この記事はシステムフォレストによる寄稿です。
システムフォレスト Evernote 認定コンサルタントの吉田 恵です。
昨年妊娠が分かり、今年の 4 月からいよいよ産休に入ります。産休を取るのも、また 1 年近く仕事を休むことも初めてなので、長期休み前に何から手を付けていいか、正直分かりませんでした。マイナビウーマンのとあるコラムでは「職場の女性が産休・育休を取る時、不安に感じること」の第 1 位に「仕事の引き継ぎがしっかりできているか？」とありましたが、真っ先に私もその不安を感じました。とくに営業を担う私にとっては、社内業務で行うことがたくさんあります。見積もりの作成や報告書の提出、注文書の作成、受注後のシステムへの入力、お客様情報の引き継ぎ・・・挙げればきりがありません。
お腹の子のためにもストレスを溜めないように、極力後任担当者へ時間をかけずに引き継ぎをスムーズに行えないかと考え、まず引き継ぐ業務の情報を Evernote にまとめました。
なぜ Evernote で引き継ぐ業務の情報をまとめたのか？
Evernote がもし無かったら、引き継ぎは口頭での説明と Office ツール（Excel・Word 等）で資料を作成していたと思います。しかし、以前あるプロジェクトを後任者へ引き継いだ際に、十分にかつスムーズに伝わらなかった経験があります。口頭では自身が説明していたつもりでも相手が忘れてしまったり、Office ツールを使って資料を作るにも引き継ぎの期間内に作成する時間がありません。
以下は、以前 Excel で作成した業務プラン。作成に 1 週間ほどかかりましたが、文字ばかりでほとんど読んでもらえませんでした。
Excel でこのように資料を作るとなると、マス目の広さが気になって修正を繰り返すことになります。しかも Excel 自体を使いこなせていないので、機能を駆使して資料を作成するにも時間がかかります。また、文字だけの情報になってしまい、読むに耐えない資料になっていたかもしれません。
文字以外の情報が引き継ぎの際に重要！
Evernote は文字だけの情報に終わらないので、より分かりやすく指示を伝えられます。引き継ぐ業務は以下のように簡単にまとめました。
作成は 10～15 分ほどで完了。Excel だったら 1 時間・・下手すると 1 日かかっていたかもしれません。
Excel と口頭だけではなかなか伝わりにくい「誰に・何を・どのように」という指示が、Evernote では画像や Office データを貼り付けて説明できるので、毎回口頭で説明せずに済みます。
また、スクリーンショットやすでにある資料を活用することで作る手間を削減でき、見る側にとってはより理解しやすいものになります。
お客様情報は顧客管理システムの担当を変えるだけ
会社では Evernote と連携できる顧客管理システム Salesforce を利用していたため、お客様との過去のやり取りは、この情報を見てもらうだけの指示で済みました。
Salesforce は Evernote と連携させることが可能で、Salesforce 上で Evernote のノートを見ることができるように設定できます。例えば Evernote に記載したお客様との打ち合わせ議事録や提示した資料などを Salesforce のお客様情報でつなげておくことができます。情報を閲覧するのにあちこち見て回る必要がなくなるわけです。
ワークチャットでの共有でさらに的確な指示を実現
引き継ぎの時間があまり取れない場合には、作成した資料をワークチャットで共有しておけば、時間が空いた時に確認してもらうことができます。
ワークチャットを使うと、ノートやノートブックを共有しながら会話できるので、非常に効率的です。
例えば自社のサーバに保存した Excel ファイルの場所を伝える場合、これまででしたら「A のフォルダを開いた中の、B のフォルダにある◯◯という名前のファイルがあるから見て下さい」と説明していましたが、見つからないこともよくありました。
ワークチャットならノートやノートブックそのものをすぐに共有できるので、毎回尋ねられずに済みます。またチャット内の会話も検索できるので、指示を受けた側も会話を思い出すことができます。
以上のような方法により、1 ヶ月間という引き継ぎ期間のうち始めの 1 週間で、一通りの業務について伝えることができました。残る期間は、後任者と一緒に取り組む時間を増やして、より業務を覚えてもらうことに注力しています。
引き継ぎで不安だった「後任者に業務の内容が伝わっているか」ということと、短期間で行えるかということが、Evernote を主としたクラウドサービスを通じて実現できました。
また引き継ぎ後、恐らく産休に入っても、業務に関する質問には必ず出てくると思いますが、Evernote を通じてスムーズに伝えることができそうです。それはまた産休から復活した際にご紹介できればと思います！
