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グローバルで活躍するウェブデザイナーが Evernote を使う理由

Evernote をはじめとするクラウドサービスのメリットの一つが、どこにいても誰とでも仕事ができること。クラウドの登場により、ナレッジワーカーの働き方は大きく変わりました。オーストラリア在住のウェブデザイナー・シンクレア樹理さんも、そんなナレッジワーカーの一人。Evernote を活用することで、日本のクライアントともスムーズに仕事ができているといいます。日本とオーストラリアをつなぐ Evernote の活用法を伺いました。 Evernote がオーストラリアと日本をつなぐ ――シンクレアさんは現在、オーストラリアでウェブデザイナーとしてご活躍されています。ご経歴を教えていただけますか。 シンクレア:もとは東京と千葉でウェブデザイナーとして 5 年ほど勤務していました。2012 年に家族でオーストラリアに移住し、Sinclair Web Design を設立しました。今もウェブデザイナーとして仕事をしていますが、他にもウェブアナリストの業務も行っています。 ――ウェブアナリストというと? シンクレア:SEO 対策に関するアドバイスをしたり、毎月アクセスレポートを作ったり、ウェブショップ運営のセミナー動画をお客様に配信したりといった仕事です。ウェブデザイナーとしては主に EC サイトの作成とサポートを行っているので、その延長線上の仕事ですね。 ――ウェブサイトの作成だけでなく、その後のコンサルまでお願いできるというのはお店からすると助かりますね。お客様は日本とオーストラリアに? シンクレア:現在のところは日本のお客様が多いですね。そうなるとクラウドサービスは必須ですし、その中でも Evernote は仕事に欠かせないツールになっています。 紙の資料を持ち運ぶ必要がなくなり、どこでも仕事ができるようになった ―― Evernote を使い始めたのはいつごろからでしょう。 シンクレア:登録自体はかなり前なのですが、本格的に使い始めたのは 1 年ほど前からです。 ――なぜ Evernote を本格的に使おうと? シンクレア:それまでは仕事の資料を紙と PC の中のファイルで管理していたのですが、仕事の効率が悪くなってきたと感じたのです。私は年に 1 回は日本に帰りますし、夫がニュージランド人なので、そちらに行くこともあります。フリーランスなので、その期間も仕事をするため紙の資料を持っていく必要があるのですが、とにかく重いしかさばるしで大変で……。Evernote を使うようになってから紙はずいぶん減って助かっています。 タスク管理や議事録に活用。タイトルの付け方を工夫して利便性をアップ ――なるほど。実際にどんな使い方をされているのか、教えていただけますか。 シンクレア:はい。まずはタスク管理です。打ち合わせなどをする前に、事前にやるべきこと、話すこと、確認することなどをチェックボックスをつけて入れておき、打ち合わせ中にチェックしていくんです。言い忘れがなくなるので、言った言わないの水掛け論になりません。また、打ち合わせした内容も議事録として記録していきます。家に戻ったら打ち合わせ内容のノートをもう一度見直しますし、後日クライアントから打ち合わせ内容について問い合わせがくることもあるので、まとめておくと便利なんです。 ――打ち合わせノートのタイトルには日付が最初に入っていますね。 シンクレア:後から確認するときに便利なので、必ず日付を入れるようにしていますね。 ――他にはどんなノートがありますか? シンクレア:ウェブ制作はホスティングやドメイン、FTP 情報、その他のシステム情報など色々なサービスを沢山使用して作成する場合が多く、お客様ごとに情報をノートにまとめているのですが、これは「★」をタイトルの頭につけています。こうすると、名前でノートを並び替えたときに「★」が最初に出てくるんです。お客様情報は「★」をつけるとルールを決めることで、すぐに見つけられるようにしています。 タイトルの頭に<第○回>とあるのはセミナー動画のメルマガの内容を保存したノートですね。動画自体は Vimeo を使っていますが、そこへのリンクを入れています。他にも【決定事項】を頭につけたりと、タイトルはしっかりつけるようにしています。逆にタグなどはあまり使っていません。タイトルでの並び替えと検索でスピーディーに情報を呼び出せるんです。 それから、メールをテンプレート化して Evernote に入れています。私の仕事は流れがある程度決まっていて、送るメールの内容も似ているんです。なら、毎回いちいちゼロから書くよりも、テンプレート化しておいた方が効率が上がります。また、ソースコードのバックアップも入れています。 ――ソースコードというのはウェブデザイナーならではですね。 シンクレア:ええ。仕事柄、ソースコードは更新のたびにバックアップをとっておく必要があるのですが、普通にテキストファイルで保存しておくとものすごい数になってしまって大変です。Evernote でノートにしておくと、後から探しやすいんですよ。 プライベートでも活躍する Evernote ――特に、Evernote のどんなところを気に入っていただいているのでしょうか。 シンクレア:一つのノートにテキストや画像、PDF など異なる形式のファイルをまとめて入れておけることですね。プライベートでも Evernote を使っていますが、旅行の際に地図や乗換案内アプリのスクリーンショットなどを入れておくと便利です。 ――プライベートではどんな使い方を? シンクレア:週末に家族で出かけるときは、「イベント&お出かけ」ノートブックに情報を入れて遠足のしおりのように使っています。パソコンで調べた情報をノートに入れて、お出かけのときにはスマートフォンで見ています。あとは、子ども向けのイベント情報なども入れているのですが、リマインダー機能を活用して、忘れないように管理していますね。私はスケジュール管理アプリも使っていなくて、このリマインダー機能とタスク管理で十分です。 子どもが描いた絵や、自分の日記なども入れています。後から見直すと、成長記録にもなるのがいいですね。 ――ありがとうございました!

営業担当・増田 良平は Evernote をどのように活用しているのか

これまで Evernote 日本語ブログでは、たくさんのユーザーの方に Evernote の活用方法を伺ってきました。では、そんな Evernote 日本法人で働く社員自身は、どんな風に Evernote を使っているのでしょうか。今回は Evernote Business 担当の増田 良平の活用法をご紹介します。 「お客様の情報をノートにまとめておけば Salesforce から見ることができて便利です」 ――Evernote Business を担当されている増田さんですが、やはりお仕事で Evernote を使われることが多いのでしょうか。 増田:そうですね。仕事で使うことが多いです。 ――ぜひ具体的な使い方を教えていただけますか。 増田:Evernote Business を担当するという仕事柄もありまして、導入を検討されているお客様とお話した内容などで気になることを Evernote に入れています。Evernote は Salesforce と連携できるので、お客様のウェブサイトや、会話内容で留意しなければいけないこと、気にされていること、競合製品の情報などをノートに集約しておき Salesforce 側から参照しています。お客様によっては、営業をかけても「一ヶ月後にまた連絡してほしい」と仰ることもあります。正直、一ヶ月たつとお客様に関する情報が薄れてしまっていることも多いですので、そういうときは Evernote に蓄積しているノートを見て記憶を取り戻すことにしています。 ――お客様との商談内容はその場でメモをとるのですか? 増田:そうですね。それ以外にも、お客様に OK していただければ、録音でも議事録を残すようにしています。また、業務を少人数で行っていますので、雑務なども発生します。それらは Evernote を使ってタスク処理しています。 今日の日付でノートにタイトルをつけ、やり残していたことややらないといけないことをチェックボックスをつけて入れておき、終わったらどんどんチェックボックスを埋めていきます。また、メールなどで頻繁に使う文章などはテンプレート化しておき、これも Evernote に保存して必要なときに取り出せるようにしています。 ――なるほど。ところで、意外にノート数は多くないのですね。 増田:連携機能を使うとどうしてもノート数がたまり、ノイズが増えてしまいます。これは Evernote Business ならではのやり方なのですが、私はお客様に紐付いているノートブックでノートが増えたものに関しては、参加を解除することにしています。見ようと思えば、Salesforce 上からは見られます。また、必要に応じて Evernote Business からも参加解除したノートを見ることはできます。 こうすることにより普段自分が見ている Evernote 上のデータは制限することができ、自分が参加していない情報でも必要に応じて確認することができます。 「お客様からいただいた言葉などを始業前に見て気持ちを高めています」 ――他に仕事関連でよく使うノートブックはありますか? 増田:自分なりのやり方ですと、「仕事をする前に」というノートブックを作っています。仕事でミスしたときやお客様からいただいたお言葉などをノートに書いて Evernote に入れておき、始業前に見て気持ちを高めるようにしています。ただ、叱責の言葉だけを見ていると気分が落ちるので、お褒めの言葉なども入れるようにしています。また、仕事以外でも人に言われて腹が立った言葉や鼓舞された言葉などは「鼓舞」というノートブックに入れておき、カンフル剤的に使っています。気持ちが引き締まりますよ。 ――営業ですとプレゼンをする機会も多いと思いますが、Evernote をどのように活用されていますか? 増田:Evernote のプレゼンテーションモードを使っています。その際、提案資料を Keynote で作成し、Evernote に入れておくのですが、Mac ですとプレゼンテーションモードからノートを PDF

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