないですよね。Evernote がどんな仕組みで、どんなに便利かという話ではなく、まずは Evernote を意識しなくてもいいような逆転的な使い方から入って、便利さを実感してもらい、情報を Evernote にどんどん入れ込んでいくのがいいと思います。 「スキャナ」+「紙資料」の整理 —— 例えばどんな使い方でしょう? 一つめはスキャナを利用する使い方です。おそらくどんな会社でも、紙の資料ってたくさんあると思います。過去の資料をどんどんスキャンしてしまう。これで、とっておくかどうか迷っていた資料も捨てることができますよね。キャビネットの整理になりますし、なにより机の上が綺麗になります(笑) そもそもパソコンに不慣れだったら、今までどおり紙に書いてもらったものでいいんです。例えば紙に書いた報告書を ScanSnap でスキャンして送る。FAX で送るよりも簡単です。Evernote にはまったく触れていませんが、それでいいんですよ。 —— なるほど、それなら難しく考えずに使ってもらえそうですね。 もちろん最終的には Evernote を使いこなして欲しいと思いますが、徐々に慣れていけばいいんです。情報を溜め込んでいくうちに、「あ!こんなに便利」とか「案外いいかも」と思ってもらうことが大事です。どんどんたまる名刺もスキャナを使えばまとめて読み込むことができますし、他の人とも共有できるので、社員がどんな人と名刺交換しているのかを把握できます。 電話メモを共有 もう一つは、ポスト・イット® ノートを活用する方法です。外出中の社員宛に電話を受けた時、電話を取った人がメモを残しますよね。そのメモを、外出中の人が簡単に確認できるやり方をお教えしましょう。 —— そんな使い方があるんですか!ぜひお願いします。 ポスト・イット® ノートって色分けされていますよね。その色ごとに例えば黄色は鈴木さん、緑は佐藤さんと、どの色が誰宛かを事前に決めて、スマートフォンの Evernote アプリでタグやノートの振り分け設定をしておきます。準備はそれだけです。

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