リモートワークと聞いて、皆さんは何を思い浮かべますか？ パジャマで仕事をする姿？ だらだらして仕事が進まない？ チームがバラバラで機能しない？ ちゃんと仕事をするには 9 時から 5 時までオフィスにいる必要があると考える人はまだまだ少なくありません。また、IBM などのいくつかの企業では、リモートワークからオフィスワークに戻したりしています。
一方で、GitLab、Buffer、Zapier といった企業では、社員全員がリモートで働いています。リモートワークなら通勤時間が不要なため生産性が高まり、世界各地に社員を配置できるので時差を活かした柔軟な対応も可能です。社員のワークライフバランスも向上するうえ、企業としても間接費が削減できるといったメリットもあります。
現時点で、完全にリモートワークに移行している企業は多くありません。しかし、私たちの誰もが何らかの形で (英語記事) リモートでの仕事や共同作業を経験していると思います。個人の事情に応じて自宅から勤務する日があったり、他の国やオフィスにいるチームメイトとバーチャルで共同作業をしたり。実際、2015 年に行われた調査によると、米国の労働者の 37% がオフィス以外の場所から仕事をしています (英語記事)。この数字は 1995 年には 9% にすぎませんでした。
リモートワークで重要なのは個人の生産性だけではありません。離れたところにいるチームといかにうまく仕事をするかが鍵になります。
リモートワークが浸透しつつある今、それを前向きに受け入れ、うまく活かすことが必要です。その第一歩として肝に銘じておくべきなのが、リモートワークでは個人の生産性だけではなく、離れたところにいるチームといかにうまく仕事をするかが重要になるということです。
そこで今回は、個人として、さらにチームとして、リモートワークを成功させるための秘訣をまとめてみました。
オフィスの外で生産性を保つコツ
- 境界線をはっきりさせる。ホームオフィスにできるような部屋が自宅にない場合でも、何らかの形で専用の仕事スペースを確保することは大切です。ベッドの上から仕事をしてたのでは、昼寝の誘惑に勝つのが難しくなるでしょう（そして夜しっかり睡眠をとるのも難しくなってしまいます）。
- ルーティンを設定する。通勤時間がなくなることで、その分自由になる時間が増えます。その時間を無駄にしないよう、柔軟な働き方のなかでも時間の使い方には気を配りましょう。ルーティンを決めることは (英語記事) は、実は生産性と創造性の向上に役立ちます。
- 休憩をとる。自宅で仕事をしているとプライベートな時間との区別が曖昧になりがちです。ですから、自宅で働いていても休憩をとってよいこと、むしろとるべきであることを忘れないようにしましょう。ジムにいったり、犬の散歩に行ったり、コーヒーを買いに行ったりして、仕事をスイッチオフする時間をとってください。
- 自分の状況を共有する。チームとして定期的に進捗確認する時間をとるのもいいでしょうし、チャットツールで必ずステータスを表示すると決めるのもいいでしょう。どんな方法であれ、チームに自分の状況を伝えることが重要です。オフラインになるときは、その理由といつ戻るかを共有すればチームメイトも安心です。
- ビデオを活用する。バーチャルミーティングなどで、自分の顔を出したくないと思う方もいるかもしれません（パジャマで仕事していたらなおさらですね）。しかしミーティングでは、音声だけでなく、できるだけビデオも利用しましょう。お互いに顔を見て話すことで、非言語的に伝わるものがたくさんあります。ビデオを使わなければちょっとしたサインを見逃したり、関係を構築するチャンスを逃してしまうかもしれません。
- 時差に気を配る。たとえば、米国との定例会議に参加するために、いつも遅くまで仕事をしなければならない欧州のメンバーがいるとしたら、会議時間を交代制にすることを検討しましょう。そうすれば、いつも同じメンバーが業務時間外の会議に参加しなければならないという事態が避けられます。
うまくいくリモートチームのコツ
- チームにおけるコミュニケーションの基本ルールを決める。オフィスでのミーティングでもバーチャルのミーティングでも、コミュニケーションの「チーム憲章」を事前に話し合って決めておきましょう。どのようなときにビデオミーティング、電話、チャット、メールを使うべきかとその優先順位、メールで bcc は使わないなどの基本ルールを定めておけば、チーム全員が迷わずにコミュニケーションをとることができます。また、基本ルールを決める際はトップダウンではなく、チーム全員の意見を聞くことが大切です。
- お互いの状況を確認しあう。可能であれば、チーム全員参加のビデオミーティングを行いましょう。お互いの顔をみて近況を報告し合う時間をとれば、チームの絆や個人的なつながりを築くことができます。
管理職の方は、部下を指導し、育て、特には厳しい会話もしなければなりません。これらをすべてリモートで効果的に行うためには、直属の部下と 1 対 1 でのミーティングを定期的に設けましょう。メールなどでフィードバックを伝えるよりも誤解されるリスクがありません。
- コミュニケーション能力が高い人を採用する。人材を採用するときは、特定のスキルや過去の職務経験、企業文化との相性などを考慮しますが、リモートチームの場合には、バーチャルスキルについても検討する必要があります。リモートワークでは、傾聴力、コミュニケーション能力、コラボレーションスキルが求められます。採用の面接段階では、実務でのコミュニケーションと同じように、対面、電話、ビデオコール、メールで候補者と話してみるようにしましょう。
リモートワークで生産性を上げるには、個人の努力だけでなくチームワークが大変重要です。またカジュアルなコミュニケーションをされるには工夫をするとより良いでしょう。ご自身の所属するチームに合った方法を見つけて、効率的に生産性を上げましょう。
