仕事のストレスを減らすために – ビジネスパーソン必見のタスク管理術

通常、法人での利用を想定している Evernote Business ですが、中には個人で利用されているユーザーの方もいらっしゃいます。土木設計のエンジニアの仕事の傍ら、著書「あのプロジェクトチームはなぜいつも早く帰れるのか?」の執筆、Evernote ユーザーが集まる Facebook グループ「Evernote Café」の管理人など多方面で活躍され、Evernote コミュニティリーダーでもある中島紳さんもその一人。 なぜ個人で Evernote Business なのか。そしてどのように活用されているのか。お話を伺いました。 個人で Evernote Business を使うメリット ――本日はよろしくお願いいたします。まずは中島さんのお仕事について教えてください。 中島:土木設計の会社でエンジニアの仕事をしています。主に新しい街を作るための造成設計、道路設計、雨水排水・汚水排水などのインフラ設計、公園設計などに携わっていて、現在は東北の復興関連事業をメインに手がけています。 ――中島さんは Evernote ユーザーのコミュニティ「Evernote Café」の管理人でもありますが、そもそも個人でありながら Evernote Business を導入されたきっかけは何だったのでしょうか。 中島:記憶が定かではないのですが、Business アカウントに移行したのはサービスが正式リリースされた直後だったと思います。プレミアムアカウントに不満があったのではなく、ただ Evernote の新しいサービスをためしてみたいという気持ちで使い始めました。そういったこともあり、普通であれば会社の中の複数メンバーで運用するのが前提のビジネスアカウントを一人で使っています。 ――しかし、現在もビジネスアカウントを使い続けていらっしゃいますよね。個人でもビジネスアカウントにメリットを感じていただけているということでしょうか。 中島:はい。具体的なメリットとしては、「個人ノート」と「ビジネスノート」を表示、検索するとき、視覚的に完全に切り分けられることですね。仕事関連のノートを参照しているときにプライベートで作成したノートが目に入ったりするのは避けたいし、検索結果に個人ノートがまじるのは一瞬でも早く欲しい情報にたどり着くことへの妨げになります。ビジネスアカウントですと、検索対象を「個人ノート」か「ビジネスノート」かをまず選択できるので、情報の絞り込みを最初からザックリとできるのが気に入ってます。 ――仕事とプライベートの情報をあえて分けずに使っているユーザーさんも多いのですが、中島さんは逆にきっちり分けておきたいということですね。 中島:そうですね。Evernote 上の資料を見ながら作業内容の説明をすることがあるのですが、たまたま子どもの写真などが出てくるのは恥ずかしくて。逆に自宅にいるときはビジネスノートの中を見たくないんですよ(笑)。 ――個人用のアカウントを二つ持つということは考えなかったのでしょうか。 中島:それでもいいのですが、一つのアカウントの中で切り分けられるのがベストです。私の使い方として、まずすべての情報を「inbox ノートブック」に入れて、そこから仕分けをしていきたいのです。複数アカウントですとすばやく切り替えることができませんから。 ――なるほど、切り替えのしやすさもポイントなのですね。 中島:それから、仕事で終わったプロジェクトについては、ノートとしては残しておきたいのですが、検索結果からは外しておきたいんですよね。そういう場合、Evernote Business でしたらもう必要のないノートブックへの参加を解除すれば一時的に見えなくすることができます。 仕事のデータベースとして Evernote を活用 ――それではお仕事での使い方を教えていただけますか。 中島:まずは設計基準のデータベースです。土木設計では、それぞれの項目において厳密な設計基準が決まっていて、道路の幅員や勾配などが基準から外れると最悪の場合、作り直しになってしまいます。図面を書いているときはつねにその基準を頭の中で確認しながら作業するのですが、基準自体も自治体でまちまちですし、たまにしか設計しないものも多く、すべてを頭に入れておくことはできません。 Evernote を使う前は常に手元に各種基準書をおいて、迷うたびにペラペラめくっていましたが、Evernote のおかげで今では紙の基準書を閲覧することは減りましたね。一度調べたことは次も調べることになりますから、紙の基準書で参照したページはその都度、写真に撮って保存しています。こうして情報や知識を蓄積していくことで、次回は Evernote の中を検索するだけで済むようになります。 Evernote と Nozbe、TaskChute を連携させてタスクを管理 中島:もう一つの使い方はタスク管理の起点です。仕事中に思いついたことややるべきことは、その場で Evernote にメモを残します。すべてのメモは inbox ノートブックに入れて、後から整理し、タスクとすべきものはリマインダを設定します。 私は Evernote を Nozbe というタスク管理アプリと連携しているのですが、リマインダを設定したノートは自動的に Nozbe に入ってくるので、今度は Nozbe 内でノートを各プロジェクトに振り分けていきます。

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