使い方と事例

Evernote Business に社内外の資料をすべて集約

ビデオ・オン・デマンド・サービスで、急速な成長を続ける株式会社 U-NEXT。2014 年 12 月には東証マザーズへの上場を果たし、今後のさらなる発展が期待されています。同社では、Evernote Business を軸にした社内外の情報集約と共有の仕組みを構築。これまでは個人やチームに埋もれていた情報を事業部全員で共有することで、業務のスピードアップと社内コミュニケーションの活性化を実現しました。

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(左から)株式会社 U-NEXT NEXT 事業本部 マーケティング統括部 マネジャー 柿元 崇利さん・NEXT 事業本部 システム開発部 マネジャー 増沢 尚さん・NEXT 事業本部 システム開発部 松本 将司さん

情報共有への危機感から Evernote Business に注目

株式会社 U-NEXT(以下、U-NEXT)は、「喜びや感動をもっと自由に」をスローガンに 2010 年に設立。映画やドラマ、アニメなどのコンテンツを、対応テレビや PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイス に向けて配信する、日本最大級のビデオ・オン・デマンド・サービス「U-NEXT」を提供しています。

今回 Evernote Business を導入したのは、同社のコア事業である動画配信を行う事業部です。事業部内の社員全員にアカウントを配布し、検討開始からわずか 3 ヶ月 でユーザ数が 100 名を超える大規模な導入を成功させた背景には、同社の情報共有に対する危機感があったと、導入プロジェクトのリーダーであるマーケティング統括部 マネジャー 柿元 崇利氏は語ります。

柿元「当事業部は専門性の高い業務が多く、仕事が個人に集約される傾向があります。属人性が強いため、異動などがあった場合に他の人間にうまく引き継げないという問題がありました」

こうした問題意識は現場だけでなく、経営層の間でも議論されていました。そんなある日、ある執行役員が雑談中に、Evernote Business を話題に出したのです。

柿元「『このツールを使うと、自社の業務の見えない部分がいろいろ見えるようになるのではないか』という言葉に事業本部長が強い関心を示し、私が詳しく調査することになりました」

もともと、プレミアムユーザとして Evernote をプライベートで活用していた柿元氏は、強い共感をおぼえ、さっそく検討を始めました。

すべての情報を集約できてすぐに取り出せるのが魅力

最初の開発環境ミーティングが開かれたのは、2014 年 6 月でした。ここからは社内エンジニアチームも加わり、具体的な製品の選定や検証などが進められました。

この選定過程で、Evernote Business に魅力を感じた機能の 1 つに「文書内検索」 があったと語るのは、システム開発部 マネジャーの増沢 尚氏です。動画配信事業では取引先や協力会社が非常に多く、契約書もかなりの数に上ります。それらを後から細かい確認のために何度も探すのが、少なからず現場のストレスになっていました。

増沢「技術者がよく使う wiki などの場合、あらかじめ中身がわかるようにインデックスを付けて整理しておかなくてはなりません。Evernote Business ならとりあえず全部そこに集約しておき、必要な時に検索するだけですぐに取り出せます」

当初は、技術系の情報共有ツールも検討しましたが、専門的な技術知識が必要であったり、プロジェクト単位でしか管理できないなど、ハードルが高かったとシステム開発部 松本 将司氏は指摘します。

松本「非エンジニア部門では使いこなせなかったり、情報があちこちに分散してしまうリスクがありました。その点、Evernote Business はあらゆる情報を一元化して集約できる点が優れていました」

業務部門にも、技術部門や企画部門にも、さまざまな情報が幅広く存在しています。事業部全体の情報共有ツールという点では、それらを全部取り込んで共有できるツールがどうしても必要だったのです。

2014 年 7 月に限定使用が開始され、 10 月には事業部全体での展開がスタートしました。この利用開始時に Evernote Business を業務に活用するねらいと意義を社員全員に強く意識づけたのが、上層部からのアナウンスだったと柿元氏は明かします。

柿元「戦略事業室長から、『情報が伝わらない、 担当者しか知らない、誰が何をやっている かわからない、取引先などからの貴重な情報が担当や部署でしか共有されない、貴重なレポートが担当上長にしか伝えられない… などは会社の大きな損失であり、リスクで あるため、Evernote Business を導入しました』というメッセージが、事業部全員宛てのメールで発信されたのです。こうしたトップダウンの戦略と、現場の悩みを解決したいというボトムアップ双方の想いが成功の原動力となったのだと思います」

お互いの仕事が見えるので早めの対応で効率アップ

U-NEXT での Evernote Business の使い方の基本は、誰でも自由にビジネスノートブックを新規作成でき、会議の議事録や社内外の提案資料は必ず事業部全体に公開するというものです。このため、協力会社から受け取る提案資料は必ず電子データでもらうよう徹底しています。会議で使用し たホワイトボードも写真に撮り、Evernote Business に入れておきます。とにかく、すべてをそこに集約してしまうことが大事だと柿元氏は強調します。

柿元「この結果、情報の見える化と共有・活用が明らかに活性化しました。また、新しく入社したり、後からプロジェクトに加わった人もアーカイブとして参照できるので、情報の平準化が促進されます。これによって長い間悩まされてきた業務の属人性が解消されてきただけでなく、横の人間同士のコミュニケーションが活性化するという大きなメリットがありました」

自分の所属するプロジェクト以外の議事録を見て、「隣のチームでは、こんなことをやっているな」と関心を持った人が話しかけ、その雑談から新しいアイデアが生まれるなど、Evernote Business に蓄積された情報をきっかけにした相乗効果が生まれています。

こうした Evernote Business を軸にしたコミュニケーションは、社内の技術チームの士気向上にも貢献していると松本氏は語ります。

松本「業務部門の議事録を読んでいると社内の仕事の動きがわかるので、次にどのような技術対応が必要になってくるかを予測できます。そこで先手を打って準備をしておくとか、スケジュールやスタッフ編成をチーム内に伝えておくといった早め早めの対応ができるようになったのです」

さらに、技術面からアドバイスできることがあると考えた場合は改善を提言するなど、積極的に技術チームが会社のビジネスに関わっていけるようになったのは大きな収穫でした。一般に IT 部門は、どうしても業務の要請を待って動く受け身になりがちです。それが、Evernote Business の活用を通じて業務に貢献できる IT に変わりつつあると同社では感じています。

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前向きな情報共有・公開でさらなる成長を目指す

Evernote Business の今後の活用に向けて、柿元氏は現在もまだ積極的に利用していない人たちにまで使ってもらえるようなカルチャーを社内に築いていきたいと語ります。

柿元「ビデオ・オン・デマンド市場は、多くの可能性をもったダイナミズムのある市場です。さらなる成長につなげていくためにも、社内の情報共有を引き続き推進していきたいと考えています」

また増沢氏は技術開発の立場から、Evernote Business の連携機能を活かして、情報共有の活性化に効果をもたらす新しい仕組みを工夫したいと語ります。

増沢「たとえば Evernote Business に保存したノートブックを、必要な人に定時にメールで送信するなど、システム連携と自動化による情報共有の活性化を図りたいと願っています」

同社では明らかに機密性の高い情報以外は、基本的にすべて公開するというポリシーで Evernote Business を運用しています。その根源には、「情報を制御できないリスクよりも業務の効率化を重視する。それにはまず従業員を信頼して情報を公開・共有すべきだ」という同社の揺るがない信念があります。こうした、あくまで前向きに情報活用に向かおうとする姿勢が、U-NEXT の着実な成長の原動力となっているのは間違いありません。

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