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Evernote プレミアムでスキャナをもっと活用

気が付けば溜まっていた書類、手書きメモ、レシート、名刺などをまとめてデジタル化するのに便利なドキュメントスキャナ。これらの紙類のデータを保存する場所として多くのユーザに選ばれている Evernote ですが、スキャナをお持ちの方からは「有償版の Evernote プレミアムではどんなメリットがあるのか?」というご質問をよくいただきます。スキャナで読み取ったデータをさらに活用するために、Evernote プレミアムがどのように役立つかを具体的にご紹介します。 1) ノートの上限サイズが 200 MB に増量 ベーシック版(無料)では 1 ノートあたりの大きさが 25 MB までに制限されるのに対し、プレミアム版ではその 8 倍の 200 MB に増えます。枚数が数百ページを超える原稿をスキャンしたり、写真や画像が多く含まれる原稿をカラー設定でスキャンしたりすると 25 MB では足りない場合があるので、プレミアムなら安心です。 2) 月間アップロード容量が 10 GB に増量 毎月の合計アップロード容量がベーシック版(無料)の 60 MB から大幅増となる 10 GB に増えるので、Evernote の容量を心配せずにスキャンを続けることができます。 3) どの端末からでもスキャンデータが閲覧可能 ベーシック版でデータを同期できる端末は 2 台までに制限されますが、プレミアム版にはこの制限がありません。スキャンしたデータはお持ちのすべてのパソコン(Windows、Mac)、スマートフォンおよびタブレット端末(iPhone・iPad、Android)からいつでも参照することが可能です。 4) 画像と PDF の両方が検索可能 スキャナで読み取ったデータのファイル形式は通常、PDF(文書)または JPEG(画像)です。Evernote では画像内の文字を検索できますが、プレミアム版なら PDF ファイルに含まれる文字まで検索可能になります。 5) スキャン → PDF に注釈を追加できる スキャナから Evernote に取り込んだデータが PDF の場合、その PDF ファイルに注釈を入れることができます。単に原稿をデジタル化するだけでなく、そのデータにさらにコメントやスタンプなどを加えることで、例えば指摘事項を強調したり、業務の指示出しといった用途にも活用できるようになります。 PDF 注釈機能に関する詳細はこちら >> いかがでしたでしょうか?ベーシック版と比べた場合に、スキャナで取り込んだデータの活用の幅が大きく広がるのが Evernote プレミアムです。

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PFU 佐藤さんが実践するハイブリッドテクニック

軽量かつパワフルなスキャナシリーズ「ScanSnap」や、iPhone アルバムスキャナ「Omoidori」といったスキャナ製品を発売する株式会社 PFU。同社の製品と Evernote の相性は抜群で、ScanSnap Cloud では取り込んだ書類を自動的に分類し Evernote にアップロードする連携機能も備えています。 そんな PFU で「Omoidori」に携わり、営業だけでなく企画や PR も担当する佐藤菜摘さんは、Evernote も使いこなしており、ScanSnapと組み合わせることでアナログとデジタルのハイブリッドな仕事環境を作り上げました。 そんな佐藤さんの Evernote 活用テクニックを取材しました。 手書きでメモした紙を ScanSnap と Evernote で電子化 ――本日はよろしくお願いいたします。佐藤さんはいつごろから Evernote をお使いに? 佐藤:2013 年くらいから使い始めました。ただ、最初は登録しただけという感じで、本格的に使いだしたのはここ 1、2 年くらいです。それまで私はものすごいアナログ人間で、手帳もノートも紙のものを使っていたんですよ。 ――それがなぜ Evernote に? 佐藤:忘れ物やなくし物が多くて、せっかく手帳を使っていても生かせないことも多かったんです。何とかならないかなと考えて、Evernote を使うことにしました。 ――Evernote の使い方を教えてください。 佐藤:私、メモ魔なんです。もとはノートやらメモパッドなどあらゆる紙にメモが分散していたのですが、今は Evernote に何でも保存するようにしています。たとえば仕事について思いついたアイデアのメモです。まず A4 の紙やメモパッドにアイデアを書いて、それを ScanSnap でスキャンします。ScanSnap Cloud で Evernote と連携しているため、スキャンしたデータは自動的に設定しておいたノートブックに保存されていくというわけです。スキャンし終わった紙は捨ててしまいます。紙の枚数が少ないときは、スキャンアプリ Scannable を使うこともありますね。 紙と電子のいいところ取りをしている ――Evernote に直接メモするのではなく、紙に書いたものをスキャンするのですか? 佐藤:はい。やっぱり紙には紙のいいところがあるんですよ。たとえば図形や絵を描いたり、マインドマップみたいにどんどんアイデアを展開していくのは手書きの方が圧倒的に楽ですし、速いです。だけど、紙のままでは後から検索することもできませんし、なくしてしまったらそれまでです。なので、「紙でアイデアを形にして、それを電子化して Evernote に保存する」というやり方が私にはベストだったんです。 ――なるほど。紙と電子のいいところ取りというわけですね。 佐藤:ええ。他にも紙の方が向いている場面はあります。たとえば商談中のメモにしても、まだまだ PC をいきなり開くのに向いていない業界は多いです。そういった場合も、ノートに手書きでメモしておいて、後からスキャンというやり方は有効なんです。 ――ちなみに ScanSnap Cloud で Evernote に保存すると、ノートのタイトルはどうなるのですか? 佐藤:日付+テキストの一番上の行がそのままタイトルになります。画像だけで文字が何もない場合は日付になりますね。 タスク管理も Evernote で ――他にはどんな使い方をされていますか?

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わち人事労務事務所は Evernote Business 導入でどう変わったか

社会保険労務士とは、社会保険や労働保険などの行政手続きの代理代行、給与計算のアウトソーシング、就業規則などの就業ルールの策定や改定、人事労務にまつわるトラブルの対処といった様々な業務を専門に取り扱う人事のプロフェッショナルです。 そして今回、横浜市にオフィスを構える社会保険労務士事務所である、わち人事労務事務所を訪れました。こちらでは業務に Evernote Business を取り入れており、効率化を進めているといいます。どんな使い方をされて、具体的にどんな効果があったのかについて、同所社会保険労務士の和智英人さんに伺いました。 打ち合わせの記録を共有できるツールを探していた ――本日はよろしくお願いいたします。まず、Evernote Business を導入された理由を教えてください。 和智:昔から個人的に Evernote をずっと使っていたので、使い方などはもともと知っていました。そんな折、Evernote Business の販売代理店であるビーアイピー株式会社の齊藤社長から Evernote Business の話を聞いて興味を持ちました。 社会保険労務士事務所は各担当者が一匹狼になりがちで、お客さんの課題を事務所の他のスタッフと共有するという文化が根付いていません。そのため、どこでどんなことがあって、どんな打ち合わせをしてきたのかという進捗状況が見えにくかったのです。 スタッフ自身も、一日に何本も打ち合わせすると内容を忘れたり、見たいときにノートが手元になかったり、打ち合わせに行ったときの記録が残らないなどの課題がありました。 この課題を解決するために、送信したメールや手続き情報の控え、打ち合わせに必要な情報などをすぐに確認できるツールがほしいと思っていたんです。 ――クライアントの情報をスタッフ間で共有し、またスタッフ自身も情報をいつでもどこでも取り出せるソフトが必要だったというわけですね。 和智:はい。これが解決できれば、業務効率化だけでなく、サービス向上にもつながると考えました。 ――他のソフトは検討されたのでしょうか。 和智:より高価な顧客管理システムなども検討しましたが、費用対効果が見えなかったのです。宝の持ち腐れになる可能性も考えると、初めてのスタッフでもわかりやすく使えて、コスト的にも導入しやすい Evernote Business だろうと考えたのです。 ――コスト以外に導入の決め手はありましたか? 和智:Evernote Business なら、ためておいた情報を共有することで新しいスタッフにも過去のやりとりが見えますし、それが引き継ぎのガイドにもなります。 それから、写真やファイルをアップロードしなくていいという仕様も気に入りました。もちろん、実際にはアップロードしているわけですが、ドラッグ&ドロップでノートにひょいっと入れられるじゃないですか。アップロードしている感覚を感じさせないインターフェースがよかったですね。 書類をスキャンしたデータやメールを保存したことで引き継ぎがスムーズに ――具体的な使い方を教えてください。 和智:まずは打ち合わせです。アシスタントが「今日は◯◯を確認してきてください」とノートに入れておいてくれるので、それを元に打ち合わせを進めます。打ち合わせでは、写真や音声録音も活用して、細かくなくてもいいので現場で内容を記録します。報告についてはテンプレートを活用することで、さらにスピード感を高めています。 打ち合わせの最後には、必ずクライアントの課題が見えてきます。それに対する指示もノートに書き込んですばやく共有するようにしています。最終的にそれがそのまま議事録として保存されていくというわけです。 ――他にはどんなデータを入れていますか? 和智:お客さんごとにノートブックを分け、ScanSnap でスキャンしたデータ、メールなどを入れています。FAX や各種届出、手続書類の控えなどはすべて電子化し、必要なものだけ紙でとっておくようにしています。 業界的にとにかく紙が多くて、月に数千枚くらいにはなります。紙の電子化自体は 10 年ほど前からやっているのですが、今はそれを Evernote Business に入れるようにしているということです。 ――クライアントを引き継ぐときにも便利ということでしたね。 和智:はい。クライアントの担当を引き継いだら、そのクライアントのノートブックを見ます。そこにすべてのデータ、議事録、やりとりが入っているので、だいたいことがわかるのです。 また、ノートは日付・会社名・ご担当者様のお名前をカタカナでタイトルに入れることをルール化しています。 名前をカタカナにするのは、「斉藤」「渡辺」など表記に揺れがある名前を検索しやすくするためです。何回も変換して検索を繰り返すのは時間がかかりますからね。 スタッフ間での齟齬がなくなり仕事がしやすくなった ――Evernote Business 導入の効果をどう感じていますか? 和智:クライアントとの打ち合わせの記録を共有できるようになったので、スタッフ間での齟齬がなくなりました。スタッフも仕事がしやすくなったのではないでしょうか。また、今まで 1 人あたり 30 社担当していたのですが、現在は 3 人で 90 社担当するという形に変えました。これなら、誰かが休んでも他の人がカバーできますよね。これも Evernote Business でクライアントの情報を共有するようになったことが大きいです。 ――ちなみに、和智さん個人としてはどのようにお使いなのでしょうか。 和智:月一でメルマガを発行しているのですが、そのネタ探しをつねにやっていまして、思いついたら Evernote Business

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創業 100 年の老舗企業が Evernote Business を導入した理由

一説によると、国内の企業の寿命はおよそ 30 年だといいます。せっかく起業しても、半数の企業は 30 周年を迎えずになくなってしまうのだとか。ビジネスの世界で存続するというのは、それほど厳しい世界なのですね。 そんな中、来年でなんと創業 100 周年を迎える企業があります。1917 年 10 月 1 日、港区白金の地からスタートした土井電機。戦前、戦中、そして戦後という激動の時代を生き抜いてきた同社は、100 周年を目の前に新たなチャレンジをスタートしています。 その一つが、クラウドサービスの導入による業務効率化。4 代目となる代表取締役社長 土井信幸氏の号令のもと、最先端のツールを取り入れているそうです。 中でも欠かせないのが Evernote Business。いったい、どのように活用されているのでしょうか。 オフィスをペーパーレス化するために Evernote Business を導入 ——本日はよろしくお願いします。来年でいよいよ 100 周年ですね。 土井:ありがとうございます。 ——Evernote はまだサービス提供開始から 8 年ですが、皆様の大切なデータをお預かりする企業として、この事業を 100 年続けていくビジョンを持っています。その意味で土井電機様は Evernote にとっての目標ともいえます。ぜひ 100 年続けるためのアドバイスなどもいただきたいのですが、まずは Evernote Business 導入についてのお話から聞かせてください。 土井:私は土井電機の 4 代目なのですが、もともとリコーで働いていまして、その後、土井電機に就職しました。私が代表取締役社長になってからクラウドサービスの導入を本格的に始めたのですが、そのときオフィスをペーパーレス化しようとして出会ったのが、Evernote Business だったんです。 ——なぜペーパーレス化しようと考えたのですか? 土井:とにかく紙が多かったんです。会議になると書類があふれますし、印刷代や紙代もばかになりません。また、会議の議事録なども紙で保管していたので、ファイルが分厚くなってしまい、後から見返そうとしても探すのに手間がかかってしまっていたんです。また、事業推進のため、ISO を取得しようとしていまして、その際に「情報がどこにあるのか」をきちんと把握する必要があったんですね。紙では管理が大変ですから、早急なペーパーレス化の必要性を感じたというわけです。 ——ペーパーレス化ですと、他にもソフトやサービスがあるかと思いますが、Evernote Business を選んでいただいたのはなぜでしょうか。 土井:たしかに他にも候補はありました。Evernote Business を選んだ一番の理由は、「自分たちのところにデータが置いておける」ということですね。Evernote って理念に「データの所有権はユーザにある」ということをはっきりうたっているでしょう。それはすごく大切なことで、決め手になりました。 電子化を進める中で「紙で残しておくべきもの」がわかった ——共感していただいてありがとうございます。Evernote Business の導入にあたり、社員の方からはどんな反応がありましたか? 土井:導入してから書類の電子化の作業は順調に進んだのですが、社員が使い方に慣れるのには正直、一ヶ月くらいかかりましたね。ただ、慣れれば問題ありませんでした。 ——具体的にはどのようにして電子化を進めていかれたのでしょうか。 土井:最初は ScanSnap を使って大量に電子化し、Evernote Business に入れていきました。実は今年、会社が白金から渋谷に移転したのですが、それもあって紙の資料はすべて電子化してしまいたかったんです。ただ、一部、電子化しなかったものもあります。 ——それはなぜでしょう? 土井:あれもこれもと電子化していく中で、貴重な品々も見つかったのです。たとえば創業者が直筆で書いた会社の歴史を物語るような資料などは、むしろ紙としてそのままとっておくべきだと思いました。面白いことに、電子化を進める中で、今度は「紙で残しておくべきもの」がはっきりとわかったのです。これも Evernote

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デジタルデータを数百年後にまでどう伝えるのか – 元エンジニアの僧侶に聞く活用法

IT 化が進むにつれて、寺院のあり方にも変化が訪れています。伝統的な方法を大切にしながらも、デジタルや IT を取り入れた新しい波が起きているのです。そうした潮流を先導する僧侶の一人、小路 竜嗣さん。長野県に位置する浄土宗善立寺の副住職でありながら、元機械系のエンジニアというユニークな経歴を持っています。 なぜ寺院の IT 化を進めるのか。テクノロジーは寺院にどのような変革を促すのか。小路さんにお話を伺いました。 氏名:小路 竜嗣(こうじりゅうじ) Facebook アカウント / Twitter アカウント エンジニアから僧侶の道へ ――さっそくですが、小路さんの経歴について教えていただけますか。元機械系のエンジニアということですが、かなり珍しいですよね。 小路:珍しいと思います。もちろん、他の職業から僧侶の道へ入られる方もおられるのですが、私の場合は実家が寺だったというわけでもありませんから。 ――どうして僧侶の道を選ばれたのですか? 小路:実は現在、副住職をしている善立寺は妻の実家なんですよ。妻は一人娘だったので、私が婿入りして寺を継ぐことにしました。妻と知り合ったのは学生時代で、そのときは僧侶になるとは全く思っていませんでした。 ――なるほど。一度はエンジニアとして就職されたわけですよね。 小路:はい。株式会社リコーのエンジニアとしてしばらく勤務していました。 ――就職もして順調だった人生から方向転換した理由は何だったのでしょう。 小路:妻や周囲からもゆくゆくは僧侶に……と言われていたこともありました。実際、もっと年をとってから修行して僧侶になる人もいます。ただ、私の場合は年をとってからだと体力的に心配だったのと、もっとも大きな理由は……惚れた弱み、でしょうか(笑)。 ――いい話ですね!(笑) 僧侶になるにはどのような修行をされるのですか? 小路:宗が定める四年制大学で勉強する人が大半です。しかし、私の場合は大学生という歳でもなかったため、二年課程の養成道場に入って修行をしました。この養成道場では、京都や鎌倉の大本山などで僧侶としての必要な素養を徹底的に学びます。たとえば、インド仏教史から宗教法人法に至るまで、仏教にまつわる様々な知識を学びます。また、お経を読んだり木魚や鉦を打ったりといった法要に関する実技も。ちゃんと試験があって、合格しないと次のステップに進めないんですよ。それらを終えた後、2013 年に東京・芝の大本山増上寺にて最後の修行を修めました。 ――ちゃんとしたカリキュラムがあるのですね。どんな方が学ばれているのですか? 小路:18 歳から 70 歳を超えた方まで、年齢も経歴も本当に様々です。定年を迎え、次の人生として僧侶になろうという方や、一般の大学に通いながら修行される方もいますね。 僧侶の仕事はアナログとデジタルが共存する ――小路さんもそうやって二年間修行されてから、2014 年 1 月より奥様のご実家である善立寺に副住職として入られたわけですね。寺院の仕事というと、あまりデジタルとは相性がよくないイメージがありますが……。 小路:それが、そうでもないんですよ。私は出家すると同時に Evernote を使い始めたのですが、今では絶対に欠かせないソフトになっています。 ――ちなみに使い始めたきっかけは? 小路:docomo のキャンペーンですね。もともと興味はありましたが、一年間無料でプレミアム機能が使えることに惹かれました。 ――最初はどのような使い方を? 小路:最初は日常生活の買い物リストのメモなど何気ない使い方をしていたのですが、副住職になってから Evernote を活用する場面が多くなりました。その理由はいくつかあります。まず僧侶って所属する団体が意外と多いのですよ。 ――団体といいますと? 小路:たとえば浄土宗の中にも多くの関連団体があります。また、松本地域の寺院関係者が所属する団体、さらに長野県の寺院関係者が所属する団体、若手の僧侶で構成されている青年会もあります。複数の団体に所属していると、お知らせの書類だけでもかなりの量が届きます。こうした紙類はたまってしまう一方ですし、後から必要な情報を探し出そうとするだけで一苦労です。そこで私は ScanSnap iX500 スキャナを導入しました。iX500 を使って、届いた紙類をすべて PDF 化して Evernote に保存しています。Evernote の強力な OCR 機能のおかげで検索性も上がり、ほしい情報がすぐ見つかるようになりました。 ――お知らせはメールではなく、書類で届くのですね。 小路:はい。僧侶は 20 代から 80 代まで幅広い世代が活動していますので、全員が確実に使えるやり方となると、手紙かはがき、せいぜい FAX になってしまします。その一方で若手の僧侶はメールで PDF をやりとりしたり

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ベストマッチ: クラウドとスキャナ

Evernote は様々な他社製サービスやアプリと連携しますが、ソフトウェアだけではありません。ハードウェア製品、特に紙類をデータに変換するドキュメントスキャナとは相性抜群です。 スマートフォンやタブレット端末の登場によって、外出先でも自分のメモやファイルを気軽に閲覧できるようになり、2010 年頃を境に Evernote や Google ドライブ、Dropbox といったクラウドサービスの需要も一気に高まっていきました。ドキュメントスキャナを使って家にある雑誌や本をデジタル化する「自炊」という言葉が一般的に浸透し始めたのもこの頃です。 大量の書籍を短時間でクラウドへ保存できるので、部屋が片付くのはもちろん、以前なら押入れの奥にずっと埋もれていたような本を、モバイル端末からいつでも検索して読めるようになったことが人気を呼びました。特にドキュメントスキャナの ScanSnap シリーズ(PFU 社)は Evernote との相性が非常に良く、自炊ブームの火付け役になったと言われています。(2013 年には Evernote 限定モデルの ScanSnap を共同開発したほどです。) 数多くあるクラウドサービスの中で、スキャンデータの保存先として Evernote が多くのユーザに選ばれている理由には、次の要因が挙げられるのではないでしょうか。 マルチプラットフォーム: Mac、Windows、iOS、Android に対応しているので、どの端末からでも自分のデータにアクセスできます。 優れた閲覧性: Evernote の特長は、データが見やすく整理されることです。複雑なフォルダ階層がなく、ファイルを毎回ダブルクリックして開かなくても、中身を簡単に確認できます。 高度な文字認識: 活字だけでなく、手書き文字や写真の中の文字まで検索できます。プレミアム会員なら、スキャンした PDF ファイルの中まで検索可能です。 家庭からオフィス、自炊からペーパーレスへ スキャナと Evernote の組み合わせは、すぐに仕事の世界でも「ペーパーレス」というコンセプトのもと広まっていきました。長年溜まり続けてきた紙文書を整理するという課題は、どこのオフィスでも共通の悩みだったのかもしれません。 客先でもらった名刺やパンフレット、顧客との契約書、プロジェクトの企画書、レシート・領収書、製品仕様書、記入済みのアンケート用紙、ミーティングの手書きメモなどを Evernote へスキャンしておくことで、紙を大量に減らしたりデータのバックアップを残せるだけでなく、それらをすべて検索可能なデータとして社内でずっと保管できます。 ここで一つ、重要なポイントがあります。ペーパーレス化が目的でスキャナと Evernote を業務に使う場合は、上位機種のドキュメントスキャナを強くおすすめします。スキャナの性能がそのまま業務効率に直結するからです。 (高性能な)スキャナでできることの例を以下に挙げます。 高速読み取り: 機種によっては、50 枚の原稿を約 2 分でスキャンしてしまいます。複合機の前に立って 1 枚ずつスキャンするよりも、時間を大きく節約できます。 正確な読み取り: 給紙性能の評価が高いスキャナを選びましょう。2 枚以上を同時に給紙してしまう「重送」や紙詰まりエラーが頻繁に発生すると、スペック上の読み取り速度がいくら優れていても意味がありません。 スキャンデータの自動処理: 用紙サイズの検出、文字列の傾き補正、ページの向きの補正、白紙ページの削除といった画像処理が自動的に行われるので、作業時間の節約になります。 無線スキャン: USB ケーブルを使わずに、Wi-Fi 経由でタブレットやスマートフォンへ直接スキャンできる機種もあります。置き場所を選ばないので省スペースになります。 Evernote Business でも活用 法人向けサービスの Evernote Business をお使いの職場であれば、スキャンデータの保存先に社内で共有するビジネスノートブックを指定することで、会社の所有データとして有益な情報を蓄積しながら、一ヶ所に集約できます。 また、通常のスキャンは PDF 形式で保存されますが、Evernote

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ScanSnap Cloud で、Evernote をもっと便利に活用

すでにご存知の方も多いとは思いますが、株式会社 PFU の新しいサービス「ScanSnap Cloud」に、 Evernote が連携しました。ScanSnap Cloud は、 ScanSnap iX500・iX100 スキャナをご利用中のユーザに無償提供されるサービス。コンピュータやタブレット、スマートフォンを使わなくても、スキャンしたデータを、 Evernote をはじめとしたクラウドサービスに直接取り込むことができるというものです。 原稿の仕分けからデータの最適化、保存までがワンプッシュで可能に 紙の領収書や FAX、手書きのメモ、作業マニュアルや名刺、写真など、オフィスは様々な紙で溢れています。これらを簡単にデータ化して保存し、必要に応じて検索・閲覧できるようにするのが、ScanSnap Cloud と連携した Evernote です。 ユーザは、ドキュメントを ScanSnap にセットして、「スキャン」ボタンをプッシュ。これだけで、「文書」「名刺」「レシート・領収書」「写真」が自動判別され、あらかじめ指定した Evernote 上のノートブックに、データが保存されます。 このとき、イメージデータの最適化処理(自動サイズ検出、向き補正、白紙ページ削除など)は ScanSnap Cloud 上で自動で行われるため、ユーザが追加で作業を行う必要はありません。 さらに、「文書」のタイトルは、スキャンした文書の中から分かりやすいタイトルを抜き出し、日付と組み合わせることで、自動生成されます。 こうして Evernote 上に保存されたデータは、オフィスからだけでなく、出張先や電車の中など、いつでもどこでも見ることができます。Evernote の強力な検索機能は、画像の中の文字や手書き文字も認識しますので、必要なときに必要なデータをすぐに取り出すことができます。 ScanSnap iX500・iX100 スキャナをお持ちの方は、こちらのウェブサイトをご参照の上、ぜひお試しください。 * ScanSnap Evernote Edition スキャナに関しては、スキャンした文書の自動判別と、Evernote への自動保存をデフォルトで行っていただくことができます。そのため、ScanSnap Cloud との連携はございません。

「仕事効率化と情報共有に役立っています」――堀江賢司さんの Evernote 活用法

今回、お話を伺ったのは「Evernote 仕事効率化アンバサダー」の堀江賢司さん。7月20日に”業務用プリンターが使える世界一ワクワクする印刷工場”「HappyPrinters」正式オープンを控える堀江さんにとって、Evernote はどのように役立っているのでしょう。 氏名:堀江 賢司(ほりえ けんじ)(左) 所属:堀江織物株式会社・HappyPrinters Twitter: @kenji904 blog:東京ノマド 営業所 前回のインタビュー: 「Evernote でアナログとデジタルを一括管理」――製造業ノマドワーカー・堀江賢司さんの Evernote 活用術     「紙類をもらったらすぐにスキャンしています」 ――堀江さんには昨年、このブログでインタビューさせていただきました。あれから1年経って、Evernote の使い方に変化はありましたか? 堀江「基本的な使い方は変わっていません。ScanSnapを使った名刺管理や、ウェブクリップ、インターネットFAXを自分のGmailに送信することで自動的に Evernote に入るよう転送設定をしています。それにScanSnapの小さいモデルをいつも持ち歩いて、紙類をもらったらすぐにスキャンして Evernote に入れるようにしています。」 ――以前ですと紙の手帳も使われていましたが……。 堀江「最近、手帳を持たなくなったんですよ。以前は資料集を持ち歩いていたのですが、結局それは参照に使うだけなので、それならiPadでいいやと。オフラインノート(※プレミアム機能)を使えば布の原価表などを入れてどこでも持ち運べますからね。」 「店舗マニュアルや打ち合わせの議事録を共有しています」 ――7月20日に原宿で「HappyPrinters」というお店をオープンされるそうですね。 堀江「はい。デジタルインクジェットプリンターが主役の”世界一ワクワクする印刷工場”『HappyPrinters』を仕事仲間のデザイナーとOPENします。モノづくりを楽しみたいMakerな人たちと印刷会社の新しいつながり方ができる店、”作る工程”を楽しめる店をつくっていこうと思っています」 ――お店をオープンする過程で Evernote Business をお使いいただいたとか。 堀江「お店づくりは店長の杉原さんと進めていったのですが、そこで Evernote Business が役立ちました。たとえば、店舗の運営マニュアルが必要なので、事前に資料を作って Evernote で共有するとか。また、お店のオープンから時間が経ってプリント実績が増えてくると、ノウハウを広く共有した方が便利です。そのときは誰が何を印刷したのかをまとめて、リンクを公開するといったことも考えています。杉原さんと打ち合わせをした後、『HappyPrinters打ち合わせノート』にお互いがメモした議事録も書き入れて共有しています。」 ――Evernote Business を使ってみた感想はいかがですか。 堀江「Evernote Business は個人のノートブックが茶色、他の人と共有しているビジネスノートブックがグレー、と色違いでパッと見てわかるのがいいですね。よくあるグループウェアのように、使いたい機能が何度もクリックしないと見つけられないこともありません」 ――堀江さんの Evernote Business の共有ノートブックを拝見すると、『HappyPrintersネタ帳』や『HappyPrinters領収書・保証書』など、HappyPrinters関連のノートをさらにジャンル分けしていますね。 堀江「最初に細かくジャンルを分けてノートブックを作っておくことにしているんです。その方が”何を入れたらいいのかわからない”という状況に陥らなくて済みますから」 ――具体的にどんなノートがあるか教えていただけますか。 堀江「そうですね、たとえば『HappyPrinters機材関連情報』なら、プリンターやインクジェットのカタログをスキャンしたものだったり、説明資料やガイダンス、お役立ち情報などが一覧できます。『HappyPrintersネタ帳』にはウェブを見ていて気になった記事や、HappyPrintersに関係ありそうなネタを色々と入れている感じです。『HappyPrinters名刺入れ』はHappyPrintersに関係する方の名刺を店長と私でどんどん入れるノートブックです。名刺にはその方とどのイベントで名刺交換したのかがわかるように、イベント名でタグ付けしています。それ以上細かいタグづけは面倒なだけであまり意味がないですから。Evernote Business は、店長と二人で持ち寄った情報が入ったナレッジマネジメントのツールになっています」 ――SkitchやEvernote Clearlyも引き続き使っていただいているのですね。 堀江「ええ、クリップする際、サイトのデザインがごちゃっとしているときはClearlyを使っています。Skitchはデザインの修正案を店長とやりとりするときに使っています。たとえばこの画像は元々ワードで注釈を入れているファイルなんですが、そこにさらに新機能の『スタンプ』を使ってコメントを入れています。あと最近だとiPadでPenultimateも使い始めました。意外とサクサク書けるのが気に入っていて、ウェブサイトや製品のコンセプトをサッと書くのに使っています」 「Evernote と他のツールを使い分けています」 ――Evernote の他に仕事の効率化を図るために使っているツールはありますか? 堀江「私は Evernote での共有は”見てくれたらいいなぁ”くらいの感覚で使っていて、共有したことを積極的にお知らせしたい場合はFacebookを使うことにしています。そこは使い分けですね。ウェブの記事を後で読むのにはPocketを使っています。Evernote にもクリップはするのですが、ニュースや仕事に関係のない単に面白い記事などはPocketで読み、Evernote に入れるのは仕事やHappyPrintersに関係した情報です」 ――最後にアンバサダーとして、Evernote を始めようと思っている人にアドバイスをいただけますか。 堀江「Evernote

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「Evernoteのおかげで本棚がひとつ空に」――魚類研究者・宮正樹さんの活用法

千葉県立中央博物館で魚類に関する分子進化系統学を研究されている宮正樹さん。海外からも注目を集める研究者の宮さんにとって、Evernoteは仕事でもプライベートでも必須と呼べるツールなのだとか。いったいどんな使い方をされているのでしょうか。 氏名:宮 正樹(みや まさき) 所属:千葉県立中央博物館 ブログ: This is life!   「EvernoteとScanSnapの連携で論文の執筆が楽になりました」 ――お仕事とプライベートの両方でEvernoteを活用されているそうですね。 宮「ええ。まず仕事での用途からご説明します。もっともよく使うのは『メディア』というノートブックに、研究成果が載った記事をクリップする使い方ですね。新聞や雑誌でしたら切り抜きをスキャンして保存、ウェブニュースでしたらSafari(Macの標準ブラウザ)でクリップして保存しています。昔ですとスクラップブックを作っていたと思うのですが、それがEvernoteとScanSnapと組み合わせることで、保存先はEvernoteひとつ。紙のノートを探す手間やどこにいったかわからなくなる、ということがなくなったというのが大きいですね」 ――たしかに紙ものはすぐなくなりますし、何年も経つとボロボロになってしまいますよね。 宮「他にも自分の記事に対するネットの反応などをクリップすることもあります。たとえば今ノートブックの中を見てみると……以前、坂本龍一さんが私の研究についてTwitterでコメントされていたページをクリップしたりしていますね」 ――坂本教授ですか! それは確かに残しておきたくなりますね。 宮「Twitterに限らず、ネットのページは後から探そうとしても難しいことが多いですし、ページそのものがなくなってしまったりもしますからね」 ――お仕事柄、紙や書籍に触れる機会は多いと思いますが、Evernoteはどう活用されていますか? 宮「書籍はScanSnapで電子化してローカルに保存してあるのですが、電子化するとキーワードで検索できるので、必要な部分をコピーしてからEvernoteにペーストしていきます。こうすると、今まではいちいち手でやっていた引用が楽にできるんですよ。特に大きいのは古典を扱うときですね。私は魚類の進化を研究しているのですが、たとえばこの分野の古典であるダーウィンの本なんかは今は電子化されていてPDFでダウンロードできるんですよ。昔だとなかなか手に入らなかった貴重な古典がネットで手に入り、そこから関連する部分を検索してEvernoteに保存するという流れで、論文の執筆はかなり楽になりました」   「仕事で使うソフトのハウツーを保存しておくと便利です」 ――なるほど。他には「ミーティング」というノートブックがありますね。 宮「これは研究チームの学生のレポートだったり、会議の資料などを入れているノートブックですね。こういった資料は紙で配布されるのですが、それをスキャンして入れているわけです。本当は会議のたびに人数分コピーして配るっていうのは紙の無駄遣いなので、PDFで配ってiPadで見ればいいと思うんですけどね」 ――データを紙に印刷して、それをスキャンしてまたデータにするという流れを考えると確かにデータのままでいいですよね。 宮「あとは仕事で使うソフトの使い方やマニュアルを保存したり、記録をとってあります。しょっちゅう使うわけじゃないコマンドなどは忘れてしまうんですよ。Excelの関数やイラストレーターのハウツーなどもここに入れています。テキストだけではなく、画面をそのままキャプチャして保存することもあります。こういった情報はネットで検索すれば出てくるのですが、先ほども言った通りページがなくなることも多いですからね。昔はブックマークするしかなかったのですが、Evernoteでクリップするようになってからは便利になりました」   「プライベートでは旅行とワインの記録として活用しています」  ――プライベートでの使い方も教えていただけますか。 宮「海外旅行が趣味なのですが、そこでEvernoteをよく使っています。Eチケットや、行きたい場所の情報、後はレンタカーのレシートを入れたりします」 ――レンタカー……ですか? 宮「海外でアパートとレンタカーを借りて、毎日自炊するというスタイルで旅行するんですよ。アパートはHomeAwayというサイトで探して、あとはオーナーと直接交渉するのですが、その際にトラブルにならないよう、レシートや予約票をEvernoteに入れておくと便利ですね。もちろん念のために紙でも持っていくのですが」 ――Evernoteでバックアップしておくと安心ですね。 宮「この旅行のスタイルはオススメですよ。旅行で一番高くつくのは食事代と宿代ですが、それがかなり安くなりますからね。また、海外ではよくワイナリーを訪問してワインを試飲するのですが、その際にワイナリーの資料をウェブからクリップして入れておくことが多いですね。他にもインターネット通販で購入したワインの記録や、次に行きたい地方のワインの資料なんかも入れています」 ――ご自宅にワインセラーをお持ちなほどのワイン好きと伺いましたが、Evernoteは宮さんのワインの記録としても役立っているわけですね。 宮「他にプライベートで役立っているといえば、『リフォーム』ノートブックですね。震災を機に自宅をリフォームしたのですが、業者にお願いすると高いので、自分で断熱フィルムや壁紙をはったんですよ。そのフィルム、壁紙の購入記録や、どうやってはったのかという手順、それにサイズなどを保存してあります。もう一度同じことをやろうとしたときにまた採寸しなくていいですし、手順をネットで探す手間がなくなりますからね」 ――たしかにリフォームのようにめったにやらない作業はマニュアル化しておきたいですよね。 宮「マニュアルといえば、家電の取扱説明書なども入れていますね。本の自炊と合わせて、自宅の紙類はかなり減りました。本棚をひとつ空にできたくらいです。研究者には、本に囲まれていたいタイプと、そうでないタイプの2種類あるのですが、私は後者です。これからも紙はどんどん電子化していきたいですね」 ――ありがとうございました!   ◆ 研究での Evernote の活用法について、宮さんが執筆された記事 「ペーパーレスで築く効率的な研究環境 その3:Evernote の紹介」(PDF)がとても分かりやすくまとまっています。ぜひご覧ください。(掲載許可済み)