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受注書や営業日報のワークフローを Evernote Business に移行し FAX 通信コストの大幅削減と社員間の情報共有、さらにモチベーション向上を実現

1935 年の創業以来、菓子製造・販売で大きな実績を築き、1988 年の法人設立、さらに 2012 年の M&A と着実に成長を続けてきた株式会社金澤兼六製菓。同社では 2015 年 1 月から Evernote Business を導入して、これまで FAX で行っていた営業担当者からの受注ワークフローを大幅に効率化しました。また情報活用の面では、営業日報を Evernote Business 上に移行して、案件情報の共有やモチベーション向上を実現するなどの成果を挙げています。 (左から)株式会社金澤兼六製菓 専務取締役 中森 雄大さん・関東営業所 所長 嶋田 義之さん 情報共有と標準化に向け Evernote Business を採用 パウンドケーキ、煎餅、ゼリーなどの高品質な商品が人気を博し、全国に顧客を持つ株式会社金澤兼六製菓(以下、金澤兼六製菓)。同社が Evernote Business を導入したきっかけは、2012 年に実施された三重県の菓子メーカーの M&A だったと、専務取締役 中森 雄大 氏は語ります。 中森「この合併で 100 名以上を擁する生産拠点が新たに加わったのですが、そこを訪れて最初に抱いた印象が、業務や管理のシステムが非常に複雑化していることでした。もの作りにこだわる職人気質の半面、当人でないとわからない仕事が多く、異動や不在時の代わりがきかない。また、さまざまな業務文書も各担当者の PC 内に分散して保管されていたため、必要になるたびにどこにあるのか探し回らなくてはなりませんでした」 この状態を改善するために中森氏がまず目指したのが、情報共有と標準化の仕組み作りでした。具体的なツールやサービスを検討する中、Evernote Businessのセミナーに営業次長が参加し、そこで目にしたデモや事例を通して「これは使える」と感じてすぐに Evernote に問い合わせたのが、導入の直接の契機となりました。社内で現在 Evernote Business の運用リーダーの立場にある関東営業所 所長 嶋田 義之 氏は、最初に Evernote Business にふれた時の印象を、「とにかくFAXや紙の書類が多いのを改善したかったので、Evernote Business の話を聞いて、これなら可能なのではと感じました」と振り返ります。 一方、中森氏は、業務をシンプル化したいという希望に合致したことが、採用決定の大きな理由だったと語ります。同社の営業担当はベテランぞろいの分、年齢層が高く、PC の複雑な操作には慣れていないため、スマートフォンで簡単に使えるEvernote Business は最適のツールだとの判断でした。 FAX 送信を廃止して 140 万円の経費を削減 採用決定からすぐに、営業次長を含む

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「『意識させない』のが一番のコツです」Evernote Business 認定コンサルタントが教える、職場に Evernote を導入する秘訣

この記事はNTTドコモ様による寄稿です。 プライベートだけでなく仕事の現場でも注目されつつある Evernote。統計によると「仕事でも使っている」Evernote ユーザーはじつに全体の 3 分の 2。Evernote の便利さを会社にも広め、使い始めるにはどうしたらいい?日本ではまだ 2 名しかいない Evernote Business 認定コンサルタント(EBCC)の高木卓也さんにそのコツを伺いました。 氏名:高木卓也(NTTドコモ) リンク:NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business ※ Evernote Business 認定コンサルタント (EBCC) とは、Evernote Business に関する総合研修を修了した Evernote を知り尽くす公認のエキスパートです。2014 年 8 月 15 日現在、全世界で 23 名の認定コンサルタントがいます。 —— 個人で Evernote を使いこなしていくうちに、会社でも使えたらと思うことがありますよね。会社に Evernote 導入を勧める上で、どんな方法でその良さ、メリットを伝えていったらいいか、教えてください。 会社の場合、スマートフォンを使ったことがない方や、そもそもパソコンがあまり得意ではない方がいることもあり、Evernote を仕事で使うように浸透させるのは、なかなか難しいと思います。「Evernote というクラウドサービスを使い、社内情報を共有しましょう」と言ったところで、使ったことがない人には何が便利なのか、わからないですよね。Evernote がどんな仕組みで、どんなに便利かという話ではなく、まずは Evernote を意識しなくてもいいような逆転的な使い方から入って、便利さを実感してもらい、情報を Evernote にどんどん入れ込んでいくのがいいと思います。 「スキャナ」+「紙資料」の整理 —— 例えばどんな使い方でしょう? 一つめはスキャナを利用する使い方です。おそらくどんな会社でも、紙の資料ってたくさんあると思います。過去の資料をどんどんスキャンしてしまう。これで、とっておくかどうか迷っていた資料も捨てることができますよね。キャビネットの整理になりますし、なにより机の上が綺麗になります(笑) そもそもパソコンに不慣れだったら、今までどおり紙に書いてもらったものでいいんです。例えば紙に書いた報告書を ScanSnap でスキャンして送る。FAX で送るよりも簡単です。Evernote にはまったく触れていませんが、それでいいんですよ。 —— なるほど、それなら難しく考えずに使ってもらえそうですね。 もちろん最終的には Evernote を使いこなして欲しいと思いますが、徐々に慣れていけばいいんです。情報を溜め込んでいくうちに、「あ!こんなに便利」とか「案外いいかも」と思ってもらうことが大事です。どんどんたまる名刺もスキャナを使えばまとめて読み込むことができますし、他の人とも共有できるので、社員がどんな人と名刺交換しているのかを把握できます。 電話メモを共有 もう一つは、ポスト・イット® ノートを活用する方法です。外出中の社員宛に電話を受けた時、電話を取った人がメモを残しますよね。そのメモを、外出中の人が簡単に確認できるやり方をお教えしましょう。 —— そんな使い方があるんですか!ぜひお願いします。 ポスト・イット® ノートって色分けされていますよね。その色ごとに例えば黄色は鈴木さん、緑は佐藤さんと、どの色が誰宛かを事前に決めて、スマートフォンの Evernote アプリでタグやノートの振り分け設定をしておきます。準備はそれだけです。

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