今日、オフィスの外で働くことはそれほど難しくないものになっています。電源が取れて WiFi 接続があれば、ノートパソコンを開いてすぐにそこがオフィスになります。また、電波さえ届けばどこでもネットワークに接続することができるスマートフォンは、一昔のコンピュータよりもはるかにパワフルです。
リモートワークやテレワークといった言葉が一般的に知られるようになりましたが、「自分は毎日オフィスに通っているし…」と、ご自身には関係ないと思われる方もいらっしゃるかもしれません。
しかしながら、常にリモートで働いていなくても、営業の方でしたら直行直帰という日もあるでしょうし、なにより、朝起きたら会社のメールをスマホでチェック、通勤電車の中で仕事に関連するウェブサイトやニュースサイトで情報収集…と、すでにオフィスの外でも仕事をされているのではないでしょうか。
リモートワークは社員にとっても会社にとっても、大変有益です。社員によってはより柔軟な働き方が可能になりますし、会社にとってはオフィスへの通勤範囲外から有能な社員を採用することができるからです。一方で、リモートワークは様々な問題をもたらす可能性もあり、これを成功させるためには適切な準備が必要です。今回は、リモートワークをいかに成功させるかについてのヒントをまとめました。
バーチャルな「オフィス」を作る
リモートワークというと敷居が高いかもしれませんが、本店・支店間など、事務所が物理的に離れているチームメンバーとの仕事を日頃から行っている会社も多いと思います。その際、どういった仕事の仕方をしているでしょうか。メールやチャットツールを活用して日々密接なコミュニケーションを行なっているのではないでしょうか。
様々な意見を交換したりアイデアを議論したりするメールやチャットという場のほか、様々なプロジェクトについて共同作業をする場が必要と感じたことはありませんか？Evernote Business のスペースでは、様々なノートやノートブックをプロジェクト単位でまとめてチームメンバーに共有することができます。その際、閲覧権限のみ与える、編集権限も与える、などの管理も柔軟に可能です。
顔をあわせることによってお互いをより深く知ることができるというメリットもおろそかにはできません。ビデオ会議を活用したり、定期的にチームメンバーを集めてオフサイトミーティングを開催するなどの工夫も必要です。
時差を意識する
リモートワークをする人が同じ時間帯にいるとは限りません。グローバルな企業で働いている方の場合、同僚が地球の裏側にいるかもしれません。私たち Evernote もアメリカに本社がありますので、日本時間の朝に多くのミーティングが設定されています。
ミーティングの時間は相手にとって不都合な時間ではないかを考えるのは当然ですが、本当にこのミーティングは必要なのか？を考えるいい機会となるでしょう。メールのやりとりで解決できるかもしれませんし、その他のコラボレーションツールで事足りるかもしれません。
メールやチャットの回答がすぐに返ってこなくてもイライラしたりしてはいけません。時差のほか、お互いの祝日・ホリデーカレンダーを共有しておきましょう。
率直で頻繁なコミュニケーションを心がける
リモートで働く最大の問題は、チーム、あるいは会社で何が起こっているのかがわかりにくい、ということに尽きます。重要な伝達事項を見逃してしまうと、なんとなく自分だけ取り残された感覚に陥るものです。
リモートで働く人からの質問を常に受け付け、それに真摯に回答していくことが重要です。この際、一人一人と会話するのではなく、チーム全員にオープンな場で議論するとよいでしょう。
あるいはビデオ会議などを定期的に開催し、何か困ったことはないか、問題が起こっていないかを伝えやすい環境を整えるといったことが重要です。こうしたミーティングでは、チームのアップデートや目標、期待値などを伝えるのにもいい機会です。何にフォーカスすればよいのか、なぜ重要なのかを常に意識してもらういい機会です。
Evernote Business のスペースにある「新着情報」と「固定表示されたノート」は、まさにこのような問題を解決するためにあります。透明性を高め、何が起こっているのかと、常に意識するべき重要な情報をわかりやすくまとめています。
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