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PFU 佐藤さんが実践するハイブリッドテクニック

軽量かつパワフルなスキャナシリーズ「ScanSnap」や、iPhone アルバムスキャナ「Omoidori」といったスキャナ製品を発売する株式会社 PFU。同社の製品と Evernote の相性は抜群で、ScanSnap Cloud では取り込んだ書類を自動的に分類し Evernote にアップロードする連携機能も備えています。 そんな PFU で「Omoidori」に携わり、営業だけでなく企画や PR も担当する佐藤菜摘さんは、Evernote も使いこなしており、ScanSnapと組み合わせることでアナログとデジタルのハイブリッドな仕事環境を作り上げました。 そんな佐藤さんの Evernote 活用テクニックを取材しました。 手書きでメモした紙を ScanSnap と Evernote で電子化 ――本日はよろしくお願いいたします。佐藤さんはいつごろから Evernote をお使いに? 佐藤:2013 年くらいから使い始めました。ただ、最初は登録しただけという感じで、本格的に使いだしたのはここ 1、2 年くらいです。それまで私はものすごいアナログ人間で、手帳もノートも紙のものを使っていたんですよ。 ――それがなぜ Evernote に? 佐藤:忘れ物やなくし物が多くて、せっかく手帳を使っていても生かせないことも多かったんです。何とかならないかなと考えて、Evernote を使うことにしました。 ――Evernote の使い方を教えてください。 佐藤:私、メモ魔なんです。もとはノートやらメモパッドなどあらゆる紙にメモが分散していたのですが、今は Evernote に何でも保存するようにしています。たとえば仕事について思いついたアイデアのメモです。まず A4 の紙やメモパッドにアイデアを書いて、それを ScanSnap でスキャンします。ScanSnap Cloud で Evernote と連携しているため、スキャンしたデータは自動的に設定しておいたノートブックに保存されていくというわけです。スキャンし終わった紙は捨ててしまいます。紙の枚数が少ないときは、スキャンアプリ Scannable を使うこともありますね。 紙と電子のいいところ取りをしている ――Evernote に直接メモするのではなく、紙に書いたものをスキャンするのですか? 佐藤:はい。やっぱり紙には紙のいいところがあるんですよ。たとえば図形や絵を描いたり、マインドマップみたいにどんどんアイデアを展開していくのは手書きの方が圧倒的に楽ですし、速いです。だけど、紙のままでは後から検索することもできませんし、なくしてしまったらそれまでです。なので、「紙でアイデアを形にして、それを電子化して Evernote に保存する」というやり方が私にはベストだったんです。 ――なるほど。紙と電子のいいところ取りというわけですね。 佐藤:ええ。他にも紙の方が向いている場面はあります。たとえば商談中のメモにしても、まだまだ PC をいきなり開くのに向いていない業界は多いです。そういった場合も、ノートに手書きでメモしておいて、後からスキャンというやり方は有効なんです。 ――ちなみに ScanSnap Cloud で Evernote に保存すると、ノートのタイトルはどうなるのですか? 佐藤:日付+テキストの一番上の行がそのままタイトルになります。画像だけで文字が何もない場合は日付になりますね。 タスク管理も Evernote で ――他にはどんな使い方をされていますか?

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ScanSnap Cloud で、Evernote をもっと便利に活用

すでにご存知の方も多いとは思いますが、株式会社 PFU の新しいサービス「ScanSnap Cloud」に、 Evernote が連携しました。ScanSnap Cloud は、 ScanSnap iX500・iX100 スキャナをご利用中のユーザに無償提供されるサービス。コンピュータやタブレット、スマートフォンを使わなくても、スキャンしたデータを、 Evernote をはじめとしたクラウドサービスに直接取り込むことができるというものです。 原稿の仕分けからデータの最適化、保存までがワンプッシュで可能に 紙の領収書や FAX、手書きのメモ、作業マニュアルや名刺、写真など、オフィスは様々な紙で溢れています。これらを簡単にデータ化して保存し、必要に応じて検索・閲覧できるようにするのが、ScanSnap Cloud と連携した Evernote です。 ユーザは、ドキュメントを ScanSnap にセットして、「スキャン」ボタンをプッシュ。これだけで、「文書」「名刺」「レシート・領収書」「写真」が自動判別され、あらかじめ指定した Evernote 上のノートブックに、データが保存されます。 このとき、イメージデータの最適化処理(自動サイズ検出、向き補正、白紙ページ削除など)は ScanSnap Cloud 上で自動で行われるため、ユーザが追加で作業を行う必要はありません。 さらに、「文書」のタイトルは、スキャンした文書の中から分かりやすいタイトルを抜き出し、日付と組み合わせることで、自動生成されます。 こうして Evernote 上に保存されたデータは、オフィスからだけでなく、出張先や電車の中など、いつでもどこでも見ることができます。Evernote の強力な検索機能は、画像の中の文字や手書き文字も認識しますので、必要なときに必要なデータをすぐに取り出すことができます。 ScanSnap iX500・iX100 スキャナをお持ちの方は、こちらのウェブサイトをご参照の上、ぜひお試しください。 * ScanSnap Evernote Edition スキャナに関しては、スキャンした文書の自動判別と、Evernote への自動保存をデフォルトで行っていただくことができます。そのため、ScanSnap Cloud との連携はございません。