使い方と事例

イベント準備から終了後の打ち上げまで、Evernote を使った仕事の進め方

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この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

他のクラウドストレージと比較されることの多い Evernote。仕事で使うと、どんなメリットがあるでしょうか?

ファイルをフォルダで整理する通常のストレージと違い、一つのノートに複数のファイルを添付できたり、ノートリンクや目次ノートを作ることができる Evernote は、様々な情報を一ヶ所にまとめ、つながりを持たせることができます。例えばプロジェクトに関連する情報を Evernote でまとめれば、全体像がわかりやすくなり、ミーティングを少なくすることも可能です。どんな情報を Evernote に入れると良いか、一例として先日の Evernote セミナー準備に使ったノートブックの中身を、順を追ってご紹介いたします。

ノートブックを共有し、アイデアベースから始める

最初に、プロジェクトのノートブックを作ります。今回は Evernote のセミナーなので、ノートブックの名前は「Evernote セミナー東京 20160717」としておきました。そして、まずは簡単にアイデアベースからのノートを書き始め、ノートブックを主要メンバーへ共有します。ちなみに個人向けの Evernote でもノートブックの共有は可能ですが、タグを追加できるのはノートブックのオーナーだけなど、使い方に制限があります。Evernote Business のビジネスノートブックでは、編集権限のあるメンバーなら自由にタグも追加可能ですし、管理コンソールで権限設定できるので安心です。
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プロジェクトに必要な情報を集める

共有したノートブックに、まずは必要な情報を集めます。例えば、会場を撮った写真に注釈機能で描き込みをしておくなど、他のメンバーが内容を見て理解できるようにノートを作成します。

作成したノート

  • セミナー募集ページの Web クリップ
  • 会場の地図
  • フロアの図面、会場を撮った写真

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事前準備のタスクリストとコンテンツを作る

必要な情報が集まってきたら、やるべきことが見えてきますので、タスクリストを作成します。あわせてイベントでは重要なタイムテーブル、それからコンテンツの概要も作成します。すでにメンバーには共有していますので、自分では忘れていたタスクなどがあったら追記してもらいます。

作成したノート

  • タスクリスト
  • 当日の準備品
  • タイムテーブル
  • コンテンツ(パネルディスカッションの案など)

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当日のシナリオとフローなどを作成する

イベント当日の動きがスムーズに進むように、できるかぎりシミュレーションをして、あらかじめ何をすべきかをノートに書き出しておきます。司会のスクリプトなども決めておきましょう。また、当日会場に貼りだしておくサインも入れておきます。

作成したノート

  • 受付のフロー
  • 司会のスクリプト
  • 会場案内サイン

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ノートリンクを使ってメンバーの役割分担をする

さて、ここまでノートができたら、役割分担をします。メンバーを役割ごとにチーム分けし、ノートリンクを使って、見てほしいノートをリンクしておきます。こうしておけば、誰が何をすべきなのかが理解できます。さらに余力があれば、セミナー後の打ち上げのお店を予約して、打ち上げ参加者リストを作っておくのもいいかもしれません。

作成したノート

  • メンバーとタスク割り振り
  • 打ち上げの場所とメンバー

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目次ノートで情報を整理し、あとで使える情報に

最後に、すべてのノートをまとめた目次ノートを作成します。単純に並べるとわかりにくいので、小見出しをつけて分けておきます。目次ノートを作ることで、あとあと何が必要だったか、だれがどんな役割分担だったかがわかります。目次ノートを目立たせる工夫として、変更日を未来にしておくと一番上に来るので見やすくなります。
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以上、いかがでしたでしょうか?

このような情報をノートブックに入れて共有することで、今回のセミナーでは事前打合せを一回もせずに滞り無く進みました。普段の業務でも、他の人が見て理解できるようにメモをとり、必要なファイルや情報を Evernote にまとめることで、情報がわかりやすくなりミーティングが減らせると思います。ぜひお試しください。

ドコモは Evernote と共催でこのようなセミナーを定期的に実施しております。Evernote Business の良さを知りたい、という方にぜひおすすめです。まずはスモールスタートから始めたい、という方は、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスからお申し込み可能です。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能。ぜひ Evernote Business をご利用いただき、便利さを実感してください。

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