1 泊 2 日の出張準備でも、打ち合わせの資料準備、交通ルートの下調べ、飛行機などのチケットの発券、持ち物準備とそれなりの時間が必要なもの。ましてや、期間が長かったり、行き先が海外だったりすると、相当の労力がかかりますよね。
でも、本来時間を割くべきなのは、出張の目的（自社の製品を検討の土台に乗せてもらう、セミナーを成功させるなど）の達成に直結するところ。
そこで今回は、出張準備を楽にする 3 つの Evernote 活用法をご紹介します！準備に役立つ「出張の持ち物テンプレート」もご用意しましたので、ぜひご活用ください。
交通機関やホテルの予約情報を保存
新幹線や飛行機の予約は、ネットで済ませるという方も多いと思います。新幹線の場合は予約番号とパスワードがあれば発券可能ですし、飛行機の場合は e チケットがあれば発券の手間がなく、そのまま搭乗することができますよね。
そうした予約情報はメールで受け取ることになりますが、出張当日にメールボックスの中を慌てて探すということは防ぎたいもの。メールを受け取ったら、メール転送（Evernote プレミアムの機能）か Web クリッパーを使って、Evernote に保存しておきましょう。
この方法は、ホテルを予約した時にも活用できます。おすすめなのは、ホテル情報の「設備」や「アメニティ（備品）」の部分も一緒に保存しておくこと。私はいつも持ち物リストを作る時に参照しています。特に海外出張の場合、「忘れたらコンビニで買う」というのが難しいので、必ずチェックしておきましょう！
カレンダーと関連情報を紐づける
仕事の予定管理には、デジタルのカレンダーを使っているという方が多いと思います。でも、カレンダーに書ける情報は限られていますし、出張に必要な情報は「プレゼンテーション資料」や「訪問先の名刺」「打ち合わせのアジェンダ」など多岐に渡るかと思います。
そこで、必要な情報は 1 つのノートにまとめておき、カレンダーに紐づけておきましょう。やり方はとても簡単。情報をまとめたノートの共有用リンクを、カレンダーの備考欄に張るだけです。
持ち物テンプレートを活用
出張の持ち物はあまり変わらないことが多いので、毎回持ち物リストを作るのは非効率ですよね。そこで、持ち物リストのテンプレートを使い、必要に応じて追加・削除するという方法がおすすめです。
そこで今回は、年間約 100 回の国内出張をしている Evernote の出張マスター・増田良平と、1 年中、国内外を飛び回っている Evernote 日本法人代表の積田英明の意見を参考に作成した、出張の持ち物テンプレートをお届けします！
1 つのノート内に、男女別の持ち物リストが入っているので、適宜加工してお使いください。
>>> 国内出張の持ち物テンプレートはこちら
>>> 海外出張の持ち物テンプレートはこちら
ダウンロード方法:
1. 上記いずれかのリンクをクリックすると、ノートが Web ブラウザで開きます。
2. 「Evernote に保存」を選択します。
3. Evernote ログイン画面が表示されるので、ログインして保存先ノートブックを選択してください。
【ヒント】
- スマートフォンで表を閲覧する場合、横向きに持ち替えて画面を回転させると見やすくなります。
- デスクトップ環境 (Evernote for Mac/Windows) で使うと、表の作成・編集、色やフォントサイズの変更などの操作も可能になります。
- 表の作成・編集方法につきましてはこちらのヘルプ記事をご参照ください。
いかがでしたか？Evernote にこれらの情報を保存しておくと、「あの情報どこ行ったっけ？」と探し回る必要がないですし、お手持ちのスマートフォンでサッと確認することもできます。出張準備をスマートにする活用法、ぜひ参考にしてみてください！
