使い方と事例

少数精鋭のショップ運営を Evernote Business で効率アップ

「誰でも気軽に遊びに来られる、小さいけれど世界一ワクワクする印刷工場」をコンセプトに、個人向けの本格的なデジタルプリントサービスを展開する HappyPrinters。デザイン素材や機器の操作マニュアルなどを Evernote Business 上で共有することで、少人数でも効率よくクオリティの高いデザインや顧客サービスを提供しています。

ショップ立ち上げを契機に Evernote Business を導入

お客様自身がプロ用の大型プリンターなどを使って思い思いに作品を作れる「HappyPrinters」は、2013 年 7 月、東京・原宿にオープンした、まったく新しいコンセプトの個人ユーザ向けデジタルプリントショップです。

「デジタルプリントにはいろいろな可能性があって面白いのですが、高価で精密な機材も多く、個人で必要な環境をそろえるのは大変です。また専門ショップもプロのデザイナー向けのものがほとんどで、一般のお客様には敷居が高い。それなら逆に、個人がデジタルプリントを楽しめる場所を作ってしまおうと思ったのです」と語るのは、HappyPrinters 代表 堀江 賢司氏です。

実は堀江氏は、ユーザ視点で Evernote の使い方を情報発信していただく Evernote アンバサダーのお一人。これまでも「仕事効率化アンバサダー」として、Evernote を活用した仕事の効率アップや生産性向上に取り組んできました。これまでご自身の仕事でも Evernote を使い込んできた堀江氏が、みずから企画した HappyPrinters の立ち上げと同時に Evernote Business 導入を決めたのは、ごく自然の成り行きだったといえます。その直接のきっかけは、店長であり Creative Director である杉原 彩子氏との情報共有でした。

堀江「この企画のために、以前から個人的にアイデアをためてきた“ネタ帳”を作っていました。具体的にプロジェクトが立ち上がって、まずはこのネタ帳を彼女と共有するツールが必要だと考えて、その方法をあれこれ検討していたのです」

杉原氏と 2 人ならば、いっそシンプルにメールでも問題はないと考えたこともありましたが、ビジネスとして立ち上げるからには、将来的な店舗展開も視野に入れ、権限管理機能なども備えた情報共有基盤を今から準備しておく必要があります。そうした中長期的な戦略も見込んだ上で、あえて Evernote Business を選択することに決めたそうです。

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(左から)HappyPrinters 代表 堀江 賢司さん・HappyPrinters Creative Director 杉原 彩子さん

多種多様な情報や資料をワンストップで集約・利用可能に

HappyPrinters のスタッフは現在 5 人。この内、堀江氏と杉原氏が Evernote Business 利用の中心となって、店舗スタッフとの情報共有や伝達を行っています。

その中でもっとも利用頻度の高いのが、名刺管理です。堀江氏自身がもらった名刺は自分で、来店したお客様や取引先の名刺はスタッフが、それぞれイメージスキャナ「ScanSnap」で Evernote Business の共有ノートブックに取り込んでおきます。

堀江「こうして一元管理しておけば、私自身はお会いしていなくても、来店された方の情報は Evernote Business を見ればわかります。また必要になるたび外出先から店に電話して、名刺ファイルを探してもらうといった手間も省けます」

もう 1 つの用途は、デジタルプリントのデザインの“ネタ帳”です。デザインの素材やヒントになるものは、堀江氏も杉原氏も見つけるとすぐに Evernote Business に取り込んで、お互いに情報や意識を共有するように努めています。とはいえ杉原氏は、HappyPrinters の企画がスタートするまでは、Evernote を活用したことがほとんどありませんでした。

杉原「それが堀江氏との情報共有を重ねる中で、2 人で使う便利さがわかると、1人の時もこう使うといいというのが見えてくるようになりました。また、今までだとデータはクラウドストレージ、お気に入りの Web ページはブラウザのブックマークというようにあちこちに分散していたものが、Evernote Business によってさまざまな種類の情報を 1 カ所に集約しておけるようになり、非常に便利に感じています」

デザイナーでもある杉原氏は、普段からデザインのためのさまざまな資料を集めておかなくてはなりません。その点でも、テキストやイラスト、写真をはじめ、多様なデータ形式の素材をまとめて保管、検索できる Evernote Business は大いに役立っているといいます。

受注ワークフローの構築など業務効率と品質アップにも貢献

情報や素材を 1 カ所に集約して共有、活用するというだけでなく、Evernote Business は少人数での店舗業務そのものを効率化する上でも貢献していると堀江氏は評価します。

堀江「ショップのホームページ作成や更新も、 Evernote Business 上で共同作業しています。外部のデザイナーに共有 URL を渡しておき、Evernote Business 上に設けたノートブックに直接アクセスして、テキスト原稿や素材を活用してもらいます。お互いに都合の良い時に原稿をアップロード / ダウンロードできるので、受け渡しの時間が節約できて作業もスピードアップします」

さらに堀江氏は、Evernote Business を使った「受注見積のワークフロー」も実現させています。HappyPrinters では現在、お客様から FAX で届く見積依頼や発注書が、メール転送サービス経由で自動的に Evernote Business に格納される仕組みを構築しています。

堀江「送られてくる発注書は PDF 形式なので、 Skitch で見積結果やコメントを直接書き込めます。今までは手で転記したり PDF の編集ツールで書き込んでいたため手間も時間もかかっていましたが、Skitch だと手書き感覚ですばやく書き込んで、即座にお客様に返信できます」

HappyPrinters ではこれまで情報共有ツールとして、いわゆるグループウェアなども複数検討してきましたが、現在利用しているのは Evernote Business だけだといいます。

堀江「他のツールはたしかに高度な機能は備わっていますが、どれも設定が複雑で、フォルダ分けなどを厳格に行わなければなりません。Evernote Business は、他のツールに比べて直感的に使える点が優れていると思います」

グループウェア製品のほとんどは、固有のフォルダ構成などをあらかじめ理解して、操作方法を習得する必要があります。一方 Evernote Business は、ドラッグ&ドロップなどのごく標準的な操作だけで誰でも専門知識なしにすぐ使えると堀江氏は評価します。個人ユーザ向けサービスとしてすでに定評のある Evernote の使い勝手が、そのままビジネスでも使えるという Evernote Business ならではの強みです。

新工場プロジェクトの成功に向け Evernote Business を活用

堀江氏はこのたび、事業が新たな展開を迎えることを明かします。もともとの所属会社である堀江織物株式会社が新工場を建設する計画がもちあがり、そのプロジェクト管理の取りまとめを Evernote Business で行おうというのです。

堀江「建設プロジェクトでは、実にさまざまな情報や資料が必要です。Evernote Business には、建築家とのイメージのやり取りや 、銀行との書類、工事見積、記録写真、さらには会議の議事音声などもすべて入れる予定です。これらをアーカイブとして活用することで、プロジェクト関係者はもちろん、経営陣までも含んだ全社の情報共有と意思統一を図りたいと考えています」

Evernote の「仕事効率化アンバサダー」である堀江氏がこれまで蓄積してきたノウハウとアイデアによって、この新工場建設という一大プロジェクトも無事成功をおさめるに違いありません。

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