7 月 24 日のテレワーク・デイまで 2 週間を切りましたが、みなさんの職場ではどのように準備を進めていますか？前回のブログ記事では、テレワーク・デイに私たち企業が参加する意義やその準備段階で考えておくことについてご説明しました。今回は、普段から Evernote Japan でどのようにテレワークを実践しているのかを簡単にご紹介します。
1. カレンダーを共有する
物理的に離れた場所から一緒に仕事をするためには、まずお互いのスケジュールを常に把握できることが大前提となります。Evernote では、各社員のカレンダーを社内で公開しています。ミーティングや休暇はもちろんですが、出張や家から働く日など、オフィスにいない場合はその旨も共有します。社員同士でいつでも予定を確認できるので、スケジュール調整もすぐに行うことができます。
2. Evernote Business に情報を集約＆スピーディーに共有
どの端末からでもデータの閲覧、編集、共有が簡単にできることは、テレワークを実践するうえで欠かせない条件です。これにはもちろん、自社ツールでありデスクトップ（Mac・Windows・Web ブラウザ）とモバイル（iOS・Android）の両方に対応している Evernote Business を毎日使用しています。
メモを書き留めたり、ミーティングの議事録をとったり、参考資料やファイルの共有など、すべての業務のベースとなるのが Evernote のノートです。ノートは Evernote の共有機能を利用すれば、出張や在宅勤務などでオフィスにいないメンバーとも簡単に情報共有ができます。あるいは、プロジェクトごとにノートブックを作成してそのまま共有します。決められたノートブックに各自が資料を追加していくことで、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなるほか、人に聞かなくても自分から必要な情報を確認できるので便利です。
また、緊急時にはパソコンが手元に無くてもスマートフォンの Evernote アプリから対応できる点も安心です。
3. 業務連絡、その他コミュニケーション
社員同士のコミュニケーションには、状況に応じてツールを使い分けています。ここでも、前述のカレンダーやノートと同様に、パソコンとモバイル端末のどちらでも不自由なく使えることが重要になります。
- チャット: 最も手軽な連絡手段として、チャットツールの Slack を利用しています。簡単な質問や、ファイル（ノート）の共有依頼など、メールのやり取りを繰り返すよりもチャットの方が効率的な場合が多くあります。また、違う場所にいる複数のメンバーに相談したいことがある時も、チャットなら簡単にグループを作って議論ができるので便利です。
- メール: 記録に残す、という意味でメールは今でも欠かせないツールです。社内ルールとして、重要な知らせや依頼事項などは必ずメールに書くようにしています。チャットツールの場合、すべての会話が時系列に表示されるため、重要なトピックでも時間と共に流れていってしまうことがあるからです。
4. オンラインで打ち合わせ
遠隔地にいるメンバーとの会議には、Google Hangout や Highfive などの Web 会議システムを利用しています。会議は進行役がスクリーンを共有しながら、ノートに書かれたアジェンダに沿って進められます。同じノートに議事録をまとめて、会議が終了したらすぐに関係者全員に共有するのが通常の流れです。
自宅、出張先、あるいは海外オフィスにいる社員も参加できることが Web 会議システムの大きなメリットですが、特に Evernote の場合は米国本社と 16 時間以上の時差があるため、日本の午前 8:00 頃には既に米国は午後の定時まで数時間しかありません。朝に自宅からミーティングを行えるおかげで、米国本社にいる社員と連絡がとれるこの貴重な時間帯を有効活用できます。
テレワークを実践するメリットとは？
場所に縛られない働き方により「必要な時に、必要な仕事ができる」体制が整い、チーム全体の生産性が向上します。そして、家事と仕事の両立をサポートする柔軟な働き方をオプションとして提供することで、社員の満足度も高まるはずです。さらに、災害時など通勤困難な状況においても仕事が成り立つ仕組みがあれば、最低限の事業を継続することが可能になります。
