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仕事の重複を避ける 3 つの方法

「どこかで見たことがあるデータを会議の資料で使いたい」「でもその資料がどこにあるかわからないし、誰が作ったかもわからない」 結局のところ、自分で似たようなものを一から作り直して発表に使った…、そんな経験はありませんか? 同じ資料を二人の人が作るーこんな無駄なことはありません。それどころか、将来同じ資料を使いたいと思う人はどちらの資料を使ったらいいかわからず、また新しい資料を作り直す羽目になるかもしれません。 また、こんなケースはどうでしょう。 素晴らしいアイデアが浮かんで企画書を作ってみたら、実は 3 年前に同じことが考えられていたのを後になって発見した、あるいは、すでに実行されており、しかも失敗していた…。 あなたが欲しい情報は一体どこにあるのでしょう?そして、社内の知識は会社に長く在籍した人に聞かないかぎり、わからないものなのでしょうか。 こうした仕事の重複を避けるためには、社内での情報取り扱いのルールを作る必要があります。情報を見つけやすくし、埋もれにくくする方法をご紹介します。 ステップ 1:すべてを 1 ヶ所にまとめる Office 書類を共有する場合、会社のサーバに保存するルールですか?一方、メールでやりとりする場合もあれば、バージョンによってはあなたのパソコンにしか存在しないものもあるかもしれません。さらに、Google ドライブも併用したりしていませんか?書類の保存場所が複数にまたがると、過去の情報を見つけ出すのがどんどん困難になっていきます。すべての情報を 1 ヶ所にまとめておけば、チームメンバーが検索するのはその 1 ヶ所で済みます。 Evernote Business のノートには Office 書類や PDF ファイルを添付できるほか、Google ドライブのファイルを追加したり、Slack での会話を保存したりすることができます。プロジェクトごとにノートブックを作成したり、あるいはタグを活用してノートブックを横断的にまとめることも可能です。 ステップ 2:仕事に取り掛かる前に、まず調べる 仕事に手をつける前には、他の人が同じような資料・データ・グラフなどを作成していないか?過去に似たような企画はなかったか?もしあったとしたらそこから何を学んだのか?といったことを確認する時間をとりましょう。同じデータがすでに作成されていれば、あなたの準備時間を大幅に節約することができます。また、同じようなプロジェクトが過去にあれば、以前のフレームワークを再利用することができるかもしれませんし、以前の失敗から学び今回はその問題を乗り越えることができるかもしれません。 Evernote Business にこうした情報が保存してあれば、それがどれだけ古いプロジェクトであろうと、担当者がすでに退職していようと、いつでも取り出すことができます。 ステップ 3:次の世代へつなげる プロジェクトが終了したら、次の世代に知見を引き継いでいきましょう。様々なヒント、失敗から学んだことなどをまとめ、他の人が見つけやすいようにしておくことも重要です。このため、タイトルやタグの付け方をルール化しておくとよいでしょう。 また、プロジェクトのノートブックには目次ノートをつけておくと、欲しい情報をより簡単に見つけられるようになります。きっと次世代のチームメンバーに感謝されることでしょう。 このサイクルを繰り返していくことで、より無駄のない、精度の高い仕事が可能になるはずです。 Evernote Business について詳しく »

Evernote でペーパーレス会議?効率的なプレゼン資料の作成方法とは

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 資料の作成時間は週の半分以上? みなさんは社内資料の作成にどれくらい時間をかけていますか? Evernote を使いこなしているような、情報を扱う仕事をしている人(ナレッジワーカー)が文書作成に費やしている時間は、1 週間あたり約 12 時間もあると言われています。文書作成に関係するその他の作業(調査、整理、検索)を合わせると合計で約 26 時間、なんと週の半分( 8 × 5 日= 40 時間)以上を文書の作業に費やしています。 この作業時間をもっと効率化するために、Evernote では、文書の整理と検索を効率化できる機能として、ノートブックやタグでの整理、画像の文字認識が可能ですが、社内プレゼンなどの資料も作成できることをご存知でしょうか? 文書の作業の中でも、もっとも時間のかかる作成作業と情報収集で Evernote を活用し、効率的なペーパーレス会議を実現してみましょう。 情報収集は Web クリッパーで 資料作成に関わる情報収集は Web クリッパーが便利です。Web ページはもちろん、Web で公開されている PDF についてもそのまま、あるいは、必要な部分だけ切り抜いて保存することができるので、情報収集には最適です。 Web クリッパーで集めた情報を Evernote にストックし、タグで整理をしておけばデータの再利用もすばやく可能になります。 資料作成は簡潔な文章とイメージで 口頭で説明を加える資料には、簡潔なメッセージとイメージ図があれば十分です。タイトルと小見出し、それに説明文を 2 〜 3 行ほど書いたら、あとはこれまでストックしておいたグラフやイメージを貼り付けます。また、Evernote なら文章を書いていくと、関連する情報がコンテキストに表示されますので、さらに良いデータが得られることも。コンテキストは Evernote プレミアム・Evernote Business の機能です。 プレゼンテーションモードで一工夫 こうやって作った資料をそのままプレゼンテーションモードで投影すると、区切れ目がなく、ややわかりづらくなってしまいます。パワーポイント等のスライドのように、ページを区切って表示させるには、一工夫加えます。ノートのメニューからプレゼンテーションモードに入り、レイアウトモードで区切りたいところを簡単に編集する機能があります。あらかじめ文章の中に水平線を入れておくと、レイアウトモードでページ区切りに一括変換することも可能です。ぜひお試しください。 このように、紙をスキャンして取り込むだけではなく、ペーパーレスな会議にも活用できる Evernote。会社で利用するには Evernote Business がおすすめです。お申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラス から。ビジネスプラスでは1アカウントから請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。 まずはプレミアムから試してみたいという方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote

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