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使い方と事例 • 生産性向上

情報+タスクで、ものごとを成し遂げる

私たちには、やるべきことがたくさんあります。例えば、仕事であれば以下のようなタスクを同時並行で進めていかねばなりません。

  • お客様との商談を進める
  • 〆切までに経費精算をする
  • チームメンバーと面談する
  • 来期の予算計画を作成する

さまざまなタスクを同時並行で進めるためには、「やるべきこと」のリストを効率的に管理することが必要です。
今回は、2021 年 6 月に新しく登場したタスクの機能を活用し、情報とタスクを一緒に管理することで、マルチタスクを効率よく進める方法をご紹介します。

タスクと実行に必要な情報とを一緒に管理する

タスクの機能を使うと、一つのノートの中で情報とタスクとを一緒に管理することができます。
例えば、営業会議で「2021 年度上期の残り期間で達成すべき目標」が話し合われたとします。会議では、目標達成のための方法が話し合われ、次の 3 つのアクションを行うことになりました。

  1. 直近で商談した企業に、検討状況を確認する
  2. 過去、成約に至らなかった企業に、最新の資料を送付する
  3. 展示会で名刺をいただいたことがある企業に、営業の電話をかける

タスクの機能を使えば、会議のメモで上記のアクションをそのままタスクに落し込み、期日や優先度を設定することができます。

アクションのために必要な PC のデータファイル(最新の営業資料の PDF や、連絡する企業一覧の Excel)をノートに一緒に保存したり、「チェックリストを使って、サブタスクをメモしておく」という使い方も可能です。

従来のタスク管理ツールでは、行動(例:営業の電話をかける)を管理していたとしても、実行するための情報(例:電話をかける先のリスト)は別の場所に保管されていることがありました。

Evernote のタスク機能によって情報とタスクを同じ場所で管理することで、タスクを処理するための情報へ直接アクセスし、スムーズに行動を開始することができます。

中断したタスクを再開するためのログを管理する

タスクと一緒に「何を・どこまでやったのか」というログを記録しておくことで、中断したタスクの再開がスムーズになります。

例えば、来期の予算計画を立てていたとします。資料作成のため、足りないデータを担当者から送ってもらわねばならないことが分かりました。計画表は途中まで作ってあるので、データをもらってから、作業を再開することにしました。

もしかしたら、担当者が出張のため不在でデータはすぐにもらえないかも知れません。データを待っている間に、上司から「計画はいつごろできるか?」と聞かれる可能性もあります。

私たちが「やるべきこと」の中には、その場で終えられるものもあれば、中長期的に取り組まねばならないものもあります。

ログを残しておけば、タスクが保留になっている理由をすぐに確認できます。また、間が空いてからタスクに取り組むときに、「前回は何を・どこまでやったのか」を確認して、スムーズに作業を再開することが可能です。

タスクビューで、やるべきことを見失わず管理する

それぞれのノートに記載されたタスクは、新しく追加されたタスクビューからまとめて確認することができるので、「どこのノートに書いたのか」と見失ってしまうことがありません。

例えば、月末が近づき、経費精算のタスクを処理しなければならないとします。タスクビューを見てみると、経費精算のノートに書かれたタスクと、先ほど会議の議事録に記載されたタスクとが一覧で表示されています。

タスクビューでは、ノートをまたいですべてのタスクを一か所で管理し、期日や優先度でソートして「いま、やるべきタスク」を明らかにすることができます。
取り組むタスクが明らかになったら、タスクビューからそのタスクが書かれたノートへ簡単にアクセスし、タスクを実行するための情報をスムーズに確認できます。

また、タスクを書いてから実行まで時間が空いてしまった場合でも、タスクが書かれたノートへアクセスして「どのような背景で、このタスクを行うことになったのか」という文脈を、すぐに振り返ることもできます。

情報は行動へとつながってこそ価値を生む

米国の経営学者、ピーター・F・ドラッカーは著書・断絶の時代(2007年|ダイヤモンド社)のなかで、「仕事が複雑・高度化し労働寿命が伸びたことで、仕事の性格が変わり、それが知識労働(ナレッジワーク)への移行を生んだ」と述べています。

ナレッジワークで取り組むような「複雑な課題」を成し遂げるためには、やるべきことを明らかにしたタスクリストだけでなく、

  • なぜ、そのタスクをやるのか(文脈)
  • どのように、そのタスクを処理するのか(方法)

という情報もまた、必要なのではないでしょうか。
皆さまが課題を解決するアクションを実行するために、情報とタスクを一緒に管理できる Evernote のタスク機能をぜひご活用ください。

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