一日は誰にとっても 24 時間しかありません。けれどもなぜか、他の人よりも多くのことを成し遂げられる人がいます。その秘訣は何なのでしょう？ それは、時間管理——毎日をいかに計画し、優先順位をつけ、実行するか——に他なりません。時間を増やすことは誰にもできませんが、賢く管理することで、より幸せに、より健康に、より生産的になることができるのです。
最適な時間の管理方法は人によって異なりますが、誰にでも共通する基本は存在します。これから紹介する基本を押さえて、時間管理能力を高め、人生やキャリアを充実させましょう。
1. 全体像を把握する
「木を見て森を見ず」という諺がありますが、全体がわからない状態で、個々のタスクに場当たり的に対応していては、生産性を高めることは不可能です。まずは、俯瞰的な視点でスケジュールと作業量を確認しましょう。つまり全体像を掴むのです。そうすることで初めて、効果的にタスクを整理し、やるべきことを成し遂げられます。
使いこなしのヒント: Google カレンダーと Evernote を接続すれば、自分の作業量を見える化し、実行可能な個々のタスクに落とし込めます。スケジュールと情報が同じ場所で管理できるだけでなく、カレンダーの予定とノートをリンクさせることができるので、進捗管理もスムーズです。
2. 早い段階で優先順位を明確にする
一日を生産的に過ごすには、優先順位を決めるのが賢い方法です。まず何から取りかかるべきで、その理由はなぜか。また、それぞれのタスクはいつ頃行うべきか。こうしたことをしっかり把握しておきましょう。一日を始めるまえに、何をする必要があるかを決め、それぞれのタスクにどのくらいの時間がかかるかを現実的に見積もるようにします。
具体的には、以下を行います。
- リスト化する: すべてのタスクを 1 つのリストにまとめ、月別、週別または日別に整理します。
- 分類する: 重要なタスクや緊急のタスクを、優先度の低いタスクと区別します。
- 一日のスケジュールに落とし込む: 最重要タスクから取り掛かり、それほど重要でないものは後に回します。
使いこなしのヒント: Evernote のタスク機能 を使えば、実行すべきタスクを簡単に作成、整理、表示できます。完了したらチェックマークを入れられるので進捗状況の把握も簡単。自分のワークフローに合った方法でタスクを優先順位付けし、しっかり遂行できるスケジュールを立てましょう。
3. 情報を一か所に集約する
必要な情報にいつでもすぐにアクセスできることは、効果的な時間管理に必要不可欠です。ノート、タスク、スケジュールをすべて一か所にまとめて、手間をかけずに管理しましょう。そうすることで、一段上の視点から自分の状況を明確かつ大局的に見ることができるようになります。そうすれば、ToDo の優先順位付けも的確にできますし、情報を探し回って貴重な時間を無駄にすることもなくなります。
情報へのアクセスが簡単になればなるほど、実行に移すのもスムーズになります。必要なデータをすべて確認するのに、異なるアプリを行ったりきたりしなければならないと、それだけで大きな時間のロスになり、ヒューマンエラーやストレスの原因にもなります。
使いこなしのヒント: Evernote ならタスクを各ノートに設定できるので、実行すべきことと実行に必要な詳細情報と一緒に保存できます。そのため、抜けや漏れが生じることはありません。さらに、カレンダー機能、タスク機能、ノートを組み合わせて使うことで、以下のようなことが可能です。
- カレンダーの予定に関連するノートを瞬時に作成できます。作成したノートは、ホーム画面のカレンダーウィジェットから簡単にアクセス可能です。
- 会議の前準備や当日準備も簡単です。予定をワンクリックするだけで、予定用ノートを作成できます。予定用ノートには予定の詳細、アクションアイテムの記入欄、メモの記入欄が定型フォーマットで自動入力されています。
- 予定を簡単に検索できます。日付、場所、参加者などの詳細を簡単に検索できるので、必要な情報へのアクセスがこれまで以上に加速します。
4. 期限を設定して、それを守る
どのようなタスクにおいても、期限は重要な要素です。プロジェクトで決められた期日であれ、自分で決めた期日 (英語記事) であれ。期限を設定することで、全体のスケジュールが確定し、各タスクにかけられる時間が明確になります。
多くの人が「その日にやるべきことのチェックリストを作り、終わったら印をつける」というやり方をしていますが、この方法は効率的な時間管理には適しておらず、逆に生産性を下げてしまいかねません。なぜなら各タスクの所要時間や優先順位が明確にされていないからです。シンプルな ToDo リストで満足せず、タスクを優先順位別に整理 (英語記事) しましょう。そして時間のかかるタスクには余裕を持ったスケジュールを組むようにします。
タスクを整理する際は、以下の 4 つの原則に従うと効果的です。
- 期限を設ける: 時間の余裕があるときは、仕事を先延ばしにしやすいもの。切迫感がないと、本来の仕事とは関係のない、負担の少ない作業に手を出しがちです。早めに期限を決めて、モチベーションを保ちましょう。
- 自分にベストな形に割り振る (英語記事): 時間をどう管理するかは、人によって異なります。自分のバイオリズムや生活リズムを知り、最も効率良くタスクをこなせる時間帯を考慮してスケジュールを立てましょう。
- 実行可能な形にする: やらなければならないことをただ書き出すだけではタスク管理とは言えません。どのように実行するか、そのために何が必要かを思い描きましょう。そうすることで、すぐに取りかかることのできるタスクに落とし込むことができます。
- 目的を明確にする: なぜその期限でなければならないのか、なぜ自分がそれを実行しなければならないのか。目的を明確にしておくことで、個人としてもチームとしても責任感を持って取り組むことができます。
使いこなしのヒント: Evernote のタスク機能で ToDo とノートを同じ場所で表示し、期限を設定して進捗を管理しましょう。タスクは関連する個々のノート内に作成することができ、フラグ、期日、リマインダーの設定が可能です。
5. 効果的に休憩する
生産性を気にするあまり休憩を取らない人がいますが、生産的に仕事をするためには、休憩は推奨されるだけでなく必要不可欠なもの (英語記事) です。休憩の効果を高めるには、以下を意識してみてください。
- 休憩中は、今行っている仕事とはまったく違うことをする。
- 業務時間中であることを忘れず、すぐに早く仕事に戻れるようにする。
- 本当に必要だと感じたらいつでも休憩を取ることは、有益である。
45〜90 分ごとに休憩を取るのは、健康を保つ上で効果的なことがわかっています (英語記事)。ストレスを減らし、休憩後には再び仕事に集中できるようになるため、充足感が高まるのです。
使いこなしのヒント: 休憩時間をスケジュールするのに、Evernote の通知機能を使いましょう。通知が来たら休憩を取るようにすれば、疲れが溜まりすぎることもなく、一日通して生産性を保てます。
時間管理のための整理術
パンデミックによりリモートワークやハイブリッドワークといった勤務形態が普及し、自分の時間を管理することは、これまで以上に重要になりました。健全なワークライフバランスが崩れると、仕事にも私生活にも影響を及ぼします。一つの領域での問題は、すぐに他の領域にも波及し、先延ばし、目標の不達成、さらには燃え尽き症候群などを引き起こしかねません。
仕事でもプライベートでも生産性を高めたいのに、やるべきこと、守るべき締め切り、集中を邪魔する誘惑は後を絶ちません。生産性を高めて、より少ない時間でより多くの仕事をこなす必要がありますが、どうすれば良いのでしょう？
さらに刻々と優先順位にも対応しなければなりません。でも Evernote なら、時間を有効に管理して、計画通りにタスクをこなし、生産性を高められます。従来のノート機能だけでなく、新しく追加されたホーム画面、カレンダー機能、タスク機能を活用し、毎日のあらゆる面で効率化を図りましょう。
タスク + ノート: 「やるべきこと」と「そのために必要な情報」が一目で確認できるため、 すぐに実行に移しやすく、目標を達成しやすくなります。
カレンダー + ノート + タスク: 必要な情報すべてにワンクリックでアクセスできるので、予定や会議の準備が格段に捗ります。
ホーム画面 + ノート + カレンダー + タスク: その日に最も必要な情報がホーム画面にすっきり整理されて表示されます。今一番重要なノート、期限が迫っているタスク、最新のスケジュールが 1 つのビューで確認できるため、大量の情報に圧倒されることなく、順調な一日のスタートを切ることができます。時間管理とは自分の時間を最大限に活用し、適切なタイミングで物事を行うことを意味します。
上手く時間を管理すれば、ストレスが減り、エネルギーレベルを保つこともできるので、生産性が高まり、人生のさまざまな面を充実させられます。時間の大切さを理解できれば、自分に過度な負担をかけることもなくなり、仕事や人生の一瞬一瞬を最大限に楽しむことができるのです。
